Структурирование архивных фондов

Систематизация фондов организаций и учреждений. Принцип происхождения диктует необходимость деления фонда на описи в соответствии со структурными частями фондообразователя. Но на практике наряду со структурным признаком применялись и продолжают применяться и другие — хронологический, административно-территориальный, географический, номинальный, а также отраслевой, функциональный, тематический, предметно-вопросный и авторский.

При структурном принципе дела сгруппированы по их принадлежности к делопроизводству тех структурных подразделений фондообразователя, в деятельности которых они созданы.

При хронологическом принципе дела группируются по времени (год, месяц и т. д.), к которому относятся документы.

Для фондов учреждений, обладавших структурой и действовавших в течение достаточно длительного промежутка времени, чаще всего применяются смешанные признаки.

Если фондообразователь прекратил свою деятельность (что особенно характерно для фондов исторических архивов), а его структура отличалась ясностью и стабильностью, фонд чаще всего организуется по структурнохронологическому признаку.

Например:

I отделение, 1-й стол (Хозяйственного департамента МВД): 1799—1820 гг. — он. 1, ч. 1; 1821−1827 гг. — он. 1, ч. 2; 1828−1855 гг. — он. 2;

I отделение, 2-й стол: 1802—1845 гг. — оп. 5; 1833—1867 гг.^[1] — оп. 6, 1867—.

1903 гг. — оп. 7;

I отделение, 3-й стол: 1808—1868 гг. — оп. 8; 1869—1895 гг. — он. 9; 1896—.

1904 гг. — оп. 10;

II отделение, 1-й стол: 1802—1823 гг. — оп. 11; 1821—1844 гг. — оп. 12; 1845— 1859 гг. — оп. 13; 1860−1877 гг. — оп. 14; 1878−1904 гг. — он. 15;

II отделение, 2-й стол: 1821 — 1854 гг. — оп. 16; 1854—1864 гг. — оп. 17; 1865— 1879 гг. — оп. 18; 1880—1904 гг. — оп. 19 и т. д.

Если структура фондообразователя подвергалась частым изменениям, а особенно если он не прекратил своей деятельности, предпочтительно применение хронологически-структурного признака.

Например:

• 1887—1905 гг. (1—2 делопроизводства, Секретарская часть Переселенческого управления^[2]) — оп. 2;
• 1906—1909 гг. (1—5 делопроизводства, Секретарская, Счетная и Ревизорская части) — оп. 3;
• 1910—1912 гг. (то же) — оп. 4;
• 1913—1915 гг. (то же) — он. 4;
• 1916—1918 гг. (1—7 делопроизводства, Инспекторская и Счетная части) — оп. 5.

Если фондообразователь не имел внутренней структуры или его структура отличалась особой сложностью или нестабильностью, в ряде случаев в основу систематизации фонда может быть положен отраслевой или хронологически-отраслевой признак.

Например:

дела Учебного отдела Министерства торговли и промышленности об учреждении, деятельности и личном составе коммерческих училищ за 1880—1919 гг.^[3] — оп. 2;

об учреждении, деятельности и личном составе торговых школ за 1895— 1919 гг. — оп. 3;

об учреждении и деятельности технических, художественных, промышленных и ремесленных училищ, сельских ремесленных учебных мастерских, художественных и промышленных музеев, счетоводно-бухгалтерских, коммерческих, механических, технических и шоферских курсов и курсов профессионального обучения инвалидов войны за 1862—1920 гг. — оп. 4;

об учреждении и деятельности учебных заведений; о революционном движении учащихся за 1831 — 1920 гг. — оп. 5.

В случае, если фондообразователь имел внутреннюю структуру, но основным содержательным признаком классификации его деятельности является административно-территориальный (или географический), именно этот признак может быть положен в основу структуры фонда.

Например, Главное выкупное учреждение МВД состояло из 10 отделений, Канцелярии и Бухгалтерии, но его дела распределены по губерниям: Астраханская губ. — on. 1; Бессарабская — оп. 2; Виленская губ. — оп. 3 и т. д. По губерниям и областям России распределены и карты и планы казенных и частных земель и лесов фонда Планового архива Министерства земледелия: Акмолинская губ. — Астраханская — on. 1; Бессарабская — оп. 2; Виленская — Витебская губ. — оп. 3 и т. д.

Части фондов, содержащие однородные материалы, объединенные по номинальному признаку, выделяются, как правило, в особые описи. Например, в отдельные описи обычно выделены журналы и протоколы, всеподданнейшие доклады, планы и чертежи, фотографии и т. д.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

Систематизация фондов личного происхождения почти всегда является результатом классификации документов, произведенной в архиве при обработке фонда. Но эта систематизация также основана на принципе происхождения и отражает объективные исторические закономерности складывания состава и содержания личных архивов.

Если состав и содержание документации учреждено й-фондообразователей обусловлены компетенцией, функциями и структурой этих учреждений, то состав и содержание документов личных архивов обусловлены такими не менее объективными обстоятельствами, как время жизни и деятельности, профессиональная деятельность, имущественное положение, сословная принадлежность, родственные и дружеские связи.

Родовые фонды обычно структурированы по поколениям, семейные — по отдельным лицам. Например, в фонде Муравьевых^[4] опись 1 составляют документы В. Н. и В. В. Муравьевых, а описи 2 и 3 — Н. В. Муравьева.

В ряде случаев в отдельные описи объединяются документы, связанные со служебной деятельностью, личные и имущественные, переписка, а также дневники и воспоминания. Например, в фонде графов Шуваловых^[5] опись 1 составляют личные документы, материалы, связанные со служебной деятельностью П. П. Шувалова, семейная переписка и т. д., а опись 2 — материалы об имуществе и хозяйстве в имениях Шуваловых в разных губерниях, об управлении домами в Петербурге и за границей, а также материалы об имуществе и хозяйстве в имениях родственников Шуваловых. В фонде Всеволожских^[6] отдельную опись 2 составляют дневники И. А. Всеволожского.

В фондах крупных помещиков отдельные описи составляют материалы по различным их имениям. Например, в фонде графов Шереметевых^[7] опись 5 составляют материалы их главной конторы по имениям во Владимирской губ., опись 6 — в Воронежской, Курской, Орловской и Харьковской, опись 7 — Костромской и Ярославской, опись 8 — в Лифляндской губ. и на Кавказе и т. д.

При обработке личных фондов, поступающих в архив, архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале, но отдельным гражданам, документы каждого гражданина — по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем — архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

Таким образом, структурирование фондов личного происхождения также носит объективный характер, а отдельные документы, входящие в эти фонды, находятся в историческом контексте, что повышает информативность фондов.

Систематизация единиц хранения. Аналогичные перечисленным выше принципы действуют при систематизации единиц хранения (дел) внутри описей.

В идеале эта систематизация должна соответствовать порядку, принятому в делопроизводстве фондообразователя.

В случаях, когда архивный фонд сохранился в нетронутом виде или был упорядочен при его передаче из ведомственного в государственный архив, пересистематизация, как правило, не нужна. Но если фонд поступил в архив в неупорядоченном виде, прежняя систематизация была нарушена или материалы фонда находились в россыпи, приходится прибегать к упорядочению материалов фонда как по описям, так и внутри каждой описи.

Если при обработке фонда не удается восстановить делопроизводственную систематизацию, то систематизация внутри описи также возможна по структурно-хронологическому (т.е. по структурным частям фондообразователя, а затем по хронологии), хронологическому, номинальному, административно-территориальному или географическому, корреспондентскому и другим признакам.

В объединенных архивных фондах дела, как правило, систематизируются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

При систематизации единиц хранения в пределах описи применяются следующие правила:

• — единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;
• — единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;
• — единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;
• — в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);
• — единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации (описей или частей описей) распределяются по их значимости или хронологии.

Наименее объективной и, следовательно, наименее эффективной в этом случае будет систематизация дел внутри описи по тематическому или предметно-тематическому признаку.

В советское время, особенно в 1930;х — начале 1950;х гг. такая систематизация считалась предпочтительной. В результате, например, документы описей 1—13 фонда Совета министров^[8] были систематизированы по группам: государственное управление, революционное движение и борьба с ним, разные вопросы внутреннего управления (финансы, торговля и промышленность, пути сообщения, крестьянский вопрос, армия и флот, образование, печать и цензура, церковь и духовенство, местное управление), переписка председателя Совета министров и управляющего делами канцелярии Совета министров и записки, проекты, письма и прошения разных лиц. С современных позиций, такая систематизация не может быть признана удачной.

• [1] Частичное несоблюдение строгой хронологической последовательности при систематизации фонда Хозяйственного департамента МВД вызвано присоединением к немув 1833 г. Департамента государственного хозяйства (в 1811 — 1833 г. — Департамента государственного хозяйства и публичных зданий).
• [2] В 1896—1905 гг. Переселенческое управление находилось в составе МВД, в 1905 г. было передано в Главное управление землеустройства и земледелия (с 1915 г. — Министерство земледелия).
• [3] В том числе приобщенные к делопроизводству Учебного отдела Министерства торговли и промышленности дела различных учреждений Министерства финансов по аналогичным вопросам за предшествующие созданию Учебного отдела годы.
• [4] РГИА, ф. 995.
• [5] РГИА, ф. 1092.
• [6] РГИА, ф. 652.
• [7] РГИА, ф. 1088.
• [8] РГИА, ф. 1276.