Использование индексов. 
Информационные технологии в юридической деятельности

Современные реляционные базы данных содержат большие объемы информации — миллионы записей, которые хранятся не упорядоченно, а в том порядке, как происходило их добавление в таблицы. Поиск информации в них может занимать много времени. Для ускорения этого процесса в СУБД используется система индексов.

Индекс представляет собой автоматически создаваемую и обновляемую внутреннюю (системную) таблицу MS Access, состоящую из двух столбцов. В первом столбце упорядоченные данные индексируемого поля (или нескольких полей), а во втором — физический номер записи, в котором реально храниться каждое данное. При использовании индексов записи обрабатываются не в том порядке, как они хранятся, а с учетом их расположения в индексе.

Чтобы создать индекс для одного поля необходимо открыть таблицу в режиме конструктора, выбрать индексируемое поле и в области Свойство поля задать свойству Индексированное поле значение Да (Допускаются совпадения).

Для ключевого поля индекс создается автоматически. Поскольку значения ключевого поля никогда не совпадают, то свойство Индексированное поле имеет значение Да (Совпадения не допускаются).

Например, в библиотечной базе данных для таблицы Каталог часто необходимо найти литературу, выпущенную конкретным издательством. Для ускорения этого процесса необходимо создать соответствующий индекс.

Чтобы создать индекс следует открыть таблицу в режиме конструктора и на вкладке Конструктор в панели Показать или скрыть нажать кнопку Индексы.

В появившемся окне «Индексы» (рис. 6.12) в столбце Индексы задать название индекса, в столбце Имя поля — имя поля для которого строится индекс, в столбце Порядок сортировки указать прямой или обратный порядок сортировки.

Рис. 6.12. Вид окна «Индексы»