Структура экономической информации

Структурный подход к экономической информации предполагает рассмотрение ее, во-первых, как иерархический состав элементов; во-вторых, как связь между элементами этой структуры.

При структурном подходе выделяются простые и составные единицы информации.

Простой смысловой единицей экономической информации является реквизит. Реквизит не поддается логическому членению без потери смысла, не может полностью характеризовать экономический объект или процесс, но он может входить в состав нескольких составных единиц.

Каждый реквизит можно рассматривать с позиций формы и содержания. Форму реквизита составляют его имя (наименование) и тип, содержание — конкретное значение.

Именем реквизита служит его идентификатор (условное обозначение), который не меняется в процессах преобразования и обычно раскрывает суть содержимого реквизита. Примеры имен реквизитов — фамилия, оклад, скидка, номер группы и др.

Тип реквизита характеризует форму его выражения. Наиболее распространенными типами реквизитов являются числовой, текстовой, логический, дата. Задание типа реквизита создает необходимые условия для однообразия форм представления одноименной информации, а также усиливает контроль за корректностью ввода и хранения информации.

Значение реквизита — это величина, определяющая его конкретное содержание (значение цены, рост человека, количество продукции и т. п.).

В зависимости от характера отображаемого ими свойства реквизиты подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки характеризуют качественные стороны экономического объекта или процесса (фамилию исполнителя, время и место действия, наименование платежа и др.). Они могут представляться в алфавитном, цифровом либо алфавитно-цифровом виде. Реквизиты-признаки обеспечивают логическую обработку (сортировку, группировку, поиск, выборку и др.) информационных единиц.

Реквизиты-основания характеризуют количественную сторону объекта или процесса. Поскольку над ними выполняются преимущественно арифметические операции, они представляются в цифровой форме. В отдельных случаях эти реквизиты могут дублироваться в символьной (текстовой) форме.

Из реквизитов компонуются более сложные информационные конструкции в виде показателей.

Показатель — составная структурная информационная единица, имеющая вполне определенное смысловое наполнение, состоящая из одного реквизита-основания и нескольких взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-признаков. Показатель имеет название (наименование), раскрывающее его основной экономический смысл.

Показатель как составная структурная единица может содержать реквизиты, обозначающие качество измеряемого объекта (время, продукция, акцизы, объем работы исполнителя, единицу измерения и т. п.).

Показатели подразделяются:

• — на абсолютные и относительные;
• — по признаку отражаемого процесса — на характеризующие фактическое состояние и характеризующие динамику объекта либо процесса;
• — по признаку принадлежности объекта к виду ресурсов — на характеризующие финансы, продукцию, материальные, трудовые ресурсы и др.

Кроме того, показатели, как минимальные смысловые структурные информационные единицы, подразделяются на первичные и вторичные.

Первичные показатели характеризуют отдельные разовые моменты состояния объекта или процесса и определяются путем подсчета, измерения, взвешивания и т.н., вторичные возникают в результате обработки не только одних первичных, но и в результате совместной обработки первичных и нормативных показателей: например, суммы платежей, стоимость продукции и услуг И Т.Д.

Для выполнения работниками надлежащих управленческих функций и организации систем обработки информации показатели как составные единицы информации формируют в более сложные образования в виде экономических документов, массивов показателей (файлов), информационных потоков, архивов и БД.

Экономический документ — смысловая структурная единица информации, представляющая собой организованную совокупность взаимосвязанных экономических показателей.

Не исключается, что документ может быть образован на основе лишь одного экономического показателя (справка о размере заработной платы, уплаченной сумме штрафа и т. п.).

Экономические документы на бумажной основе можно классифицировать по самым различным признакам: по физическому размеру бумажного носителя (А4, А5 и др.); на односторонние и двухсторонние; одностраничные и многостраничные; распорядительные, справочные, нормативные и др.; действующие и утратившие юридическую силу и др.

Применительно к процессам управления в организационно-экономических системах экономический документ определяется как деловая бумага, которая юридически подтверждает какой-либо факт или право на что-то.

Наиболее распространенной формой экономических документов является табличная, которая в общем случае включает общую, предметную и оформительскую части (рис. 1.3).

Рис. 1.3. Образец табличной формы документа Общая часть документа содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов документа (наименование организации, подразделение, дата и пр.). Предметная часть обычно состоит из нескольких строк с реквизитами, характеризующими совершаемую операцию (наименование товара, номенклатурный номер, тип объекта, фамилия, количество, цена, тариф и пр.). Оформительская часть обычно содержит реквизиты, придающие документу юридическую силу, например подписи, печати и др.

Документы могут представляться в анкетной форме, иметь шапку и боковик, где располагаются наименования реквизитов, или иметь смешанную форму.

При размещении информации на бланках бумажных документов можно выделить такие структурные информационные единицы, как клетка (позиция), запись (документо-строка), графа, зона документа, документ, пачка (массив) документов.

В практике организационно-экономического управления помимо бумажных используются также электронные носители (экранные, магнитные, лазерные и др.). В последнее десятилетие электронным способам отображения содержимого документов для использования как в процессах управления, так и в обычной житейской практике уделяется огромное внимание.

Электронный документ — это сведения, представленные в форме, воспринимаемой электронными средствами обработки, храпения и передачи информации, имеющие необходимые реквизиты для их однозначной идентификации и способные к преобразованию в вид, пригодный для восприятия человеком.

Принципиальное отличие электронной формы документа от его бумажной или факсимильной копии состоит в том, что она достаточно эффективно и широко поддерживается специальными сервисными программными средствами. При так называемой интеллектуальной поддержке электронного документа может выполняться целый комплекс автоматизируемых процессов, в том числе:

контроль корректности ручного заполнения нолей формы документа;

• — выборка значений для заполнения полей из заранее сформированных списков и БД;
• — автоматическое заполнение отдельных позиций документа;
• — автоматическое вычисление отдельных результатных показателей на основе вводимых исходных данных;
• — использование встроенных в программу специальных функций для экономических расчетов и др.

Для приобретения электронным документом юридического статуса он должен содержать реквизиты, придающие ему юридическую силу. Одним из таких реквизитов является электронная цифровая подпись (ЭЦП). По устоявшемуся определению, ЭЦП — это создаваемая последовательность символов (возможно сочетание алфавитно-цифровых и графических) для подтверждения целостности данных и тождественности их содержания волеизъявлению заверившего документ лица. При отсутствии ЭЦП содержащиеся в электронном виде данные могут восприниматься как искаженные или заведомо ложные.

Создание ЭЦП, как правило, осуществляется сертифицированными программными средствами электронной подписи, обеспечивающими такое ее формирование, когда любое недозволенное несанкционированное изменение в заверенном такой подписью документе нарушает его истинность.

К достоинствам информационных технологий с использованием электронных форм документов можно отнести:

• — сокращение времени на передачу документов исполнителям;
• — возможность одновременной работы с одним и тем же документом нескольких сотрудников;
• — ограничение пользователю работать не со всем документом, а лишь с его отдельными фрагментами, исходя из его функциональных обязанностей;
• — возможность оперативного отслеживания происходящих изменений в документе при его обработке несколькими пользователями;
• — передача документов с использованием программных средств, серверов, веб-сайтов, коммуникационных сетей и др.

При организации электронного документооборота возможно представление документов в фото-, аудиои видеоформах. При этом технологические операции включают традиционные: регистрацию, просмотр, хранение, пересылку и др.

При компьютерной организации обработки информации одной из структурных единиц информации является массив (файл).

Массив — это совокупность однородных по структуре показателей, используемых при решении той или иной задачи.

Выделяют следующие виды массивов:

• — переменной и постоянной информации;
• — массивы исходной, промежуточной и результатной (выходной) информации;
• — массивы нормативов, коэффициентов, ставок и др.

К характеристикам массива (файла) относятся имя, объем (количество) записей, тип, назначение в процессе обработки и др.

Особыми формами объединения информации в системах организационно-экономического управления являются информационный поток, информационные подсистема и система.

Информационный поток — это информация по какому-либо взаимосвязанному комплексу задач.

Примером может служить информационный поток по учету заработной платы.

Совокупность всех информационных потоков по той или иной функции управления составляет информационную подсистему. Примерами информационных подсистем управления промышленным предприятием являются бухгалтерский учет, управление кадрами, управление финансами и др. Совокупность информационных подсистем экономического объекта составляет его информационную систему.

Особым типом составных информационных единиц является БД. Детальное рассмотрение этого понятия предусмотрено в последующих разделах учебника.