Информационная система обслуживания клиентов центра занятости населения

В настоящее время существует огромное количество программных продуктов, которые применяются во многих сферах бизнеса. Это специализированные профессиональные информационные системы, повышающие качество работы с клиентами и эффективность работы компании, автоматизирующие многие рутинные операции.

Кадровый бизнес, развиваясь, догоняет другие отрасли, которых автоматизация коснулась раньше в силу большей развитости и финансовой обеспеченности. Однако существует различие в автоматизации производственного предприятия или торговой компании и центра занятости. Основа этих различий лежит в том, что рекрутмент сам по себе является бизнесом информационным. Следовательно, любые новшества в информационных технологиях явным образом отражаются на рекрутменте. Примерами такого влияния могут служить появление так называемых работных сайтов при развитии интернета, выделение во многих западных агентствах отдельной услуги `databasesearch' и др. Не стоит говорить, что процесс сбора информации и обмена данными сегодня не рассматривается без использования электронных ресурсов в принципе.

Рекрутмент с радостью использует новые информационные сервисы, которые может предложить сфера информационных технологий. Но основной вопрос автоматизации компании в центрах занятости решается сложно и требует больших моральных затрат и менеджерской воли.

Как в любом другом бизнесе автоматизация начинается с формализации бизнес-процессов. В рекрутменте бытует мнение, что этот бизнес — шаманство. До тех пор, пока руководители и владельцы центра занятости так думают, начинать проект по автоматизации преждевременно. Все дело в том, что «шаманство» не подвержено разумному анализу и формализации. Вводными данными для проекта автоматизации всегда являются формализованные бизнес-процессы компании.

Таким образом, можно выделить следующие пять основных вопросов, в той или иной степени актуальных для центра занятости:

Необходимость ведения базы клиентов, истории взаимодействия с ними, планирования будущих мероприятий по взаимодействию и контроль качества работы с клиентом;

Эффективное введение в должность нового сотрудника или процесс замены сотрудника на нового;

Большое количество рутинной работы по обработке резюме, структурированию и поиску по базе резюме, необходимость ведения истории работы с каждым кандидатом;

Необходимость планирования загруженности консультантов и объективной оценки их работы;

Необходимость объективного видения картины работы агентства в целом;

Неудобство бумажного документооборота (потеря важных документов, потеря времени на поиск нужного документа и т. п.);

Существующие проблемы можно классифицировать следующим образом:

Технические проблемы, связанные с применением бумажных носителей в качестве основных, ограниченное применение возможностей ПК в процессе подбора персонала;

Организационные проблемы, связанные устаревшими и не оптимизированными методами обработки информации о кандидатах, применяемыми на данный момент;

Социальные проблемы, связанные с рутинным характером действий, связанных с обработкой анкет и поиском персонала.

1. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ПРИНЦИПОВ РАБОТЫ ЦЕНТРА ЗАНЯТОСТИ

В данном разделе описаны результаты анализа предметной области, выявленные проблемы. Произведен анализ информационных систем, предлагающих решение выявленных проблем. На основе анализа сформулированы критерии, которым должна отвечать информационная система центра занятости. Осуществлена постановка задачи выпускной квалификационной работы.

1.1 Цели и задачи работы центра занятости

В современном мире в связи с большим количеством различных предприятий, их расширением, существуют проблемы подбора и управления персоналом. Большинству компаний на своем жизненном пути рано или поздно приходится встречаться с центрами занятости.

Услуги центра занятости могут понадобиться компании тогда, когда проводится массовый набор линейного персонала, сопровождаемый обработкой большого объема информации и большим количеством встреч и интервью. В этом случае, экономя ресурсы внутренних сотрудников, можно передать всю «черновую» работу рекрутерам агентства.

Другой ситуацией, когда наличие агентства в цепочке поиска и подбора персонала представляется необходимым, это организация подбора персонала в других регионах или странах. Сетевые рекрутинговые агентства, имеющие свои представительства или партнеров в интересующем регионе, несомненно, лучше знают местный рынок труда и могут провести отбор более квалифицированно. Одновременно снимаются издержки на организацию поездок сотрудников в командировки с целью поиска персонала.

Еще одним аргументом для привлечения к работе сотрудников рекрутингового агентства может быть подбор персонала в новых для компании сферах бизнеса. В этой ситуации, менеджер по персоналу или руководитель подразделения, вряд ли сможет квалифицированно оценить потенциал кандидата и его профессиональную успешность. Хотя бы потому, что нет «меры сравнения» внутри компании.

Типичной ситуацией, стимулирующей компании прибегать к услугам центра занятости, является ситуация цейтнота. Если, как выражаются менеджеры, «заказ горит», передача работ в агентство представляется единственно возможным выходом. Однако, вынуждена вас огорчить — рекрутеры не волшебники. И вынуть кандидата как фокусник вынимает кролика из шляпы им не под силу. Надежда в этой ситуации только на то, что в базе агентства окажется подходящий кандидат, рассматривающий предложения работы.

Ситуацией требующей безусловного привлечения сторонних экспертов и консультантов, является поиск кандидата на должность руководителя (топ менеджера) компании. И дело не только в том, что внутренний рекрутер не в состоянии грамотно оценить его потенциал, а скорее в том, что его мнение не является авторитетом для руководства компании. А выбирать (отбирать) кандидатуру будущего начальника, для подчиненного представляется не совсем этичным. Традиционно для решения таких задач руководство компании обращается к услугам консультантов executivesearch — высшего эшелона кадрового бизнеса.

И, наконец, серьезным основанием для привлечения центра занятости может стать слабость внутреннего отдела персонала. Ведь если в нем работает полтора человека, то нелепо ожидать, что помимо выполнения текущих задач они с должной эффективностью смогут выполнить работу, за которую в агентстве отвечает целая команда.

С точки зрения отраслевой принадлежности, центр занятости относится к нематериальному производству, так как занимается предоставлением услуг по трудоустройству населения, что не является материальным производством.

Тип и характер производства определить нельзя, потому что оказание услуг не имеет четкого технологического процесса, но можно предположить, что из всех имеющихся вариантов наиболее подходящим для нашего агентства является дискретное производство, так его можно прервать в любой момент времени, и это не повлечет за собой никаких существенных изменений, кроме потери прибыли.

Технологический процесс: четко не существует, так как предприятие не производит материальную продукцию, но можно проследить цепочку, по которой осуществляется деятельность нашего центра занятости:

соискатель заполняет анкету по трудоустройству, к которой прилагается фотография;

данная анкета отправляется в отдел обработки данных, где подыскиваются вакансии, соответствующие данным анкеты соискателя из отдела обработки данных анкета отправляется работодателю;

если работодатель дает положительный ответ, то агентство связывается с соискателем и отправляет его в юридический отдел для составления договора;

после составления договора соискателю предоставляются данные работодателя;

проводится собеседование между соискателем и работодателем.

Если проводятся психологические тренинги, то предполагаемый технологический процесс будет следующим:

формируются группы из желающих попасть на психологический тренинг;

записавшиеся оплачивают в кассу сумму за тренинг;

проводится тренинг с квалифицированным психологом.

Организационная структура центра занятости Рекрутинговые компании, как правило, небольшие. Численность сотрудников колеблется в пределах от 4 до 60 человек. Впрочем, сам по себе размер не является показателем качества. Есть примеры малочисленных агентств национального значения и многоофисных — местного.

Многие вопросы замыкаются на директоре предприятия и решаются непосредственно с ним. Некоторые авторы находят в этом свои преимущества, например, оперативность, личные и деловые связи в отрасли. Другие небезосновательно одобряют укрупнение и структуризацию агентств, а также их специализацию, когда какая-либо профессиональная группа превышает 25−30% от общего числа выполняемых заказов.

Организационная структура большинства центров занятости — иерархическая: двух-, реже, — трехуровневая. Персонал центра, так или иначе, группируется по трем направлениям: фирмы, соискатели, развитие технологий. Пример организационной структуры предприятия приведен на рисунке 1.1.

Рис. 1.1 — Организационная структура центра занятости При подобной организационной структуре специалистом 1-го уровня является директор; специалистами 2-го уровня — главный бухгалтер, главный бухгалтер, зам. директора по связям с общественностью, зам. директора по правовым вопросам; исполнителями — секретарь, юрист, психолог, консультант, кассир, бухгалтер.

1.2 Определение границ предметной области

Функциональная модель центра занятости на рис. 1.2.

Рис. 1.2 — Функциональная модель работы центра занятости Данная модель отражает общую схему работы большинства центров занятости. Рассмотрим ее более подробно.

Информационные потоки. Информация делится на входящую, исходящую, и внутреннюю.

Входная информация делится на первичную, осведомляющую и директивную.

В нашем случае первичной информацией будут являться данные о соискателях работы, перечень вакансий от партнёров.

Осведомляющая: информация о конкурентах, имеющихся на рынке труда, расценки на их услуги. Осведомляющей будет являться информация о балансе счёта в банке.

Директивная: это информация о законах, приказах. Нашей деятельности касаются: приказ «Об утверждении штатного расписания», «О совмещении двух должностей», «О принятии на работу»; налоговый кодекс, гражданский кодекс, КЗоТ.

Внутренняя информация. Нормативно — справочная: справочник работника кадровой службы, справочник новой профессии (newprof). Также к внутренней информации относятся: договор с соискателем, резюме, анкета соискателя.

Выходная информация. Отчётно-статистическая: сколько соискателей пришло, сколько устроено (самими нами), сколько анкет отправлено в архив. Информация о бухучёте: прибыль, затраты за текущий месяц, бухгалтерский баланс.

Исходя из проблем, сформированных во введении, наибольший интерес с точки зрения автоматизации и оптимизации представляет работа консультантов и отдела обработки данных в контексте обработки резюме и заявок на предоставление вакансий.

1.3 Объект автоматизации

Рассмотрим более детально объект автоматизации — деятельность консультанта и отдела обработки данных.

Задачей консультанта является подбор персонала, исходя из их пожеланий клиента, а так же состояния рынка труда.

На рис. 1.3. приводится модель оказания рекрутинговых услуг на основе 2 этапов.

Рис. 1.3 — Модель оказания рекрутинговых услуг После переговоров с клиентами происходит работа согласно 1 этапу: исследование кадрового рынка, поиск персонала, оценка персонала, подготовка резюме кандидатов и отчета о проделанной работе, представление кандидатов. В случае эффективно проделанной работы — следование ко второму этапу (трудоустройство кандидата), в противном случае — возвращение к выполнению работ 1 этапа.

В функции отдела обработки данных входит обработка входящей и подготовка исходящей информации:

Формирование и ведение журнала приема-увольнения кандидатов;

Ведение личных карточек кандидатов;

Ведение архива договоров;

Подготовка отчетной документации.

Задачей данной выпускной квалификационной работы является анализ бизнес-процессов объекта автоматизации, выработка предложений по их оптимизации, моделирование и проектирование информационной системы центра занятости, которая обеспечит решение выявленных проблем с учетом предложений по оптимизации и уже имеющегося опыта в данной предметной области.

1.4 Анализ существующих решений

В связи со сложившейся экономической ситуацией существенно выросла потребность в услугах центров занятости. Заказчики требуют поиска высококвалифицированного персонала за короткие сроки и с достаточной степенью качества поиска.

Простой оптимизации применяемых методов в данном случае недостаточно. Оптимизация работы консультантов позволит добиться ускорения процессов поиска информации, но никак не повышения качества поиска, так как при этом не исключается человеческого фактора и невозможно в сжатые сроки качественно оценить квалификацию кандидата.

Современный уровень информационных технологий позволяет просто и эффективно решить существующие проблемы путем применения специализированных информационных систем.

Вопрос об использовании автоматизированных информационных систем для центров занятости существует уже достаточно долго и особенно актуален в свете сегодняшней экономической ситуации. В условиях современного общества, в котором лидирующие позиции любой организации, в том числе центра занятости определяются в первую очередь его возможностями по доступу, хранению и качественной обработке информации, огромную важность приобретает грамотное использование передовых достижений в сфере информационных технологий.

1.5 Критерии оценки информационных систем

Наиболее актуальным и эффективным средством решения существующих проблем являются информационные системы, которые максимально используют возможности современных технологий обработки и хранения данных.

В частности, для решения выявленных проблем информационная система должна обладать следующим рядом свойств:

Наличие полного набора электронных версий документов, использующихся для рекрутинговой деятельности. Замена бумажных носителей их электронными эквивалентами в информационной системе центра занятости решит проблему утери важных документов и позволит снизить риск появления ошибок при обработке документации;

Наличие БД. Хранение информации о контрагентах: кандидатах и заказчиках, служебной информации и прочих документов в единой БД ускорит поиск информации и сделает его наиболее эффективным;

Наличие подсистемы отчетности. Получение отчетных форм, соответствующих ГОСТам, снизит нагрузку на отдел обработки данных;

Дешевых, и тем более свободно распространяемых, автоматизированных систем подобного типа на российском рынке еще не существует. Большинство представленных на рынке систем ориентировано на широкий круг задач, что естественным образом сказывается на снижении функциональности для консультантов. Наличие широкого спектра функциональных возможностей является излишним для конкретной решаемой задачи.

1.6 Анализ существующих ИС обслуживания клиентов в центрах занятости

Автоматизированная система подбора персонала Рекрутер От открытия вакантной должности до ее заполнения Рекрутер проводит по всем этапам конкурсного отбора и реально помогает выбирать лучших специалистов. Автоматизированная система подбора персонала состоит из следующих разделов: конкурсный отбор, деловая переписка, договоры и платежи, вакансии, кандидаты на работу, web-сайт. (Рис. 1.4)

Рис. 1.4 — Структура автоматизированной системы подбора персонала Рекрутер Конкурсный отбор Рекрутер визуально отображает алгоритм конкурсного отбора в виде блок-схемы с указанием количества кандидатов, находящихся на каждом из его этапов. Результаты оценивания качеств кандидатов перечисляются в оценочных листах. На основании оценочных листов Рекрутер подсчитывает рейтинги кандидатов и переводит их с этапа на этап. Все этапы отбора автоматически отображаются в планировщике вашего рабочего дня. Используя данную функцию Рекрутера, можно получить возможность полностью контролировать процесс заполнения вакансии, а также математически обосновывать объективность конкурсного отбора (Рис. 1.5).

Рис. 1.5 — Автоматизированная система подбора персонала Рекрутер: собеседование

Деловая переписка Рекрутер помогает составлять письма кандидатам и отправлять их по электронной почте. Поэтому данная функция Рекрутера сэкономит массу времени, а также сократит количество рутинных операций, связанных с ведением деловой переписки (Рис. 1.6).

Рис. 1.6 — Автоматизированная система подбора персонала Рекрутер: деловая переписка Договоры и платежи Учет затрат при заполнении вакансий.

Как известно, финансовые затраты на подбор персонала являются важной статьей расходов компании. Для того, чтобы помочь проводить стоимостной анализ процесса подбора персонала, Рекрутер ведет учет заключенных договоров и осуществленных платежей (Рис. 1.7).

Рис. 1.7 — Автоматизированная система подбора персонала Рекрутер: договоры и платежи Вакансии Вакансии и связанные с ними объекты.

Данный функциональный модуль ведет учет сведений об объектах, непосредственно связанных с подбором персонала, а именно о вакансиях, заказчиках, подрядчиках и экспертах.

Интеграция с Web-сайтом Рекрутер создает на Web-сайте компании раздел «Вакансии». Посетив его, кандидаты на работу могут ознакомиться с подробным описанием имеющихся у вас вакантных должностей, а также заполнить анкету. Заполненные анкеты попадают в банк данных Рекрутера.

Учитывая то, что в последнее время популярность Интернета как средства поиска работы резко возросла, внедрив Рекрутер, предприятие выиграет дважды. Во-первых, не будете тратиться время на ввод поступающих через Интернет кандидатов, так как они сами будут заполнять анкету на Web-сайте. А, во-вторых, посетители Web-сайта обязательно оценят современный уровень технологий, используемых при подборе персонала.

Кандидаты Рекрутер — это прежде всего универсальная компьютерная база данных, предназначенная для регистрации и хранения сведений о кандидатах на работу. Пользователь может поместить в нее детализированную анкету с полной информацией о кандидате или просто зарегистрировать резюме, полученное по электронной почте, факсу или со сканера, а также приложить фотографию кандидата и все необходимые документы (например: копию диплома, рекомендательные письма и т. п.), написать свои комментарии или дополнительные сведения. Каждому новому кандидату автоматически присваивается идентификационный номер и одновременно проверяется, не обращался ли он к вам ранее. По всем полям анкеты выполняется поиск. Для анализа информации и эффектного представления руководству результатов работы предусмотрены всевозможные отчеты (Рис. 1.8).

Рис. 1.8 — Автоматизированная система подбора персонала Рекрутер: кандидаты Автоматизированная система подбора персонала Резюмакс Максимальная эффективность подбора персонала благодаря автоматизации взаимодействия кандидатов, рекрутеров и работодателей.

Резюмакс — корпоративная система подбора персонала, предназначенная для отделов персонала компаний, центров занятости и индивидуальных рекрутеров. Важными особенностями системы Резюмакс являются: автоматизация коллективной работы всех участников процесса подбора персонала, возможность удаленной работы с базой данных, поддержка групповой переписки по электронной почте, возможность использования квалификационных вопросников, полная автоматизация раздела «Работа» на корпоративном Web-сайте, а также мощная СУБД, гарантирующая максимально быстрый поиск по большим объемам информации (Рис. 1.9).

Рис. 1.9 — Структура автоматизированной системы подбора персонала Резюмакс Кадровое агентство Передовые технологии подбора персонала.

Резюмакс — мощная компьютерная система, готовое электронное агентство по подбору персонала, позволяющее сплотить команду и вывести процесс рекрутмента на качественно новый уровень.

Привлечение пассивных кандидатов.

Резюмакс улучшает качество работы с пассивными кандидатами, позволяя им оформить на Web-сайте подписку на вакансии, отвечающие их интересам. Таким образом информация о вакансиях будет автоматически доставляться по электронной почте заинтересованным в них кандидатам. Резюмакс выполняет такие функции как:

Автоматизация первичного отбора;

Робот типовой переписки;

Организация корпоративной почты;

Автоматические напоминания;

Быстрый поиск данных;

Оптимизация работы с заказчиками;

Управление деятельностью агентства;

Расширение бизнеса;

Защита информации;

Сокращение расходов.

Использование программы Резюмакс расширит возможности в найме сотрудников. Например, можно принять на работу операторов базы данных, проживающих в других регионах, что позволит существенно сократить расходную часть бюджета и затраты на ФОТ.

Автоматизированная система подбора персонала Кадровое агентство Система «Кадровое агентство» предназначена для использования организациями, занимающимися трудоустройством населения. С ее помощью можно вести учет клиентов, предприятий, вакансий, подбирать работу.

Она позволяет управлять данными предприятий и их вакансиями, вести учет клиентов, подбирать работу по их требованиям, принимать оплату за регистрацию в кадровом агентстве и вознаграждение за трудоустройство.

Есть возможность зарегистрировать неограниченное количество пользователей программы с разными правами. Администраторам доступны все функции, простые пользователи не смогут случайно что-либо испортить.

Программа выполнена с помощью технологий Интернета — Ajax, PHP, JavaScript. Вы сможете разместить ее не только на локальном компьютере, но и в сети вашей организации и даже в Интернете, чтобы пользоваться всеми возможностями не зависимо от вашего месторасположения.

Возможность изготовить сайт кадрового агентства, который будет под руководством взаимодействовать с программой и предоставлять посетителям информацию о вакансиях и резюме, а также приводить новых клиентов.

В программе реализована развитая справочная система, которая подскажет в любой момент, что надо делать.

Сравнительный анализ аналогов Каждый из перечисленных вариантов пользуется спросом. Каждая система имеет свои достоинства и недостатки. Данные по анализу каждой из предложенных систем сведены в итоговую таблицу.

На основании проведенного анализа существующих программных средств сотрудникам был предложен перечень возможных функций будущей системы для корректировки. В результате анализа были исключены некоторые излишние с точки зрения сотрудников функции и были добавлены некоторые возможности.

Таким образом, итоговая таблица содержит так же данные по функциональности разрабатываемой системы.

При выборе критериев анализа того или иного рассматриваемого решения, желательно чтобы:

критерии были легко проверяемы;

существенны с точки зрения потенциального заказчика;

система критериев делила системы на какие-то группы.

Таблица 1.1 — Сравнительный анализ аналогов

Постановка задачи Итак, по результатам анализа аналогов и критериев решения существующих проблем предметной области можно окончательно сформулировать задачу данной работы:

Задачей выпускной квалификационной работыявляется разработка проекта информационной системы центра занятости, а именно модуля обслуживания клиентов, предоставляющей необходимые функциональные возможности для наиболее оптимального решения выявленных проблем. При этом необходимо выполнить следующие задачи:

Построение модели «Как есть» деятельности центра занятости по подбору персонала;

Анализ модели «Как есть»;

Построение модели «Как должно быть»

Построение модели информационной системы центра занятости.

Проектирование системы: выбор архитектуры, технологий реализации, системного ПО, разработка структуры БД, проектирование интерфейса пользователя Задача моделирования работы центра занятости включает в себя контроль за:

Ведением полного учета вакансий и заявок на подбор персонала, контроль их выполнения.

Хранением полных анкет соискателей.

Хранением истории взаимоотношений агентства с клиентами и кандидатами.

Созданием шаблонов вакансий и резюме.

Профессиональным и психологическим тестированием кандидатов.

Ведением календаря событий и автоматическими напоминаниями.

Требования к информационной системе Информационная система центра занятости должна обеспечивать выполнение следующих функций:

Автоматизация приема заявок;

Автоматизация обработки данных;

Автоматический поиск вакансий для каждого соискателя;

Составление договора с соискателем в автоматическом режиме.

Вся информация должна храниться в БД, а функции, встроенные в ИС, должны обеспечивать автоматизацию подбора персонала.

2. МОДЕЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЦЕНТРА ЗАНЯТОСТИ

В данном разделе отражены результаты построения моделей предметной области «как есть» и с учетом использования информационной системы. Для обеспечения возможности построения моделей произведен анализ и выбор соответствующих CASE-средств.

2.1

Введение

в проблему

Моделирование бизнес-процессов — одно из наиболее динамично развивающихся направлений системного анализа. Но, несмотря на то, что существует множество инструментов и методик моделирования бизнес — процессов, нет единых стандартов их качества.

Общая тенденция к возрастанию спроса на услуги консультантов в сфере ИТ обуславливается тем, что бизнес становится все более сложным, а условия его развития — неопределенными. С другой стороны, в рассматриваемой области наблюдается дефицит высококвалифицированных специалистов. Положение усугубляется еще и тем, что подготовить такого специалиста в стенах учебного заведения невозможно: помимо теоретических знаний необходим опыт участия в проектах, приобретаемый годами.

Применимость методики моделирования бизнес-процессов в каждом конкретном случае зависит, прежде всего, от поставленных целей моделирования. Следует заметить, что обоснованный выбор методики и инструментария моделирования не единственное необходимое условие получения качественной модели. Большинство инструментальных средств типа CASE вообще не имеют в своем составе подсистемы, отвечающей за оценку качества модели. 4]

Важным моментом является то, что кроме полученных моделей в процессе моделирования, необходимо оценивать качество самого процесса моделирования. Если моделирование БП представляет собой проект, то качество процесса моделирования оценивается по степени соответствия общепринятым стандартам управления проектами. [5]

Критерии качества моделирования [6]:

соответствие методологии и соглашению в целом. Модель должна соответствовать архитектуре, приведенной в методике;

соответствие нотациям инструментальной среды. Обеспечение синтаксической и семантической корректности;

непротиворечивость или взаимоувязанность. Согласованность с другими объектами: документы, события, работники системы и т. д.;

ясность и понятность заказчику. Понятность не только владельцам системы, но и её исполнителям;

полнота или вариативность. Содержание не только текущих процессов, но и процессов, которые подразумеваются (допустимые процессы);

достаточность для формирования требований к системе. Наличие в составе всех необходимых объектов для функционирования разрабатываемой или внедряемой системы.

Методика оценки качества моделей БП позволяет:

Оценить качество моделей БП путем оценки степени соответствия приведенным критериям.

Строить возможные варианты выполнения БП с учетом возможностей для их улучшения.

Исключить из рассмотрения варианты с неудовлетворенным качеством при моделировании БП.

Любая модель есть лишь отражение наших знаний о реальном процессе. Мы моделируем состояние процесса, то есть описываем последовательность действий и преобразований, которая реально происходит на объекте, а не знания о них субъектов на объекте.

Для полноты мысли можно привести простой пример. Начальник на предприятии не может описывать процесс производства, так как он только представляет, как все это происходит. На самом деле более подробно может описать процесс производства только работник, который непосредственно занят этой деятельностью. Для адекватности и полноты модели необходимо пройти все уровни на производстве и произвести соответствующие декомпозиции.

Процесс представляет собой последовательность действий, но это последовательность может иметь разный ход развития. Поэтому надо учитывать все возможные ситуации, даже те, которые могут влечь за собой разветвление процессов. Так же не стоит забывать и о пересечении процессов. При этом пересечение должно сопровождаться таким критерием, как непротиворечивость. 7]

Одним из способов оценки качества БП является анализ сцепления реализующих его бизнес — функций. Фактически, сцепление представляет собой меру взаимозависимости бизнес функций. Для составления идеальных БП сцепления должны быть минимизированы, то есть функции должны быть слабо зависимыми. Фактически понятие сцепления обобщает механизмы передачи параметров между компонентами и является лишь одним из критериев оценки качества разбиения БП на составные части: он оценивает, насколько хорошо входящие в него бизнес — функции отделены друг от друга.

Другим критерием оценки качества расчленения БП является критерий связности, контролирующий, как сгруппированные в одной функции действия связаны друг с другом. Связность — это мера прочности соединения функциональных и информационных объектов внутри одной бизнес — функции. Размещение сильно связанных объектов в одной и той же функции уменьшает межфункциональные взаимосвязи и взаимовлияния.

Сцепление и связность являются двумя взаимозависимыми метриками качества разбиения процесса на части — связанность часто определяет качество ее сцепления с другими функциями. 5]

И только теперь, когда необходимый уровень качества отдельных БП будет достигнут, можно говорить о построении интегрированной модели БП компании, которая и будет положена в основу ТЗ на проектирование системы.

Техническое задание на разработку системы — это прежде всего отражение модели бизнес-процесса на модель создания системы, а не наоборот. Поэтому сначала выполняется описание БП, потом построение интегрированной БМ, и только потом формирование технического задания на проектируемую систему.

На сегодняшний момент статистика успешности ведения проектов автоматизации не утешительна, только 25 процентов проектов заканчиваются успехом. В то же время, обязательным условием успешности развития, работы и конкурентоспособности любого крупного предприятия является наличие корпоративной информационной системы.

Высокая динамика изменения ситуации на рынке предъявляет жесткие требования, как к функциональности ИС, так и к процессу создания ИС.

Современные средства позволяют достаточно быстро создавать (внедрять) ИС по готовым требованиям. Но очень часто оказывается, что эти системы не удовлетворяют заказчиков. Основной причиной такого положения является неправильное, неточное или неполное определение требований к ИС. Проблема формирования требований к ИС остается до настоящего времени одной из наиболее трудно формализуемых и наиболее дорогих и тяжелых для исправления в случае ошибки. Именно поэтому столь велика роль начальных этапов ЖЦ создания ИС, когда эти требования должны быть выявлены и формализованы, в получении конечного результата.

Поэтому для создания адекватной информационной системы нужна технология, которая бы помогла сформировать требования к ИС, спроектировать и разработать систему, отвечающую этим требованиям. Наличие такой технологии (особенно при параллельном ведении большого количества проектов) является решающим фактором успеха при создании ИС.

Поскольку этапы анализа и проектирования вне зависимости от модели ЖЦ являются определяющими при построении корпоративных информационных систем, здесь представлен анализ современных методик анализа и проектирования на предмет их применимости в различных типах проектов. Важность такого исследования обусловлена, с одной стороны, тем, что разработчики обычно регламентируют свои средства (подходы, нотации), как универсальные, а с другой, тем, что полноценная информация по методологии использования подходов практически отсутствует.

Сравнительный анализ подходов проводился на основе анализа сильных и слабых сторон подходов, а также опыта их практического применения в проектах автоматизации.

2.2 Подходы к моделированию ИС

В настоящее время используется большое количество подходов, которые позволяют, так или иначе, создавать модели бизнес-процессов предприятий. Как бы то ни было, их использование гарантирует стандартизированный подход к описанию, позволяет накапливать опыт и практические навыки и на протяжении длительного времени обеспечивать понимание созданных моделей другими сотрудниками.

Важнейшими из подходов являются структурный (функциональный), объектно-ориентированный, отдельно выделяется методология ARIS.

Структурный (функциональный) подход Сущность подхода Сущность структурного подхода к разработке ИС заключается в ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее.

В качестве средств структурного анализа и проектирования, наиболее распространены следующие нотации:

SADT (Structured Analysis and Design Technique).Для новых систем SADT (IDEF0) применяется для определения требований (функций) для разработки системы, реализующей выделенные функции. Для уже существующих — IDEF0 может быть использована для анализа функций, выполняемых системой. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм (Рис. 2.1). Вершина этой древовидной структуры, представляющая собой самое общее описание системы. После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты (функциональная декомпозиция).

Рис. 2.1 — Модель в нотации IDEF0

DFD (DataFlowDiagrams) диаграммы потоков данных. Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации. Как правило, диаграммы DFD используют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в IDEF0.

IDEF3. Методология моделирования IDEF3 позволяет описать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов, позволяет рассмотреть конкретный процесс с учетом последовательности выполняемых операций.

ER (Entity-Relationship Diagrams) диаграммы «сущность-связь». Методология описания данных (IDEF1X).

Выводы по практическому использованию Общие выводы: применение универсальных графических языков моделирования IDEF0, IDEF3 и DFD обеспечивает логическую целостность и полноту описания, необходимую для достижения точных и непротиворечивых результатов на этапе анализа.

Выводы по диаграммам:

Наиболее существенное различие между разновидностями структурного анализа заключается в их функциональности.

Модели SADT (IDEF0) наиболее удобны при построении функциональных моделей. Они наглядно отражают функциональную структуру объекта: производимые действия, связи между этими действиями. Таким образом, четко прослеживается логика и взаимодействие процессов организации. Главным достоинством нотации является возможность получить полную информацию о каждой работе, благодаря ее жестко регламентированной структуре. С ее помощью можно выявить все недостатки, касающиеся как самого процесса, так и то, с помощью чего он реализуется: дублирование функций, отсутствие механизмов, регламентирующих данный процесс, отсутствие контрольных переходов и т. д.

DFD позволяет проанализировать информационное пространство системы и используется для описания документооборота и обработки информации. Поэтому диаграммы DFD применяют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в IDEF0.

IDEF3предназначена для сбора данных, требующихся для проведения анализа системы с точки зрения рассогласования/согласования процессов во времени.

Нельзя говорить о достоинствах и недостатках отдельных нотаций. Возможны ситуации, при которых анализ IDEF0 не обнаружил недостатков в деятельности организации с точки зрения технологического или производственного процесса, однако это не является гарантией отсутствия ошибок. Поэтому в следующем этапе анализа необходимо перейти к исследованию информационных потоков с помощью DFD и затем объединить эти пространства с помощью последней нотации — IDEF3.

Что касается IDEF1X, наряду со многими достоинствами, существенным недостатком является невозможность адекватно и полно описать предметную область. Поэтому, код клиентского приложения, генерируемый в дальнейшем на основе информации о структуре БД, не позволяет построить эффективное приложение со сложной бизнес — логикой. Это вызвано тем, что данные для хранения в БД необходимо представить в таблицах, к структуре которой предъявляются требования нормализации.

Объектно-ориентированный подход Сущность подхода Принципиальное различие между структурным и объектно-ориентированным (ОО) подходом заключается в способе декомпозиции системы (рис. 2.2). ОО подход использует объектную декомпозицию, при этом статическая структура системы описывается в терминах объектов и связей между ними, а поведение системы описывается в терминах обмена сообщений между объектами Рис. 2.2 — Сравнительный анализ объектно-ориентированной и функционально-ориентированной декомпозиций В 90-е годы появилось большое количество различных методологий с собственными наборами нотаций.

Язык UML (UnifiedModelingLanguage) представляет собой общецелевой язык визуального моделирования, который разработан для спецификации, визуализации, проектирования и документирования компонентов программного обеспечения, бизнес-процессов и других систем. 8,9]

Этот язык одновременно является простым и мощным средством моделирования, который может быть эффективно использован для построения концептуальных, логических и графических моделей сложных систем самого различного целевого назначения. Он вобрал в себя наилучшие качества методов программной инженерии, которые с успехом использовались на протяжении последних лет при моделировании больших и сложных систем. В рамках языка UML все представления о модели сложной системы фиксируются в виде специальных графических конструкций, получивших название диаграмм. В терминах языка UML определены следующие виды диаграмм:

Диаграмма вариантов использования. Описывает функциональное назначение системы или, другими словами, то, что система будет делать в процессе своего функционирования. Она является исходным концептуальным представлением или концептуальной моделью системы в процессе ее проектирования и разработки.

Диаграмма классов. Служит для представления статической структуры модели системы в терминологии классов объектно-ориентированного программирования. Диаграмма классов может отражать, в частности, различные взаимосвязи между отдельными сущностями предметной области, такими как объекты и подсистемы, а также описывает их внутреннюю структуру и типы отношений. На данной диаграмме не указывается информация о временных аспектах функционирования системы. С этой точки зрения диаграмма классов является дальнейшим развитием концептуальной модели проектируемой системы.

Диаграмма состояний. Описывает процесс изменения состояний только одного класса, а точнее — одного экземпляра определенного класса, т. е. моделирует все возможные изменения в состоянии конкретного объекта. При этом изменение состояния объекта может быть вызвано внешними воздействиями со стороны других объектов или извне. Именно для описания реакции объекта на подобные внешние воздействия и используются диаграммы состояний.

Диаграмма деятельности. Представляет собой некоторую совокупность отдельных вычислений, выполняемых автоматом. При этом отдельные элементарные вычисления могут приводить к некоторому результату или действию. На диаграмме деятельности отображается логика или последовательность перехода от одной деятельности к другой, при этом внимание фиксируется на результате деятельности. Сам же результат может привести к изменению состояния системы или возвращению некоторого значения.

Диаграмма последовательности. Используется для моделирования взаимодействия элементов во времени. Оно рассматривается в информационном аспекте их коммуникации, т. е. взаимодействующие объекты обмениваются между собой некоторой информацией. При этом информация принимает форму законченных сообщений.

Диаграмма кооперации. Предназначена для спецификации структурных аспектов взаимодействия. Главная особенность диаграммы заключается в возможности графически представить не только последовательность взаимодействия, но и все структурные отношения между объектами, участвующими в этом взаимодействии.

Диаграмма компонентов. Описывает особенности физического представления системы. Диаграмма позволяет определить архитектуру разрабатываемой системы, установив зависимости между программными компонентами, в роли которых может выступать исходный, бинарный и исполняемый код.

Диаграмма развертывания. Предназначена для визуализации элементов и компонентов программы, существующих лишь на этапе ее исполнения. При этом представляются только компоненты-экземпляры программы, являющиеся исполнимыми файлами или динамическими библиотеками. Те компоненты, которые не используются на этапе исполнения, на диаграмме развертывания не показываются.

Выводы по практическому использованию В настоящее время объектный подход стал особенно популярен и характеризуется разработчиками как универсальное средство проектирования. Однако методология применения UML на этапах анализа и проектирования описана достаточно слабо (т.е. можно найти описание диаграмм, но логика их использования регламентируется слабо), поэтому рано говорить о UML как о действительно полноценной замене всем другим подходам.

Методология ARIS

Сущность подхода Методология ARIS определяет принципы моделирования различных аспектов деятельности организаций, основывается на концепции интеграции, предлагающей целостный взгляд на бизнес-процессы, и представляет собой множество различных методологий, интегрированных в рамках единого системного подхода. Графически такой подход представлен на рис. 2.3.

Рис. 2.3 — Взаимосвязь видов моделей ARIS (здание ARIS)

Методология ARIS включает большое количество методов моделирования, в том числе известных как диаграммы Чена ERM, язык UML (UnifiedModelingLanguage), методики ОМТ (ObjectModelingTechnique), BSC (BalancedScorecard) и т. п.

К преимуществам методологии ARIS разработчики относят следующие:

возможность рассматривать объект с разных точек зрения: при анализе деятельности каждому аспекту можно уделять достаточное внимание и только после детального изучения всех аспектов можно перейти к построению интегрированной модели, отражающей все существующие связи между подсистемами организации;

богатство методов, позволяет моделировать широкий спектр систем;

все модели и объекты создаются и хранятся в единой базе проекта, что обеспечивает построение интегрированной и целостной модели предметной области.

Выводы по практическому использованию

1. Часто у аналитиков знакомящихся с методологией ARIS возникает чувство, что ARIS может все, она решает все проблемы. Это ошибочное мнение. Методология ARIS решает совершенно конкретный круг задач. Если потребности сильно отличаются от возможностей ARIS (например, сбор требований), то подойдет более специализированное и дешевое решение. ARIS в значительно большей степени предназначен для целей управленческого консалтинга и последующей поддержки решений. Использование ARIS в рамках проекта автоматизации противоречит целям, положенным в основу этой методологии ее создателем.

2. Действительно, если в проекте автоматизации этап анализа вырастает в отдельный консалтинговый этап (например, организации современных схемы управления на основе процессного подхода, в котором цели деятельности определяет совокупность процессов для их достижения, а процессы формируют требования к ресурсам и оргструктуре), то подобный подход является необходимым. А модель, ограничивающаяся описанием бизнес-процессов, будет неполной и не обеспечит потребностей управления.

3. Стоит достаточно осторожно подходить к использованию ARIS. В настоящее время некоторые фирмы используют ARIS при проектировании ИС, но, как правило, используют 1−2 модели, что противоречит методологии. Он нацелен именно на рынок анализа бизнеса и предназначен для больших компаний, внутри которых существуют свои собственные аналитические подразделения.

4. В случае принятия решения о качественной необходимости использования методологии необходимо иметь ввиду, что ARIS нельзя отнести к интуитивно понятным, она требует времени на изучение, на осмысленное применение (вопрос хотя бы в том, что методология содержит больше 100 моделей!). Для успешного применения должны быть разработаны внутренние соглашения о моделировании и документировании.

Сравнительный анализ подходов к моделированию ИС Очевидно, что выбор методов определяется целями проекта и в значительной мере влияет на весь его дальнейший ход. Рациональный выбор возможен при понимании нескольких аспектов:

1. Целей проекта;

2. Требований к информации необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;

3. Возможностей подхода с учетом требований п. 2;

4. Особенностей разрабатываемой/внедряемой информационной системы.

Так как каждый подход регламентируется разработчиками как методология, подходящая для анализа и проектирования, то имеет смысл подробнее остановиться на нотациях. В Таблице 2.1 представлено сравнение нотаций, применяемых для моделирования и проектирования ИС.

Таблица 2.1 — Сравнительный анализ нотаций IDEF, UML

В данной работе было принято решение использовать два подхода к моделированию, а именно:

структурный подход к моделированию. Подход дает возможность проведения глубокого анализа бизнес — процессов, выявления узких мест: комплексное применение позволяет выявить все возможные рассогласования и неточности. Применение универсальных графических языков моделирования IDEF0, IDEF3, DFD обеспечивает логическую целостность и полноту описания, необходимую для достижения точных и непротиворечивых результатов при моделировании предметной области в контексте «как есть» и «как должно быть»;

Объектно-ориентированный подход. Нотация UMLпредоставляет наиболее широкие возможности для проектирования ИС. Обширный набор диаграмм достаточен для отражения всех особенностей будущей системы и формирования на его основе грамотного ТЗ на разработку ИС.

Совмещение двух подходов позволит создать максимально ясную и правдоподобную картину бизнес-процессов центра занятости, а так же разработать на их основе качественную ИС.

Выбор CASE-средств моделирования Существует множество средств моделирования автоматизированных систем. За последние десятилетия сформировалось новое направление в программотехнике — CASE (Computer-AidedSoftware/SystemEngineering) на основе методологии структурного системного анализа и проектирования. CASE-технология представляет собой совокупность методологий анализа, проектирования, разработки программного обеспечения (ПО) и сопровождения информационных систем, поддержанную комплексом, взаимосвязанных средств автоматизации. CASE — это инструментарий для системных аналитиков, разработчиков и программистов, позволяющий автоматизировать процесс проектирования и разработки ПО.

Итак, основным критерием при выборе CASE-средств является поддержка выбранных методологий. Помимо этого необходимо учитывать доступность и простоту работы с данными средствами.