Инвентаризация — прием периодического учета и контроля

Документация и первичный учет фактов хозяйственной жизни, система двойной записи на счетах бухгалтерского учета не могут абсолютно полно и точно обеспечить отражение в учете состояние и изменение стоимости имущества организации и источников его формирования. Кроме того, в организации происходит множество процессов, не поддающиеся повседневной регистрации и документированию, в частности:

• — потери товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли;
• — злоупотребления (хищения, обвесы, обмеры, обсчеты);
• — неточности при приемке и отпуске товарно-материальных ценностей;
• — расчетные и методические ошибки в оперативном и текущем учете;
• — стихийные бедствия (пожары, наводнения, землетрясения, ураганы и др.).

Результатами таких процессов и явлений, как правило, являются расхождения фактического наличия и состояния имущества и обязательств организации с данными документированного учета, которые можно выявить только с помощью инвентаризации, которая в качестве методического приема учета и контроля представляет собой:

• — способ проверки соответствия фактического наличия имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета;
• — важнейший прием периодического учета и контроля за состоянием, сохранностью и эффективным использованием всех ресурсов организации;
• — методику и алгоритм практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки объектов имущества и обязательств организации;
• — контрольную функцию учета, позволяющую выявить случаи необоснованного уменьшения капитала организации, вложенного в различные виды имущества.

Инвентаризация позволяет реализовывать одну из основных задач бухгалтерского учета: обеспечение контроля наличия и движения имущества и использования ресурсов организации в соответствии с законодательством и утвержденными нормами и сметами.

Законодательными и нормативными документами установлены разные виды инвентаризаций, методов их проведения, учитываемые организацией в учетной политике, с учетом специфики деятельности и поставленных задач, представленных в табл. 6.1.

Обязательность проведения инвентаризации устанавливается законодательством. В ст. 11 Закона о бухгалтерском учете сказано, что активы и обязательства подлежат инвентаризации, при которой выявляется фактическое наличие объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации и перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации¹.

Таблица в. 1

Классификация инвентаризаций и их отличительные характеристики

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в том отчетном периоде, в котором проводилась инвентаризация (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Инициативные инвентаризации проводятся по решению руководителя, собственников, акционеров и участников для установления соответствия наличия и состояния активов и обязательств организации ожидаемым показателям.

Плановые инвентаризации проводятся в установленные сроки, с учетом требований Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, а внеплановые проводятся в соответствии с возникшими обстоятельствами по решению руководителя и, но требованию следственных и других органов.

Полная инвентаризация охватывает все виды имущества и источников его формирования, проводится один раз в год с целью обеспечения полноты и правильности составления годовой отчетности, а частичная охватывает один или несколько видов имущества и обязательств организации, одно или несколько мест хранения имущества.

Организация самостоятельно решает вопросы проведения сплошной или выборочной инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике, исходя из требований действующего законодательства и условий хозяйственной деятельности. Выборочная инвентаризация наличия и состояния материально-производственных запасов, как правило, проводится в случаях обнаружения нарушений порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей, но незаконным операциям или неправильно оформленным документам. В период между инвентаризациями рекомендуется систематически проводить выборочные инвентаризации материально-производственных запасов в местах их хранения и переработки в целях предотвращения непроизводительны потерь.

Инвентаризация имущества и обязательств проводится в обязательном порядке и в полном объеме перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 октября текущего отчетного года. Для некоторых видов имущества установлены иные сроки проведения инвентаризации. Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета инвентаризация может проводиться для основных средств — один раз в три года; для библиотечных фондов — один раз в пять лет. Организация самостоятельно определяет сроки проведения инвентаризация соответствующих активов и пассивов баланса, а также объектов, числящихся на забалансовых счетах. Рекомендуемая частота проведения инвентаризации по видам имущества и обязательства представлена в табл. 6.2.

Таблица 6.2

Периодичность и сроки проведения инвентаризации имущества и обязательств

Методика проведения большинства инвентаризаций основана на натуральном принципе, на осуществлении непосредственного наблюдения за объектами учета и определении их количества и состояния путем подсчета, взвешивания, обмера, установления качественных параметров и проведения прочих контрольных процедур непосредственно в местах хранения, эксплуатации и прочего использования объектов имущества. Документальные проверки проводятся в основном в отношении прав и обязательств организации, но также могут затрагивать и некоторые специфические объекты имущества, такие как финансовые вложения и нематериальные активы.