Режимы хранения документов

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Световой режим. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Освещение в архивохранилищах может быть естественным и искусственным.

Естественное освещение в архивохранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т. п.

Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола — 20−50 лк (люкс), на рабочих столах — 100 лк.

Температурно-влажностный режим. В помещениях архивохранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов — температура 17−19° С, относительная влажность воздуха 50−55%; для пленочных материалов: черно-белых — 15° С и 40−55%, цветных — 2−5° С и 40−55 процентов.

Резкие колебания температуры и влажности в архивохранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80−90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение архивохранилищ, устранение причин повышения влажности).

Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения — ежедневно.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в главном проходе на стеллаже вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Санитарно-гигиенический режим. Помещения архива таможенного органа должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 миллиметра.

В помещениях архивохранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

В помещениях архивохранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (двухпроцентный формалин, пятипроцентный катамин АБ и т. п.).

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

При обнаружении биологических вредителей должны приниматься срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива таможенного органа, санэпидемстанции или карантинной службы.

При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать па документы.

Охранный режим. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива таможенного органа в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в архивохранилище, опеча;

тыванием помещений. Наружные двери архивохранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна должны устанавливаться запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Архивохранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в архивохранилище имеют должностные лица (работники) данного архивохранилища, а в отдельных случаях — другие лица в их сопровождении.

Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива таможенного органа (читальный зал и т. п.).