Информационные данные как основа формирования экономических информационных систем

• Введение
• Теоретическая часть
• Понятие экономической информации
• Системы классификации и кодирования информации
• Основные технологии кодирования
• Классификаторы экономической информации
• Документация и технологии её формирования
• Применение технологий Workflow
• Функции систем класса Workflow
• Понятие и виды носителей информации
• Современные технологии хранения информации
• Практическая часть
• Задача 1
• Задача 2
• Задача 3
• Задача 4
• Задача 5
• Задача 6
• Задача 7
• Задача 8
• Задача 9
• Задача 10
• Заключение
• Список литературы

Сегодня обработка экономической информации стала самостоятельным научно-техническим направлением с большим разнообразием идей и методов. Отдельные компоненты процесса обработки данных достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации, на конкретном экономическом объекте понятием «экономическая информационная система» (ЭИС). Экономическая информационная система представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-либо экономического объекта реального мира.

Эффективность применения экономических информационных систем (ЭИС) в практике управления экономическими объектами зависит от широты охвата и интегрированности на их основе функций управления, от способности оперативно подготавливать управленческие решения и адаптироваться к изменениям внешней среды и информационных потребностей.

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления.

Управление — перевод системы в заранее заданное состояние, путем воздействия на ее элементы. Существует несколько общих закономерностей и особенностей в процессах управления в системах разной природы, в том числе и в экономических системах:

управление осуществляется путем сбора, обработки и анализа информации. Основная функция любой системы управления — получение информации, ее обработка и определение на основе полученных данных о поведении управляемой системы;

управление может осуществляется только тогда, когда система располагает обратной связью.

Информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Экономическая информация — совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере. К экономической информации относятся сведения, циркулирующие в экономической системе о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются между собой различные системы управления.

Усложнение архитектуры современных информационных систем предопределяют разработку и использование эффективных технологий проектирования, обеспечивающих ускорение создания, внедрения и развития проектов ЭИС, повышение их функциональной и адаптивной надежности.

Эффективное управление экономическим объектом возможно только при наличии достоверной и полной информации о деятельности всех его подразделений. Актуальность информации, ее точность и своевременность обеспечиваются путем создания единого информационного пространства на основе интегрированных технологий ее хранения и обработки. Поэтому одна из основных проблем любой экономической информационной системы (ЭИС) связана с организацией и проектированием ее информационного обеспечения. Информационное обеспечение (ИО) играет ведущую роль в обеспечивающих подсистемах ЭИС, что подтверждается зависимостью управления от информационных ресурсов. Цель ИО — создание динамической информационной модели экономической системы, отражающей ее состояние в любой момент времени. Данная подсистема предназначена для оперативного формирования и выдачи полной, объективной и достоверной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

информационный экономическая информация кодирование

Теоретическая часть

Понятие экономической информации

Информация — это отражение предметного мира, воспринимаемое человеком с помощью его собственных органов чувств и различной измерительной аппаратуры и выражаемое в виде сигналов и символов.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технического, социального, юридического, демографического и другого содержания.

Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация. Под экономической информацией будем понимать информацию, которая возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности промышленных предприятий и организаций и управления этой деятельностью, и является объектом хранения, передачи и преобразований. Экономическая информация характеризуется особенностями, свойствами, структурой.

Экономическая информация относится к области экономических знаний. Она характеризует процессы снабжения, производства, распределения и потребления материальных благ. Для экономической информации характерны следующие особенности:

— объемность,

— цикличность,

— преимущественное представление в виде цифр и букв,

— относительно простые алгоритмы расчетов.

Экономическая информация отражает состояние экономического объекта в пространстве и во времени, поэтому важным для пользователя является понятие адекватности информации или уровня соответствия создаваемого информационного образа реальному объекту

В целях упрощения организации процессов обработки, передачи и хранения информации, содержащейся в документах, она может объединяться в виде информационных массивов (файлов).

Информационный массив с позиции логической структуры представляет собой набор данных (документов) одной формы (одного названия) со всеми значениями либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче. Во втором случае массив называется укрупненным. Сущность массива выражается через логический смысл и естественную целесообразность его структуры. В системах обработки информации массив является основной структурной единицей, предназначенной для хранения, передачи и обработки информации.

К важнейшим признакам, по которым обычно осуществляется классификация циркулирующей экономической информации, относятся:

1. отношение к данной управляющей системе. Этот признак позволяет разделить сообщения на входные, внутренние и выходные;

2. признак времени. Относительно времени сообщения делятся на перспективные (о будущих событиях) и ретроспективные. К первому классу относится плановая и прогнозная информация, ко второму-учетные данные. По времени поступления разделяются периодические и непериодические сообщения;

3. функциональные признаки. Формируется классификация по функциональным подсистемам экономического объекта. Например, информация о трудовых ресурсах, производственных процессах, финансах и т. п., в другом разрезе-на данные планирования, нормирования, контроля, учета и отчетности.

Системы классификации и кодирования информации

Информация в экономических информационных системах должна быть представлена не в произвольном, а в формализованном виде. Это обеспечит эффективный поиск, обработку и передачу экономической информации. С этой целью информацию классифицируют, а затем кодируют с использованием различных классификаторов.

Классификация представляет собой упорядочение некоторого множества объектов в соответствии с установленными признаками их сходства и различия. Классифицируя информацию, выявляются общие свойства информационного объекта, разрабатываются правила и процедуры обработки информации, сокращается объем и время поиска необходимой информации, упрощается обработка информации.

После выполнения кодирования информации, она представляется в более компактной и удобной для использования форме. В результате этого упрощается логическая обработка информации.

Информационное обеспечение представляет собой единую систему классификации и кодирования информации, унифицированную систему документации, схемы информационных потоков, циркулирующих в экономической системе, а также методологию построения, состав и содержание баз данных.

Классификация — упорядочение некоторого множества объектов (материалов, изделий, балансовых счетов, видов операций и т. д.) в соответствии с установленными признаками их сходства и различия. Признак, позволяющий распределять множество объектов на подмножества, называют основанием классификации. Процесс классифицирования представляет собой процесс распределения объектов классификации в соответствии с выбранной системой классификации.

Необходимость классификации связана:

— С выявлением общих свойств информационного объекта;

— Разработкой правил и процедур обработки информации:

— Сокращением объема и времени поиска необходимой информации:

— Упрощением обработки информации.

Система классификации — совокупность правил распределения объектов множества на основании классификационных признаков и зависимости внутри признаков.

Кодирование — это процесс присвоения условных обозначений объектам классификации (материалам, изделиям, видам операций, счетам и т. д.) и классификационным группировкам. Цель кодирования: представление информации в более компактной и удобной для использования в ИС форме; подготовка информации к обработке в системе и передаче ее по каналам связи; упрощение логической обработки информации с использованием специальных методов; установление единообразия представления всех признаков.

Уникальное условное обозначение, присвоенное конкретному объекту (например, счету), называется кодом. Код может состоять из одного знака или системы знаков, образованной по определенным правилам. В качестве знаков могут выступать цифры, буквы или буквенно-цифровые символы. Однако чаще используются только цифры.

Код характеризуется длиной (числом позиций в коде), структурой (порядком расположения символов в коде) и емкостью (максимально допустимым числом элементов кода). Совокупность правил, по которым строится кодовое обозначение объекта, называется системой кодирования.

При кодировании элементов экономических объектов используются порядковая, серийная, позиционная (поразрядная), повторения и комбинированная системы кодирования, которые сгруппированы в два класса — классификационные и регистрационные.

Классификационное кодирование выполняется после предварительной классификации объектов и подразделяется на позиционное (поразрядное), повторения и комбинированное кодирование.

Позиционная (поразрядная) система кодирования применяется для кодирования сложных объектов, элементы которых можно группировать по нескольким признакам. Данные кодируемого множества классифицируются по заданным признакам, каждому из которых отводится определенное число разрядов (позиций).

Основные технологии кодирования

Для полной формализации информации недостаточно простой классификации, поэтому проводят следующую процедуру — кодирование. Кодирование — это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования. Кодирование реализует перевод информации, выраженной одной системой знаков, в другую систему, то есть перевод записи на естественном языке в запись с помощью кодов. Система кодирования — это совокупность правил обозначения объектов и группировок с использованием кодов. Код — это условное обозначение объектов или группировок в виде знака или группы знаков в соответствии с принятой системой. Код базируется на определенном алфавите (некоторое множество знаков). Число знаков этого множества называется основанием кода. Различают следующие типы алфавитов: цифровой, буквенный и смешанный.

Код характеризуется следующими параметрами:

— длиной;

— основанием кодирования;

— структурой кода, под которой понимают распределение знаков по признакам и объектам классификации;

— степенью информативности, рассчитываемой как частное от деления общего количества признаков на длину кода;

— коэффициентом избыточности, который определяется как отношение максимального количества объектов к фактическому количеству объектов.

К методам кодирования предъявляются определенные требования:

— код должен осуществлять идентификацию объекта в пределах заданного множества объектов классификации;

— желательно предусматривать использование в качестве алфавита кода десятичных цифр и букв;

— необходимо обеспечивать по возможности минимальную длину кода и достаточный резерв незанятых позиций для кодирования новых объектов без нарушения структуры классификатора.

Методы кодирования могут носить самостоятельный характер — регистрационные методы кодирования, или быть основанными на предварительной классификации объектов — классификационные методы кодирования.

Регистрационные методы кодирования бывают двух видов: порядковый и серийно-порядковый. В первом случае кодами служат числа натурального ряда. Каждый из объектов классифицируемого множества кодируется путем присвоения ему текущего порядкового номера. Данный метод кодирования обеспечивает довольно большую долговечность классификатора при незначительной избыточности кода. Этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие коды и лучше обеспечивает однозначность каждого объекта классификации. Кроме того, он обеспечивает наиболее простое присвоение кодов новым объектам, появляющимся в процессе ведения классификатора. Существенным недостатком порядкового метода кодирования является отсутствие в коде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта, а также сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками.

В серийно-порядковом методе кодирования кодами служат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих чисел (интервалов натурального ряда) за объектами классификации с одинаковыми признаками. В каждой серии, кроме кодов имеющихся объектов классификации, предусматривается определенное количество кодов для резерва.

Классификационные коды используют для отражения классификационных взаимосвязей объектов и группировок и применяются в основном для сложной логической обработки экономической информации. Группу классификационных систем кодирования можно разделить на две подгруппы в зависимости от того, какую систему классификации используют для упорядочения объектов: системы последовательного кодирования и параллельного кодирования.

Последовательные системы кодирования характеризуются тем, что они базируются на предварительной классификации по иерархической системе. Код объекта классификации образуется с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе кодирования. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки.

Параллельные системы кодирования характеризуются тем, что они строятся на основе использования фасетной системы классификации и коды группировок по фасетам формируются независимо друг от друга.

В параллельной системе кодирования возможны два варианта записи кодов объекта:

Каждый фасет и признак внутри фасета имеют свои коды, которые включаются в состав кода объекта. Такой способ записи удобно применять тогда, когда объекты характеризуются неодинаковым набором признаков. При формировании кода какого-либо объекта берутся только необходимые признаки.

Для определения групп объектов выделяется фиксированный набор признаков и устанавливается стабильный порядок их следования, то есть устанавливается фасетная формула. В этом случае не надо каждый раз указывать, значение какого из признаков приведено в определенных разрядах кода объекта.

Параллельный метод кодирования имеет ряд преимуществ. К достоинствам рассматриваемого метода следует отнести гибкость структуры кода, обусловленную независимостью признаков, из кодов которых строится код объекта классификации. Метод позволяет использовать при решении конкретных технико-экономических и социальных задач коды только тех признаков объектов, которые необходимы, что дает возможность работать в каждом отдельном случае с кодами небольшой длины. При этом методе кодирования можно осуществлять группировку объектов по любому сочетанию признаков. Параллельный метод кодирования хорошо приспособлен для машинной обработки информации. По конкретной кодовой комбинации легко узнать, набором каких характеристик обладает рассматриваемый объект. При этом из небольшого числа признаков можно образовать большое число кодовых комбинаций. Набор признаков при необходимости может легко пополняться присоединением кода нового признака. Это свойство параллельного метода кодирования особенно важно при решении технико-экономических задач, состав которых часто меняется.

Наиболее сложными вопросами, которые приходится решать при разработке классификатора, являются выбор методов классификации и кодирования и выбор системы признаков классификации. Основой классификатора должны быть наиболее существенные признаки классификации, соответствующие характеру решаемых с помощью классификатора задач. При этом данные признаки могут быть или соподчиненными, или несоподчиненными. При соподчиненных признаках классификации и стабильном комплексе задач, для решения которых предназначен классификатор, целесообразно использовать иерархический метод классификации, который представляет собой последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. При несоподчиненных признаках классификации и при большой динамичности решаемых задач целесообразно использовать фасетный метод классификации.

Важным вопросом является также правильный выбор последовательности использования признаков классификации по ступеням классификации при иерархическом методе классификации. Критерием при этом является статистика запросов к классификатору. В соответствии с этим критерием на верхних ступенях классификации в классификаторе должны использоваться признаки, к которым будут наиболее частые запросы. По этой же причине на верхних ступенях классификации выбирают наименьшее основание кода.

Классификаторы экономической информации

Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащий наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения.

Без общероссийского классификатора невозможно решение проблемы согласованности межведомственных потоков информации. Кроме того, необходимо обеспечить сопоставимость классификаторов различных федеральных органов управления и международных организаций, а также информационную совместимость международных и национальных информационных систем. В России создается Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК). Ее составляющие — общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Объектами классификации и кодирования в ЕСКК выступают: статистическая информация, макроэкономическая финансовая и правоохранительная деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, стандартизация, сертификация, производство продукции, предоставление услуг, таможенное дело, торговля и внешнеэкономическая деятельность. Общее руководство и координацию работ по созданию ЕСКК осуществляют Госстандарт РФ и Госкомстат РФ.

Классификатор состоит из введения и четырех частей, что обеспечивает удобство его использования.

Во введении изложены назначение ОКДП и решаемые на его основе задачи, раскрыты объекты классификации, принципы построения и организация системы кодирования. На примере фрагмента приведено краткое описание ОКДП и функциональные возможности программно-информационного комплекса.

В части I ОКДП приведена классификационная таблица видов экономической деятельности на уровне четырех разрядов кода, используемых при проведении международных сопоставлений.

В части II ОКДП приведены классы и подклассы видов продукции и услуг с представлением их в виде семиразрядного кода.

В части III ОКДП приведены виды продукции и услуг с представлением их в виде семиразрядного кода во взаимоувязке с классами и подклассами части II ОКДП.

В части IV ОКДП содержатся описания группировок видов экономической деятельности на уровне групп и подгрупп, классов продукции и услуг.

Документация и технологии её формирования

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную, не обработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки и изготовляется, главным образом, на печатающих устройствах машины. В бухгалтерском учете и финансово-кредитной системе принятые формы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов РФ и Центробанком РФ.

Вся документируемая информация обеспечивает приведение множества экономических показателей в определенную систему с целью установления терминологического единства, однозначности описания, взаимосвязи между показателями.

Документы можно классифицировать по ряду признаков, например:

по сфере деятельности — плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

по отношению к объекту управления — входящие (первичные), исходящие (сводные), промежуточные, архивные;

по содержанию хозяйственных операций — материальные, денежные, расчетные;

по назначению — распорядительные, исполнительные, комбинированные;

по объему отражаемых операций — единичные и сводные;

по способу использования — разовые и накопительные;

по числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;

по способу заполнения — вручную или при помощи средств автоматизации учета.

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации. Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу.

Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей. Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:

наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);

характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

наименование документа;

зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Рамка построена по зональной форме. Ее элементы имеют по две регистрационные клетки: в одной типографским способом впечатано название признака, в другой — от руки проставляют его коды. В основном это коды тех группировочных признаков, по которым производится сводка. Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказки. Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

На предварительной стадии проектирования автоматизированной обработки какой-либо экономической задачи в ходе обследования объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные документы, а также выясняется возможность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработка форм новых первичных документов, т. е. замена действующих документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта работа выполняется специалистами по машинной обработке совместно с экономистами-пользователями. Разработка форм первичных документов осуществляется в такой последовательности:

уточняется состав реквизитов, включаемых в документ; их состав должен отвечать целям управления;

выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последней графе (строке) или в конце документа. Контрольные суммы получаются путем арифметического подсчета данных строки, графы или документа.

Программные и технические средства позволяют ускорить процесс формирования первичных документов путем использования стандартных заголовков, текста, автоматизации включения постоянной информации.

Результатом обработки экономических задач на ЭВМ являются различные сводки, таблицы, сгруппированные по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях. В условиях АРМ все большее значение приобретают табличные формы вывода данных на экран дисплея, а также графические изображения. Вывод сводных данных на машинные носители (магнитные дискеты) широко используется в автоматизированной информационной технологии при передаче данных на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними, а также для архива базы данных. Важнейшей формой вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печатающих устройствах. Разработка форм сводных таблиц ведется в следующей последовательности. При использовании типовых проектных решений автоматизированной обработки изучается возможность получения типовых сводок, ранее разработанных в проектах. Производится по мере необходимости привязка типовых форм вывода к конкретным условиям. Определяется состав сводок, необходимых данной организации, составление которых не предусмотрено типовым проектом. В случае составления индивидуального проекта выполняется разработка всех выходных документов. Для этого определяется состав показателей, выводимых машиной. Далее они распределяются по выходным документам в определенной последовательности, учитывая при этом состав используемых информационных массивов, хранящихся в автоматизированном банке данных.

При размещении реквизитов в выходных документах устанавливается иерархия группировочных признаков и подсчитываемых итогов. Группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности, а количественно-суммовые итоги-по степени возрастания итогов. Каждой сводке дается наименование и разрабатывается эскиз ее формы с учетом эксплуатационных возможностей ПЭВМ. При составлении эскиза выходного документа рекомендуется составить таблицу по следующей форме. Наименование Длина реквизита, Последовательность реквизита (поля) знаков расположения реквизитов. В ходе разработки подготавливаются «шапки» выходных таблиц, т. е. наименования сводки, а также их подлежащего и сказуемого. «Шапки» выходных таблиц записываются на машинные носители и используются при составлении сводных таблиц на ПЭВМ. Наименования подлежащего и сказуемого следует делать более краткими, поскольку размер печатающего устройства ограничен. Длинные наименования строк и граф сокращаются с таким расчетом, чтобы не было искажения содержания. Применение видеотерминальных устройств для отражения сводок на экране предъявляет к составлению форм документов те же общие требования, но содержат и дополнительные условия, связанные с разработкой специальных форм запроса и форм вывода ответа на запрос. При проектировании размещения выводимой информации на экране видеотерминального устройства целесообразно учитывать такие его характеристики, как код формата, число строк в кадре, число символов в строке, информационная емкость экрана (знаков), набор воспроизводимых знаков (до 256 символов). Выбор конкретного формата выводимой информации производится с учетом указанных требований. Для отображения алфавитно-цифровой информации наиболее часто применяется формат размером 24 строки и 80 знаков в строке. Дисплей может быть монохромным или цветным, на нем отражаются буквы русского и латинского алфавитов, цифры, синтаксические, математические и специальные знаки. Экран дисплея можно разделить на окна, имитирующие документы, с которыми ведется работа, а с помощью функциональных клавиш можно отредактировать информацию. К выходным сводкам предъявляются следующие требования. Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. Особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению. Сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос. Машина должна изготовлять готовые для «использования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. В соответствии с машинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет получить на ПЭВМ готовую выходную форму, имеющую юридическую силу и пригодную для использования на любом уровне управления. Разработка форм первичных и сводных документов выполняется на стадии составления рабочего проекта автоматизированной обработки экономической информации и находит отражение в проектной документации, связанной с разработкой информационного обеспечения. Персональные ЭВМ позволяют использовать их для разработки новых форм документов. Рассмотрим порядок выполнения этой работы. Для этого используются типовые пакеты, основанные на базе табличных процессоров. Объектом обработки таких пакетов является крупноформатная электронная таблица, организованная в виде матрицы. На основе этой таблицы могут создаваться различные финансовые, учетные, статистические и другие документы (ведомости, таблицы). В качестве табличных процессоров наибольшее применение находят такие пакеты, как Excel, Lotus, Quattro Pro, SuperCalc и др. Электронная таблица, помещенная в машине, может быть различных размеров. Поскольку вся таблица не может одновременно появиться на экране, то выводится ее фрагмент (20 строк х 8 граф). Специальные клавиши обеспечивают передвижение таблицы по экрану. При разработке форм документа с помощью ПЭВМ так же, как и при ручном способе, вначале необходимо на бумаге составить эскиз документа, установить состав включаемых в него реквизитов и их расположение, дать наименование документу, строкам и графам. Создание документа на машине обеспечивается выполнением специальных команд. Вначале на экране появляется стандартная электронная таблица, которая при помощи соответствующих команд преобразуется в нужную форму документа. При этом устанавливаются графы нужного размера в зависимости от значимости помещаемых в них реквизитов, проводятся вертикальные и горизонтальные линии в таблице, вводятся названия документа, граф и строк. Спроектированную на дисплее форму документа (таблицу) можно сразу заполнить информацией либо заносить исходные данные постепенно по мере необходимости. Рассмотрим порядок обработки таблицы. Заполнение ее производится путем набора данных на клавиатуре. Для вычисления производных величин, итоговых строк (граф) предварительно в вычисляемую графу (строку) помещается формула расчета, которая обеспечивает автоматический расчет (пересчет) по всем графам (строкам). С помощью команд можно выполнить в заполненной таблице следующие действия: вносить любые изменения в таблицу, при этом производные величины будут исправляться автоматически; удалять графы (строки); передвигать графы (строки); дублировать содержимое граф (строк); сортировать информацию; выполнять различные вычисления; строить графики и таблицы; печатать таблицу. Размеры электронной таблицы позволяют создавать несколько документов (таблиц) и выполнять всевозможные комбинации форм из их элементов. Некоторые программы объединяют документы в рабочие группы или папки. Законченные таблицы можно записывать в память машины на диск и снова вызывать на экран дисплея для последующей работы. Широкое применение находит система Excel, являющаяся одной из наиболее популярных программ составления электронных таблиц и деловой графики. Она удовлетворяет самые разнообразные запросы пользователя, выполняет задачи от расчета отдельной величины до составления финансового отчета крупной корпорации. Программа имеет состав разнообразных вычислений, на основе которых повышается оперативность управления и принятия решений. Графический модуль деловой графики обеспечивает превращение табличных данных в столбиковые и другие диаграммы, что повышает наглядность обрабатываемых данных.

Применение технологий Workflow

Существуют системы, необходимые для поддержки набора взаимосвязанных процедур, составляющих сложные производственные процессы (бизнес-процессы). Их задача состоит в контроле за логикой потока работ целой организации и за взаимодействием интегрируемых приложений. Для достижения эффективности реализации бизнес-процессов были разработаны методы и инструментальные средства описания, проектирования, анализа и оценки бизнес-процессов, концепции и правила их реорганизации, а также информационные технологии поддержки. Так появились системы управления потоками работ (Workflow Management Systems — WfMS).

Определение понятия «Workflow». Слово «Workflow» переводится на русский язык как поток работ. По сути, это упорядоченное во времени множество рабочих заданий, которые получают, а затем обрабатывают сотрудники с той последовательностью и в рамках тех правил, которые определены для данного бизнес-процесса. Бизнес-процесс в свою очередь объединяет поток работ и функции, которые должны выполняться над заданиями этого потока, людей и оборудование, которые реализуют эти функции, а также правила, управляющие выполнением этих функций. Технология Workflow призвана все это автоматизировать и, следовательно, всем управлять. В этом состоит одна из главных ее задач.

Согласно глоссарию WfMC (Workflow Management Coalition) Workflow — это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.

Система управления Workflow. Это система, описывающая поток работ, создающая его и управляющая им при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с его участниками и при необходимости вызывать соответствующие приложения и инструментальные средства. Таким образом, система Workflow автоматизирует процесс, а не функцию, она связывает воедино организацию, людей и процессы.

Применение технологии Workflow. Основой любого бизнеса является постоянное внедрение новшеств. При этом необходимо и коренное изменение всей структуры организации для придания ей динамичности, которая свойственна ее внешней среде. В последнее время структурой будущего все чаще называют виртуальную организацию. По сути, это модификация горизонтальной структуры, в которой ресурсы можно быстро собрать воедино для решения какой-либо задачи. Преимущество виртуальности заключается в сокращении времени отклика системы.

Универсальная (самоуправляемая) организация — это устойчивая структура, переживающая изменения благодаря тому, что она сама никогда не перестает меняться. Технология Workflow предусматривает сбор необходимых характеристик, благодаря которому внесение изменений становится стандартной процедурой.

Однако Workflow — это не просто способ управления изменениями, это еще и набор методов и технологий поддержки бизнес-процессов. Workflow определяется как набор инструментальных средств для анализа, реорганизации и автоматизации задач и функций. Технология Workflow позволяет устранять ненужные задания, экономя тем самым время, и автоматизировать необходимые для процесса оставшиеся задания. Workflow наряду с информацией фиксирует процесс, включая правила, управляющие его выполнением (графики, приоритеты, маршруты, авторизацию, уровень секретности и роли участников процесса), т. е. позволяет выделить процесс как самостоятельную ценность. В этом состоит ее отличие от системы класса Groupware (компьютеризированной рабочей группы), которая предназначена для обеспечения группы пользователей, объединенных решением общей задачи, информацией, распределенной по компьютерной сети, в виде общих документов.

В приложениях Workflow знания о процессах участвуют в управлении, передаче, коллективном использовании и перераспределении информации. Знание о процессе подразумевает определение ролей, временных графиков и описание используемых ресурсов с последующей автоматизацией их взаимодействий в рамках приложения Workflow. Фокусировка Workflow происходит на тех аспектах и проблемах, которые принципиально важны для автоматизации процессов и ролевых взаимоотношений.

Хорошо определенный процесс на базе Workflow может сочетаться с нерегламентированными функциями работников умственного труда. Методики, применяемые для автоматизации производства, такие как электронный обмен данными (EDI), поставка точно в срок (JIT), анализ временных затрат и общее управление качеством (TQM), являются неотъемлемой частью системы Workflow.

TQM — это многоплановая модель, предназначенная для оценки и изменения всех аспектов деятельности организации и достижения ее конечной цели — повышения качества продукции и услуг. Основная трудность этой модели — выработка параметров и правил, необходимых для интеграции производственных процессов двух деловых партнеров. Workflow позволяет выделить эти параметры, интегрировать различные приложения и выработать правила обработки транзакций в рамках расширенного предприятия. При этом модель Workflow применима не только на производстве: она также хорошо работает с системой, объединяющей офисные функции, например продажи и маркетинг.

Анализ цепочки добавленного качества в Workflow. Цепочка добавленного качества позволяет выявить критические зоны, которые могут быть устранены с помощью автоматизации рабочих потоков. С ее помощью можно оценивать функции, образующие поток работ. Цепочка добавленного качества — это система взаимосвязанных функций, соединенных связями. Связь возникает тогда, когда выполнение одной функции сказывается на других. Плохо структурированная цепочка добавленного качества может привести к задержкам в передаче информации от одного звена к другому, что приведет к недопустимому с точки зрения конкуренции опозданию при выводе продукта на рынок.

Подход JIT, предполагающий интенсивный обмен информацией между компанией и ее поставщиками, служит примером того, как система Workflow может усовершенствовать внешние связи. В такой цепочке добавленного качества система Workflow выступает в роли средства, с помощью которого обеспечивается координация заданий и функций между двумя торговыми партнерами. В системе Workflow включены функции реализации цепочек добавленного качества как самой компании, так и ее клиентов, а также известных и потенциальных конкурентов. Для формирования этих цепочек сначала следует описать всю информационную инфраструктуру организации, определить все имеющиеся процедуры обмена информацией. Затем необходимо определить значимость каждого компонента модели и выявить индивидуальные связи цепочки добавленного качества. В электронной системе устраняется только время физической передачи результатов. Время ожидания в очереди, т. е. время простоя функции в ожидании работы, может составлять большую часть времени передачи. Workflow уделяет внимание как времени выполнения, так и времени передачи и может значительно сократить время передачи и период простоя между выполнением отдельных заданий, а также повысить личностный аспект процесса за счет обеспечения автономных путей обмена информацией, не связанных с переходом от одной выполняемой функции к другой. Применяя систему Workflow, вполне реально использовать взаимодействие с поставщиком, контролируя тем самым цепочку добавленного качества, а также достигая экономии на издержках за счет возможности делать закупки на более широком рынке, используя преимущества прямой конкуренции.

Функции систем класса Workflow

В системы класса Workflow принято закладывать следующие функции: управление потоками работ, обеспечение документооборота, контроль потоков работ и документов, отчетности (отчетность по реквизитам документов, статистический анализ) и администрирование (определение прав доступа пользователей, регистрация событий в системном журнале). Кроме того, в системе должны быть предусмотрены возможность интеграции с КИС, совместимость с офисными программами (MS Office, Outlook, MS Project и т. д.), а также поддержка различных ОС (MS Windows 2000 Pro, Linux и т. д.) и популярных СУБД (ORACLE, DB2 и т. д.).

Системы класса Workflow обеспечивают решение следующих задач:

разработки описания бизнес-процесса (Build time),

управления выполнением бизнес-процесса (Run time) ',

интеграции используемых в процессе приложений.

Понятие и виды носителей информации

Носитель информации — это физическая среда, непосредственно хранящая информацию. Основным носителем информации для человека является его собственная биологическая память (мозг человека). Собственную память человека можно назвать оперативной («быстрой») памятью. Собственную память еще можно назвать внутренней памятью, поскольку ее носитель — мозг — находится внутри нас.

Все прочие виды носителей информации можно назвать внешними (по отношению к человеку). Виды этих носителей менялись со временем: камень, дерево, папирус, бумага, магнитные, оптические носители информации.

Хранение больших объемов информации оправдано только при условии, если поиск нужной информации можно осуществить достаточно быстро, а сведения получить в доступной форме.

Носитель информации — строго определённая часть конкретной информационной системы, служащая для промежуточного хранения или передачи информации.

Основа современных информационных технологий — это ЭВМ. Когда речь идет об ЭВМ, то можно говорить о носителях информации, как о внешних запоминающих устройствах (внешней памяти). Эти носители информации можно классифицировать по различным признакам, например, по типу исполнения, материалу, из которого изготовлен носитель и т. п.

Ленточные носители информации.

Магнитная лента — носитель магнитной записи, представляющий собой тонкую гибкую ленту, состоящую из основы и магнитного рабочего слоя. Рабочие свойства магнитной ленты характеризуются её чувствительностью при записи и искажениями сигнала в процессе записи и воспроизведения. Наиболее широко применяется многослойная магнитная лента с рабочим слоем из игольчатых частиц магнитно-твёрдых порошков гамма-окиси железа (у-Fе2О3), двуокиси хрома (СrО2) и гамма-окиси железа, модифицированной кобальтом, ориентированных обычно в направлении намагничивания при записи.

Дисковые носители информации.

Дисковые носители информации относятся к машинным носителям с прямым доступом. Понятие прямой доступ означает, что ПК может «обратиться» к дорожке, на которой начинается участок с искомой информацией или куда нужно записать новую информацию.

Накопители на дисках наиболее разнообразны:

· Накопители на гибких магнитных дисках (НГМД), они же флоппи-диски, они же дискеты

· Накопители на жестких магнитных дисках (НЖМД), они же винчестеры (в народе просто «винты»)

· Накопители на оптических компакт-дисках:

— CD-ROM (Compact Disk ROM)

— DVD-ROM

Имеются и другие разновидности дисковых носителей информации.

Накопители на гибких магнитных дисках.

Некоторое время назад дискеты были самым популярным средством передачи информации с компьютера на компьютер, так как интернет в те времена был большой редкостью, компьютерные сети тоже, а устройства для чтения-записи компакт дисков стоили очень дорого. Дискеты и сейчас используются, но уже достаточно редко. В основном для хранения различных ключей (например, при работе с системой клиент-банк) и для передачи различной отчетной информации государственным надзорным службам.

Дискета — портативный магнитный носитель информации, используемый для многократной записи и хранения данных сравнительно небольшого объема. Этот вид носителя был особенно распространён в 1970;х — начале 2000;х годов. Вместо термина «дискета» иногда используется аббревиатура ГМД — «гибкий магнитный диск» (соответственно, устройство для работы с дискетами называется НГМД — «накопитель на гибких магнитных дисках», жаргонный вариант — флоповод, флопик, флопарь от английского floppy-disk или вообще «печенюшка»). Обычно дискета представляет собой гибкую пластиковую пластинку, покрытую ферромагнитным слоем, отсюда английское название «floppy disk» («гибкий диск»). Эта пластинка помещается в пластмассовый корпус, защищающий магнитный слой от физических повреждений. Оболочка бывает гибкой или прочной. Запись и считывание дискет осуществляется с помощью специального устройства — дисковод (флоппи-дисковод). Дискета обычно имеет функцию защиты от записи, посредством которой можно предоставить доступ к данным только в режиме чтения.

Накопители на жестких магнитных дисках

В качестве накопителей на жестких магнитных дисках широкое распространение в ПК получили накопители типа «винчестер» .

Термин винчестер возник из жаргонного названия первой модели жесткого диска емкостью 16 КВ (IBM, 1973 г.), имевшего 30 дорожек по 30 секторов, что случайно совпало с калибром 30/30 известного охотничьего ружья «Винчестер» .

Накопители на оптических дисках

Компакт-диск («CD», «Shape CD», «CD-ROM», «КД ПЗУ») — оптический носитель информации в виде диска с отверстием в центре, информация с которого считывается с помощью лазера. Изначально компакт-диск был создан для цифрового хранения аудио (т. н. Audio-CD), однако в настоящее время широко используется как устройство хранения данных широкого назначения (т. н. CD-ROM). Аудио-компакт-диски по формату отличаются от компакт-дисков с данными, и CD-плееры обычно могут воспроизводить только их (на компьютере, конечно, можно прочитать оба вида дисков). Встречаются диски, содержащие как аудиоинформацию, так и данные — их можно и послушать на CD-плеере, и прочитать на компьютере.

Оптические диски имеют обычно поликарбонатную или стеклянную термообработанную основу. Рабочий слой оптических дисков изготавливают в виде тончайших плёнок легкоплавких металлов (теллур) или сплавов (теллур-селен, теллур-углерод, теллур-селен-свинец и др.), органических красителей. Информационная поверхность оптических дисков покрыта миллиметровым слоем прочного прозрачного пластика (поликарбоната). В процессе записи и воспроизведения на оптических дисках роль преобразователя сигналов выполняет лазерный луч, сфокусированный на рабочем слое диска в пятно диаметром около 1 мкм. При вращении диска лазерный луч следует вдоль дорожки диска, ширина которой также близка к 1 мкм. Возможность фокусировки луча в пятно малого размера позволяет формировать на диске метки площадью 1−3 мкм. В качестве источника света используются лазеры (аргоновые, гелий-кадмиевые и др.). В результате плотность записи оказывается на несколько порядков выше предела, обеспечиваемого магнитным способом записи. Информационная ёмкость оптического диска достигает 1 Гбайт (при диаметре диска 130 мм) и 2−4 Гбайт (при диаметре 300 мм).

Широкое применение в качестве носителя информации получили также магнитооптические компакт-диски типа RW (Re Writeble). На них запись информации осуществляется магнитной головкой с одновременным использованием лазерного луча. Лазерный луч нагревает точку на диске, а электромагнит изменяет магнитную ориентацию этой точки. Считывание же производится лазерным лучом меньшей мощности.

Во второй половине 1990;х годов появились новые, весьма перспективные носители документированной информации — цифровые универсальные видеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с большой ёмкостью (до 17 Гбайт).

По технологии применения оптические, магнитооптические и цифровые компакт-диски делятся на 3 основных класса:

Диски с постоянной (нестираемой) информацией (CD-ROM). Это пластиковые компакт-диски диаметром 4,72 дюйма и толщиной 0,05 дюйма. Они изготавливаются с помощью стеклянного диска-оригинала, на который наносится фоторегистрирующий слой. В этом слое лазерная система записи формирует систему питов (меток в виде микроскопических впадин), которая затем переносится на тиражируемые диски-копии. Считывание информации осуществляется также лазерным лучом в оптическом дисководе персонального компьютера. CD-ROM обычно обладают ёмкостью 650 Мбайт и используются для записи цифровых звуковых программ, программного обеспечения для ЭВМ и т. п.;

Диски, допускающие однократную запись и многократное воспроизведение сигналов без возможности их стирания (CD-R; CD-WORM — Write-Once, Read-Many — один раз записал, много раз считал). Используются в электронных архивах и банках данных, во внешних накопителях ЭВМ. Они представляют собой основу из прозрачного материала, на которую нанесён рабочий слой;