Информационные системы в менеджменте

1. Структура типовой муниципальной информационной системы

Сегодня во всем мире признано, что информация является важнейшим средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности. Информация образует основу процесса управления, поскольку именно она содержит сведения, необходимые для оценки ситуации и принятия управленческих решений.

Успешное решение государством экономических, социальных и политических задач во многом зависит от эффективности деятельности государственных органов, через посредство которых и осуществляются функции государства. В свою очередь успешное осуществление государственными органами своих управленческих функций напрямую зависит от используемой в процессе принятия управленческих решений информации.

Основу всех управленческих процессов составляют управленческие решения, именно в них, с одной стороны, фиксируются выявленные потребности, интересы и цели, описываются обстоятельства, факторы и причины, вызывающие необходимость формирования и реализации, определенных государственно-управляющих воздействий, указываются конкретные ресурсы, возможности для изменения конкретной ситуации.

В современных условиях количество потребляемой в органах государственного управления информации нарастает очень быстрыми темпами. Подсчитано, что от 50 до 90% рабочего времени любого управленца занимают коммуникации и связующие процессы, связанные с обработкой информации.

В таких условиях получение новой информации, хранение и поиск уже созданной, актуальное использование информации становятся весьма трудным делом, требующим времени, сил и средств, создания специальных структур, применения новейшей техники и технологии. Перед государственным управлением стоит сложная задача овладения информацией, ее организации, каналов движения, способов оценки, механизмов эффективного использования на практике.

1.1 Информационный процесс

Информационные процессы в государственном управлении, связанные со сбором, систематизацией, переработкой, хранением, поиском и распространением информации, организуются и совершаются в определенной последовательности. В самом общем виде назначение этой деятельности заключается в передаче информации от источника ее зарождения к потребителю (пользователю).

Сбор информации, заключающийся в ее выявлении и получении, образует непременную составную часть управленческой деятельности. В процессе систематизации полученная информация распределяется и располагается по определенным заданным классификационным признакам, удовлетворяющим потребности управленческой системы.

Преобразование первичной документальной информации заключается в анализе и переработки содержания первичных документов и создания на этой основе новых документов (вторичных), выполняющих специфические функции. При этом вторичные документы создаются в соответствии с определенными правилами, устанавливаемыми исходя из специфики и задач информационной деятельности.

Хранение и поиск информации имеют целью передачу информации во времени. Для этой цели создаются информационно-поисковые системы. Эти системы могут быть документальными и фактографическими: документальные выдают в результате поиска документы, их копии или же адреса этих документов, а фактографические помогают отыскивать отдельные сведения, факты.

Воспроизведение информации представляет собой этап дублирования информации, найденной в результате поиска, для ее передачи потребителю. Обычно воспроизведение сводится к полному или частичному копированию выданного документа.

Распространение информации является заключительным этапом информационной деятельности, связанным с ее передачей тем, кому она предназначена.

Структура информационных процессов в государственной сфере управления может быть представлена в таком виде: источник информации (кто сообщает, что, как, кому и с каким результатом); само сообщение (содержание); средства или каналы, по которым передается сообщение; получатель сообщения; эффект передачи сообщения.

Движение информации в системе государственного управления подчиняется определенным правилам — алгоритмам. К ним относятся:

1. Правила, касающиеся ограничений, накладываемых на обмен информацией (схемы путей передачи в информационную подсистему различных видов информации, максимально возможной загрузки этих путей и др.);

2. Правила выбора путей передачи информации;

3. Правила преобразования потоков информации (отбора, размножения и обобщения информации с целью уменьшения исходных ее потоков);

4. Правила обслуживания различных источников и потребителей информации в зависимости от их места в системе управления;

5. Правила оперирования с различными обобщениями с учетом их важности и срочности.

Эти правила способствуют тому, что на каждом иерархическом уровне администрации накапливалось и использовалось только то количество информации, которое необходимо для управления объектами данного уровня. Фиксирование этих уровней, в свою очередь облегчает выбор наиболее целесообразных путей прохождения информации и ее носителей.

Информационный процесс строится, разумеется, применительно к особенностям организационной структуры соответствующего государственного органа, что придает ему определенную жесткость. Изменения в организационно-штатной структуре вызывают потребность в адаптации информационного обеспечения к изменившимся условиям, а также соответствующей корректировки деятельности специалистов-исполнителей.

Под системой информационного обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления понимается совокупность организационно-правовых, информационных, методических, программно-технических и технологических компонент, взаимосвязанная и соответствующим образом сформированная для обеспечения информационных процессов в органе управления, исполнения должностных обязанностей государственных служащих за счет рационального использования информационных ресурсов и информационных технологий. Она основывается как на системе макроэкономических показателей и индикаторов государства, ключевых показателях состояния и развития края, области, так и на системе первичной информации, собираемой от основных информационных объектов города и района.

Создание единого информационного пространства России, отражающего динамику преобразований, состояние различных регионов страны, возможно только через функционирование информационной вертикали «Федерация — Субъект РФ — Муниципальное образование». В этой информационной вертикали ключевым элементом являются информационные ресурсы самого низшего уровня управления — муниципального. Здесь находится система первичной информации, здесь живет человек, здесь начало потока: «данные — информация — решение — действие». [2]

2. Примеры определений, целей, задач и структуры типовой информационной системы

2.1 Примеры определения МИС

Определение 1: муниципальная информационная система представляет собой целостную технологическую, программную и информационную среду создания, хранения, анализа и распространения информации в интересах муниципальных органов власти, предприятий и граждан. МИСявляется средством информационной поддержки муниципальногоуправления, и ее необходимо рассматривать как — объединение всех принятых в организации технологий обработки информации. [1]

Определение 2: муниципальная информационная система (МИС) предназначена для автоматизации процессов учета и управления в едином информационном пространстве Администрации, муниципальных учреждений и предприятий города. Ее создание позволяетт снизить вероятность допущения ошибки при принятии решения, более эффективно использовать бюджетные средства, а также повысит эффективность работы подразделений. [2]

2.2 Направления использования МИС

1. Информационное взаимодействие субъектов муниципальногоуправления;

2. Информационно-аналитическая поддержка управленческих решений;

3. Обеспечение безбумажной технологии обработки и хранения информации.

2.3 Составляющие МИС

МИС представляет собой сложный комплекс, включающий в себя:

· технологию обмена и обработки информации,

· системы управления базами данных,

· каналы связи,

· коммуникационное оборудование,

· компьютерное оборудование,

· функциональные прикладные подсистемы и модули подразделений,

· общесистемное программное обеспечение,

· организационно-нормативные документы,

· методы и средства защиты информации,

· собственно информацию (данные),

· пользователей и администраторов системы. [3]

2.4 Пример целей и задач МИС

Целью создания муниципальной информационной системы (МИС) является повышение эффективности обслуживания субъектов информатизации на территории муниципальных образований.

Основные задачи системы:

1) формирование муниципальных информационных ресурсов;

2) модернизация существующих городских баз данных и создание новых, для включения их в информационную систему;

3) обеспечение оперативного доступа структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и организаций к базам данных и оперативной информации городского, регионального, межрегионального, федерального и международного уровней;

4) обеспечение защиты и разграничение доступа к информационным ресурсам;

5) разработка общей технологии хранения, обработки, преобразования и передачи информации;

6) определение и разработка структуры информационных систем, автоматизированных рабочих мест, функций и задач, подлежащих автоматизации;

7) обеспечение оперативного информационного взаимодействия всех служб и предприятий в нештатных ситуациях.

Для достижения целей муниципальной информационной системы осуществляется проектирование нештатных ситуаций, формирование вновь и адаптация существующих баз данных к стандартам системы, подбираются, разрабатываются и поставляются программно-технические средства, монтаж, наладка, поэтапное внедрение и опытная эксплуатация системы в реальных условиях. [4]

2.5 Пример перечня автоматизируемых деловых процессов

— регистрация обращений граждан и организаций

— регистрация входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов, нормативно-правовых актов

— осуществление контроля исполнительской дисциплины

— размещение информации на Интернет-портале Администрации

— ведение графика мероприятий Администрации

— учет расходов и доходов бюджета,

— казначейское исполнение бюджета,

— бухгалтерский учет,

2.6 Пример перечня объектов внедрения

— Отдел пресс-центр Администрации

— Отдел мобилизационной подготовки Администрации

— Комитет муниципальной службы Администрации

— Управление делопроизводства Администрации

— Комитет экономики Администрации

— Комитет потребительского рынка и услуг [2]

2.7 Пример структуры МИС

Общегородская информационная сеть передачи данных включает в себя коммуникационный центр и средства связи пользователей сети.

Коммуникационный центр обеспечивает возможность использования пользователями следующих каналов связи:

· выделенных телефонных каналов, обеспечивающих скорость передачи данных до 64 Кбит/с;

· коммутируемых телефонных каналов, обеспечивающих скорость передачи данных до 33 Кбит/с;

· сети передачи данных RADIOETHERNET, обеспечивающей скорость передачи данных до 2 Мбит/с и охватывающей пользователей в пределах города;

· транковой радиосети INFOTAC, обеспечивающей скорость передачи данных до 19,2 Мбит/с и охватывающей пользователей в пределах зоны обслуживания;

· системы MOSCAD для пользователей сети производственно-технического назначения, позволяющей в автоматическом режиме работать с удаленными объектами управления.

Коммуникационный центр обеспечивает возможность подключения пользователей к сетям INTERNET, SPRINT, RELCOM, РОСПАК, РОСНЕТ и др.

Сеть информационной системы должна соединять локальные вычислительные сети (ЛВС) структурных подразделений администрации города, удаленных и мобильных пользователей.

ЛВС строятся по территориальному принципу и могут включать различные структурные подразделения администрации города, размещающиеся в одном либо группе соседних зданий. В свою очередь ЛВС объединяются в единую информационную сеть с помощью высокоскоростных беспроводных каналов RADIOETHERNET. [3]

Управление государством объективно связано, прежде всего, с информационными процессами. Высокоэффективная управленческая деятельность сегодня может осуществляться не иначе как на основе безупречного информационного материала. Поэтому необходимо как можно скорее внедрять в практическую деятельность органов государственного управления новые информационные технологии, дающие возможность значительно повысить разработку и реализацию управленческих решений.

3. Электронная таблица

3.1 Работа с данными и организация вычислений

Исходные данные — файл 16. xls с информацией об итогах торгов на российском рынке ценных бумаг.

Привести в порядок форматы заданной таблицы (коррекция заголовков, шрифтов, выравнивание, границы таблицы). Преобразовать таблицу в список.

Рассчитать объемы продаж и покупок (объем продаж = лот продажи * цена продажи; объем покупок = лот покупки * цена покупки). Рассчитать активность (сумма объема продаж и объема покупок).

Удалить записи с нулевой активностью и строки с неопределенными данными.

Получить сводные итоги по активности фирм.

Часть таблицы

Выявить 10 фирм с максимальной активностью.

Выявить динамику торгов по 5 наиболее активным фирмам. Построить график (и), иллюстрирующие динамику торгов. Тип графиков и выводимую информацию выбрать самостоятельно.

Получить сводные итоги, характеризующие активность работы с отдельными ценными бумагами (поле «эмитент»).

Часть таблицы

Выявить 10 ценных бумаг, по которым наблюдалась наиболее высокая активность.

Выявить динамику торгов по 5 ценным бумагам с наивысшей активностью. Построить график (и), иллюстрирующие динамику торгов. Тип графиков и выводимую информацию выбрать самостоятельно.

Отобрать фирмы, у которых объем продаж или объем покупок больше 10 000 руб.

Часть таблицы

Отобрать эмитентов, у которых активность меньше 10 000 руб.

Часть таблицы

С помощью функции «Итоги» получить данные торгов по каждому дню.

Рассчитать суммарную активность всех фирм из г. Пермь.

Часть таблицы

Суммарная активность всех фирм из г. Пермь = 2 796 438 081 р.

Рассчитать объем продаж всеми фирмами из г. Пермь за 2 апреля.

Объем продаж за 2 апреля 1997 г. фирмами из г. Пермь равен 20 000 р.

3.2 Финансовые функции электронных таблиц

Начальная стоимость компьютера — 5320 руб., остаточная стоимость — 400 рублей, срок эксплуатации — 8 лет. Определить величину амортизации компьютера за период между 2 и 5 годами эксплуатации. Использовать все методы расчёта амортизации, имеющиеся в Excel. Построить графики амортизации для всех методов расчёта. Период — срок эксплуатации.

Решение 1 — Динамика амортизационных отчислений, рассчитанных с помощью финансовой функции АПЛ

Решение 1 — Динамика амортизационных отчислений, рассчитанных с помощью финансовой функции АПЛ

Решение 2 — Динамика амортизационных отчислений, рассчитанных с помощью правила суммы лет (АСЧ)

Решение 2 — Динамика амортизационных отчислений, рассчитанных с помощью правила суммы лет (АСЧ)

Решение 3 — Динамика амортизационных отчислений, рассчитанных с помощью метода фиксированного процента (ФУО)

Решение 3 — Динамика амортизационных отчислений, рассчитанных с помощью метода фиксированного процента (ФУО)

Решение 4 — Динамика амортизационных отчислений, рассчитанных с помощью метода двойного процента по годам (ДДОБ)

Решение 4 — Динамика амортизационных отчислений, рассчитанных с помощью метода двойного процента по годам (ДДОБ)

График зависимостей амортизационных отчислений от времени эксплуатации

График зависимостей остаточных стоимостей от времени эксплуатации

3.3 Решение задач «что — если»

В банке взят кредит размером 85 000 рублей на 14 месяцев. Ставка по кредиту составляет 120% годовых. Деньги вкладываются в бизнес, при этом в конце каждого месяца имеется доход, вычисляемый как постоянный процент от остатка вложенной суммы (с учетом уже произведенного погашения кредита на данный момент). Часть полученного дохода должна идти на погашение кредита и процентов по нему.

Определить рентабельность капитала, при которой в конце года мы получим чистый доход в 9600 рублей.

3.5 Автоматизация работы с помощью макросов

Записываем макрос, который реализует следующие действия:

— Удаляет все рабочие листы, кроме двух первых;

— Переходит на рабочий лист 2.

— Дает рабочему листу 2 новое имя «Макро6»;

— Блок А1: D5 выделяет синим цветом;

— Записывает файл на диск под именем NEW6.

Назначаем макросу быструю клавишу Crtl+Shift +F.

Текст макропрограммы:

Sub Макрос3 ()

' Сочетание клавиш: Ctrl+Shift+F

'

Sheets («1.7»).Select

ActiveWindow. SelectedSheets. Delete

Sheets («1.12»).Select

ActiveWindow. SelectedSheets. Delete

Sheets («Sheet1»).Select

ActiveWindow. SelectedSheets. Delete

Sheets («2.2»).Select

ActiveWindow. SelectedSheets. Delete

Sheets («2.3»).Select

ActiveWindow. SelectedSheets. Delete

Sheets («Лист2»).Select

Sheets («Лист2»).Name = «Макро6»

Range («A1:D5»).Select

With Selection. Interior

ColorIndex = 5

Pattern = xlSolid

End With

ChDir _

«C:»

ActiveWorkbook. SaveAs Filename:= _

«C:NEW6.xls» _

FileFormat:=xlNormal, Password:="", WriteResPassword:="", _

ReadOnlyRecommended:=False, CreateBackup:=False

End Sub

4. Работа с СУБД

4.1 Основы работы с СУБД

Объединяем файлы Amerika. doc, Afrika. doc и экспортируем данные в Access.

Cозданной таблице присвоил имя «Страны»

Строим в режиме Конструктора запросы для ответа на следующие вопросы:

а) Выбрать все страны, где государственный язык — английский (выводимые поля — страна, столица).

Для создания нового запроса выбираем вкладку «Запросы» окна базы данных, затем щелкаем по кнопке «Создать» в появившемся окне «Новый запрос» выбираем опцию «Конструктор».

На экране появилось окно режима конструктора запросов и диалоговое окно «Добавление таблицы».

Во вкладке «Таблицы» диалогового окна «Добавление таблицы» выбираем таблицу, а затем щелкаем по кнопке «Добавить». Заполняем бланк запроса.

Конструктор запроса.

Сохраняем данный запрос под именем Запрос а.

Результат работы запроса

б) Рассчитать суммарное население всех стран с государственным английским языком.

Новый запрос, создаем аналогично предыдущему.

Конструктор запроса.

Сохраняем данный запрос под именем Запрос б

Результат работы запроса

в) Рассчитать суммарный годовой доход всех жителей стран с государственным английским языком.

Конструктор запроса.

Сохраняем данный запрос под именем Запрос в

Результат работы запроса

г) Рассчитать средний доход жителей стран с государственным английским языком.

Конструктор запроса.

Сохраняем данный запрос под именем Запрос г

Результат работы запроса

д) Выбрать все страны с населением более 120 млн. человек (выводимые поля — страна, население).

Конструктор запроса.

Сохраняем данный запрос под именем Запрос д

Результат работы запроса

е) Выбрать все страны, производящие машины (выводимые поля — страна, производство).

Конструктор запроса.

Сохраняем данный запрос под именем Запрос е

Результат работы запроса

ж) Рассчитать средний годовой доход жителей стран с государственным английским языком, производящие машины.

Конструктор запроса.

Сохраняем данный запрос под именем Запрос ж

Результат работы запроса

В окне Базе данных переходим на вкладку Формы и выбираем Создать.

В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбираем Мастер форм, в качестве источника данных, выбираю таблицу, созданную в п. 3.1.1.

В окне Создания форм выбираем все поля таблицы, а затем выбираем Внешний вид формы — один столбец и стиль, присваиваем форме имя «форма для ввода».

Создать отчеты по результатам выполнения запросов «а», «е» п. 3.1.2. Форму отчетов определить самостоятельно.

Щелкаем на кнопке Создать на вкладке Отчеты окна БД. Появится диалоговое окно Новый отчет.

В нижней части окна Новый отчет выбираем запрос «а», «е» п. 3.1.2. из которого предполагается использовать данные отображенные в отчете.

В списке способов создания отчетов выбираем параметр Мастер отчетов.

Отвечаем на вопросы Мастера отчетов и называем созданный отчет.

Отчёты по результатам выполнения запросов «а», «е»

Запрос а

Страна

Антигуа и Барбуда

Багамы

Барбадос

Гайана

Гренада

Доминика

Сент-Винсент и Гренадины

Сент-Китс и Невис

Сент-Люсия

США

Тринидад и Тобаго

Ямайка

Гамбия

Гана

Замбия

Зимбабве

Либерия

Маврикий

Намибия

Нигерия

Свазиленд

Сьерра-Леоне

Уганда

Южно-Африканская республика

Запрос е

Страна Производство

Канада Пшеница, природный газ, нефть, бумага,

Южно-Африканская республика Алмазы, золото, машины

По запросу «д» п 3.1.2. построить график.

В списке способов создания отчетов выбираем параметр МАСТЕР ДИАГРАММ, затем выбираем ЗАПРОС Д и по этому запросу строим диаграмму (выбираем тип диаграммы — гистограмма).

Полученный отчет с диаграммой

4.2 Работа с многотабличными СУБД

Экспортируем файлы «03 заказано. doc», «03 заказы. doc», «Клиенты.doc», «Товары.doc» в Access.

Продумываем структуру многотабличной базы данных.

Создаем индексные поля

Устанавливаем соответствующие связи между таблицами.

Схема данных.

Строим в режиме Конструктора запросы для ответа на следующие вопросы:

а) Определить суммы реализации по каждому товару, который продавался за период работы.

Конструктор запроса.

Результат запроса

б) Определить себестоимость каждого проданного товара.

Конструктор запроса.

Результат запроса

в) Определить прибыль по каждому проданному товару.

Конструктор запроса.

Результат запроса

г) Определить суммы реализации по каждому клиенту.

Конструктор запроса.

Результат запроса

д) Определить прибыль, принесенную каждым клиентом.

Конструктор запроса.

Результат запроса

1. Интернет-источник: http://info-tehnologii.ru/if_gos/Mun/index.html

2. Интернет-источник: http://mag.e-gorod.ru/lib/12 203/

3. Интернет-источник: http://www.tver.ru/administration/structure/ it/mis.html

4. Интернет-источник: http://sdb.su/informatika/page, 28,449-municipalnye-informacionnye-sistemy-chast-2-iz-2.html