Информационные системы ЗАО «НПО» Гидромаш" на примере планово-экономического отдела

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине:

«ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ ПРЕДПРИЯТИЯ»

на тему: «ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ЗАО «НПО «ГИДРОМАШ» НА ПРИМЕРЕ ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОТДЕЛА«

1. Использование информационных систем в рекламе

2. Информационная структура планово-экономического отдела (ПЭО)

2.1 Место ПЭО в структуре ЗАО «НПО «Гидромаш»

2.2 Входная информация отдела

2.3 Выходная информация

3. Использование информационных технологий

3.1 Программное обеспечение

3.2 Использование графических, табличных, интегрированных пакетов

3.3 Используемый тип базы данных Microsoft Access

4. Оценка экономической эффективности использования информационных систем

5. Правовое обеспечение информационных систем

6. Практическая часть

Выводы

Информация как базовый системо-формирующий фактор вносит принципиально новые свойства в характер производства, особенности труда, в специфику социальных отношений.

В жизнь современного предприятия вошел новый инструментарий — информационные системы (ИС). Именно они позволяют многократно ускорить принятие решений и осуществление производственных процессов.

Кроме того, информационные системы позволяют значительно снизить производственные затраты, автоматизировать многие трудные и просто вредные операции, повысить качество продукции. Многие виды продукции стало возможным изготовить лишь благодаря появлению в производстве информационных систем. Но информационные системы на предприятии создают и новые проблемы. Ведь их применение значительно поднимает уровень сложности и информационной насыщенности производства, выдвигая беспрецедентные требования к уровню подготовки обслуживающего персонала. Знание содержания, функций и наиболее эффективных путей применения информационных систем является обязательным багажом специалистов, переступающих порог любого предприятия — от огромного концерна до маленькой фирмы. Задача данной курсовой работы — описание направлений деятельности ЗАО «НПО «Гидромаш», его структуры, характеристика планово-экономического отдела предприятия, его входную и исходную информацию. Также тщательно рассмотрено установленное программное обеспечение и его использование в отделе. Рассчитана эффективность использования компьютерной техники в планово-экономическом отделе предприятия и сделаны выводы о целесообразности введения информационных технологий.

В практической части курсовой работы рассчитывается себестоимость трёх видов продукции и её отпускная цена, а также строится прогноз с использованием инструментов Exel

1. Использование информационных систем в рекламе

Информационные технологии, внедряясь во все сферы жизнедеятельности человека, привносят не только экономию различных ресурсов (временных, трудовых, материальных), но и выступают основой реструктуризации бизнес-процессов, выступая новой технологической основой их реализации.

В контексте реализации рекламных технологий это связано как с возможностью представления максимума необходимой информации об объекте рекламы, так и с мультимедийной природой виртуальной среды.

Информационные технологии предоставляют рекламодателю самый эффективный по возможностям и стоимости способ фокусированного воздействия на целевую аудиторию и конкретных пользователей, оперативного, четкого и глубокого анализа рекламных мероприятий.

Рисунок 1 — Использование информационно-коммуникационных технологий в бизнес-процессах

Стремительное развитие информационных технологий, безусловно, затронуло крупную и динамичную отрасль мирового хозяйства — рекламный бизнес. Эти технологии представлены во всем многообразии — от специализированных программных продуктов управления отдельной рекламным агентством до применения глобальных компьютерных систем.

Наряду со сбытовой функцией информационные технологии предоставляют самую разнообразную информацию и рекламу о фирме и ее услугах для клиентов и партнеров, позволяют не просто реализовать услугу контрагенту или потребителю, но и формировать спрос, повышать эффективность и прибыльность деятельности на рынке.

Существенное сдерживание процессов внедрения информационных технологий в рекламную деятельность оказывает нежелание или боязнь введения новшеств, неуверенность персонала в готовности в полном объеме использовать возможности компьютерной техники, наконец, недостаточная надежность и проработанность отечественных компьютерных разработок, неприемлемость или неполная адаптированность западных технологий на украинском рынке, малый срок деятельности отечественных разработчиков и поставщиков информационного обеспечения и многое, многое другое.

Наиболее ярко эти возможности проявляются в условиях Интернет.

Современные мультимедиа-технологии позволяют успешно интегрировать все виды информации, в том числе и самой легко воспринимаемой — визуального. В результате гармоничная совокупность всех видов Интернет-контента, оказывает мощное влияние на подсознание.

Преимущества использования возможностей компьютерных сетей в рекламной деятельности:

* Достаточно большая по масштабу аудитория. Ни одна газета, ни одно радио по широте охвата не сравнятся с Интернетом. Учитывая возрастающую компьютерную грамотность населения планеты, можно предположить, что в будущем тенденция увеличения пользователей Всемирной сети прочно утвердится. Однако, как отмечают исследователи, на сегодняшний день сравнительная фрагментарность и неупорядоченность сетевого пространства зачастую снижают эффективность рекламы.

* Возможность индивидуально-массового подхода, т. е. точечного воздействия, фокусировки на представителях целевой аудитории потребителей продвигаемого продукта.

* Интерактивный характер рекламы в Интернете позволяет сформировать у потребителя доверительное отношение к рекламодателю. Именно за счет этой характерной особенности Интернет-реклама не вызывает такого количества негативных эмоций, как, к примеру, газетная или телевизионная. Пользователь всегда уверен в том, что рекламные баннеры не прервут просмотр его любимого сайта, чтение личной почты или приятного виртуального общения, потому что появление всех нежелательных баннерных «назойливостей» можно предупредить в настройках браузера.

Исходя из всех вышеперечисленных характерных особенностей, можно сделать вывод, что реклама в Интернете помогает повысить и укрепить имидж бренда, сделать его узнаваемым, авторитетным. Она позволяет вести обратную связь, что снижает вероятность недочетов и ошибок рекламной компании. Самое главное преимущество — рекламная компания в Интернете (разумеется, разработанная профессионалами), практически всегда оправдывает денежные вложения.

Думается, уже сейчас можно уверенно сказать, что в ближайшие несколько лет Интернет станет основным средством продвижения на рекламном рынке.

Основными инструментами рекламы в Интернет являются:

— баннерная реклама — одно им наиболее широко используемых средств рекламирования и привлечения покупателей, а также инструмент имиджевой рекламы;

— регистрация ресурса в каталогах, поисковых системах;

— реклама с использованием электронной почты, а также основанных на ее механизмах службах Интернет — списков рассылки и дискуссионных листов;

— реклама с использованием служб телеконференций и досок объявлений;

— партнерские программы.

Как и в традиционных условиях, проведение рекламной кампании с использованием средств информационных и коммуникационных технологий требует планомерного подхода, начиная с формулирования конкретных целей проводимой кампании, методов и используемых средств и кончая оценкой эффективности и анализом результатов.

Рассмотрим основные инструменты.

Баннерная реклама

Баннерная реклама остается сегодня одним из самых популярных и эффективных способов привлечения посетителей на Web-страницы или Web-сайт. Кроме того, баннерная реклама является мощным инструментом имиджевой рекламы.

Как правило, баннер представляет собой прямоугольное графическое изображение в формате GIF или JPG, хотя встречаются баннеры, созданные с помощью JAVA, ShockWave и других технологий. Баннер обычно помещается на Web-странице издателя, являясь гиперссылкой на сервер рекламодателя.

Баннеры бывают двух видов: статические и анимированные.

Первые представляют собой статическое изображение, в то время как во втором случае происходит изменение изображения во времени — анимация.

Число разновидностей баннеров, находящих применение в рекламе, по разным оценкам достигает сегодня нескольких сотен. При всем неудобстве наличия такого большого количества разновидностей баннеров процессы по их стандартизации находятся только в самом начале своего пути.

Одним из необходимых требований к баннерам является быстрая загрузка на страницу. Это накладывает определенные ограничения на размер баннера в килобайтах.

Основные методы баннерной рекламы:

— обмен баннерами по договору с владельцем другого Web-сервера или Web-страницы. Обычно происходит с владельцем Web-страниц, имеющим сходную тематику;

— использование специальных служб обмена баннерами, которые обеспечивают показ баннеров на страницах большого числа сайтов, входящих в число подписчиков данной службы. Некоторые системы обладают высокой гибкостью и позволяют показывать баннеры только на определённой группе серверов, с заданной интенсивностью или только в определенные промежутки времени, а также не показывать один и тот же баннер пользователям, которые его уже видели.

Службы обмена баннерами можно сегмёнтировать по следующим признакам:

— общие — принимаются сайты любых тематик. Ограничения могут быть только для сайтов с очень низкой посещаемостью или запрещенных сетью тематик (сайты «для взрослых», политические и ряд других).

— тематические — включают только сайты по заданной тематике.

— региональные — объединяют ресурсы определенного региона. Ресурсы могут быть либо посвящены данному региону, либо его создатели территориально там расположены.

В качестве преимуществ размещения рекламы в сетях обмена баннерами по сравнению с размещением рекламы напрямую можно назвать следующие:

— баннерные сети могут задействовать сотни сайтов с заданной тематикой, т. е. они предоставляют высокую степень широты охвата.

— стоимость размещения рекламы через баннерные сети ниже, чем при размещении баннеров напрямую на заданных серверах.

— баннерные сети предлагают эффективную систему фокусировок, среди которых одной из наиболее полезных является фокусировка по географии.

— локальные системы размещения рекламы на отдельных сайтах не могут конкурировать с системами корректировки и отчетности рекламных кампаний, представленных на ведущих баннерных сетях. Баннерные сети предоставляют возможность оперативно менять баннеры, интенсивность показов, фокусировки.

— баннерные сети обеспечивают более высокую гибкость и широкие возможности изменения параметров рекламной кампании.

Среди недостатков можно назвать следующие:

— владельцы ресурсов, размещающих у себя платную рекламу, стремятся разместить баннеры своих рекламодателей в наиболее выгодных местах на странице, а баннерам рекламной сети, как правило, отводится менее выгодное место.

— не все интересующие сайты могут являться участниками баннерной сети или не все тематические разделы сайта могут быть доступны рекламодателю через баннерную сеть.

— иногда баннерная сеть не может обеспечить заданного показов на выбранных сайтах или необходимого количества сайтов заданной тематики.

Существует большое количество рекламных направлений как по видам применяемых средств, так и по видам используемых для этого ресурсов — тематические сайты, рассылки, поисковые системы, каталоги и т. д.

Одним из первых решений при проведении рекламной кампании должно быть определение целевой аудитории. Принятие этого решения позволит перейти к следующему шагу — выбору сайтов или систем, охватывающих эту целевую аудиторию.

Несколько проще проведение опросов на ресурсах, имеющих обязательную регистрацию, например, сайта с большим количеством списков рассылки, сайта, предоставляющего бесплатную службу электронной почты, и т. д. В этом случае погрешность может возникать только в случае неправдивых или неполных ответов, полученных от зарегистрированных пользователей.

Вторым способом является использование исследовательских данных, имеются в виду профессиональные исследовательские агентства. Ценность полученных ими данных состоит, во-первых, в том, что они получены независимыми и авторитетными в этой области компаниями, данные собраны и представлены в той форме, к которой привыкли традиционные рекламные агентства большинство крупных рекламодателей.

От размера аудитории сайтов, включенных в рекламную кампанию, зависит, какой охват будет у рекламной кампании, какое количество пользователей увидит рекламу.

Оптимальным будет такое количество показов рекламы и времени ее размещения, когда обращение достигает значительной доли целевой аудитории ресурса, при этом количество воздействий в среднем на «каждого пользователя будет соответствовать оптимальному.

Обычно на одном и том же сайте существует сразу несколько схем воздействия на аудиторию. Это может быть размещение баннера на главной странице, показ рекламы случайным образом на всех страницах сайта, контекстный показ рекламы по заданному списку ключевых слов поиска (при наличии на сайте поисковой системы).

От места размещения рекламы зависит, насколько она заметна, привлекает внимание пользователей, а также как она ими воспринимается.

В число возможных вариантов размещения рекламы обычно входят размещение вверху, внизу или посередине страницы (наиболее предпочтительный вариант). Согласно исследованиям, проведенным сайтом www.webreference.com, баннер, расположенный ниже одной трети от верха экрана дает эффективность в два раза больше, чем баннер, расположенный в самом верху.

При прочих равных условиях следует отдавать предпочтение площадкам, позволяющим показывать рекламу большего размерa или баннер общепринятых размеров (в этом случае один и тот же баннер можно использовать для размещения на нескольких сайтах). Важным условием является возможность в ходе рекламной кампании оперативно менять как можно, большее количество параметров: замена баннеров при некоторых схемах размещения (например, СРМ), интенсивность показов и т. д.

Регистрация в поисковых системах и каталогах

Процесс регистрации в каталогах достаточно прост. Если это возможно, то желательно зарегистрировать не только главную страницу, но и некоторые другие основные страницы, варьируя ключевые слова и описания.

Надо учитывать, что пользователь может осуществлять поиск информации в каталогах, переходя по иерархической системе подкаталогов или используя внутреннюю поисковую систему.

Поэтому при регистрации сайта в каталоге необходимо тщательно составить описание и подобрать ключевые слова, исходя из того, каким образом пользователи будут строить запросы для поиска, какие ключевые слова или выражения будут при этом наиболее вероятны.

Индексация страниц Web-сервера в поисковых системах представляет собой включение информации о них в индексы поисковых систем. Ее результат сильно зависит от учета ряда факторов при создании сайта. Все страницы Web-сервера должны быть проиндексированы. Разные поисковые машины по-разному производят автоматическую индексацию, поэтому может оказаться, что в результате индексации оказались проиндексированными только часть страниц сервера, а другие — нет. Соответственно, вероятность выдачи Web-страниц по запросам пользователей также уменьшается. Поисковые системы, как правило, находят сотни соответствующих запросу страниц, но отображают их на экране порциями по 10−20. При этом в первую очередь отображаются наиболее релевантные, по мнению системы, страницы. Отсюда следует задача добиться того, чтобы страницы Web-сервера стояли в первых рядах результатов поиска по ключевым словам. Каждый пользователь ищет страницы, используя различные ключевые слова и выражения и их синонимы. Желательно, чтобы независимо от построения запроса Web-страница попадала в первые ряды результатов поиска, а спектр слов и словосочетаний, по которым ее можно найти, был достаточно широк. Необходимо также добиться, чтобы выводимая информация выглядела эффектно, адекватно отражала содержание Web-страницы или Web-сайта и привлекала внимание пользователя.

При регистрации желательно регистрировать не только начальную страницу сайта, но и ряд других страниц, учитывая тот факт, что некоторые поисковые системы не индексируют автоматически внутренние страницы сервера глубже четвертого уровня.

Реклама с использованием электронной почты

Электронная почта является одним из самых старых и самых распространенных инструментов Интернет. На механизм электронной по-чты опираются многие популярные средства вещания в Интернете, куда входят списки рассылки, дискуссионные листы и индивидуальные почтовые сообщения. При правильном использовании электронная почта может стать одним из эффективных инструментов маркетинга в Интернете, служащих продвижению компании, развитию ее имиджа или рекламе Web-сервера фирмы.

В качестве особенностей и преимуществ электронной почты как средства рекламы можно выделить следующие моменты:

— электронная почта есть практически у всех пользователей Интернет;

— электронная почта позволяет достигать конкретного пользователя и тем самым дает возможность персонифицированного обращения;

— благодаря четкому тематическому делению списков рассылки и дискуссионных листов можно воздействовать только на целевую аудиторию;

— интересное с точки зрения получателя сообщение может быть легко распространено среди его знакомых.

Рассылка индивидуальных писем является одним из очень эффективных, но вместе с тем и трудоемких методов. Одной из главных проблем метода является работа по сбору адресов пользователей, которым предложение фирмы может быть действительно интересно. С другой стороны, в результате проведенной работы письмо попадет именно тому человеку, в чьем внимании фирма заинтересована в наибольшей степени. Найти интересующих людей и их почтовые адреса можно по тематике их Web-страниц, по их письмам в дискуссионных листах, конференциях, визитным карточкам, рекламным брошюрам фирмы и т. д.

Правила составления индивидуальных писем:

— в начале письма по возможности должно стоять прямое обращение к человеку по имени;

— необходимо указать причину обращения;

— содержание письма желательно составить не в форме прямой рекламы, а в форме предложения, полезного конкретному получателю;

— в строке отправителя почтового клиента получателя должен стоять только один адрес, то есть каждое письмо должно посылаться индивидуально;

— в письме обязательно должна быть подпись с указанием контактной информации.

Использование списков рассылки

В Интернет существует множество списков рассылки, которые посвящены самым различным тематикам. Ведут их, как правило, люди, хорошо осведомленные в данном вопросе, регулярно рассылая по электронной почте очередные выпуски рассылки. Получатели подобных писем собственноручно подписались на список, и в любой момент у них есть право и возможность отменить свою подписку.

Высокая эффективность списков рассылки как инструмента маркетинга и рекламы обусловлена тем, что они обычно представляют собой средство коммуникации, предназначенное для определенной целевой группы, и часто имеют тысячи подписчиков.

Существуют открытые рассылки (для всех желающих), закрытые (для людей определенного круга), бесплатные и платные. Способы размещения рекламы в списках рассылки зависят от политики администрации списка, формой подачи материала и т. д.

Возможно размещение платной рекламы, например, в виде нескольких строчек о фирме или размещение баннерной рекламы среди общего содержания рассылки.

Дискуссионные листы

Дискуссионные листы создаются для обмена информацией или обсуждения вопросов по определенной тематике. В отличие от списков рассылки, существовать в дискуссионном листе могут все желающие. Как правило, перед тем как сообщение рассылается всем участникам листа, оно проходит верификацию модератором, ответственным за соответствие помещаемых сообщений тематике листа и за уровень представления материала.

Правила использования дискуссионных листов:

— нельзя посылать в подобные листы прямую рекламу.

— перед тем как посылать свои первые письма в лист, необходимо внимательно ознакомиться с его правилами, чтобы не поднимать вопросы, которым уделялось уже много внимания ранее, изучить общую атмосферу листа, основных участников и другую полезную информацию;

— желательно принять активное участие в обсуждении вопросов, находящихся в области вашей компетенции, зарекомендовать себя в листе в качестве эксперта;

— под сообщениями всегда необходимо ставить подпись;

— анализируя сообщения, можно вычислить потенциальных клиентов и связаться с ними напрямую;

Партнерские программы

В качестве методов привлечения новых посетителей и увеличения объемов продаж широкое распространение в Интернете получили партнерские программы. В партнерской программе обычно участвует сайт-продавец товаров или услуг и сайты-партнеры. Партнеры располагают у себя логотипы, баннеры или просто ссылки на сервер продавца, за которые последний платит им комиссионные. В зависимости от варианта программы комиссионные могут выплачиваться за каждого пришедшего по их ссылке посетителя, за регистрацию или подписку на предлагаемый товар или услугу или за произведенную покупку. Комиссионные могут быть фиксированной суммой или процентом от совершенной покупки. Кроме того, одни продавцы платят только комиссионные от первой сделки, другие же* учитывают и последующие покупки клиента.

Выбор партнерской программы зависит от вида предлагаемых товаров или услуг.

Естественными привлекательными сторонами создания и развития партнерских программ является бесплатная реклама их товаров и услуг, расширение каналов продаж. В отличие от баннерной рекламы, продавцам не приходится платить живые деньги до продажи товара.

Из непривлекательных сторон участия в партнерских программах можно отметить необходимость использования достаточно сложного программного обеспечения, а для владельцев сайтов-партнеров — факт отправки своего посетителя на другой сервер. Участие сайтов в партнерских программах одновременно может вносить дополнительные сложности, связанные с различиями в методах расчетов и видами предоставляемых отчетов в разных партнерских программах.

информационный реклама плановый

2. Информационная структура планово-экономического отдела (ПЭО)

2.1 Место ПЭО в структуре ЗАО «НПО «Гидромаш»

ЗАО «НПО «Гидромаш» — предприятие с более чем 30 — летней историей, основанное в 1974р. как сумское областное специализированное объединение «Пусконаладка». Предприятие начинало свою деятельность из производства малых котельных, ремонта металлорежущего оборудования, и др.

Как предприятие, основным видом деятельности которого является проектирование и изготовление насосного оборудования, ЗАО «НПО «Гидромаш» функционирует с 2000 года. В составе предприятия работают структурные подразделения, что позволяют осуществлять замкнутый цикл производства — проектирования насосного оборудования, его изготовление, сертификационные испытания готовой продукции.

За годы работы коллективом предприятия освоены более 300 типорозмеров насосного оборудования. Основными потребителями продукции являются предприятия тепловой энергетики, нефтяной и нефтеперерабатывающей, пищевой промышленности, а также сферы коммунального хозяйства.

В течение 2003 г. — в 2004 г. на предприятии проведена работа из внедрения в действие системы менеджмента качества выпускаемой продукции, что, по ИСО 9001: 2000.

На все типы секционных насосных агрегатов для нефтяной и нефтехимической промышленности получен сертификат одобрения типа соответственно требованиям стандарта АРЕ 610 (9-ые вид., в 2003 г.)

Высокий уровень технической оснащенности и организации производства, внедрения последних достижений отечественного и заграничного насосостроения обеспечивают изготовление продукции, что отвечает современным мировым требованиям и пожеланиям заказчика.

Организационная структура предприятия представлена на рисунке 2

Данная система характеризуется полным подчинением всех ее участников единому органу линейного управления (директору), который имеет большие полномочия в области принятия решений и обеспечивает обстоятельное централизованное управление работой предприятия и осуществляет контроль за выполнением.

Этот тип структуры характеризуется высоким уровнем организации всех видов деятельности, четким однозначным разделением ответственности за эффективность работы и ее своевременной организацией.

Планово-экономический отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно заместителю генерального директора по экономическим вопросам (главному экономисту).

Задачи ПЭО:

1) руководство работой по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей экономической эффективности;

2) организация комплексного экономического анализа деятельности предприятия;

3) организация и совершенствование внутризаводского хозяйственного расчета;

4) разработка проектов оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию и утверждение внутризаводских планово-расчетых цен;

Начальник ПЭО осуществляет руководство работой по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей экономической эффективности. Возглавляет подготовку проектов перспективных, годовых, квартальных и месячных планов подразделениями предприятия по всем видам деятельности. Обеспечивает доведение показателей плана до подразделений предприятия. Организует разработку прогрессивных плановых технико — экономических нормативов материальных и трудовых затрат, проектов постоянных, временных, разовых цен на продукцию предприятия, тарифов на работы (услуги), планово — расчетных цен на основные виды сырья, материалов, используемых в производстве, сметной калькуляции товарной продукции. Обеспечивает проведение работ по повышению научной обоснованности планов, комплексного экономического анализа всех видов деятельности предприятия и своевременную разработку мер по эффективному использованию капитальных вложений, материальных, трудовых и финансовых ресурсов, ускорению темпов роста производительности труда, снижению себестоимости продукции, повышению рентабельности производства, увеличению фондоотдачи и прибыли, устранению потерь и нерациональных расходов. Организует контроль по выполнению плана реализации продукции и плана по прибыли, правильности применения установленных цен, снижению потерь и непроизводительных расходов, ликвидацию убыточности отдельных видов продукции, совершенствованию ценообразования. Совместно с бухгалтерией осуществляет экономическое руководство и организацию работы по внедрению совершенствованию и расширению сферы действия внутрихозяйственного расчета. Обеспечивает разработку проектов, смет расходования фондов экономического стимулирования. Методических материалов по цеховому технико-экономическому планированию. Расчету экономической эффективности мероприятий по внедрению новой техники и технологии и научной организации труда и т. д. Организует участие отдела в разработке рациональной плановой и учетной документации, а также внедрении средств механизации и автоматизации в сфере планирования, учета и экономического анализа. Главный экономист обеспечивает подготовку заключений на проекты оптовых цен на продукцию, поступающую на предприятие. Руководит работниками отдела.

Планово-экономический отдел имеет право требовать от соответствующих отделов, цехов и служб предприятия материалов (отчетов по установленным формам, справок и т. д.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию планово-экономического отдела; проверять и подтверждать сметы, расчеты экономической эффективности, калькуляции, составленные другими отделами и цехами предприятия; привлекать к участию при разработке плана и отдельных заданий другие отделы по принадлежности и экономистов цехов и служб. Давать указания отделам, цехам, службам по методике технико-экономических расчетов учета и планирования, представлять предприятие в вышестоящих и других организациях по вопросам, касающимся планирования производственно-хозяйственной деятельности, разработки цен на продукцию, изготовляемую предприятием, а также по статистической отчетности.

2.2 Входная информация отдела

Входная информация — это информация, которая поступает от объекта, который управляется данным отделом или из внешней среды (от других предприятий и организаций) и используется как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций и принятия решений.

К входящей информации относится:

1. Отчеты по выпуску продукции, сведения о состоянии НЗП;

2. Финансовый план;

3. Отчеты о выполнении финансового плана;

4. Расчет амортизационных отчислений по цехам и предприятиям в целом;

5. Ежедневные сведения по выполнению плана реализации цехами (предприятием);

6. Расчеты экономической эффективности от внедрения новых стандартов, инструкций, технических условий и другой технической документации;

7. Отчеты о выполнении работ по разработке стандартов, инструкций, технических условий и другой технической документации;

8. План ремонта оборудования на квартал, год, на перспективу; месячные отчеты о выполнении планово-предупредительного ремонта оборудования;

9. Сметы расходов на ремонт сооружений и оборудования и на выполнение оргтехмероприятий;

10. Отчет о выполнении заданий по снижению себестоимости товарной продукции;

11. Отчеты об отгрузках готовых изделий;

12. Годовые, квартальные, месячные планы производства по объёму и номенклатуре;

13. Ежедневные сводки выпуска готовой продукции;

14. Затраты времени и заработной платы на единицу изделий и сведения об изменении трудоёмкости;

15. План снижения трудоёмкости изделий и отчет о его выполнении;

16. Штатное расписание отдела;

17. Анализ использования фонда оплаты труда;

18. Расчеты повышения производительности труда;

19. Ответы о выполнении плана по производству, себестоимости, труду и заработной плате;

20. Сведения о расходе материалов на единицу готовой продукции;

21. Выходе готовой продукции, использовании рабочего времени, производственной мощности;

2.3 Выходная информация

Выходящая информация — это информация, обработанная системой (отделом) и представлена органу управления и внешней среде. К выходящей информации, какая исходит из ПЭО относится:

1. План производства по номенклатуре на год, квартал и месяц;

2. Плановую себестоимость фактически выпущенной товарной продукции;

3. План производства продукции по номенклатуре и объему товарной продукции по цехам;

4. Плановое задание по разработке новых стандартов, инструкций, технических условий и другой технической документации;

5. Задание по снижению себестоимости товарной продукции;

6. Годовые, квартальные и месячные планы выпуска изделий;

7. Сведения о нормах и остатках незавершенного производства;

8. Сообщения об изменениях в производственном и тематическом планах;

9. План по объёму производства валовой и товарной продукции на год, квартал с разбивкой по месяцам;

10. Производственную программу на год, квартал, месяц и другие хозрасчетные показатели.

3.Использование информационных технологий

3.1 Программное обеспечение

На компьютерах в ПЭО установлена ОС Windows XP. Она предоставляет пользователю следующие возможности:

1. Новые средства, облегчающие работу. (Новые средства Windows XP облегчают работу с компьютером и расширяют возможности его использования: объединение с Web, поддержка нескольких мониторов, управление питанием, шина USB, мастер специальных возможностей, справка.)

2. Повышение надежности. (В Windows XP надежность компьютера повышается за счет применения новых мастеров, служебных программ и ресурсов, обеспечивающих бесперебойную работу системы: Windows Update, проверка системных файлов, проверка диска, проверка реестра, архивация данных.)

3. Быстрая операционная система. (Windows XP включает средства, позволяющие компьютеру работать быстрее по сравнению с Windows 98 без добавления нового оборудования. В состав Windows XP входит ряд программ, совместное применение которых повышает производительность компьютера: мастер обслуживания, преобразование диска, дефрагментация диска.)

4. Полное объединение с Web. (Проводник Windows XP и Internet Explorer позволяют объединить ресурсы Web в едином представлении: расширенные средства Web, мастер подключения к Интернету, общий доступ к подключению Интернета, рабочий стол «Active Desktop», электронная почта, NetMeeting.)

3.2 Использование графических, табличных, интегрированных пакетов

В ПЭО вся информация обрабатывается с помощью пакета прикладных программ Microsoft Office XP, куда входят Word, Excel, PowerPoint и Access.

В общем, вся текстовая информация, которая обрабатывается компьютером, содержится в текстовых документах. Под текстовым процессором понимаем прикладную программу, которая, кроме базового набора работы с текстом, владеет дополнительными возможностями, такие как форматирования текста, проверка правописания, перенос слов, вставка иллюстраций и др.

Из распространенных прикладных программ бесспорным лидером среди текстовых процессоров является Microsoft Word. Он уже давно известен как мощный текстовый процессор, который предоставляет широкие возможности пользователям разного уровня и квалификации. Удобный интерфейс и возможность его настройки под конкретного пользователя, разветвленная система справок и подсказок, открытость для модификаций и дополнений со стороны самого пользователя выгодно выделяют этот продукт среди других.

В отделе установлен Microsoft Word ХР, что характеризуется множественным буфером обмена; усовершенствованными графическими средствами и справочной системой; новыми инструментами для работы с таблицами и средствами управления документами; меню и панелями инструментов, которые автоматически настраиваются, а также развитыми средствами взаимодействия прибавлений и коллективного использования данных на основе сетевых технологий Интернета. Последнее нововведение существенным образом отличает Word ХР от предыдущих версий и дает возможность обогатить его функциональные возможности относительно доступа к большим объемам информации.

Редактор Word обеспечивает:

1.

Введение

просмотр и редактирование текста;

2. Форматирование абзацев и страниц текста, выбор типа шрифта, его размера, начертания и цвета;

3. Выделение фрагментов текста, их вырезание, копирование и вставка в документы, начиная с позиции курсора;

4. Предоставление пользователю контекстуальной помощи, вплоть до обращения за справками к глобальной сети Интернет;

5. Выбор и создание стиля и шаблона документа;

6. Сохранение документа на магнитном диске в виде файлов с определенным именем и разрешением doc; открывания и загрузка файла с магнитного диска в оперативную память;

7. Переименование, копирование, изъятие, просмотр и печатание файла-документа;

8. Проверку правописания, создание словарей пользователя;

9. Создание содержания, алфавитного указателя, сносок и примечаний;

10. Формирование, редактирование, обработка и сортировка таблиц;

11. Вставка в текст документа иллюстраций из других приложений, которые входят в состав программной среды Microsoft Office;

12. Изменение собственных режимов работы, создание макросов и установление значений основных параметров среды Word;

13. Создание почтовой корреспонденции, использование современных средств связи (факса, электронной почты и Интернета);

14. Использование таких процедур, как автокоррекция, автоформатирование, автотекст, текстовые спецэффекты и др.

Word имеет присущий всем приложениям к Windows могущественную систему оперативной помощи, которая дает возможность пользователю получать справочную информацию, не перерывая работы с документами. Через специальную команду Office на Web из меню Справка можно сразу же перейти к заданной Web-странице, которая содержит необходимые контекстные справки, рекомендации и советы.

Редактор Word ХР реализует механизм гипертекстовых ссылок, обеспечивая доступ к нужной информации, расположенной в документах компьютера, Интернете или в локальной сети. Такие ссылки могут указать на документы, которые сохраняются в Web-узлах, на файловом сервере или на дисках ПК.

Используя функцию автоматического определения языка текста, который вводится, Word способен правильно выбирать соответствующие средства для проверки орфографии. Редактор дает возможность проявлять и исправлять ошибки, подбирать синонимы и т. д.

Все отчеты, договора, другая информация создается в текстовом редакторе Word.

Бухгалтер, экономист, инженер или частный предприниматель повседневно имеет дело с информацией, представленной в виде таблиц данных как текстового, так и числового характера. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы и большие объемы исходных данных. Когда исходных данных немного и расчет по табличной форме есть разовым, то можно использовать микрокалькулятор. Но если подобные расчеты становятся постоянными или сопровождаются большими объемами данных, то их анализ требует чрезвычайного усердия и значительных затрат времени.

Быстрое создание, заполнение, оформление и печать таблиц в удобном виде, поиск сумм или средних значений чисел, размещенных в столбцах или строках таблицы и более сложный анализ данных — это те задачи, которые лучше всего решать с помощью табличного процессора.

Табличные процессоры (электронные таблицы) — это универсальные программные средства для автоматизации работы с табличными данными и расчетов над ними.

Табличные процессоры не только автоматизируют расчеты, а и являются также эффективным средством для анализа возможных вариантов расчетов. Изменяя значение одних параметров можно наблюдать за изменениями других, зависимых от них данных. Такие расчеты осуществляются быстро и без ошибок, предоставляя пользователю в считанные минуты большое количество вариантов решения задачи.

В связи с отвесным ростом популярности пакетов офисных программ Microsoft Office для операционных систем Windows стандартом табличного процессора стал Microsoft Excel.

Возможности Ехсеl намного более широкие от обычного понимания слова «табличный процессор». Обработка текста, статистический анализ и прогнозирование, деловая графика, управление базами данных — программа настолько мощная, что во многих случаях преобладает над специализированными программами — текстовыми редакторами или системами управления базами данных.

В отделе установлен Excel XP. Он дает возможность решать много видов сложных финансово-экономических задач.

Кроме обработки и анализа табличных данных, Excel может:

1. Предоставлять пользователю контекстозависимую помощь;

2. Подавать данные в наглядной графической форме в виде гистограмм, графиков и любых диаграмм;

3. Работать со списками (базами данных) — создавать, форматировать и сортировать списки, искать и выбирать их элементы за заданными критериями-автофильтрами;

4. Отображать экономическую деятельность любых объектов (организаций, предприятий, бирж, банков и т. п.), оказывать содействие принятию правильных решений;

5. Сортировать табличные данные по алфавиту, по возрастанию, по датам, месяцам и т. д.;

6. Обмениваться данными с другими программами и приложениями по технологии OLE;

7. Формировать сводные таблицы, отчеты и даже карты с географическим привязыванием данных;

8. Создавать макросы, то есть макрокоманды, которые используются для автоматизации процедур решения задач, которые часто повторяются, и т. п.

Excel XP предоставляет новые инструменты построения и оформления таблиц, мощные средства анализа деловой информации. Он имеет усовершенствованные средства формирования деловой графики, расширенный буфер обмена, развитые средства взаимодействия всех приложений к Windows с сетевой технологией Интернет.

3.3 Используемый тип базы данных Microsoft Access

База данных — это систематизированная совокупность информации.

В компьютерной базе данных информация сохраняется в таблицах, очень похожих на электронные таблицы. Столбцы этих таблиц имеют название полей, а строки данных — записей.

Компьютерная СУБД — это программа, предназначенная для записи, поиска, сортировки, обработки и печати информации, которая содержится в базе данных. С помощью СУБД:

1. создают базы данных;

2. заносят, корректируют и изымают данные;

3. приводят в порядок данные;

4. выбирают данные, которые отвечают заданным критериям;

5. оформляют исходные данные и т. д.

Существуют два типа СУБД: системы управления файлами и системы управления реляционными базами данных. В системах управления файлами (File management systems) данные заносятся и сохраняются без индексирования, а во время поиска и создания отчетов обрабатываются последовательно. Поэтому эти системы недостаточно гибкие при манипулировании данными. Другим существенным недостатком таких систем управления данными есть тенденция к накоплению лишней информации.

Microsoft Access — это программа, предназначенная для работы с реляционными базами данных в среде Windows. Работая с Access, можно: разбивать данные на логически связанные части: вводить, изменять и находить необходимые данные; находить данные по условиям, которые задаются; автоматизировать выполнение стандартных задач; устанавливать связи между данными; создавать собственные готовые к работе с базой данных программы, которые содержат меню, диалоговые окна и командные кнопки.

Во время решения прикладных задач обычно приходится реализовывать алгоритмы обработки массивов данных. Последние имеют вид не однородных множеств числовых значений или текстов, а важных структурных отношений между элементами данных. В общих чертах это могут быть n-измеримые массивы.

4. Оценка экономической эффективности использования информационных систем

Выбор рациональных решений по разработке и внедрению ИС требует оценки эффективности ее использования.

Для оценки экономической эффективности используют: чистый приведенный доход (NPV), индекс доходности или рентабельности (PI), период окупаемости (РР), внутреннюю норму доходности (IRR).

Основным критерием целесообразности внедрения ИС является:

(4.1)

где P — результаты, полученные в і-м периоде; С — затраты, полученные в і-м периоде, r — норма дисконта, n — количество лет жизненного цикла ИС.

Нулевой период (при 1 = 0) позволяет учесть затраты, произведенные к началу запуска ИС в эксплуатацию, т. е. предпроэктные вложения (разработка ИС, закупка и монтаж оборудования, тестирование и отладка ИС и т. п.).

В случае, когда NPV>0 проект следует принимать к реализации; если NPV<0, проект следует отклонить, так как он убыточный; NPV=0 — проект не прибыльный и не убыточный.

NPV дает стоимостную оценку и определяется на основе дисконтирования денежного потока путем приведения его к нулевому момента времени.

Результаты от внедрения ИС в і-м периоде проявляются в виде прироста дохода (прибыли) предприятия за период ее жизненного цикла вследствие снижения себестоимости продукции и увеличении объемов ее реализации, реализации ставшего ненужным имущества и пр.

(4.2)

где ОБ, Ц, Вr — соответственно объем сбыта, цена единицы продукции, выручка вот реализации имущества в ім периоде.

Снижение себестоимости при неизменной цене приводит к увеличению дохода. Однако этот доход может быть значительно больше, если снижение себестоимости (для товаров, спрос на которые эластичен) будет сопровождаться снижением цены (т.е. уменьшением дохода с единицы продукции), что может привести к существенному росту объемов сбыта и суммарного дохода. Кроме того, использование ИС позволяет оперативно и с высокой точностью анализировать ситуации, складывающиеся на рынке, анализировать и прогнозировать изменение конъюнктуры рынка, находит и оценивать существующие рыночные возможности, а также отбирать наиболее приемлемые из их с точки зрения конкретного предприятия. В свою очередь, дает возможность разрабатывать эффективные проекты их реализации в рамках возможных направленный развития рыночных возможностей: глубокое проникновение на рынок с традиционной продукцией (расширение объемов ее реализации традиционным потребителям); выход с традиционной продукцией на новые рынки; разработка и реализация новой продукции на существующих рынках; диверсификация производства и сбыта (выход с новой продукцией на новые рынки), включая их варианты.

Снижение себестоимости продукции предприятия при использовании ИС вызывается следующими факторами:

1. Сокращением сроков и затрат ресурсов при освоении производства новых и модернизированных изделий на основе широкого применения апробированных (типовых) решений;

2. Унификацией и стандартизацией методов решений поставленных задач;

3. Оптимизацией управленческих решений на основе математических методов и средств компьютерной техники;

4. Повышением творческого начала в работе исполнителей за счет автоматизации нетворческих работ;

5. Автоматизацией оформления текстовой и графической документации;

6. Автоматизацией процессов поиска, обработки и выдачи информации по запросам пользователей;

7. Повышением качества документации, точности расчетов;

8. Снижением влияния субъективных факторов при выполнении типовых и, следовательно, поддающихся автоматизации работ;

При оценке эффективности важно выделить прирост результата, полученный от внедрения конкретной ИС

Затраты на ИС в общем случае включает следующие основные элементы:

1. Капитальные затраты:

2. Затраты на строительство зданий и сооружений

3. Затраты на приобретение и доставку компьютерной техники;

4. Затраты на приобретение программного обеспечения (ПО), общего назначения, не поставляемого совместно с компьютерной техникой;

5. Затраты на установку, отладку и настройку ИС под конкретные условия эксплуатации;

6. Затраты на первичное информационное назначение ИС и т. д.

Текущие затраты:

1. Затраты на содержание зданий и сооружений;

2. Заработная плата с начислениями обслуживающего персонала;

3. Затраты на переобучение и переподготовку персонала;

4. Затраты на ремонт, техническое обслуживание и модернизацию ИС, включая амортизационные отчисления;

5. Затраты на электроэнергию;

6. Стоимость бумаги, картриджей, дискет, дисков и т. п.;

7. Затраты на текущее информационное обеспечение ИС и т. д.

При расчетах следует учитывать только то затраты, которые напрямую связаны с разработкой, запуском в эксплуатацию и функционированием ИС.

При этом следует отметить, что внедрение ИС считается эффективным при следующих условиях:

Индекс доходности РІ, рассчитываемый как отношение приведенных результатов к приведенным затратам, должен быть больше или равен 1.

(4.3)

Внутренняя норма доходности (IRR) — ставки дисконта, использование которой бы обеспечило равенство текущей стоимости ожидаемых денежных оттоков и текущей стоимости ожидаемых денежных притоков. Показатель внутренней нормы доходности характеризует максимально допустимый относительный уровень затрат, которые имеют место при реализации инвестиционного проекта.

Практически применение этого метода сводится к тому, что в процессе анализа выбирается два значения ставки дисконта r₁2 таким образом, чтобы в интервале (r₁, r₂) функция NPV = ѓ® изменяла свое значение с «+» на «-» или наоборот. Таким образом, используют такую формулу:

IRR = r₁ +, (4.4)

где: r₁ — ставка, при какой NPV₁>0;

r₂ — ставка, при какой NPV₁<0;

Срок окупаемости инвестиций (РР) — это продолжительность времени, на протяжении которого не дисконтированные прогнозные поступления денежных средств превышают не дисконтированную сумму инвестиций, т. е. это число лет, необходимых для возмещения инвестиций. В процессе анализа, при Р_і? const, сначала:

1) определяем суммарные инвестиционные затраты путем дисконтирования их на момент окончания инвестирования;

2) определяем дисконтируемые доходы возрастающим итогом:

(4.5)

Дисконтируем до тех пор, пока не выполнится неровность

Sm

3) если неравность (3.6) выполняется, расчет срока окупаемости инвестиций выполняем за формулой:

РР = m +, (4.7)

где — суммарные затраты дисконтированные на момент окончания дисконтирования, m — номер расчетного года.

Для определения первого и второго показателя базовым периодом считаем момент окончания инвестирования. Период окупаемости должен быть не больше периода жизненного цикла ИС.

Рассчитаем экономическую эффективность внедрения ИС на ЗАО «НПО «Гидромаш» ПЭО разработал инвестиционный проект по внедрению ИС. Для этого было израсходовано:

· в 2001 году — 3,8 тыс. грн — на приобритениие и доставку компьютерной техники, включая переферийные устройства и комплектующие; на приобритение программного обеспичения общего назначения;

· в 2002 году — 2,3 тыс. грн — на установку, отладку и настройку ИС под конкретные условия эксплуатации; на первичное информационное насыщение ИС, а также на обучение и переподготовку персонала.

С 2003 года предприятие начало получать доход:

В 2003 году 3,3 тыс. грн. — доход от реализации имущества, которое стало ненужным после внедрения ИС;

В 2004 году 5,3 тыс. грн. — за счет экономии производственных ресурсов: высвобождения численности промышленно-производственного персонала в ПЭО;

В 2005 году 10,1 тыс. грн. — за счет сокращения сроков выполнения существующих заказов и выполнения новых, увеличения обьемов сбыта продукции в результате повышения оперативности и качества принимаемых управленческих решений;

Исходные данные запишем в виде таблицы.

Таблица 4.1 Исходные данные.