Коммерческая тайна и способы ее защиты

• Введение
• 1. Сущность, значение информации в коммерческой деятельности предприятия
• 2. Среда функционирования предприятия
• 3. Организация коммерческой деятельности на предприятии
• 4. Источники и содержание коммерческой информации, обеспечение ее конфиденциальности
• 5. Организационно-технические мероприятия по обеспечению сохранности коммерческой тайны
• Выводы и предложения
• Список использованной литературы

По мнению западных теоретиков-экономистов, успешное развитие предпринимательство существенно зависит от той политико-экономической среды (командно-административной или рыночно-конкурентной), в которой оно осуществляет свою деятельность.

Однако не менее важным фактором, постоянно сопутствующим определенной экономической среде, является криминогенная и иная, затрудняющая или сводящая на нет действия предпринимателя, обстановка. Наличие условий, при которых создается реальная угроза причинения вреда (ущерба) субъектом хозяйствования, ставит в ряд первоочередных и долговременных задач, требующих оперативного решения, проблему обеспечения экономической безопасности.

В связи с развитием рыночных отношений предпринимательскую деятельность в нашей стране приходится осуществлять в условиях изменчивости экономической среды. Значит, возникает неясность и неуверенность в получении ожидаемого конечного результата, а следовательно, возрастает риск, то есть опасность неудачи, непредвиденных потерь.

Актуальность работы основывается на том факте, что правовой институт коммерческой тайны является неотъемлемым атрибутом рыночной экономики. В процессе осуществления предпринимательской деятельности накапливается большое количество разнообразной информации, имеющей важное значение для успешного развития бизнеса. В современных условиях информационного общества информация приобретает значение важнейшего ресурса, без которого немыслимо нормальное функционирование ни отдельного предпринимателя, ни общества и государства в целом. Более того, с развитием и совершенствованием информационных технологий, информация приобретает характер одного из важнейших видов товара на рынке. Естественно, лицо, обладающее такого рода информацией, стремится сохранить эту информацию за собой, предотвратить ее получение третьими липами, поскольку во многих случаях такое получение может иметь просто катастрофические последствия для бизнеса.

В современных условиях жесткой конкурентной борьбы защита различного рода информации необходима для успешного развития предпринимательства и становления подлинно рыночной экономики, основанной на свободной конкуренции. Обеспечение защищённости отечественной научно-технической продукции способствует поддержанию национальной, в том числе экономической и технологической безопасности России. Надёжная охрана результатов интеллектуальной деятельности — наиболее эффективное средство борьбы против промышленного шпионажа, она способствует защите прав авторов и владельцев научно-технических результатов.

Многие вопросы предпринимательской деятельности регулируются и обеспечиваются гражданским, административным, трудовым, авторским, уголовным и другим законодательством. Но не все проблемы, связанные с обеспечением безопасности предпринимательства, регулируются законом.

В рыночно-конкурентных условиях возникает масса проблем, связанных с обеспечением безопасности не только физических и юридических лиц, их имущественной собственности, но и предпринимательской (коммерческой) информации, как вида интеллектуальной собственности. Для защиты предпринимательских информационных потоков от различного рода посягательств используются как правовые, так и специальные меры, а в необходимых случаях комплексное их применение.

Совокупность сведений, циркулирующих в предпринимательской деятельности можно условно сгруппировать по направлениям:

предпринимательская (коммерческая) информационная система (сведения о состоянии экономической системы, факторах, положительно или отрицательно влияющих на ту сферу хозяйствования и коммерции, в которой действует предприниматель)

правовая информационная система (сведения о действующем законодательстве, регулирующем и охраняющем деятельность предпринимательских (коммерческих) структур)

специально-оперативная информационная система (сведения о способах, силах и средствах обеспечения безопасности предпринимательской информации от доступа третьих лиц).

Объект исследования курсовой работы являются гражданско-правовые отношения в области защиты коммерческой информации.

Предмет исследования курсовой работы — коммерческая тайна на примере предприятия ООО «Рутен» .

Цель курсовой работы — рассмотреть понятие коммерческой тайны и способы ее защиты.

Задачи курсовой работы:

рассмотреть понятие коммерческой и служебной тайны,

охарактеризовать сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну,

рассмотреть правовое регулирование коммерческой тайны,

рассмотреть охрану коммерческой тайны в рамках трудовых отношений,

рассмотреть ответственность за нарушение режима коммерческой тайны.

1. Сущность, значение информации в коммерческой деятельности предприятия

Коммерческая деятельность представляет собой часть предпринимательской деятельности на товарном рынке и отличается от нее по большому счету лишь тем, что не охватывает сам процесс изготовления товара или оказания услуги. В широком смысле любая организация, предлагающая на рынок продукты труда своих работников, а, значит, участвующая в процессе обмена, может быть отнесена к категории субъектов продажи. Важно учитывать, что, если данный субъект предполагает получение доходов от продажи (сбыта) товаров или оказания услуг, превышающих по размеру затраты на их создание, то его деятельность принято квалифицировать как коммерческую. Аналогичным образом формируется и представление о деятельности по приобретению сырья, материалов и изделий для производства товаров и оказания услуг.

В деятельности фирмы передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм система внутрифирменной информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер.

Информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностям управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации, предъявляются определенные требования: краткость, четкость формулировок; точность; достоверность.

Особую роль для фирм имеет внешняя информация, поступающая из внешней среды. Чаще всего такой информацией является информация о конъюнктуре, которая складывается на рынке. Особую важность эта информация приобретает для фирм и предприятий, собирающихся выходить на рынок. Эта информация разрешает такие важные проблемы для фирм: что производить, в каком объеме, и для кого будет выпускаться продукция. Без решения этих проблем, фирма обречена. Информация подобного рода может быть получена или куплена за определенную сумму у специализированных компаний, занимающихся сбором информации, у фирм-конкурентов, статистических органов, кроме того, может быть получена из средств массовой информации и других источников. Таким образом, информация играет огромную роль и является неотъемлемой частью ее функционирования.

Предпринимательская деятельность во всех сферах неразрывно связана с получением и использованием различного рода информации. Причем в современных условиях информация представляет собой особого рода товар, имеющий определенную ценность. Для предпринимателя зачастую наиболее ценной является информация, которую он использует для достижения целей фирмы и разглашение которой может лишить его возможностей реализовать эти цели, то есть создает угрозы безопасности предпринимательской деятельности. Конечно, не вся информация может, в случае ее разглашения, создавать эти угрозы, однако существует определенная ее часть, которая нуждается в защите.

Информация, используемая в предпринимательской деятельности весьма разнообразна. Ее можно разделить на два вида: промышленная и коммерческая. К промышленной относится информация о технологии и способе производства, технических открытиях и изобретениях, «ноу-хау», конструкторская документация, программное обеспечение и т. п. Коммерческая информация — о финансово-экономическом положении предприятия (бухгалтерская отчетность), кредитах и банковских операциях, о заключаемых договорах и контрагентах, структуре капиталов и планах инвестиций, стратегических планах маркетинга, анализе конкурентоспособности собственной продукции, клиентах, планах производственного развития, деловой переписке и пр.

Вся эта информация представляет различную ценность для самого предпринимателя и, соответственно, ее разглашение может привести (либо не привести) к угрозам экономической безопасности различной степени тяжести. Поэтому информацию необходимо разделить на три группы:

информация для открытого пользования любым потребителем в любой форме;

информация ограниченного доступа — только для органов, имеющих соответствующие законодательно установленные права (милиция, налоговая полиция, прокуратура);

информация только для работников (либо руководителей) фирмы.

Информация относящаяся ко второй и третьей группам является конфиденциальной и имеет ограничения в распространении. Конфиденциальная информация — это документированная (то есть зафиксированная на материальном носителе и с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать) информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ. Часть этой коммерческой информации составляет особый блок и может быть отнесена к коммерческой тайне.

Коммерческая тайна, в соответствии с гражданским законодательством РФ, это информация которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель принимает меры к охране ее конфиденциальности. Следовательно, коммерческая тайна не может быть общеизвестной и общедоступной информацией, открытое ее использование несет угрозу экономической безопасности предпринимательской деятельности, в связи с чем предприниматель осуществляет меры по сохранению ее конфиденциальности и защите от незаконного использования.

Однако не вся информация, которой располагает предприниматель, может быть отнесена к категории коммерческой тайны. Существует официально утвержденный перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну в РФ. К ним относятся:

учредительные документы (устав, учредительный договор);

документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационное удостоверение, свидетельство о регистрации, лицензии, сертификаты, патенты);

сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ);

документы о платежеспособности;

сведения о численности работающих, их составе, заработной плате, наличии свободных рабочих мест;

документы об уплате налогов и обязательных платежей;

сведения о соблюдении установленных правил охраны труда;

сведения о соблюдении установленных норм охраны окружающей среды;

сведения о нарушении антимонопольного законодательства;

сведения о реализации продукции, причинившей вред здоровью населения;

сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, акционерных обществах и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Но и эти сведения не предназначаются для открытого доступа — всем желающим. Например, сведения о заработной плате работников предприятия, финансовая отчетность могут быть предоставлены только по требованию органов власти, управления, контролирующих и правоохранительных органов, а также других юридических лиц, имеющих на это право в соответствии с действующим законодательством РФ. В то же самое время клиенты фирмы вправе ознакомиться с ее уставом, свидетельством о регистрации, лицензией, сертификатами, патентами.

Предприниматель в своей деятельности имеет дело с самой разнообразной информацией. Однако он не может всю информацию, которой обладает, сделать закрытой для внешних пользователей. Предприниматель в плане защиты наиболее важной информации решает сложную проблему. С одной стороны, он должен предоставить максимум информации о своей деятельности потребителям, контрагентам, кредиторам и т. п. для того, они сделали выбор в его пользу. Реклама привлекает покупателей, деловые связи, патенты и лицензии, «ноу-хау» — контрагентов, финансовое положение — инвесторов. С другой стороны, предприниматель должен оградить названные группы лиц, а также своих конкурентов от информации, утечка или разглашение которой может представлять угрозу его экономической безопасности. В выборе «золотой середины», то есть определении того оптимального количества информации, которого будет достаточно для внешних пользователей и оно не будет представлять угроз экономической безопасности, и состоит первый шаг предпринимателя в процессе защиты информации, составляющей коммерческую тайну.

Получить информацию о деятельности фирмы можно двумя способами: законным и незаконным. Законный способ — это получение информации из средств массовой информации, рекламных проспектов фирмы, статей о фирме, с выставок, пресс-конференций. Эта информация специально готовится работниками фирмы для открытого пользования всеми заинтересованными лицами. Незаконный способ — это получение информации, не предназначенной для внешних пользователей, без согласия руководства фирмы, с нарушением действующего законодательства и приводящее к прямым экономическим потерям для фирмы, либо к упущенной выгоде.

Наиболее ценной в этом плане является информация, представляющая коммерческую тайну. Она важна, прежде всего, для конкурентов данной фирмы, а также для криминальных структур. Интересно, что в мировой практике в течении последних нескольких десятков лет 80−90% информации, интересующей конкурентов, получается последними из открытых источников — из газет, специальных журналов, на выставках и пр. Для этого многие фирмы даже используют специалистов, изучающих всю открытую информацию, «просеивающих» ее и выбирающих нужные сведения.

Вообще существует большое количество способов получения информации. Так, американский журнал «Chemical engineering» опубликовал такой перечень из 16 источников получения информации.

сбор информации, содержащейся в средствах массовой информации, включая официальные документы, например, судебные отчеты;

использование сведений, распространяемых служащими конкурирующих фирм;

биржевые документы и отчеты консультантов; финансовые отчеты и документы, находящиеся в распоряжении маклеров; выставочные экспонаты и проспекты, брошюры конкурирующих фирм; отчеты коммивояжеров своей фирмы;

изучение продукции конкурирующих фирм; использование данных, полученных во время бесед со служащими конкурирующих фирм (без нарушения законов);

замаскированные опросы и «выуживание» информации у служащих конкурирующих фирм на научно-технических конгрессах (конференциях, симпозиумах);

непосредственное наблюдение, осуществляемое скрытно;

беседы о найме на работу со служащими конкурирующих фирм (хотя опрашивающий вовсе не намерен принимать данного человека в свою фирму);

так называемые «ложные» переговоры с фирмой-конкурентом относительно приобретения лицензии;

наем на работу служащего конкурирующей фирмы для получения требуемой информации;

подкуп служащего конкурирующей фирмы или лица, занимающегося ее снабжением;

использование агента для получения информации на основе платежной ведомости фирмы-конкурента;

подслушивание переговоров, ведущихся в фирмах-конкурентах;

перехват телеграфных сообщений;

подслушивание телефонных разговоров;

кража чертежей, образцов, документации;

шантаж и вымогательство.

В связи с этим необходимо определить — какая информация должна быть отнесена к коммерческой тайне и требует защиты, каков срок ее «хранения» в качестве тайны, какие ее части наиболее важны. Важность информации определяется ее ценностью для предпринимателя, которая, по мнению ряда специалистов, должна включать полезность (создание субъекту выгодных условий для принятия оперативного решения и получения эффективного результата), своевременность, достоверность и полноту.

Прежде чем приступить к определению информации, относящейся к категории коммерческой тайны, предприниматель должен учесть, что вся имеющаяся информация по степени конфиденциальности, утрата которой может вызвать различные по тяжести последствия, может быть распределена по следующим группам:

Высшая степень конфиденциальности. Данная информация является ключевой в деятельности фирмы, основой ее нормального функционирования. Утрата или разглашение этой информации нанесет непоправимый ущерб деятельности фирмы. Это — угроза высокой степени тяжести, последствия реализации которой могут ликвидировать саму фирму.

Строго конфиденциальная информация. Утечка этой информации может вызвать значительные по тяжести последствия. Это информация о стратегических планах фирмы, о перспективных соглашениях и т. п.

Конфиденциальная информация — ее разглашение наносит фирме ущерб, сопоставимый с текущими затратами фирмы, ущерб может быть преодолен в сравнительно короткие сроки.

Информация ограниченного доступа — ее утечка оказывает незначительное негативное воздействие на экономическое положение фирмы (должностные инструкции, структура управления).

Открытая информация. Ее распространение не представляет угроз экономической безопасности фирмы. Наоборот, отсутствие данной информации может оказать негативное воздействие на экономическое положение фирмы.

Каким же образом можно осуществить разграничение информации открытой и той, которая нуждается в защите? Для этого следует использовать следующие критерии.

Во-первых, это вероятность угрозы экономической безопасности фирмы. В случае получения этой информации конкурентами фирма понесет экономический ущерб. Так, широко известный напиток «кока-кола» производится на основе секретной формулы, являющейся коммерческой тайной, и обеспечивает процветание фирмы. В случае разглашения этой информации фирму ожидают серьезные экономические трудности.

Во-вторых, это возможность защиты информации. Если, например, информация не входит в обязательный перечень открытого характера, то следует определить — существует ли возможность ее защиты с помощью общих, либо специальных мер защиты.

В-третьих, это экономическая целесообразность защиты информации. Только в том случае, если разглашение или утечка информации может нанести существенный экономический ущерб фирме, следует организовывать ее защиту.

По функционально-целевому признаку выделяются следующие составляющие коммерческой тайны:

1. Деловая информация: сведения о контрагентах; сведения о конкурентах; сведения о потребителях; сведения о деловых переговорах; коммерческая переписка; сведения о заключенных и планируемых контрактах.

2. Научно-техническая информация: содержание и планы научно-исследовательских работ; содержание «ноу-хау», рационализаторских предложений; планы внедрения новых технологий и видов продукции;

3. Производственная информация: технология; планы выпуска продукции; объем незавершенного производства и запасов; планы инвестиционной деятельности.

4. Организационно-управленческая информация: сведения о структуре управления фирмой не содержащиеся в уставе; оригинальные методы организации управления; система организации труда.

5. Маркетинговая информация: рыночная стратегия; планы рекламной деятельности; планы обеспечения конкурентных преимуществ по сравнению с продукцией других фирм; методы работы на рынках; планы сбыта продукции; анализ конкурентоспособности выпускаемой продукции.

6. Финансовая информация: планирование прибыли, себестоимости; ценообразование — методы расчета, структура цен, скидки; возможные источники финансирования; финансовые прогнозы.

7. Информация о персонале фирмы: личные дела сотрудников; планы увеличения (сокращения) персонала; содержание тестов для проверки вновь принимаемых на работу.

8. Программное обеспечение: программы; пароли, коды доступа к конфиденциальной информации, расположенной на электронных носителях.

Как правило, именно перечисленная выше информация в наибольшей степени интересует конкурентов, партнеров, банки, криминальные структуры.

Информация, составляющая коммерческую тайну, может существовать в бумажной форме, на дискетах и лазерных дисках, на «жестком» диске компьютера, в памяти сотрудников.

Регулирование отношений, связанных с использованием конфиденциальной информацией должно начинаться с основного документа — устава, в котором дается понятие коммерческой тайны и устанавливается ответственность за ее несоблюдение.

Для более эффективной организации работы по защите коммерческой информации весьма целесообразно разработать и утвердить Положение о коммерческой тайне на предприятии (фирме). Этот документ основывается на действующем законодательстве и отражает специфику данного субъекта предпринимательства. Он включает перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, степень конфиденциальности информации, порядок доступа к информации и круг работников предприятия, допущенных к информации той или иной степени конфиденциальности.

Конфиденциальная информация — это документированная (то есть зафиксированная на материальном носителе и с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать) информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ. Часть этой коммерческой информации составляет особый блок и может быть отнесена к коммерческой тайне.

Наиболее подробная и в то же время укрупненная классификация сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Классификация сведений составляющих коммерческую тайну

В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации ст. 139 п.1 информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность, в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

По мнению специалистов, сведения, составляющие коммерческую тайну и подлежащие охране, должны удовлетворять следующим пяти критериям оценки:

их открытое использование связано с ущербом для. предприятия

они не являются общеизвестными или общедоступными на законных основаниях

предприятие сможет осуществить надлежащие меры по сохранению их конфиденциальности по соображениям экономической и иной выгоды эти сведения нуждаются в защите, так как они не являются государственными секретами и не защищены авторским и патентным правом

сокрытие этих сведений не наносит ущерба обществу.

Анализ законодательных актов промышленно развитых стран по вопросам защиты коммерческой тайны позволяет определить совокупность сведений, сокрытие которых противоречит интересам государства и общества. В наиболее общем виде это информация:

о нерациональном природопользовании

о сверхнормативном загрязнении окружающей среды

о несоблюдении техники безопасности в производстве, представляющем реальную угрозу здоровью и жизни людей

о нарушении специального законодательства, регулирующего деятельность предпринимателей (например, законов о качестве продукции и защите прав потребителя)

о занятии деятельностью, не предусмотренной уставом данного предприятия или запрещенной законами данной страны

о злоупотреблении и недобросовестности руководителей и работников фирмы

о фактах проявления недобросовестной конкуренции

о возможностях и реальных случаях, уклонения от правильной уплаты налогов

о причинах и фактах невыполнения договоров и др.

Гражданским кодексом Российской Федерации ст. 139, п. 1 установлено, что «сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами». В настоящее время в Российской Федерации действует постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» .

В нашей стране, по оценкам специалистов, неоправданная секретность приносит народному хозяйству большой ущерб. Современное общество заинтересовано в раскрытии многих «тайн» производства в целях обмена информацией и ускорения научно-технического прогресса. При излишнем засекречивании коммерческой информации рост расходов на эти цели неадекватен снижению вероятности утечки наиболее ценных сведений.

Целесообразно охранять как коммерческую тайну только ту часть информации предприятия, которая обеспечивает возможность расширять рынок сбыта продукции, существенно улучшать ее качество, заключать особо выгодные сделки с партнерами.

За последние годы как в Российской Федерации, так и в Республике Татарстан реализован комплекс практических мер по совершенствованию информационной безопасности. Продолжается формирование нормативно-правового обеспечения информационной безопасности. Приняты законы Российской федерации «О государственной тайне», «Об информации, информатизации и защите информации», утверждена Доктрина информационной безопасности, в республике принят Закон Республики Татарстан от 13.01.04 г. № 3 — ЗРТ «Об информационных ресурсах и информатизации Республики Татарстан». Развернуты работы по созданию механизмов их реализации, завершена подготовка ряда законопроектов, регламентирующих деятельность субъектов РФ в информационной сфере.

Осуществлен ряд практических мероприятий по совершенствованию информационной безопасности в органах государственной власти и управления и на предприятиях. Вместе с тем, выборочный анализ современного состояния информационной безопасности в Республике Татарстан показывает, что уровень информационной безопасности в настоящее время не соответствует жизненно — важным потребностям личности, общества и государства.

Ограничение доступа граждан на информацию, манипулирование информацией вызывает неадекватную реакцию населения и в ряде случаев ведет к политической нестабильности в обществе. Потерям важной информации способствуют бессистемность защиты данных и слабая координации мер по защите информации в общереспубликанском масштабе, ведомственная разобщенность в обеспечении целостности и конфиденциальности информации.

Отставание отечественных информационных технологий вынуждает массового потребителя идти по пути закупок импортной техники, не позволяющей в полной мере обеспечить защиту информации ограниченного доступа, в результате чего повышается вероятность несанкционированного, доступа к базам и банкам данных, а также возрастает зависимость, республики от иностранных производителей компьютерной телекоммуникационной техники и информационной продукции.

2. Среда функционирования предприятия

В рыночных условиях определяющим фактором успешного функционирования предприятий является грамотная реализация системы управления (СУ). Для успешной реализации СУ на предприятии в первую очередь необходимо введение механизма эффективного управления. При таком подходе, предприятие всегда сможет адекватно реагировать на изменения внутренних и внешних факторов, способные существенно повлиять на эффективность функционирования.

Внутренние факторы в основном являются результатом управленческих решений, в то время как внешние факторы являются факторами среды, находящиеся вне предприятия, которые оказывают серьезное влияние на его успех. К ним следует отнести крупных конкурентов, источники получения техники и технологии, социальные факторы, государственное регулирование и другие изменения. Хотя внешние факторы находятся вне контроля руководства, но в тоже время руководство должно стремится сделать так, чтобы их предприятия реагировали на изменения в конкретной внешней среде, если предприятие намеревается достичь поставленных целей. На рисунке 2 представлена структура и место внешнего и внутреннего окружения предприятия.

Рис. 2. Структура внешней и внутренней среды предприятия.

Предприятия функционирует в окружении, в среде, состоящей из множества элементов: рынок, с его предложениями и запросами, акционеры с их интересами получения дивидендов и реализации прав собственности, правительство с его налоговыми и законодательными требованиями, партнеры, по отношению к которым организация имеет свои обязательства, меняющиеся технологии, оборудование, требования к качеству продукции, образовательному уровню исполнителей, возрастающие запросы наемных работников, деятельность конкурентов, последствия экономических кризисов. Среда влияет на предприятие и накладывает свои требования. Руководитель должен учитывать это значительное влияние.

Внешняя среда (окружение бизнеса) не может быть постоянной, она изменяется. Можно выделить среду, параметры которой изменяются медленно, и такую, которая меняется резко и непредсказуемо. В таблице 1 приведены основные типы и характеристики внешнего окружения предприятия.

Таблица 1

Основные характеристики внешнего окружения предприятия

Анализ внешней среды помогает контролировать внешние по отношению к предприятию факторы, получить важные результаты (время для разработки системы раннего предупреждения на случай возможных угроз, время для прогнозирования возможностей, время для составления плана на случай непредвиденных обстоятельств и время на разработку стратегий). Для этого необходимо выяснить перечень факторов, воздействующих на успехи и провалы предприятия, где находится это предприятие, где оно должна находиться в будущем и что для этого должно сделать руководство.

На рисунке 3 приведены результаты предварительной оценки степени влияния основных факторов внешнего воздействия на предприятие, полученные путем качественного анализа особенностей функционирования предприятий в условиях стабильной внешней и внутренней среды. Необходимо отметить, что степень влияния факторов внешнего воздействия на предприятие в значительной мере определяется типом внешнего окружения, видом выпускаемой продукции, принятыми управленческими решениями.

Рис. 3 Факторы внешнего воздействия Анализ внешней и внутренней среды (т.е. полное информационное обеспечение) позволяет предприятию создать перечень опасностей и возможностей, с которыми оно сталкивается в этой среде. Только на основе собранной информации приведя внутренние возможности предприятия в соответствие с внешним окружением, руководство сможет осуществлять эффективное управление.

Курсовая работа выполнена по материалам ООО «Рутен». В соответствии с Уставом ООО «Рутен» учреждено 19 февраля 2001 г. в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» (Приложение 3). Место нахождения общества: Республика Татарстан, г. Казань, Сибирский тракт, д. 34.

Общество создано с целью удовлетворения общественных потребностей в товарах, работах, услугах и получения прибыли.

В соответствии с уставом, общество может осуществляет следующие виды деятельности:

организация наукоемких производств и реализация их продукции;

переработка сырья и отходов промышленности и сельского хозяйства;

оптовая и розничная торговля ювелирными изделиями из драгоценных металлов и драгоценных камней, а также ювелирными изделиями, содержащими драгоценные металлы и драгоценные камни;

оптовая торговля драгоценными металлами и драгоценными камнями;

оптово-розничная торговля;

торгово-закупочная и посредническая деятельность;

проведение ремонтных, архитектурных и дизайнерских работ;

строительство и капитальный ремонт;

редакционно-издательская, полиграфическая и рекламная деятельность;

транспортные услуги, перевозка грузов;

проектные, научно-исследовательские и изыскательские работы;

оказание дилерских и иных услуг;

организация и участие в проведении выставок, ярмарок, аукционов, конкурсов и других рекламных мероприятиях;

создание и эксплуатация ресторанов, торговых домов, досуговых, культурных и спортивных центров;

организация и эксплуатация сети продовольственных, промтоварных и специализированных магазинов;

купля-продажа объектов интеллектуальной деятельности, патентов, ноу-хау;

осуществление благотворительной деятельности;

производство продукции производственно-технического назначения;

производство товаров народного потребления, в том числе продуктов питания;

внешнеэкономическая деятельность, в порядке, установленном действующим законодательством, экспортно-импортные операции;

иные виды деятельности, не запрещенные федеральными законами.

В настоящее время ООО «Рутен» имеет три структурных подразделения: типография, торговля химпрепаратами и лакокрасочный цех. Ассортимент изделий, вырабатываемых на предприятии, насчитывает 38 наименований. ООО «Рутен» насчитывает в общей сложности 78 штатных сотрудников. Деятельность, попадающая под лицензирование не ведется.

Организационная структура управления представлена на рисунке 4.

Рис. 4. Организационная структура управления ООО «Рутен»

Эффективность деятельности ООО «Рутен» находится в прямой зависимости от работы каждого из специалистов предприятия. Так, например, общее руководство ООО «Рутен» осуществляет директор. Он организует и координирует работу предприятия в целом и его подразделений, несет ответственность за состояние производства. В непосредственном подчинении директора находятся старший технолог, начальник отдела сбыта и главный бухгалтер.

Старшему технологу подчиняются два технолога, кладовщик сырья и операторы оборудования. Технологи руководят процессом производства.

Начальник отдела сбыта осуществляет работу по реализации готовых изделий, а также товаров для продажи, отвечает за их сохранность на складах готовой продукции и оптовом складе, а также руководит процессом погрузки и транспортирования продукции и товаров.

Главный бухгалтер осуществляет экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия, ведет контроль над выполнением плановых заданий. В его подчинении находятся три бухгалтера и кассир.

Основным направлением работы предприятия является типография — печать по заказам предприятий, а также оптовая торговля Экономическую характеристику деятельности ООО «Рутен» можно представить посредством анализа основных показателей его хозяйственно-финансовой деятельности (Бухгалтерский баланс и Отчет о прибылях и убытках — Приложение 1 и2) (таблица 2).

Таблица 2

Основные показатели хозяйственно-финансовой деятельности ООО «Рутен» за 2006 — 2008 гг.

Анализируя данные таблицы 2, можно сделать ряд выводов. Объем производства в 2007 г. по сравнению с 2006 г. снизился на 27,4%, а в 2008 г. по сравнению с 2007 г. — на 33%. В целом же за анализируемый период объем производства сократился на 51,4% и составляет 767,53 т. в год.

Несмотря на то, что объем производства сократился, товарооборот от реализации в действующих ценах в 2007 г. по сравнению с 2006 г. вырос на 21,5%, а в 2008 г. по сравнению с 2007 г. — на 4,4%. За анализируемый период товарооборот от реализации в действующих ценах увеличился на 26,9%.

Для того чтобы рассчитать товарооборот от реализации 2007 г. и 2008 г. в ценах 2006 г., необходимо разделить показатели товарооборота в действующих ценах на соответствующие индексы цен. Так, в 2007 г. он составил 1,2, а в 2008 г. — 1,3. Таким образом, при рассмотрении товарооборота от реализации в ценах 2006 г. наблюдается тенденция к его росту. Так, в 2007 г. по сравнению с 2006 г. он увеличился на 1,2%, затем происходит увеличение на 0,2%. В целом за период с 2006 г. по 2008 г. товарооборот в сопоставимых ценах вырос на 1,5%.

Процессы роста товарооборота были связаны с ростом себестоимости. Так, себестоимость в 2007 г. по сравнению с 2006 г. повысилась на 22,2% и составила 8390,5 тыс. руб., в 2008 г. по сравнению с 2007 г. — на 3,1% и составила 9682 тыс. руб. В целом за анализируемый период себестоимость повысилась на 26%. Прибыль в 2007 г. по сравнению с 2006 г. увеличилась на 11,3% и составила 590 тыс. руб., а в 2008 г. по сравнению с 2007 г. — на 25,5% и составила 740,3 тыс. руб. В целом же за период с 2006 г. по 2008 г. прибыль увеличилась на 39,7%.

Такие показатели как выручка и прибыль являются показателями экономического эффекта, то есть они являются абсолютными, объемными показателями и не дают нам полного представления об эффективности деятельности предприятия. В целом за истекший период произошло увеличение значений показателей, кроме объема производства.

Нами также проведен SWOT-анализ сильных и слабых сторон ООО «Рутен». Выявлены способности и возможности построения стратегии, обоснованные полученными результатами и возможностями внешней среды (таблица 3).

Таблица 3.

SWOT-анализ ООО «Рутен»

Также нами проанализированы основные поставщики сырья и товаров ООО «Рутен». Основные поставщики ООО «Рутен» представлены в таблицах 5 и 4.

Таблица 4

Поставщики основного сырья в 2006;2008 гг.

Таблица 5

Поставщики дополнительного сырья в 2008 г.

3. Организация коммерческой деятельности на предприятии

В ООО «Рутен» построена линейная управленческая структура т. е. все подразделения подчинены непосредственно директору в том числе главный технолог и начальник отдела сбыта.

Маркетингом на предприятии занимается непосредственно сам директор, в его функции входят: ведение рекламной работы, контроль за закупкой и поставкой товаров и продукции, осуществление контроля за платежеспособностью покупателей, осуществление контроля за соблюдением сроков поставки, обслуживание покупателей.

Начальник отдела сбыта отвечает за закупку сырья и материалов для производства, а также за продажу готовой продукции и товаров для продажи.

Коммерческий успех зависит от возврата вложенных средств через реализацию товара. Главная задача директора является исследование и возможно более полно заполнить рынок производимой продукцией. Продажа продукции и товаров и их оплата производится наличными и безналичными расчетами.

В ООО «Рутен» планируется создать отдел сбыта и маркетинга, в котором будут работают менеджеры по продажам, главной задачей которых станет сбыт продукции и товаров, т. к начальник отдела сбыта уже не справляется с большими оборотами один. Во главе менеджеров будет стоять начальник отдела сбыта и маркетинга, который будет контролирует действия менеджеров, также в отделе будут работать менеджеры, которые займутся отпуском продукции.

Директор занимается заключением договоров составленных юристом. Договоры считаются заключенными, если между сторонами достигнуто соглашение по всем его существенным позициям.

В договоре поставки ООО «Рутен» обязуется в установленный срок передать производимые товары покупателю для их продажи или иного использования в предпринимательской деятельности.

В договоре поставки отражены следующие вопросы:

Сроки поставки товаров;

Порядок поставки;

Организация доставки;

Восполнение недопоставки;

Принятие товара покупателем;

Ответственное хранение товара, не принятого покупателем;

Тара и упаковка, порядок расчетов;

Урегулирование претензий при поставке товаров ненадлежащего качества и некомплектных товаров;

Неустойка при просрочке поставки или недоставке;

Порядок одностороннего отказа от исполнителя договора поставки и исчисления полученных при этом убытков;

Наименование товара; оно составляет предмет договора купли-продажи;

Количество товара; должны быть предусмотрены способны его определения;

Цена товара; показана цена единицы товара, так и его общая стоимость;

Условия платежа; указывается форма оплаты и требуемые для этого документы;

Общая сумма контракта;

Срок поставки;

Упаковка и маркировка;

Приемка-сдача товара; описывается процедура приемки товара;

Гарантии поставки и санкции в случае нарушения ее условий;

Рекламации; устанавливается порядок предъявления претензий по поставке;

Порядок разрешения споров;

Форсмажерные обстоятельства;

Условия транспортировки товара;

Адрес сторон;

Подписи сторон.

После подписания сторонами, договор вступает в силу, и начальник отдела сбыта начинает работать со своим клиентом в течении года, по истечении года договор пролонгируется, если желает этого клиент. работы На анализируемом предприятии основная часть договоров заключается на год. Для облегчения и ускорения оформления договорных отношений применяется так называемая пролонгация, то есть продление договора, однако в этом случае обязательно согласование ассортимента поставляемого сырья (спецификации). Товары, потребность в которых возникает непредвиденно, и не требующие длительного хранения, закупаются в сроки близкие к их потреблению. Такие виды сырья, как бумага картон и др., доставляются предприятию через определённые интервалы времени в соответствии с графиком потребности в них производства на тот или иной период.

Если внимательно посмотреть на процесс сбыта, становится ясно, что объем, рост и динамика продаж зависят, прежде всего, от тех, кто непосредственно этими продажами занимается. Какой бы выгодный товар не получил отдел закупок, как бы хорошо не распланировало весь процесс руководство предприятия, как бы безупречно не оформила все бухгалтерия, в конечном итоге все упирается в менеджеров по продаже. От того, насколько они владеют искусством убеждения, зависит, как будет продаваться товар, и, как следствие, благополучие всего предприятия.

На ООО «Рутен» основным клиентом является оптовик малых и крупных заказов. Клиенты требуют быстрой и правильной работы с ними. И какой бы клиент не был с ним директор должен быстро и вежливо поговорить. Также директор обзванивает новых клиентов и предлагают им товары и продукцию предприятия. Если клиент сомневается в качестве товара и говорит о том, что у него другие поставщики, тогда директор едет к клиенту и разговаривает с ним имея при себе все необходимые данные о рыбе и также договор поставки, чтобы в случае согласия клиента сотрудничать с ООО «Рутен», подписать договор. Директор предлагает прайс-лист, чтобы клиент смог сразу заказать интересующую его продукцию или товар.

Поступление товарной продукции на ООО «Рутен» происходит железнодорожным и автомобильным транспортом, поступление сырья и материалов для типографии осуществляется самостоятельно на личном автомобиле водителем ООО «Рутен» .

В типографии происходит укомплектование готовой продукции и она отправляется на реализацию, реализация происходит через отдел сбыта, где выписываются все необходимые документы для выезда с готовой продукцией. Выезд осуществляется водителем на автомобиле ООО «Рутен», который получает доверенность и транспортную накладную.

Процессы купли — продажи товаров и товародвижение всегда были предметом пристального внимания ООО «Рутен». Партнерско-деловые связи между предприятиями и поставщиками сырья и продукции строятся на коммерческой основе (коммерческие сделки, коммерческие операции, товарно-денежный обмен). При этом определенное значение придается инструментам маркетинга, которые используются в комплексе с коммерческими действиями.

На рисунке 5 представлена модель закупки сырья и доведения готовой продукции до покупателей, осуществляемая на ООО «Рутен». Она включает шесть этапов, которые взаимосвязаны и взаимообусловлены. За исходные позиции приняты спрос и потребности покупателей.

Закупочная работа является основой коммерческой деятельности. После принятия решения о производстве определенных видов изделий на ООО «Рутен» встает очередная задача по обеспечению производства сырьем, полуфабрикатами. В изучении рынка закупок вопрос цен — главный, но существенную роль играет также анализ других факторов, в том числе возможных расходов и сроков поставок.

Одной из основных проблем в управлении закупками материальных ресурсов является проблема выбора поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков схожих материальных ресурсов, но, главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером товаропроизводителя в реализации его стратегии.

Выявлением и изучением источников закупки и поставщиков сырья на ООО «Рутен» занимается директор. Он постоянно следит за рекламными объявлениями в средствах массовой информации, специальных изданиях, анализирует проспекты, каталоги, издаваемые поставщиками. Переговорный процесс по согласованию условий договора чаще всего проводится путем личных контактов с поставщиками. Такая форма обладает неоспоримым преимуществом перед перепиской и телефонными переговорами. Главная задача переговоров — найти взаимовыгодные условия, которые послужат основой для установления длительных связей.

Рис. 5. Модель закупки сырья и доведения готовой продукции до покупателей ООО «Рутен»

Процесс управления закупками начинается с идентификации или переоценки потребностей. В некоторых случаях, например, при изменении ассортимента выпускаемой готовой продукции может быть пересмотрен состав внутренних потребителей и (или) номенклатура материальных ресурсов.

Следующий этап — определение и оценка требований потребителей. Как только внутрифирменные потребители и номенклатура материальных ресурсов определены, устанавливаются требования к весу, размерам, параметрам поставок, плана и спецификации на каждую позицию номенклатуры и определенную номенклатурную группу материальных ресурсов.