Информационные технологии в управлении ЗАО «Стройсервис»

• 1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ОТДЕЛЕ ПРОДАЖ ЗАО «СТРОЙСЕРВИС». СПОСОБЫ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ
• 2. ПРОГРАММНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ В ЗАО «СТРОЙСЕРВИС»
• 3. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА ПРОДАЖ В ЗАО «СТРОЙСЕРВИС»
• 4. ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ЗАО «СТРОЙСЕРВИС» БАЗЫ ДАННЫХ
• 4.1 Краткая характеристика используемой базы данных
• 4.2 Выбор другого варианта СУБД
• 5. СРАВНЕНИЕ ДВУХ СУБД
• СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ОТДЕЛЕ ПРОДАЖ ЗАО «СТРОЙСЕРВИС». СПОСОБЫ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Система 1С: Предприятие 8.0 может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов. Особенности этой программы позволяют ее использовать для отдела продаж ЗАО «Стройсервис».

1C: Предприятие может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Разнообразные и гибкие возможности системы 1С: Предприятие позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

Система 1С: Предприятие может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета: учет операций по банку и кассе; учет основных средств и нематериальных активов; учет материалов и МБП; учет товаров, услуг и производства продукции; учет валютных операций; учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами; учет расчетов по заработной плате; учет расчетов с бюджетом; другие разделы учета.

Сегодня Microsoft Office рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или как средство доступа и обмена данными.

Microsoft Word — версия популярного текстового процессора для операционной системы Microsoft Windows позволяет создавать документы любой сложности и оформлять их с использованием различных шрифтов, имеет удобный графический интерфейс и средства автоматизации оформления документов. Создаваемые файлы имеют расширение DOC.

Microsoft Excel — версия программы представления и обработки данных в виде электронных таблиц, имеющая универсальные возможности решения задач от учета продаж до планирования деятельности предприятия в целом. Microsoft Excel имеет мощный аппарат математических инструментов для решения задач линейного программирования, оптимизации, статистического моделирования. Создаваемые файлы имеют расширение XLS.

Microsoft Access — представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.

Microsoft PowerPoint — версия графического пакета для создания презентаций и слайд-фильмов предоставляет пользователю возможности оформления текста, рисования, построения диаграмм, а также широкий набор стандартных иллюстраций, стилевых шаблонов и возможности использования звука и видео. Создаваемые файлы имеют расширение РРТ.

Microsoft Outlook — программа управления информацией, которая помогает работать с сообщениями, приходящими по электронной почте, контактными лицами, назначать встречи, ставить задачи, отслеживать деятельность свою и сотрудников, просматривать совместные документы.

Для обработки изображений на компьютере используются специальные программы — графические редакторы. Графический редактор — это программа создания, редактирования и просмотра графических изображений.

Автоматизация предприятия зачастую приводит к повышению эффективности бизнеса, его конкурентоспособности, стратегической координацию всех сторон бизнеса. Она так же способствует оптимизации бизнеса, в том числе объединению возможностей управления деятельностью, трудовыми ресурсами и информационными технологиями для комплексного улучшения результатов работы. Именно поэтому проблемы реинжиниринга становятся все более актуальными не только для зарубежных, но и для российских предприятий.

На рисунке 1 представлены способы повышения эффективности работы ЗАО «СтройСервис» в области программного и технического обеспечения.

Рис. 1. Мероприятия по повышению эффективности работы управления

2. ПРОГРАММНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ В ЗАО «СТРОЙСЕРВИС»

Основой единой системы электронного делопроизводства и документооборота ЗАО «Стройсервис» стала типовая система «Кодекс: Документооборот», разработанная на платформе Microsoft.

Каждая из систем, входящих в состав системы «Кодекс: Документооборот», предназначена для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов и поручений и др. Это позволяет предложить готовые решения автоматизации основных участков делопроизводства для большинства органов государственной власти Российской Федерации.

Система «Кодекс: Документооборот» рассчитана на применение в реальных условиях функционирования бумажного документооборота. Поэтому первая задача, которую она решает, состоит в поддержке и обслуживании бумажного документооборота. Вторая задача состоит в обеспечении постепенного перехода от бумажного документооборота к электронному.

Главным архитектурным принципом построения системы является ее модульность. Модульность дает возможность внедрения корпоративных систем по частям. Затем эти модули объединяются друг с другом, в результате чего образуется корпоративная система, охватывающая центральный орган управления и большую группу подведомственных организаций, территориально удаленных друг от друга.

3. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА ПРОДАЖ В ЗАО «СТРОЙСЕРВИС»

Менеджер продаж в ЗАО «Стройсервис» использует систему АВАКС, имеющую следующие характеристики.

Система АВАКС — это единая информационная система торгового предприятия, обеспечивающая автоматизацию финансового учёта и формирование отчётности в режиме реального времени; на базе единой информационной системы строится система управления предприятием торговли АВАКС: управление продажами (CRM); управление закупками, управление поставками, управления логистикой закупок; управления транспортной логистикой, управления складом, управления финансовой деятельностью и управление финансовым учётом.

АРМ менеджера по продажам — обработка, позволяет работать менеджеру по продажам в одном окне.

Работа с ценовыми предложениями:

· выписывать ценовые предложения и хранить их базу;

· рассылать коммерческие предложения по e-mail.

Работа с заказами покупателя.

· регистрация всех действий менеджера по продажам посредством системы событий;

· поддерживается две схемы работы с заказами покупателя: продажа товара со склада и «работа под заказ»;

· выписывать счета клиентам;

· резервировать товар на складе и товар, заказанный у поставщика;

· провести анализ заказа покупателя с помощью отчёта «Анализ заказа».

· провести анализ заказов покупателей с помощью отчета «Анализ заказов покупателей».

Работа с резервами товара под клиента:

· контролировать оплаты и долги по заказам покупателя;

· контролировать планируемые поступления денежных средств по условиям оплаты договоров с контрагентами;

· контролировать отчетом «продукция для продажи» складские остатки, включая резервы;

· отслеживать объем продаж в натуральном и суммовом выражении отчетом «Продажи»;

· отслеживание выполнение договорных условий по заказу покупателя отчетом «Логистика поставок».

Работа с резервами товара под клиента.

· контролировать оплаты и долги по заказам покупателя;

· контролировать планируемые поступления денежных средств по условиям оплаты договоров с контрагентами;

· контролировать отчетом «продукция для продажи» складские остатки, включая резервы;

· отслеживать объем продаж в натуральном и суммовом выражении отчетом «Продажи»:

· отслеживание выполнение договорных условий по заказу покупателя отчетом «Логистика поставок»;

· управление закупками, управление поставками, логистика закупок, работа с заказами поставщика;

· поддерживается два процесса работы с заказами поставщиками: заказ товара у иностранного поставщика и заказ товара у отечественного поставщика;

· поддерживается заказ товара у поставщика по заказу покупателя или внутреннему заказу подразделения;

· формирование заказов поставщику на услуги поставщиков по выставленным счетам от поставщиков;

· фиксирование и отслеживание потребности отделов в товаре по внутренним заказам;

· фиксирование инвойсов в системе как документов подтверждающих выполнение условий договор с поставщиками;

· фиксирование претензий поставщикам через корректировку взаиморасчетов.

Возможность учета дополнительных расходов по доставке товара:

· специальная форма Purchase order c нумерацией и датой желаемой отгрузки товара от поставщика, формируемая на основе заказа поставщику;

· контроль планируемых оплат поставщику по условиям договоров;

· контроль состояния заказа поставщику отчетом «Анализ заказа»;

· отслеживание выполнения договорных условий по заказу поставщику отчетом «Логистика поставок по поставщикам».

· контроль сроков отгрузки товара от поставщика через отчёты.

Управление логистикой транспорта, транспортная логистика:

· формирование заявок на транспорт отделами для транспортировки товара;

· формирование транспортных заказов для транспортных компаний по доставке товара транспортным компаниям.

Учёт товара «в пути»:

· планирование и отслеживание стадий доставки товара отчётом «Отчёт по логистике доставки»;

· учёт всех расходов по доставке, расторможке товара.

Управление складом:

· полный контроль процесса поступления товара на склад в системе;

· полный контроль процесса отгрузки товара со склада в системе. Автоматическая постановка задач для участников процесса в системе

· складской учет товара по каждой единице товара, как в натуральном выражении, так и в суммовом.

Учёт товара на множестве складов:

· фиксирование в системе фактически пришедшего товара в количественном выражении в документе «Инвентаризация машины»;

· формирование задания для склада по отгрузке товара документом «Заявка на отгрузку»;

· система позволяет проводить инвентаризацию товаров на складе с фиксированием результата инвентаризации в системе;

· система позволяет подразделениям предприятия (складам, торговым точкам) заказывать товары у других подразделений для пополнения собственных торговых запасов (внутренние заказы);

· возможность комплектации и разукомплектации товара;

· управление финансовой деятельностью, финансовый учёт Система управления торговлей АВАКС включает в себя систему автоматизации управленческого учёта и даёт возможность в полной мере использовать схемы:

· управленческого учёта;

· финансового учёта;

· ценообразования;

· система управленческого учета;

· учёт денежных средств.

Система позволяет регистрировать все операции связанные с движением денежных средств компании, как по банку, так и кассе. При этом вести учёт движения и остатков денежных средств в кассе и в банке.

В системе предусмотрена возможность отправки и получения платежей с помощью встроенной системы Клиент-банка.

В системе существует возможность оперативного планирования движения денежных средств для осуществления более эффективной деятельности компании.

Возможность ведение взаиморасчетов по факторинговой схеме с клиентами и банками.

Возможность ведения партионного учета товара на складе.

В системе предусмотрен учет различных видов накладных расходов — затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т. д.

Предусмотрено также распределение расходов по различным статьям затрат:

· с помощью отчетов можно отследить динамику изменения расходов по статьям затрат;

· получение данных по продажам по отчету «Продажи». Детализация по подразделению и менеджеру по продажам;

· получение данных по валовой прибыли по отчету «Валовая прибыль» в разрезе подразделений, номенклатурных позиций;

· получение данных по чистой прибыли компании в разрезе подразделений по отчету «Чистая прибыль»;

· расчет прибыли по договорам продажи компании;

· возможность отражения финансовых операций только в «управленческом учете».

Регламентированный учёт. В системе реализована интеграция с программой для расчета заработной платы 1С «Зарплата и управление персоналом». С помощью данной программы можно рассчитывать заработную плату для всех сотрудников компании В системе реализована интеграция с бухгалтерской программой 1С «Бухгалтерия предприятия».

Фиксирование в системе фактически пришедшего товара в количественном выражении в документе «Инвентаризация машины».

Ценообразование:

· фиксирование и хранение всей истории цен по каждой номенклатурной позиции;

· возможность формирования нескольких прайс-листов компании;

· хранение и контроль цен поставщиков;

· полный цикл формирования планируемых продажных цен компании. Контроль минимальной цены на каждую номенклатурную позицию;

· контроль за планируемой прибыльностью договора с учётом сметы расходов.

Управление нормативно-справочной информацией

· возможность использования 2-язычных наименований товара для одной номенклатуры для заказа товара иностранному поставщику;

· печатные формы для предоставления информации о товаре таможенным брокерам;

· возможность ведения справочной информации по местам хранения товара на складе;

· возможность хранения следующей информации о товаре в системе: габариты, вес, картинки, описания товара для покупателя, описание для таможни, коды ТНВЭД;

· печатная форма-прайс для клиентов с необходимой информацией о товаре;

· остатки товаров по складам.

Контрагенты. В системе АВАКС предусмотрена возможность хранения в справочнике всей необходимой информации о контрагентах.

Статьи затрат. В системе АВАКС предусмотрена возможность использования справочника статей затрат.

4. ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ЗАО «СТРОЙСЕРВИС» БАЗЫ ДАННЫХ

4.1 Краткая характеристика используемой базы данных

База данных — это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). СУБД используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации.

СУБД организует хранение информации таким образом, чтобы ее было удобно: просматривать, пополнять, изменять, искать нужные сведения, делать любые выборки, осуществлять сортировку в любом порядке.

Классификация баз данных: 1. По характеру хранимой информации: фактографические (картотеки), документальные (архивы); 2. По способу хранения данных: централизованные (хранятся на одном компьютере), распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях). 3. По структуре организации данных: табличные (реляционные), иерархические Информация в базах данных структурирована на отдельные записи, которыми называют группу связанных между собой элементов данных. Характер связи между записями определяет два основных типа организации баз данных: иерархический и реляционный.

В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень. Иерархическая база данных по своей структуре соответствует структуре иерархической файловой системы.

Реляционная база данных, по сути, представляет собой двумерную таблицу. Столбцы таблицы называются полями: каждое поле характеризуется своим именем и топом данных. Поле БД — это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.

Широкие возможности администрирования. SQL Server предоставляет широкие возможности администрирования, осуществляемого системой интегрированных объектов, сервисов и компонентов. В среде баз данных клиент-сервер, сервер автоматически обеспечивает целостность данных. SQL Server использует несколько механизмов поддержания целостности.

Координатор распределенных транзакций. Используя данную функцию, разработчики программного обеспечения могут строить новые мощные приложения, которые создают транзакционные объекты и используют менеджеры ресурсов, для того чтобы завершить работу транзакции.

Репликация. Microsoft SQL Server 6.0 включает возможность репликации данных как стандарта RDBMS. При репликации данных пользователь может распространять копии транзакционных данных от одного сервера предприятия на один или несколько удаленных серверов.

Функциональные особенности. SQL Server поддерживает расширенный контроль целостности базы данных; параллельное сканирование данных (асинхронное предварительное чтение) последовательных страниц операций; Возможность добавления ключей и резервных слов; Оптимизатор запросов; Системные хранимые процедуры.

4.2 Выбор другого варианта СУБД

В качестве альтернативного варианта базы данных выберем Oracle.

Одно из преимуществ Oracle в том, что он никогда не поставляет свою технологию в «голом» виде, ставя пользователя перед необходимостью искать сколько-нибудь приемлемый способ использования этой технологии. Перечислю лишь основные направления программных продуктов Oracle.

Средства оперативного анализа данных — OLAP:

1. CASE-технология Oracle (Designer/2000) приобрела уже не меньшую популярность и известность, чем сервер Oracle

2. Средства разработки приложений Oracle (Developer/2000, Power Objects и др.) неуклонно пробивают себе дорогу на вершину этого рынка

3. Oracle Mobile Agents — позволяют приложениям осуществлять доступ к серверу БД по линиям связи невысокой пропускной способности и надежности.

4. Большой набор различных приложений, начиная от Oracle Interoffice (корпоративная электронная почта, многопользовательский календарь, хранение и управление документами, документооборот) и «свежих» ориентированных на Intranet приложений (электронная коммерция и др.) до уже хорошо известных, но набравших всерьез силу в последние годы Oracle Applications, составляющих сегодня основную конкуренцию для такой системы, как SAP R/3 (которая впрочем сама осуществила в 1996 году 79% своих инcталляций с использованием сервера Oracle).

5 СРАВНЕНИЕ ДВУХ СУБД

В сводной таблице представлены сравнительные характеристики этих двух СУБД. Клиентские места при этом могут функционировать практически на любой платформе, средством доступа клиентов к СУБД является либо CGI (Perl) либо JAVA приложения.

Таблица 1 — Сравнение СУБД Microsoft SQL-Server и Oracle

информационный менеджер управленческий продажа субд

1. Барановская Т. П., и др. Информационные системы и технологии в экономике. — М.: Финансы и статистика, 2010. — 416 с.

2. Белянин М. Microsoft Office 2007. — М.: НТ Пресс, 2009. — 256 с.

3. Богачева, Т.Г. 1С: Предприятие 8. Управление торговыми операциями в вопросах и ответах. — М.: 1С-Паблишинг, 2008. — 544 с.

4. Васильев А. Н. Microsoft Office 2007. Новые возможности. — СПб.: Питер, 2010. — 160 с.

5. Веверка П. Microsoft Office 2007 ля чайников. Полный справочник. — М.: Диалектика, 2009. — 768 с.

6. Виейра Р. Программирование баз данных Microsoft SQL Server 2005. Базовый курс. — М.: Диалектика, 2011. — 832 с.

7. Гандерлой М., Джозеф Дж., Чанц Д. Освоение Microsoft SQL Server. — М.: Диалектика, 2010. — 1104 с.

8. Глушаков, С.В. 1С: Предприятие для бухгалтера. — М.: АСТ, 2009. — 352 с.

9. Головко, Н.А., Шубина, Е.В. 1С: Предприятие 8.0 в вопросах и ответах. — М.: Дашков и К, 2008. — 416 с.

10. Джермейни Дж. Дональд К.Бурлесон. Настольная книга по администрированию Oracle Application Server 10g. — М.: Лори-Пресс, 2010. — 414 с.

11. Емельянова Н. З., Партыка Т. Л. Попов И.И. Информационные системы в экономике. — М.: Форум, 2010. — 461 с.

12. Исаев Г. Н. Информационные системы в экономике. — СПб.: Омега-Л, 2011. — 462 с.

13. Кайт Т. Oracle: Эффективное проектирование приложений. — М.: Лори-Пресс, 2010. — 800 с.

14. Кашаев, С.М. 1С Предприятие 8.1: Разработка прикладных решений. — М.: Вильямс, 2009. — 368 с.

Электронный ресурс — АВАКС: система управления предприятием торговли // http://mcpink.ncp.ru/sys-avax.html