Разработка проектных документов

Подготовка отчета об обследовании

Согласно ГОСТ 34.601 —90^[1] стадия формирования требований к АС заканчивается оформлением отчета об обследовании объекта автоматизации. Отчет документирует информацию, которая впоследствии будет использована на всех этапах проектирования АС. Назначение отчета об обследовании — классифицировать и документировать информацию о требованиях заказчика, собранную в результате процесса обследования предприятия.

Требования к содержанию документов, разрабатываемых на предпроектных стадиях по ГОСТ 34.601, определяет разработчик в зависимости от объема информации, необходимой и достаточной для дальнейшего использования документов^[2]. В приложении РД50−34.698—90 приведены рекомендации для содержания документов, разрабатываемых на прсдпросктных стадиях. Так, на стадии формирования требований к ИС в основную часть отчета рекомендуется включать следующие разделы:

• • характеристика объекта и результатов его функционирования;
• • описание действующей ИС;
• • описание недостатков действующей И С;
• • обоснование необходимости совершенствования действующей ИС;
• • цели, критерии и ограничения создания ИС;
• • функции и задачи создаваемой ИС;
• • выводы и предложения.

Для определения структуры и содержания отчета об обследовании предприятия возможно воспользоваться ГОСТ 7.32—2001^[3], согласно которому отчет представлен следующими структурными элементами:

• • титульный список;
• • список исполнителей;
• • реферат;
• • содержание;
• • нормативные ссылки;
• • определения;
• • обозначения и сокращения;
• • введение;
• • основная часть;
• • заключение;
• • список источников;
• • приложения.

Отчет формируется на основании следующей информации:

• • протоколы совещаний с заказчиком и исполнителем;
• • протоколы интервьюирования экспертов на предприятии заказчика;
• • положения о подразделениях заказчика, положение о взаимодействии подразделений, должностные инструкции;
• • примеры отчетов, формируемых подразделениями;
• • информация по используемым системам.

В протоколах фиксируются вопросы, задаваемые при интервьюировании, и ответы экспертов. Источником для разработки вопросов интервью может служить структура технического задания, разрабатываемого по ГОСТ 34.

Входной информацией для разработки протоколов интервьюирования являются черновики с записями интервью, диктофонные записи, стенограммы, предоставленные в процессе интервью материалы. Списки вопросов для интервью формируются для каждого обследуемого подразделения, проверяются заказчиком с целью предотвращения доступа к конфиденциальной информации и сокращению времени отвлечения сотрудников от их должностных обязанностей. Утвержденные протоколы будут использоваться как источники при разработке концепции, технического задания, технического проекта и могут входить в состав приложения к ТЗ.

Отчет об обследовании — результат труда многих специалистов. Бизнесаналитики выявляют и структурируют требования, системные аналитики выполняют моделирование и документирование требований, эксперты предметных областей и архитектор выполняют процедуру верификации и утверждения требований.

Стандартов на структуру и содержание отчета об обследовании нет. Как правило, каждая компания-исполнитель разрабатывает собственную методику проведения обследования предприятия и формирует требования к содержанию и оформлению отчета об обследовании. Пример¹ структуры отчета приведен в табл. 7.1.

Таблица 7.1

Структура отчета об обследовании.

¹ Структура отчета, предоставленная компаиией-партиером, частично изменена и дополнена.

Раздел «Общие требования» содержит информацию о названии документа и его назначении, целях и задачах и результатах обследования, сведения о разработчике документа. Источниками информации для формирования раздела являются договор о проведении обследования, протоколы встреч заказчика и исполнителя.

В разделе «Краткая информация о предприятии» указываются список юридических лиц, виды деятельности юридических лиц и документы, определяющие виды деятельности. Источник информации — учредительные документы юридических лиц. Например, если основным видом деятельности является торговля, то деятельность предприятия определяется следующими основными договорами: договор поставки, договор поручения, договор торговой комиссии (продажи), договор купли-продажи.

Раздел «Организационная структура» состоит из описания и схем общей организационной структуры предприятия и структур отдельных подразделений. Источник информации — организационные документы компании, к которым относятся устав или положение об организации, должностная инструкция, штатное расписание и пр.

Раздел «Функции предприятий» содержит информацию о функциональных областях, включенных в обследование (например, финансы, персонал, материальные ресурсы, заказы, производство), о распределении функций по структурным подразделениям и о функциях, закрепленных за рабочими местами. Инструментом для распределения подразделений по функциональным областям может служить матрица со следующей структурой: в строках — перечень подразделений, в столбцах — функциональные области. Ячейки на пересечении, отмеченные символом «X» — функции, закрепленные за подразделением (табл. 7.2).

Для определения функциональных обязанностей сотрудников можно воспользоваться матрицей с аналогичной структурой: в строках — список ролей (должностей), в столбцах — функциональные области. Ячейки на пересечении, отмеченные символом «X», — функции, закрепленные за сотрудником (должностью) (табл. 7.3).

Используя должностные инструкции, функции детализируются до задач, закрепленных за сотрудниками.

Распределение структурных подразделений в разрезе отдельных функциональных областей¹ (фрагмент).

Раздел «Бизнес-процессы предприятий» содержит список укрупненных бизнес-процессов предприятия. Источником для формирования списка бизнес-процессов служит список задач, сформированный в разделе «Функции предприятия». Группируя задачи, но признаку получения продукта или услуги, формируется список бизнес-процессов предприятия.

Далее бизнес-процессы из укрупненного списка детализируются путем декомпозиции до уровня бизнес-процессов подразделений, применяя, например, нотации структурного моделирования 1DEF0 или DFD. Выбор нотации описания определяется с учетом целей выполнения обследования, установленных условиями договора.

В разделе «Печатные формы документов предприятия» должна быть определена классификация, на основании которой группируются печатные формы, а в приложении к отчету — примеры документов, формируемых в подразделениях, распределенных в соответствии с принятой классификацией. Ниже приведен пример возможной классификации печатных форм.

Пример классификации печатных форм Графики Доверенности Договора Журналы Заявки Акты Накладные Отчеты Платежные поручения Приказы^[4]

Протоколы Служебные записки Счета Прочие документы В разделе «Программное и аппаратное обеспечение подразделений» для сбора и документирования информации о текущем состоянии ПО удобно воспользоваться шаблоном, представленным на рис. 7.1.

Таблица 7.3

Распределение функциональных областей по сотрудникам (фрагмент).

Рис. 7.1. Шаблон для сбора информации о ПО предприятия.

Первый столбец содержит информацию о ПО, установленном на компьютерах пользователей, источник информации — перечень технических средств и ПО, используемого в организации. Последующие столбцы заполняются на основании документации на ПО. Информация об аппаратном обеспечении заполняется согласно вышеуказанному документу.

Раздел «Оценка текущего уровня автоматизации предприятия» содержит информацию о текущем состоянии конфигурации системы, информацию о количестве выполненных доработок и изменений и их содержании, о наличии документации на внесенные изменения. Фиксируются неавтоматизированные или автоматизированные не в полном объеме процессы. Отмечается наличие или отсутствие централизованной информационной базы. Комплексная оценка текущего уровня автоматизации бизнес-процессов может быть выполнена, например, с использованием экспертного и учетно-аналитического методов.

В разделе «Пожелания заказчика к будущей системе» приводится перечень требований и пожеланий к системе, высказанных в результате проведенных собеседований с сотрудниками предприятия. Требования и пожелания формируются на основе накопленного опыта использования существующей системы, а также оценок перспективного развития деятельности предприятия, требующего нового качественного уровня автоматизации его деятельности.

Требования к проектируемой автоматизированной системе можно сгруппировать следующим образом:

• • технические требования;
• • функциональные требования;
• • системные требования.

В оформлении технических требований указываются требуемые минимальные параметры оборудования и ПО, необходимые для обеспечения работы системы. Функциональные требования включают подробный перечень требований к функциональности системы, основанных на описании текущей деятельности компании.

Системные требования включают в себя описание требований к БД и инструментам доступа к информации, построения отчетов и запросов, а также импорта и экспорта данных.

В разделе «Предложение по выбору системы и ее оценка» определены критерии оценки и выбора ИС, описана процедура оценки ИС, представлены предложения на поставку системы, обоснован выбор системы. Источником информации служат экспертные оценки специалистов компании исполнителя, выполненные с учетом результатов обследования.

Примеры шаблонов документов для сбора информации на стадии предироектного обследования представлены в Приложении 1.

Пример разработанного отчета об обследовании приведен в Приложении 2.

• [1] ГОСТ 34.601—90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Стадии создания.
• [2] РД 50−34.698−90. Автоматизированные системы. Требования к написанию документов.
• [3] ГОСТ 7.32—2001. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правилаоформления.
• [4] В табл. 7.2 и 7.3 приведены примеры для условного предприятия.