Заказ. 
Документационное обеспечение управления. 
Документооборот и делопроизводство

Заказ — коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу, с просьбой заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Текст заказа состоит из двух частей: просьбы осуществить поставку определенного товара, и основной части, содержащей описание товара: наименование, сроки поставки, количество, качество, цена, условия платежа и др.

Заказ вступает в силу с момента подтверждения заказа. Подтверждение заказа — это письменное уведомление продавца (экспортера) о принятии им условий заказа к исполнению без оговорок. Оформляется подтверждение заказа как коммерческое письмо.

Запрос

Письмо-запрос — деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос — обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг). В коммерческой деятельности письма-запросы используются на предконтрактной стадии.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, т.к. организация нс имеет права запрашивать сведения, нс обусловленные характером и содержанием ее деятельности.

Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует письма-ответа. В коммерческом запросе, как правило, указывают: наименование товаров (услуг), условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки поставки, модель, марка, цена, условия поставки и др.).

В коммерческом запросе используются следующие выражения:

• — «Просим Вас сообщить о возможности поставки…»;
• — «Просим сделать предложение на поставку…»;
• — «Просим Вас сообщить подробную информацию о…».

Текст письма-запроса может содержать преамбулу, в которой излагаются причины, но которым запрашивается информация, или цели, в связи с которыми это делается.

Ответ на запрос также оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующая покупателя. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта). Например:

В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов:

• 1. Устав организации;
• 2. Свидетельство о регистрации организации;
• 3. Договоры поставки с ООО «Этой»;
• 4. Справку о стоимости одного кубометра песка на 01.07.2017.