Оформление обложки дела

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом должно быть указано:

• — наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело;
• — наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависимости от структуры описи дел;
• — делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;
• — номер дела по годовому разделу описи дел;
• — заголовок дела;
• — дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;
• — количество листов в деле;
• — срок хранения дела или запись «хранить постоянно» ;
• — архивный шифр дела (сначала карандашом, а после утверждения описей — чернилами).

При сдаче документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.

Выделение документов к уничтожению и снятие их с учета

Одновременно с подготовкой описей по итогам учета документов оформляются также акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета:

• — о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• — об аннулировании машиночитаемого документа;
• — о неисправимых повреждениях дел.

Основным из этих актов является Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих (дальнейшему) хранению. В акт включают все дела, срок хранения которых истек в предыдущем году, независимо от этих сроков.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению утверждаются их руководителями только после (одновременно) составления и утверждения им годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы.

В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела, а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, например, " Копии кадровых приказов", " Переписка по хозяйственным вопросам" и т. д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей (графа 4) или индексы по номенклатурам дел (графа 5). Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание их уничтожения — срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта в итоговой записи указывается не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.

Согласованный с ЭК акт утверждается директором и только после этого организация может приступать к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилизации — сдача на пункт вторсырья. В случае применения других способов утилизации в акт вносится соответствующая запись, например:

На последнем этапе во все акты вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка, с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица: " Изменения в учетные документы внесены" . Действующие на отечественном рынке услуг зарубежные компании по аутсорсинговому хранению документов при уничтожении черновиков, копий и подлинников документов с истекшими сроками хранения выдают организациям, воспользовавшимся их услугами, сертификат об уничтожении, составленный на основе собственных внутренних правил его оформления. Такой сертификат не заменяет оформление акта, а должен оформляться как приложение к нему.

Так как физическое уничтожение электронных документов может проводиться не только путем уничтожения носителя, но и путем стирания только группы документов, переформатирования носителя, то более целесообразно оформление акта об аннулировании машиночитаемых документов.

В случае физической невозможности дальнейшего хранения и использования документов вследствие стихийных бедствий или халатности, их снятие с учета должно оформляться предусмотренным архивной службой для этих случаев актом о неисправимых повреждениях дел.

Оба вида актов должны пройти обязательную процедуру их согласования с экспертной комиссией и последующего утверждения руководителем организации. Если организация является источником комплектования государственного или вышестоящего ведомственного архива, то все акты должны быть согласованы и с этими архивами.