Особенности управленческих документов

В своей повседневной деятельности управленческий персонал использует большое количество разнообразных документов как в процессе их формирования (заполнения) и последующего ввода информации из них в компьютер, так и в процессе анализа и принятия своевременных и оптимальных решений. Поэтому формы входных и выходных документов должны быть простыми и удобными в целях оптимизации всей совокупности работ, связанных с ними.

Однако вопросам исследования и анализа документооборота в организации очень редко уделяется должное внимание по следующим основным причинам:

• • непонимание и недооценка руководством существа вопроса и тех выгод, которые последуют после того, как будут рационализированы все работы с документами;
• • необходимость приглашать независимых специалистов из консалтинговой компании, что является «дорогим удовольствием»;
• • длительное время полного и качественного анализа;
• • неготовность руководства по результатам анализа изменять чтолибо в процессах, связанных с обработкой документов.

Изменения в документальной сфере в рамках предприятия могут оказать мощный косвенный эффект на все мероприятия и процессы, осуществляемые в любой профессиональной деятельности, и особенно — в управленческой. В отдельных случаях эффект может быть и прямым, например, сокращение времени на подготовку и анализ информации, сконцентрированной в документальных формах, за счет сокращения количества документов и дублирующей информации, а также оптимизации структур и форм представления информации для анализа и принятия решений. Как следствие — сокращение количества сотрудников, основная деятельность которых направлена на работу с документами.

Практика работы с отдельными типовыми видами документов позволяет сделать следующие выводы:

• • на предприятиях (в организациях) некоторые формы документов используются десятилетиями и в настоящее время морально устарели. При их формировании часто не учитываются возможности компьютерной обработки, хранения и представления информации. Это, в свою очередь, замедляет процессы анализа и снижает качество принимаемых решений;
• • структуры некоторых логически связанных документов не коррелированы между собой несмотря на их явную семантическую однозначность. Часть информации для подготовки документов одного вида берется из документов других видов, но не просто автоматически «переписывается», а требует специального редактирования текста, чтобы его содержание соответствовало приведенным названиям граф во вновь формируемом документе. Такое структурное «разногласие» увеличивает время работы с документами и в большинстве случаев не оправдано технологической и производственной необходимостью;
• • в документообороте еще участвует значительное количество документов, предполагающих большой процент процедур «ручного» заполнения, что свидетельствуют о параллельном существовании «ручных» и компьютерных технологий и явно противоречит принципам использования современных информационных технологий, которые позволяют минимизировать или даже свести к нулю объем «ручных» действий по формированию документов.

Руководящие работники придерживаются определенных стереотипов, часто боятся нововведений, которые могут выявить их недостаточную компетентность или даже доказать их «ненужность». Кроме того, ЛПР практически не вникают в процессы автоматизации документационного обеспечения и в результате не всегда имеют в своем распоряжении именно те документы, которые действительно необходимы им для принятий решений.

Практически в каждой организации в настоящее время имеется БД, содержащая разнообразную информацию обо всех сферах деятельности. Наличие такой информации предоставляет возможность довольно просто формировать отдельные виды аналитических документов, в том числе тех, потребность в которых возникает эпизодически. Однако подобные возможности часто оказываются нереализованными. Причины могут быть, например, следующие:

• • отсутствие запросной системы, позволяющей пользователю самостоятельно конструировать структуры требуемых документов;
• • нежелание пользователя осваивать такую запросную систему даже при ее наличии;
• • отсутствие действенных и оперативных контактов с программистами, которые могут автоматизировать формирование новых форм документов в том случае, если в используемой АСОИУ не предусмотрена запросная система.

Таким образом, при проектировании форм документов, работа с которыми будет осуществляться в условиях автоматизированного решения задач, целесообразно учитывать следующее:

• • максимально возможная унификации форм документов;
• • сокращение количества документов, заполняемых вручную;
• • соблюдение преемственности содержания и количества информации, включаемой в «родственные» документы.

По результатам анализа документов можно предложить несколько принципиальных решений, способствующих устранению отдельных проблем в сфере документооборота.

Анализ документационного обеспечения необходим для упорядочения и унификации качественного и количественного состава используемых документов.

Логическая схема функционирования проектируемой АСОИУ должна формироваться с учетом возможностей автоматизированной подготовки различных документов, которые в настоящее время работникам приходится заполнять вручную.

В процессе проектирования АСОИУ необходимо уделять большее внимание количеству и структуре используемых документов в целях минимизации усилий для их подготовки и анализа, а также оптимизации информационных потоков на предприятии (в организации).

Наблюдение

Еще одним методом для сбора информации в процессе предпроектного обследования является наблюдение, которое осуществляется «…на основе регистрации и фиксации первичных данных о системе управления» [36, с. 134]. Особенность данного метода заключается в том, что он позволяет изучить процесс очень детально, вплоть до отдельных операций. При этом особое внимание уделяется их временным характеристикам.

Известно два основных способа получения информации с помощью наблюдения: фотография (самофотография, индивидуальная, групповая) и хронометраж.

К особенностям метода можно отнести следующие:

• • наблюдение за реально исполняемым процессом позволяет сравнить его с имеющимся регламентом;
• • имеется возможность определить наиболее трудоемкие операции процесса;

• можно проследить взаимодействия между процессами, т. е. оценить динамические характеристики процессов.

Применение данного метода ограничено двумя основными причинами:

• 1) большие затраты времени;
• 2) если работник знает, что за ним наблюдают и он должен работать «по правилам», то будет им следовать. Хотя в отсутствие наблюдателя он может работать иначе. Таким образом, информация о процессе может оказаться искаженной.

Поэтому метод наблюдения целесообразно применять для анализа таких критически важных процессов работы с информацией, которые «провоцируют» появление «узких мест» в производстве или управлении, т. е. замедляют их.

«Выбор конкретного метода будет зависеть от типа приложения, опыта и уровня подготовки команды разработчиков, заказчика, масштаба проблемы, критичности приложения, используемой технологии и уникальности приложения» [50, с. 104].