Методы сбора информации в процессе предпроектного обследования

Разные авторы предлагают свою семантическую трактовку для методов сбора информации в целях выявления требований (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Разные трактовки для методов сбора информации по выявлению требований.

Сравнительный анализ приведенных трактовок позволяет заключить, что они очень похожи и даже частично пересекаются.

Наиболее распространенными методами для сбора информации на этапе формулирования требований являются интервью, анкетирование, анализ документов и наблюдение, хотя с точки зрения минимизации затрат времени и получения необходимой и достаточной информации наиболее предпочтительными будут интервью и анкетирование. Такие методы, как анализ документов и наблюдение, целесообразно использовать для процессов, связанных с детальным анализом их выполнения. Рассмотрим эти четыре метода более подробно.

Интервью

Для интервью характерны следующие особенности:

• • обязательное определение цели, которая должна быть достигнута по окончании;
• • длительность интервью в целях сбора информации об объекте или предмете автоматизации, как правило, не должна превышать 30 мин;
• • наличие у интервьюера минимально необходимого, но достаточного объема знаний о той предметной области (с обязательным учетом используемой терминологии), о которой пойдет речь, чтобы не только понимать суть ответов, но и своевременно корректировать при необходимости «вектор» беседы;
• • предварительная подготовка вопросов, при этом важно учитывать и сочетать вопросы закрытого типа (т. е. предполагающие ответ «да» или «нет») и отрытого типа (предполагающие развернутый ответ);

• • корректный выбор участников интервью (руководителей или рядовых сотрудников), поскольку в зависимости от их должностного статуса вопросы следует формулировать соответствующим образом. В интервьюировании могут также участвовать клиенты предприятия или организации;
• • человек, проводящий интервью, должен быть хорошим слушателем, чтобы уметь оперативно реагировать на особенности текущей ситуации и своевременно корректировать подготовленные вопросы согласно реальным ответам того специалиста, с которым интервью проводится;
• • недопустимость критики в адрес работника, участвующего в интервью;
• • у интервью, как источника информации есть одна существенная проблема: человек, излагающий свою точку зрения на поставленный вопрос, всегда будет в некоторой степени субъективен.

При составлении вопросов особое внимание следует уделить таким, которые отражают информационные взаимодействия исследуемого объекта автоматизации, находящиеся в компетенциях эксперта, со смежными внутренними системами и с внешней средой. Информационный аспект является наиболее важным, поэтому в процессе интервью целесообразно выявить, например:

• • качество и количество недостающей, избыточной и дублирующей информации;
• • своевременность и наглядность в предоставлении аналитической информации для принятия решений;
• • технические и технологические проблемы в обработке информации;
• • пожелания к обработке информации в условиях АСОИУ.

Очень важным является выбор эксперта, не только обладающего соответствующими компетенциями, знаниями и опытом работы, но и умеющего грамотно излагать свои мысли. Например, проведение интервью с управленческим персоналом или со специалистами, которые работают с клиентами, более предпочтительно по сравнению с работниками, которые занимаются операционной деятельностью («офисные сотрудники») и не привыкли описывать свою работу.

Ниже представлены примеры вопросов для интервью.

• 1. Все ли задачи, решаемые в подразделении, являются прерогативой этого отдела?
• 2. Существуют ли задачи, которые должны решаться в данном подразделении, но в настоящее время отсутствующие вообще или решаемые в других подразделениях? Обоснуйте необходимость их решения в данном подразделении.
• 3. Имеются ли задачи, которые должны быть переданы для решения в другие подразделения? Назовите причины, по которой соответствующая задача должна решаться в другом подразделении.
• 4. Какие причины чаще всего влияют на качество решения задач? Для причин можно подсказать, например, такие:

• • большой объем информации;
• • невысокая точность вычислений;
• • отсутствие многовариантного решения;
• • отсутствие графической интерпретации результатов

или любые другие.

• 5. Существуют ли альтернативные способы решения задач? Если «да», то каких именно задач и в чем заключается сущность альтернативного решения?
• 6. Оцените степень компетентности сотрудников, участвующих в решении задач. Все ли сотрудники заняты работой в соответствии со своими образованием и квалификацией?
• 7. Что необходимо предпринять, чтобы решение задач было более эффективным:
  • • изменить численность персонала подразделения;
  • • провести реорганизацию автоматизированных рабочих мест (АРМов);
  • • увеличить или сократить количество задач;
  • • изменить качественный и количественный состав входной и выходной информации;
  • • изменить алгоритмы решения задач;
  • • другие рекомендации?
• 8. Существуют ли в настоящее время базы данных или электронные таблицы, информацию из которых необходимо сохранить в будущем?
• 9. Осуществляется ли сбор и хранение статистической информации? Укажите назначение статистики каждого вида.
• 10. Устраивают ли формы сбора и хранения статистики? Объясните причины утвердительного и отрицательного ответов.
• 11. Какие имеются предложения по совершенствованию системы сбора, хранения, обработки и использования статистического материала?
• 12. Если процедуры сбора и обработки статистики в настоящее время отсутствуют, то объясните причины. Имеется ли необходимость в будущем уделять этому вопросу внимание и для каких целей предполагается использовать статистическую базу?

Можете оценить принципиальное количественное и качественное содержание статистики, если сейчас она отсутствует?

• 13. Как часто приходится решать задачи, связанные с поиском информации? Если такие задачи есть, то каким образом они реализуются: с помощью регламентированных и (или) нерегламентированных запросов? Можете указать процентное соотношение этих двух типов запросов?
• 14. Выделите основные причины появления нерегламентированных (эпизодических) запросов и оцените частоту их возникновения. Существует ли средства и методы предотвращения подобного рода запросов? Или, напротив, должна быть усовершенствована процедура поиска информации на такие запросы? Тогда в чем заключается ее смысл и как это отразится на работе данного подразделения?

• 15. Для всех ли документов устраивают формы и технологии хранения? Если «нет», то объясните причины. Если есть предложения по изменению форм и (или) технологий хранения, то изложите их с аргументацией каждого такого предложения.
• 16. Оцените качество хранения информации. Как часто приходится восстанавливать данные или повторять первичную обработку входных документов? Назовите наиболее частые причины, обусловливающие необходимость восстановления информации.
• 17.0цените технологии использования документов. Удовлетворительна ли она? Если «нет», то объясните причины.
• 18. Используется ли архив для хранения входных (исходных) или выходных (отчетных, аналитических) документов? Как долго хранятся заполненные формы документов и какова их дальнейшая «судьба» после того, как они уже приняли участие в решении задач? Если архив отсутствует, то есть ли необходимость в его создании? Для каких целей будет использоваться архивная информация?
• 19. Все ли пакеты прикладных программ (ППП), которые применяются в данном подразделении, являются удовлетворительными с точки зрения реализованной в них функциональности и удобства пользования ими в повседневной профессиональной деятельности?
• 20. Какие замечания имеются по применяемым ППП?
• 21. Через какие каналы Вы следите за рынком программных продуктов? Если этими проблемами занимается специализированное подразделение, то опишите технологию взаимодействия с этой службой. Удовлетворительным ли является такое сотрудничество?
• 22. Как часто приобретаете (или подаете заявку на покупку) новых ППП и почему?
• 23. Какие действия Вы предпринимаете, когда обнаруживаете, что используемый в настоящее время ППП морально устарел?
• 24. Какие меры Вы применяете и прибегаете ли к ним вообще для модификации находящихся в эксплуатации ППП?
• 25. Какие ППП хотели бы приобрести в настоящее время и почему? Имеются ли подобные ППП на рынке программных продуктов?
• 26. ППП каких фирм Вы отдаете предпочтение, или фирма-изготовитель абсолютно не имеет значения?
• 27. Обращаетесь ли к отечественным фирмам с заказом на создание специализированных ППП, учитывающих особенности вашего предприятия или организации. Если «да», то как часто и почему? Удовлетворяют ли результаты такого сотрудничества?
• 28. Используется ли в подразделении интернет? Если «да», то для каких целей?
• 29. Существуют ли проблемы в использовании интернета? Если «да», то в чем они заключаются? Какие меры применяются в настоящее время для их устранения?
• 30. Планируется ли расширение возможностей интернета для решения текущих задач и в какие сроки?

• 31. Какие из выполняемых повседневных функций являются трудоемкими, сложными, и почему? Каким образом можно устранить подобные негативные моменты?
• 32. Удовлетворительной ли является существующая совокупность информационных процедур (формирование, ввод, хранение, поиск, обработка, выдача результатов)? Если «нет», то назовите причины. Имеются ли предложения по изменению технологии обработки информации (в том числе с использованием интернет-среды) и что послужило причиной их появления?
• 33. Устраивают ли формы входных и выходных документов. Если «нет», то укажите причины и объясните необходимость внедрения новых форм.
• 34. С какими внутренними автоматизированными системами взаимодействует подразделение? В чем это взаимодействие выражается?
• 35. С какими внешними по отношению к объекту автоматизации автоматизированными системами взаимодействует подразделение? В чем это взаимодействие выражается?
• 36. В каких направлениях и в какие сроки предполагается развитие подразделения? (Вопрос может быть детализирован по организационным, техническим, технологическим, информационным аспектам.)

Приведенный перечень вопросов не претендует на полноту. Он отражает только примерный спектр вопросов, которые могут быть заданы во время проведения интервью. Вопросы могут быть более общими или, наоборот, более детализированными. Это зависит от специфики деятельности объекта автоматизации и от профессионально-квалификационного уровня эксперта. Главное, при формулировании вопросов необходимо помнить о том, что качественный и количественный состав информации, собранной в процессе интервью, должны помочь аналитику в принятии концептуальных решений относительно будущей автоматизации.

Если тематика интервью касается контекста информационных технологий, то можно воспользоваться примерами вопросов, которые приведены, например, в [40, с. 59, с. 282—283]. Эти вопросы можно включить в интервью в исходной стилистике или на их основе сформулировать другие вопросы.

Если в интервью затрагиваются вопросы по оценке существующей практики управления рисками, то для ориентации можно обратиться к тому же источнику [40, с. 51—52].

Примеры вопросов, которые могут быть заданы в процессе выявления требований для проектов по автоматизации бизнес-процессов, изложены, например, в работе [6, с. 512—513]. Вопросы сгруппированы по темам:

• • источники данных;
• • хранение данных;
• • управление данными;
• • извлечение данных.

Примеры вопросов по составлению отчетности приведены в [6, с. 300—301], примеры вопросов по выявлению требований к надежности — [6, с. 325], примеры вопросов для систем бизнес-аналитики — [6, с. 512—513].

Более подробно про интервью можно посмотреть, например, в [48, с. 84—102], где есть отдельная глава 4 «Как понять пользователей: качественные исследования», в которой очень подробно рассматриваются особенность интервью как одного из информативных методов получения сведений о работе будущих пользователей проектируемой системы.

Также специальная глава «Интервьюирование» имеется в [50]. Внимание этому методу уделено также в [6, с. 137—139].

С организационной точки зрения перечень вопросов для интервью рекомендуется передать эксперту заранее.