Описание входной информации

К информации (как входной, так и выходной), используемой при решении задачи, предъявляются следующие требования.

• 1. Полнота, т. е. в состав информации должны входить вся совокупность данных, необходимых для решения задачи.
• 2. Минимальность по составу входящих в информацию данных, т. е. в ней не должно содержаться лишних ненужных сведений или излишне детализированных данных.
• 3. Оптимальность. Информация не должна быть слишком ограниченной, так как это может негативно сказаться на принятии обоснованных и эффективных решений. Также в информации не должна присутствовать избыточность, которая приводит, в частности:
  • • к «засорению» БД ненужной информацией;
  • • искусственному «утяжелению» объема БД;
  • • отсутствию семантической нагрузки на излишнюю информацию, которая может вообще не участвовать в решении, либо должна быть отнесена к категории оперативной информации и поэтому исключена из категории постоянно хранимой информации.
• 4. Своевременность. Запоздавшая информация бесполезна как по своей информативной ценности, так и по затраченным на ее получение ресурсам.
• 5. Надежность и достоверность. Входная (первичная) информация может быть представлена в виде:
  • • «ручных» документов на бумажных носителях;
  • • файлов БД на магнитных носителях;

• файлов или сигналов, передаваемых по локальной сети из других внутренних подразделений или по сетям из внешней среды.

Особое значение имеет информация, источниками которой являются технические устройства (например, датчики, регистраторы, индикаторы). В этом случае внимание должно быть уделено техническому аспекту передачи данных. После того как данные поступят на соответствующий компьютер, они могут быть представлены либо в экранных формах, а затем перенесены в БД, либо сразу сохраняться непосредственно в БД. Таким образом, описание данных после их передачи не будет отличаться от типовой схемы описания, которая будет приведена ниже.

В понятие «документ» в контексте описания постановки задачи включено требование размещения некоторой взаимосвязанной информации в структурированном виде.

Исходная информация будет содержаться в документе в том случае, если по своей сути она является первичной, т. е. до рассматриваемой задачи данная информация нигде ранее в БД не вводилась.

Исходная информация будет содержаться в соответствующем файле БД, если она является вторичной, т. е. представляет собой результат обработки первичной информации, полученный в процессе реализации других смежных задач, которые в соответствии с технологией решения предшествуют рассматриваемой задаче.

Для описания каждого документа (если их несколько) необходимо:

• 1) спроектировать макет экрана, в рамках которого будет осуществляться заполнение документа;
• 2) представить эскиз информационной части документа;
• 3) дать общее описание документа по заданным параметрам;
• 4) описать показатели документа по установленной форме.

Первый и второй пункты должны выполняться для каждого документа отдельно, если форма экрана при этом имеет принципиальные отличия. Если выработана единая концепция структуры экрана для процедуры заполнения входных документов, то ее достаточно представить и описать только один раз в рамках общих проектных решений. Если по каким-то причинам отдельные аспекты обработки входной информации не были отражены ранее, то здесь необходимо это сделать. Например, можно указать следующие дополнительные режимы работы:

• • просмотр определенной части (или частей) документа;
• • выделение значений отдельных показателей с указанными значениями (или интервалами значений);
• • печать документа;
• • настройка режимов печати;
• • сохранение документа в рабочей папке.

Процесс проектирования является творческим процессом. Каждый разработчик вправе самостоятельно решать вопрос о структуре и размещении информации на экране, руководствуясь правилами проектирования интерфейсов. Однако следует отметить, что в настоящее время многие разрабатываемые программные продукты ориентированы на использование типовых решений, реализованных компанией Microsoft, вплоть до применения при необходимости уже известных пиктограмм, ставших стандартом «де-факто» (например, «вырезать», «копировать», «сохранить», «печать» и др.).

При проектировании эскиза информационной части входного документа можно использовать следующие формы:

• • документ линейной формы (рис. 5.6);
• • документ табличной (матричной) формы (рис. 5.7);
• • документ смешанной формы (рис. 5.8);
• • документ произвольной формы (рис. 5.9).

Рис. 5.6. Структура документа линейной формы

Рис. 5.7. Структура документа табличной (матричной) формы.

Рис. 5.8. Структура документа смешанной формы.

Рис. 5.9. Структура документа произвольной формы.

На рис. 5.6, 5.8 и 5.9 для особой отметки отдельных полей ввода данных использован специальный символ «Ф» («стрелка вниз»). Это необходимо для указания того факта, что значение показателя в данном поле выбирается из уже имеющегося списка значений (классификатора, справочника, словаря), т. е. «вручную» его вводить не нужно, поскольку такого рода списки должны быть составлены на этапе проектирования НСИ и таким образом, уже унифицированы для всех задач проектируемой АСОИУ. Вместо символа «Ф» может быть применен любой другой символ или, например, «…» (многоточие). Главное, чтобы такого рода поле было каким-то способом выделено. В последующем при программировании программист самостоятельно выберет знак отметки, который определит поле, содержание которого должно соответствовать одному из значений заданного списка. Это будет зависеть либо от «пристрастий» самого программиста, либо от общесистемных решений для той АСОИУ, в рамках которой реализуется рассматриваемая задача.

При выборе структуры входного документа и принципам размещения информации в нем полезно учитывать следующие рекомендации.

1. Возможность экранного представления документов отличается от традиционного вида документов на бумажных носителях и предназначенных для ручной обработки. Например, возможности экрана ограничены его физическими размерами (особенно это касается ширины). Поэтому те документы, которые без предварительного преобразования в рамки экрана не помещаются, желательно видоизменить таким образом, чтобы учесть ограничения экранного размещения. Это может потребовать разделения одного бумажного документа на два его экранных эквивалента или более. Если документ имеет большой вертикальный формат, то режим его заполнения и редактирования будет постраничным. Небольшое увеличение числа входных документов, имеющих простую структуру, упростит процедуры его обработки. Пренебрежение этим замечанием и использование документов, превышающих размеры экрана по горизонтали, приведет к неудобствам технического характера и увеличению времени внесения данных.

Целесообразно размещать один документ в пределах одной экранной страницы. Если это невозможно, следует разделить документ логически таким образом, чтобы каждая часть могла быть представлена в пределах одной страницы.

Исключение составляют документы, имеющие государственный или отраслевой стандарт. Такие документы невозможно логически разделить на несколько автономных документов, а также изменять их структуру. Для этих документов придется жертвовать временем в процессе заполнения.

• 2. Не следует бояться вносить изменения в структуру уже существующего документа (за исключением случаев, указанных выше), если он имеет локальный характер, т. е. стандартизирован только в пределах предприятия. Однако целесообразность данной процедуры должна быть аргументирована.
• 3. Документ, формируемый в пределах экрана, должен удовлетворять следующим требованиям:
  • • наглядность, т. е. хороший обзор;
  • • минимальный объем сопроводительной и справочной информации (наличие такой информации только при необходимости, обусловленной особенностями заполнения документа или общей технологией решения задачи);
  • • простота заполнения;
  • • возможность редактирования;
  • • наличие контекстных подсказок (их использование возможно либо для ввода только отдельных показателей либо для всех показателей без исключения);
  • • появление подсказок либо автоматическое при заполнении поля показателя, либо только при наличии ошибки в процессе заполнения;
  • • возможность управления процессом ввода значений показателей (свободное перемещение между полями документа с учетом возможности возврата на ранее заполненные поля при необходимости их редактирования, экранная прокрутка длинных документов);
  • • использование эргономических особенностей работы с документом в цветовом решении (выделение информационной части документа, зоны подсказок и зоны меню (подменю);
  • • использование стандартных инструментальных элементов, например, календаря, калькулятора и др.;
  • • автоматическое проставление текущего времени и даты и др.
• 4. Стараться по возможности привести форму документа к простейшим, т. е. линейной или табличной. Важно отметить, что почти каждый документ любой сложной первоначальной формы можно трансформировать в простые структуры. При этом содержательная часть документа сохранится, а процедура обработки значительно упростится. Преобразование документов к типовым формам называется унификацией. Требование к унификации преследует цель максимального сокращения затрат на сбор, передачу и обработку информации, не посягая при этом на ее полноту и достоверность.
• 5. Можно проектировать новые документы, не участвующие ранее в документообороте. Однако не следует увлекаться этой процедурой и создавать безграничное количество новых документов. Появление новых форм должно быть оправдано только производственной необходимостью. Здесь следует руководствоваться принципом разумной достаточности.
• 6. Показатели документа, заполняемые при использовании какихлибо классификаторов (справочников, словарей или каких-либо других упорядоченных последовательностей значений, в том числе и кодируемых) необходимо помечать. При проектировании эскиза документа в полях для таких показателей предусмотреть зону для размещения специального символа. На рис. 5.6—5.9. для этой цели использовался символ «Ф» («стрелка вниз»). Аналогичным образом надо выделить те поля, значения которых выбираются из календаря.
• 7. По возможности следует избегать дублирования информации. Исключение могут составить особые случаи, когда дублирование предусмотрено технологией решения или какими-либо другими причинами, связанными с размещением и использованием данных (например, затраты на хранение дублированной информации значительно ниже затрат на ее передачу).
• 8. Не включать в документ дополнительную (сопроводительную или справочную) информацию, если она непосредственно в алгоритме обработки информации не используется. Если же подобного рода информация необходима по ходу решения, то проверить, не вносилась ли она уже в ранее обрабатываемые документы и, таким образом, уже хранится в памяти компьютера. В противном случае документ будет загроможден излишней информацией, не имеющей информативной ценности, что приведет к увеличению времени обработки документа и неоправданному «засорению» памяти компьютера.
• 9. Соблюдать принципы логичности построения документа, т. е. «старшие» по смыслу показатели должны предшествовать «младшим», например, название факультета —> название специальности —> номер группы —> ФИО студента.
• 10. Соблюдать принцип согласования последовательности размещения показателей в документе на экране со структурами размещения информации из документа в электронном виде (т. е. в БД).
• 11. Для ускорения процесса заполнения отдельных видов входных документов целесообразно использовать шаблоны. Шаблоном называется документ, структура которого соответствует заданному образцу. В нем присутствует постоянная текстовая или цифровая информация. При заполнении документа по шаблону он размещается на экране и в него вносятся только переменные показатели. Примером документа такого рода является договор на поставку продукции. К переменным показателям в нем относятся: Ф. И. О. покупателя, сумма сделки, срок поставки, форма поставки, юридический адрес покупателя. Если технология решения задачи предусматривает помимо формирования БД хранение собственно заполненного документа, то на основании одного шаблона можно создать любое количество реальных документов и сохранять их в заданной директории.
• 12. Количество позиций поля для ввода значений показателей должно быть соизмеримо с названием показателя. Особенно это касается табличных форм. Пример приведен на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Примеры табличных документов

В первой таблице данного рисунка допущены следующие ошибки:

• • названия граф «Табельный номер», «Фамилия», «Отчество», «Коэффициент трудового участия» и их содержимое несоизмеримы по количеству символов;
• • за счет переноса слов не все записи помещаются в одну строку, что ухудшает структурированный вид информации и негативно сказывается при визуальном контроле вводимой информации (увеличивается время анализа, который неизбежно сопровождает процедуру внесения данных в табличную форму).

Избежать данных ошибок можно очень простыми средствами:

• • использовать общепринятые в рамках соответствующей предметной области сокращения («Таб. №»);
• • отдельные названия граф сократить искусственно, приведя пояснение под таблицей («КТУ»).
• 13. При проектировании режимов заполнения табличных документов целесообразно придерживаться следующих правил:
  • • символьные переменные «прижимать» к левому краю;

• • цифровую информацию «прижимать» к правому краю;
• • для цифровой информации задавать маску (шаблон) ввода.

Современные средства компьютерной обработки позволяют центрировать информацию в графах документа. Однако работа с таким документом не очень удобна и приводит к быстрой утомляемости, поскольку требует постоянной сосредоточенности при анализе вводимой информации. Напротив, следование приведенным правилам унифицирует процедуру заполнения документа и упрощает его обработку. Центрировать данные в графах целесообразно в тех случаях, когда они имеют одинаковое количество разрядов, например, годы или даты в формате ДД. ММ. ГГГГ.

Отсутствие маски ввода с учетом разделителя для числовых значений в десятичной форме может привести к записи в БД неверных значений. Кроме того, в этом случае усложняется процедура контроля в процессе «ручного» ввода и уменьшается его надежность. Напротив, наличие маски ввода упрощает как сам процесс заполнения поля, так и процедуру последующего контроля. Пример приведен на рис. 5.11.

Рис. 5.11. Примеры заполнения табличных документов.

• 14. Процесс заполнения полей информационной части документа должен сопровождаться процедурами контроля, к которым относятся, например, следующие:
  • • контроль разрядности;
  • • контроль интервала значений;
  • • контроль соответствия содержанию классификатора (справочника, списка, словаря);
  • • контроль превышения лимита;

• • контроль соответствия значениям смежных показателей, вводимых в этом же документе или уже внесенных в БД посредством предшествующих документов.
• 15. Учитывать различное цветовое оформление для названий показателей и полей для ввода их значений, а также состояние поля ввода (пассивное, когда поле пустое, и активное, когда в поле уже введено значение показателя).
• 16. Процедуры сканирования для входных документов наиболее целесообразно использовать в двух случаях. Во-первых, когда необходимо сохранить образ самого документа без последующего распознавания. Во-вторых, когда в качестве документа используется линейный документ типа «Анкета» (пример документа такого вида представлен на рис. 5.12). Причем в этом случае поля для ввода значений показателей должны быть разбиты посимвольно, а сами текстовые значения для удобства последующего распознавания — вноситься печатными буквами. Такая практика для подобного рода документов считается общепринятой, поскольку с рукописными текстами могут в процессе распознавания возникнуть проблемы. Современные программы сканирования и распознавания (OCR^[1]) способны обрабатывать печатные тексты разного качества и даже рукописные. Однако в рамках описываемой задачи это должно быть оправдано технологически, поскольку связано с затратами времени на собственно сканирование, последующее распознавание и исправление ошибок (наличие которых, как правило, неизбежно возникает).

Рис. 5.12. Структура документа линейной формы типа «Анкета»

После того как структуры входных документов, используемых при решении рассматриваемой задачи, созданы, необходимо дать их общее описание по форме, приведенной на рис. 5.13.

Цифровое значение в колонке «Количество позиций экрана для показателя» полезно указывать с той целью, чтобы при наличии небольшого количества граф в документе его горизонтальный размер не был слишком «растянутым» или графы не были расположены слишком близко друг к другу, т. е. чтобы их содержимое «не сливалось». Пренебрежение данной рекомендацией приведет к созданию документа, затрудняющего работу с ним (рис. 5.14).

Рис. 5.13. Описание входного документа.

Рис. 5.14. Примеры структур документов.

Входная информация для решения отдельных задач может находиться в файлах БД, сформированных либо из информации, введенной в качестве исходной в ранее решаемых задачах, либо являющихся результатом решения каких-либо задач, которые по технологии выполнения предшествуют той, для которой делается настоящее описание.

В этом случае требуется представить логическую и физическую модели той части БД, в которой содержится исходная информация для решения рассматриваемой задачи.

Если какие-либо поля БД впоследствии будут участвовать в описании алгоритма решения, то необходимо присвоить им математические обозначения, как это показано на рис. 5.15. Обозначения полей должны соответствовать тем, которые приняты в рассматриваемой предметной области или в рамках проектируемой системы в целом. При отсутствии таких требований обозначения могут быть любыми. Ввести обозначения полей целесообразно потому, что если алгоритм представлен в виде математических формул, то его запись будет корректной именно в форме соответствующих обозначений. Включение в формулу названий полей (что в принципе возможно) сделает ее «тяжеловесной» и неудобочитаемой. При использовании полей, имеющих обозначение, в описании алгоритмов решения других задач необходимо применять те же обозначения.

шие. 5.75. Обозначения полей БД, которые будут использоваться в описании алгоритма решения задачи И последнее замечание относительно БД. Исходная информация может быть выборочной из одного или нескольких файлов БД. В этом случае не следует приводить всю структуру файла, тем более, если он включает большое количество полей, а показать только ту его часть, которая относится к рассматриваемой задаче. Но обязательно указать при этом название файла БД, ключевые поля и те поля, содержание которых будет использовано при описании алгоритма рассматриваемой задачи.

• [1] OCR — Optical character recognition (оптическое распознавание символов).