Использование возможностей пакета Lotus Domino/Notes 7.0 в работе с документоориентированными БД

Министерство образования и науки Российской Федерации Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Владимирский государственный университет имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых Отчет по производственной практике Выполнил: Егоров А.Н.

студент гр. ПМИ-107

Руководитель практики:

доцент Бухаров Н.Н.

Владимир 2011

Место работы: приемная комиссия Владимирского Государственного Университета

Должность: Оператор ЭВМ по внесению дополнений и изменений в базу данных абитуриентов

ПО, использованное в процессе работы: Среда для обмена сообщениями и совместной работы IBM Lotus Domino/Notes 7.0, пакет Microsoft Office 2007 (Word, Excel).

Информация по IBM Lotus Domino/Notes:

1. История развития и версии IBM Lotus Domino/Notes

История Lotus Notes началась с одной из первых компьютерных программ, написанных в CERN (Computer-based Education Research Laboratory — Лаборатория по исследованию процессов обучения с применением компьютеров), в университете Иллинойса (University of Illinois). В 1973 был выпущен продукт, получивший название PLATO Notes.

Основной функцией PLATO Notes было создание отчетов об ошибках в ПО, включающих в себя идентификатор пользователя и дату создания. Также, файлы отчетов защищались таким образом, что прочие пользователи не могли их удалить. В PLATO Notes было предусмотрено создание ответных документов к уже имеющимся, этот принцип своего рода совместной работы с элементами защиты данных лег в основу PLATO Notes.

В 1976 был выпущена система PLATO Group Notes, в которой были значительно расширены возможности по обработке документов (файлов системы). Благодаря этому продукт был благосклонно воспринят пользователями и получил значительную популярность.

В PLATO Group Notes имелись следующие возможности:

Создание личных файлов и их организация по темам Создание access list — списков пользователей, имеющих доступ к файлу Отбор и чтение всех файлов и ответов, созданных после определенной даты Создание файлов без подписи (anonymous notes)

Создание меток статуса файлов Создание примечаний Связывание файлов Notes с данными прочих приложений PLATO

PLATO Group Notes были популярны в конце 70-х, начале 80-х, но изобретение IBM corp. персонального компьютера и появления MS-DOS от Microsoft (1982) привели к снижению эффективности использования main-frame приложений, каковым являлись и PLATO Group Notes.

В конце 70-х над системой работали Рэй Оззи, Тим Халворсен и Лэн Коуэл (Ray Ozzie, Tim Halvorsen, Len Kawell). Все они были увлечены системой и идеей совместной работы в реальном времени, поэтому Халворсен и Коуэлл перешли в Digital Equipment Corporation (DEC), где продолжили разработки на основе PLATO Notes. В свою очередь, Оззи начал реализацию Notes-подобного ПО для PC.

Когда Оззи столкнулся с проблемами финансирования своих разработок, на сцене появляется основатель Lotus Development Corporation, Митч Капо (Mitch Kapor). В июле 1984 Капо и Оззи начали работать совместно, и спустя пять месяцев для создания первого релиза Lotus Notes создается Iris Associates Inc. Эта компания финансировалась Lotus corp.

В январе 1985, вскоре после основания Iris, Халворсен и Коуэл перешли к Оззи. Вместе с ними пришел и Стивен Бекхард (Steven Beckhardt). Все они принесли глубокие знания и имели собственные взгляды на развитие систем для совместной работы. Коллектив Iris проектировал Lotus Notes на основе концепции PLATO Notes, но превнеся значительные усовершенствования. Также, благодаря перешедшему из DEC Алану Олдриджу (Alan Eldridge) в архитектуре Notes получили применение базы данных, а также значительные опции безопасности.

Первоначально разработчики представляли Lotus Notes как ПО для дисскуссий, электронной почты, телефонных справочников и БД документов. Такое представление имело две проблемы: во-первых, в то время компьютерные сети еще не получили должного распространения (это означало, что Lotus Notes могли позиционироваться только как персональный менеджер контактов — PIM), а во-вторых, операционные системы для PC не были настолько проработаны (т.е. была необходимость написания огромных объемов кода для реализации функций).

Когда компьютерные сети получали все большее распространение Iris все более акцентировали на понятие «groupware». Этот термин характеризовал разрабатываемое ПО как имеющее расширенные возможности при совместной работе и управлении группами людей.

На разработчиков Lotus Notes оказало влияние и появление Macintosh от Apple corp. Новый принцип графического интерфейса, реализованный в MacOS, послужил образцом, и Lotus Notes получили интерфейс пользователя, «нарисованный» с помощью символов псевдографики.

У основателей Iris появилась идея создания первого виртуального сообщества. «Было весьма эксцентрично размышлять о ПО для совместной работы в 1984 году, когда подавляющее число пользователей даже не имели опыта работы с электронной почты», — сказал вице-президент Iris по проектированию, Том Диаз (Tom Diaz), — «продукт опережал свое время. Это была первая коммерческая реализация клиент-серверного приложения».

Разработка Lotus Notes заняла несколько лет, что по нынешним темпам очень много, но, по мнению Стива Бекхарда, это способствовало успеху. Пять лет разработки позволили создать целостную систему, не имевшую конкурентов. Создание ядра системы заняло около двух лет, но разработчики потратили еще год на перенос кода клиента и сервера с DOS платформы на OS/2. В это время система уже использовалась внутри команды, работавшей над системой в Iris и Lotus. Тим Халворсен: «Ежедневное использование Notes помогало нам в проектировании». Например, когда потребовалось синхронизировать данные в двух различных офисах, они продумали репликацию. «Этого не было в планах, но когда проблема встала, она была решена» — сказал Халворсен про это.

В августе 1986 продукт был готов для использования сотрудниками Lotus corp. В 1987 права Iris на систему были проданы Lotus corp. Уже перед выпуском первого релиза система была признана успешной, в частности, под впечатлением от продукта, глава Price Waterhouse Coopers принял решение о приобретении 10 тыс. копий Notes. в то время это была наиболее крупная сделка по продаже ПО для PC. PWC были уверены, что Notes изменит способы ведения бизнеса, и они оказались правы.

Возможности пакета Lotus Domino/Notes 7.0

1) Шифрование, электронная подпись и аутентификация с применением публичных ключей RSA, дополнительные опции безопасности (ECL, имеющие срок годности пароли и т. п.).

2) Электронная почта с большим набором функций.

3) Возможность управления удаленными копиями базы данных.

4) Поддержка Rich text

5) Отправление документов Notes по электронной почте

6) Полнотекстовый поиск

7) Дополнительные опции для удаленной работы, например, репликация в фоновом режиме, выборочная репликация

8) LotusScript, язык программирования, встроенный в Notes

9) Встроенные средства интеграции с Интернет

10) Опции безопасности, такие как защита локальной копии БД и определения условий, кто может иметь доступ до конкретного документа

11) Средства совместной работы, включающие «родные» планировщики времени и календари, SMTP/MIME, cc: Mail, POP3.

12) Интернет сервер

13) Возможность создания писем электронной почты на основе событий в Notes календаре, задач ToDo и т. п.

14) Возможность просмотра Интернет страниц через MS Internet Explorer под управление Notes

15) Расширенную интеграцию с Microsoft Office и Lotus SmartSuite.

16) Антиспам (DNSBL)

17) Интегрированный IM клиент Sametime

18) Возможность использования DB2 в качестве базы данных (7.01)

19) Поддержка RSS (сервер и клиент) (7.02)

20) Поддержка формата iCalendar

2. Характеристики и возможности пакета IBM Lotus Domino/Notes (использованные при работе с пакетом)

А) Электронные формы:

Эффективное решение в области форм позволяет организации собирать более точную информацию, ускорить транзакции и приступить к автоматизации бизнес-процессов. Кроме того, правильно подобранное решение можно масштабировать, распространяя на различные области, где используются формы — от простой замены бумажных формуляров до полной автоматизации процессов.

Переход на электронные формы и автоматизированные процессы потенциально позволяет сократить значительную часть неэффективных ручных и материальных составляющих бумажных процессов. Минимизация ручного перемещения и физического хранения бумажных форм позволяет снизить затраты. Поскольку электронные формы позволяют почти мгновенно доставлять нужные данные нужным людям, сокращается время обработки. Также появляется возможность сократить продолжительность циклов обработки и затрат и улучшения обслуживания клиентов. Кроме того, эффективность повышается за счет сокращения ошибок в точке ввода данных.

Lotus Forms — это решение для поддержки электронных форм, способствующее преобразованию бизнеса за счет устранения неэффективного по своей сути бумажного документооборота.

Семейство продуктов IBM Lotus Forms

* IBM Lotus Forms Viewer представляет собой многофункциональное настольное приложение, предназначенное для просмотра, заполнения, подписания, отправки и маршрутизации электронных форм; модуль может работать как самостоятельное приложение или как встроенный компонент браузера, не требуя загрузки дополнительного программного обеспечения.

* IBM Lotus Forms Designer представляет собой простую в использовании среду разработки электронных форм по принципу WYSIWYG. Эта среда поддерживает функцию перетаскивания, что позволяет создавать аккуратные формы с открытой и доступной моделью данных на основе XML-схемы. Используя открытые стандарты, Lotus Forms Designer предлагает решения для автоматизации бизнес-процессов на основе передовой технологии создания электронных форм, которая обеспечивает тесную интеграцию бизнес-функций предприятия с ИТ-инфраструктурой.

IBM Lotus Forms Server обеспечивает создание и доставку приложений на основе XML-форм. Модуль предоставляет единый открытый интерфейс, который обеспечивает интеграцию данных электронных форм с серверными приложениями, использующими стандартные XML-схемы.

Б) Интеграция с другими приложениями:

Для интеграции с другими приложениями используется компонент IBM Lotus Domino Document Manager. IBM Lotus Domino Document Manager управляет всем жизненным циклом деловых документов, от совместной разработки до архивации. Управление документами в среде совместной работы повышает эффективность сотрудничества рабочих групп. В этот новый выпуск вошли усовершенствования, касающиеся удобства использования, возможности обслуживания, единой регистрации, производительности и поддержки дополнительных платформ. Благодаря этим усовершенствованиям Lotus Domino Document Manager позволяет повысить продуктивность пользователя и снизить затраты на оборудование и пользование сетью, облегчая поиск, хранение и управление для важных документов, в том числе электронных таблиц, презентаций, чертежей, мгновенных сообщений и электронной почты. Domino Document Manager обеспечивает управление всем жизненным циклом документа — от разработки до рецензирования, утверждения и архивации — для каждого пользователя и каждого документа организации, от узкоспециализированных прикладных программ для малочисленных групп специалистов до широкомасштабных приложений для всех пользователей целой организации.

Domino. Document Manager поддерживает стандарт Open Document Management API (ODMA). Стандарт ODMA определяет правила взаимодействия настольных приложений со средствами управления и хранения документов. Это означает, что Domino. Document Manager поддерживает работу с такими приложениями, как Microsoft Office, Lotus SmartSuite и Corel Office. Пользователи, или авторы, не должны отказываться от этих приложений как средств создания документов при использовании Domino. Document Manager в качестве системы хранения. Более того, пользователь может использовать эти ODMA-совместимые приложения для доступа к документам из любой точки. В Microsoft Word или Lotus Word Pro, например, пользователь просто выбирает команду «Файл/Сохранить» и документ сохраняется в выбранной картотеке документов Domino. Document Manager. При этом Domino. Document Manager автоматически обращается к функциям ODMA API.

Сохранение документа в картотеке файлов Domino. Document Manager дает автору ряд очень мощных возможностей. Автор может задать правила владения и хранения документов и может задать права доступа соавторам и лицам, которые должны согласовывать и утверждать документ. Автор может также задать «тип» документа и соответствующие ему атрибуты. Этот тип профилирующей информации используется для управления документом и автоматизации последующих циклов согласования и утверждения.

В) Репликация:

Domino и Notes обеспечивают коллективное использование информации в любое время и вне зависимости от места расположения пользователя. Пользователями баз данных и приложений Notes могут быть сотрудники из различных подразделений организации в регионе, в стране или во всем мире. Каждое из этих подразделений может иметь свой сервер, подключение к которому персонала производится достаточно просто и без больших затрат. В результате, пользователь будет иметь доступ к данным и приложениям на своем локальном сервере, вместо того, чтобы работать с удаленным сервером по медленным каналам связи.

Пользователи в разных офисах будут работать со своей «копией» базы данных, расположенной на локальном сервере, а репликация обеспечивает то, что рабочие группы, расположенные в различных географических точках, работают с актуальными версиями одних и тех же документов и обмениваются информацией. Сервера Domino будут обмениваться между собой данными в соответствии с заданным расписанием по тем каналам, которые им доступны.

Следует отметить универсальность Domino и Notes в плане использования каналов связи: это могут быть сети TCP / IP, X .25, ISDN, коммутируемые телефонные каналы и т. д. Это одна из самых тонких и великолепно проработанных разработчиками Lotus технологий — эффективное использование произвольных каналов связи.

Domino позволяет также создавать и централизованную архитектуру, если коммуникации, доступные организации, это позволяют.

Репликация в Notes непревзойденна по своей функциональности и степени гранулированности: она выполняется на уровне отдельных полей и в высшей степени настраиваема.

3. Процесс и ход выполнения работы с информационной системой «Абитуриент»

А) Вход в систему

Для начала работы необходимо включить компьютер и ввести имя пользователя и пароль для входа в учетную запись пользователя. После входа на экране виден рабочий стол пользователя. (Рис. 1. Рабочий стол пользователя)

lotus domino база данный абитуриент Рис. 1. Рабочий стол пользователя

После входа в систему необходимо запустить IBM Lotus Domino/Notes. Это можно сделать, дважды кликнув по ярлыку программы на рабочем столе. Приложение запустится и на мониторе высветится окно ввода пароля для входа в рабочую область. (Рис. 2. окно ввода пароля) Рис. 2. окно ввода пароля

После ввода верного пароля перед нами предстанет рабочая область приложения. (Рис. 3. Рабочая область Lotus)

Рис. 3. Рабочая область Lotus

Рабочая область приложения обладает богатыми возможностями для совместной работы, отсылки и просмотру e-mail, мгновенных сообщений и др. Но для работы будет необходима только база данных «Абитуриент 2011». Чтобы начать работу с базой нужно совершить двойной клик по кнопке с надписью «Абитуриент 2011». В результате откроется окно базы данных «Абитуриент 2011» (Рис. 4. Окно базы данных «Абитуриент 2011».)

Рис. 4. Окно базы данных «Абитуриент 2011»

Б) Регистрация абитуриента при подаче документов:

Чтобы зарегистрировать абитуриента необходимо добавить его в базу абитуриентов. Для этого нужно щелкнуть на кнопку «создать анкету» в верхней части вкладки. После этого откроется новая вкладка с полями анкеты, которые необходимо заполнить данными абитуриента В части 1 (Рис. 5. часть 1) анкеты надо выбрать форму обучения, затем получить шифр личного дела, а потом заполнить все поля данными из документа, удостоверяющего личность (чаще всего паспорт), и документа об образовании (аттестат или диплом).

Рис. 5. часть 1

В части 2 (Рис. 6. часть 2) заполняется список специальностей, на которые абитуриент подает документы, с указанием документа об образовании (Копия или Оригинал), формы обучения (Бюджетная, Контрактная) и ступени (первое ВО, магистратура, второе ВО или среднее ПО).

Рис. 6. часть 2

В части 3 (Рис. 7. часть 3) заполняются номера и баллы ЕГЭ по предметам, необходимым для поступления на выбранные абитуриентом специальности, либо проставляются даты сдачи экзаменов, если абитуриент не сдавал данный экзамен ранее. Список предметов для сдачи формируется автоматически в зависимости от выбранных абитуриентом специальностей.

Рис. 7. часть 3

В части 4 (Рис. 8. часть 4) заполняется дополнительная информация об абитуриенте: Гражданство, категория воинской обязанности, изучаемый иностранный язык, адрес фактического проживания на период поступления, информация о необходимости общежития и, информация о родителях (если абитуриенту менее 18 лет).

После заполнения анкеты необходимо нажать на клавишу «Сохранить документ», затем распечатать заявление о подаче документов, расписку о приеме экземпляра документа об образовании (копии или оригинала), экзаменационный лист и ШИЛЬДИК личного дела, получить подписи абитуриента в заявлении, расписке и экзаменационном листе, выдать абитуриенту необходимые документы, оставшиеся документы положить в файл. После этого личное дело абитуриента сформировано, и его фамилия будет отображаться в базе, а также на сайте приемной комиссии ВлГУ в списке подавших документы (для каждой специальности отдельный список).

Рис. 8. часть 4

В) Изменение или дополнение данных абитуриента (на примере подачи оригинала документа об образовании):

Для подачи оригинала документа об образовании абитуриент повторно обращается в приемную комиссию с предъявлением оригинала и расписки о приеме документов, выданной ему при первом обращении (подаче документов в приемную комиссию). После этого осуществляется поиск абитуриента в базе по Ф.И.О. или по шифру личного дела. Строка поиска расположена в верхней части окна базы данных «Абитуриент 2011». (Рис. 9. строка поиска) Рис. 9. строка поиска

Найденная анкета абитуриента в базе открывается и в таблице, в которой указаны специальности, выбранные абитуриентом для поступления, в строке со специальностью, указанной абитуриентом для подачи оригинала, в графе «документ об образовании» изменяется со значения «копия» на значение «оригинал».

После этого необходимо сохранить анкету и напечатать новую расписку, в которой будет указано, что абитуриент сдал оригинал документа об образовании. После печати в расписке ставятся все необходимые подписи, и нужная половина расписки отдается на руки абитуриенту, а оригинал документа об образовании и другая половина расписки вкладываются в личное дело абитуриента.

Вывод

Пакет IBM Lotus Domino/Notes является мощным средством для создания и работы с документо-ориентированными БД, а также для организации совместной работы и взаимодействия сотрудников внутри компании благодаря наличию внутренней электронной почты, IM-клиенту, системе документооборота, возможности совместного редактирования документов и интеграции с офисными приложениями (Microsoft Office, Open Office Org). Благодаря таким богатым возможностям пакет IBM Lotus Domino/Notes является лидером в среде программного обеспечения для организации взаимодействия между сотрудниками и совместного документооборота.