Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности

Изучив материал главы, студент должен:

знать

• • основные направления стратегического развития информационных технологий и систем в управлении персоналом;
• • основы применения различных информационных технологий для обработки экономической информации;

уметь

• • использовать базовые возможности информационных систем с целью анализа экономической информации и принятия обоснованного управленческого решения в сфере управления персоналом;
• • осуществлять обоснованный выбор инструментальных средств информационных технологий для решения профессиональных задач в области управления персоналом;
• • применят!" программные средства обработки деловой информации при решении задач управления персоналом;

владеть

• • навыками применения современных технических средств и информационных технологий для решения задач развития системы управления персоналом в организации;
• • инструментальными средствами анализа экономической информации в системах управления предприятиями при принятии решений на тактическом и стратегическом уровнях управления.

Анализ возможностей автоматизации процессов и функций управления персоналом

Современные возможности автоматизации многих процессов и функций кадрового менеджмента, а также информационные технологии и компьютерные средства, доступные для кадровых служб, дают возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения средств сбора, передачи и преобразования информации.

Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ, информационных систем и технологий сегодня возрастает, именно поэтому актуальность автоматизации процесса управления персоналом вполне очевидна.

За счет автоматизации деятельности по управлению персоналом возможны:

• • мгновенный поиск и бессрочное хранение информации;
• • высокая скорость обработки данных;
• • единая база данных, полученных на различных участках учета и анализа, а следовательно, сбор полных, непротиворечивых сведений о структуре предприятия и его сотрудниках;
• • оптимизация структуры предприятия;
• • оперативность внутреннего документооборота и административного контроля;
• • быстрая и максимально гибкая настройка любых форм отчетности;
• • автоматическое формирование отчетности для налоговой службы, пенсионного фонда и статистического управления.

На рынке программного обеспечения существуют различные по функциональной направленности автоматизированные системы управления персоналом.

Существующие в настоящее время системы можно разделить на следующие группы [13]:

• • программы для ведения кадрового делопроизводства;
• • программы для психологического тестирования работников;
• • обучающие программы, программы-тренинги;
• • экспертные системы для профориентации и аттестации конкретных работников^[1];
• • специализированные экспертные системы для выявления тенденций развития отдельных подразделений и организации в целом^[2];
• • справочно-информационные юридические системы;
• • автоматизированные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание^[2], хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы.

Программы для ведения кадрового делопроизводства имеют функциональную ограниченность и не позволяют решать такие задачи по работе с персоналом, как аттестация, создание резерва, отбор на обучение. Кроме того, цена этих программ достаточно высока. К их числу относится программа «БОСС-Референт», разработанная компанией «АйТи», программа «Дело», разработанная компанией «Электронные офисные системы», программа «Евфрат» компании «Cognitive Technologies», программа «1C: Документооборот» компании «1C» и т. д. Системы такого типа обеспечивают автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. Они поддерживают маршрутизацию документов, обладают полнотекстовым поиском и встроенной бизнес-логикой обработки данных и организуют поддержку работы с внутренними документами организации, а это подготовка проекта документа, его согласование и визирование в электронном виде, передача визированных документов на ознакомление сотрудникам, контроль прохождения документа. Кроме того, такие системы позволяют проводить обработку входящих и исходящих документов, работу с договорами организаций, обеспечивают ведение справочника организации в электронном виде и многое другое.

Программы для психологического тестирования работников, как правило, представлены распространенными психологическими тестами (Кеттела, Айзенка, Люшера и т. п.) в компьютерном исполнении, которые получили широкое применение в процедуре подбора персонала. Самым известным из интеллектуальных тестов является тест на определение уровня интеллекта 1Q, состоящий из 40 вопросов, на которые нужно ответить в течение 30—40 мин. Например, художнику или дизайнеру важно обладать пространственным мышлением, а для маркетолога или коммерческого директора обязательным является высокий уровень аналитического мышления. Одним из часто используемых психологических тестов является цветовой тест Люшера, который отражает предрасположенность человека к определенной деятельности, а также его настроение и наиболее устойчивые личностные особенности. Тест MMPI используется для оценки личности в самых разных сферах деятельности людей. Он содержит 550 утверждений, и тестируемый должен ответить, согласен он с ними или нет. Опросник Айзенка предназначен для определения эмонационально-психологической устойчивости и уровня экстраи интровертности. Личностные особенности, и в частности решительность и практичность, определяются из теста, построенного с использованием концепции 16-факторной теории личностных черт Р. Кеттела.

Вопросам тестирования посвящено много интернет-ресурсов. Некоторые из них предлагают пройти тестирование в режиме онлайн и тут же получить результат. С тестами можно познакомиться на сайте^[4]. Тесты (общим числом 201) разделены на категории «вы и окружающие», «деловые качества», «мотивация к успеху», «психологическое состояние» и т. д. Типы представленных на сайте тестов очень разные: есть популярные («скажи, кто твой друг», «приятно ли с вами общаться») и профессиональные («оценка по поведению», «диагностика личности на мотивацию к успеху»). Также можно отметить программный комплекс «P-Profile»^[5] (производитель — компания «Life mode Interactive LTD»), предназначенный для определения личностных качеств сотрудников и соискателей и выявления их соответствия требованиям предприятия. Отличительной особенностью продукта является то, что пользователь может самостоятельно выбирать необходимые для конкретной вакансии или должности психологические характеристики, а программа сама осуществит подбор тестов, направленных на их определение.

Следующая группа — это обучающие программы, программы-тренинги и т. п., которые, в отличие от остальных групп, зачастую не являются самостоятельным инструментом кадровой работы, но бывают очень полезными при обучении персонала, уменьшении нервно-психической напряженности и пр. Использование таких программ, как правило, носит вспомогательный характер. Подобное обеспечение может хорошо дополнять компьютерные кадровые инструменты, но его не следует рассматривать как основное. Ряд компаний, таких как «Бизнес и консалтинг», предлагают семинары и тренинги для подготовки управленческих кадров и развития персонала организации.

Многофункциональные экспертные системы построены, но принципу прецедентной экспертной системы, т. е. личные, профессиональные и психофизиологические качества кандидата сравниваются с аналогичными параметрами лучших специалистов. Таким образом, программа дает возможность отбирать нужных специалистов и формировать команду, которая максимально соответствует запросам руководителя.

Специализированные экспертные системы для группового анализа состояния персонала, выявления тенденций развития отдельных подразделений и организации в целом предназначены для анализа и оптимизации структуры организации, решают актуальнейшую кадровую задачу — создание такой структуры предприятия, которая позволяет использовать работников более эффективно. При этом специалист по персоналу (HRM) или руководитель могут увидеть как немедленные, так и отсроченные результаты структурных изменений.

В качестве реально действующей отечественной экспертной системы, предназначенной для решения кадровых вопросов, можно привести интеллектуальную систему психологических исследований «PSY», разработанную ВНТК «САЙНТЕКС», и программу «Бесконтактный анализатор персонала», разработанную НПО «Эталон».

В системы включены разнообразные тесты, позволяющие выявить уровень профессиональной квалификации работников, их психофизиологические параметры, а также проследить за динамикой изменения определенных характеристик, чтобы выделить те из них, которые имеют отклонения от общепринятых общественных норм. Результаты тестирования учитываются впоследствии при решении таких задач, как анализ соответствия работника занимаемой должности, выработка рекомендаций по совершенствованию профессиональных знаний и развитию личностных характеристик, формирование требований к претенденту на определенную должность, подбор кадров.

Однако использовать такие системы имеет смысл только для крупных предприятий, когда их стоимость в несколько тысяч долларов оправдывает себя при большом количестве вакансий и претендентов на них.

Деятельность любой кадровой службы невозможна без оперативной юридической поддержки. Учитывая большое количество издаваемых в последние годы нормативных актов, постоянное внесение поправок в существующие нормативные акты, регулирующие деятельность различного рода фирм и взаимоотношения работодателей и работников, в составе автоматизированного рабочего места кадровика необходимо иметь справочно-информационную систему законодательных актов.

Сегодня па рынке предлагаются системы, различающиеся по тематике, количеству документов, содержащихся в базе данных, способам поиска информации и интерфейсом. Среди них выделяют «КонсультантПлюс», «Гарант», «Эталон», «Кодекс», юридическую справочную систему «Система Юрист». Системы такого типа работают по принципу выбора информации, но запросу. Запрос, в свою очередь, представляет собой совокупность поисковых признаков, в качестве которых выступают реквизиты документов (тематика, вид документа, принявший орган, дата принятия и регистрации документа, название и статус документа и др.).

Следующая группа программ — автоматизированные системы управления персоналом — это современные технологии учета и управления персоналом, которые используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии.

Эти системы необходимы руководству предприятия для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. На работу с документацией кадровые работники тратят от 20 до 60% рабочего времени и, используя специальные системы, могут быть освобождены от рутинных операций для творческой и аналитической работы. Грамотный подбор и перемещение сотрудников возможны только при наличии полной информации о кандидатах и сотрудниках, что достигается с помощью специализированных баз данных.

Обычно такие системы, которые будут рассмотрены ниже, содержат составные части (модули), соответствующие основным участкам: штатное расписание, учет кадров, табельный учет, расчет зарплаты (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Состав автоматизированных систем управления персоналом.

Оптимальная организационная структура предприятия и штатное расписание определяют значительную часть успеха. Поэтому на модуль «штатное расписание» в рамках общей системы управления возлагаются две основные задачи [6]:

• • определение соподчиненное™ подразделений со штатн ы м и расписаниям и;
• • получение основных форм отчетности по штатному расписанию.

Для работы с кадровыми приказами и справочниками предназначен модуль «учет кадров», в котором можно подготовить статистические отчеты в различных разрезах и осуществить поддержку документооборота (заявлений, служебных записок, инструкций и др.).

Ежедневный учет отработанного времени, отпусков, больничных и прогулов ведется в модуле «табельный учет».

Программный модуль «расчет заработной платы» в автоматизированном режиме с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях позволяет работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять заработную плату, формировать бухгалтерские документы, относить затраты на себестоимость.

Все перечисленные выше модули образуют систему и связаны между собой единым информационным пространством. Такая система должна быть надежной, способной восстанавливаться при сбоях в работе оборудования, обеспечивать эффективную защиту от несанкционированного доступа к данным.

Сегодня предлагаются как отечественные, так и западные системы автоматизированного управления персоналом. При внедрении отечественных пакетов программ не возникает проблем, обусловленных различиями в российской и западной системах учета и делопроизводства. Кроме того, цена на отечественные системы на порядок ниже, чем у наиболее известных пакетов западных фирм. Так, например, в программе «Oracle application» одна учетная запись стоит порядка 100 условных единиц. Учетная запись — это данные на одного сотрудника. Цена па отечественные системы определяется количеством рабочих мест. Так, например, одно рабочее место в программе «АиТ:Управление персоналом» стоит порядка 250 условных единиц.

На рынке программных продуктов представлен ряд автоматизированных систем, приведенных в табл. 2.1. Их можно разделить на три группы — локальные автоматизированные,.

Таблица 2.1

Классификация автоматизированных систем управления персоналом

средние интегрированные, крупные интегрированные системы управления персоналом.

Все они обеспечивают следующие основные возможности [4J:

• • ведение данных по сотруднику предприятия в форме кадровой карточки;
• • оформление и хранение приказов по организации, печать приказов и выписок из них;
• • ведение организационной структуры предприятия;
• • ведение штатных расписаний;
• • формирование отчетов, списков и статистики.

Крупные интегрированные системы, как правило, представлены в виде отдельного модуля в составе ERP-системы (entetpiise resource planning system — система управления ресурсами предприятия), который отдельно от этой системы не продается. А так как стоимость таких проектов может составлять миллионы долларов, то такие системы интересны в основном крупным предприятиям. Поэтому рассматриваться будут только локальные и средние автоматизированные системы управления персоналом.

Их выбор зависит от стратегических целей предприятий, отрасли, в которой они работают, сложившейся системы управления персоналом и множества других причин (например, цены).

Одной из новых инновационных технологий управления персоналом является деловая игра — это условное воспроизведение, имитация, моделирование некоторой реальной ситуации, которую осваивают участники игры. В системе управления персоналом деловые игры могут выполнять различные функции в зависимости от того, в какой сфере управления персоналом они применяются. Так, деловые игры могут использоваться для решения следующих задач:

• • обучение и развитие персонала;
• • управление мотивационным процессом;
• • оценка персонала;
• • формирование и сплочение команды.

• [1] URL: http://rudocs.exdat.com/docs/iiulex-272 755.html?page=4; http ://www.fesmu. ru/el i b/ A rti cl e. aspx? i d=48 335
• [2] URL: http://mnogosmenka.ru/drugoe/personal.htm
• [3] URL: http://mnogosmenka.ru/drugoe/personal.htm
• [4] URL: http://www.businesstest.ru
• [5] URL: http://www.p-profile.ru