Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

• — законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
• — указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;
• — нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• — государственные стандарты на документы;
• — общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• -УСД;
• — нормативные правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Основные нормативные акты

Законодательные акты РФ в сфере информации и документации

Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения учреждений, организаций и предприятий.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» .

Данный Федеральный закон регулирует отношения, возникающие:

• — при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
• — применении информационных технологий;
• — обеспечении защиты информации.

В указанном законе определены следующие основные понятия:

• — информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
• — информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
• — информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
• — информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
• — обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;
• — доступ к информации — возможность получения информации и ее использования;
• — конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
• — предоставление информации — действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;
• — распространение информации — действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;
• — электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
• — документированная информация — зафиксированная па материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель.

Информация, в соответствие с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений, свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.

Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).

Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется:

• — на свободно распространяемую;
• — предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;
• — подлежащую в соответствии с федеральными законами предоставлению или распространению;
• — ограниченную или запрещенную в Российской Федерации.

Законодательством РФ или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Защита информации в соответствие со ст. 16 рассматриваемого закона представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных:

• — на обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
• — соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
• — реализацию права на доступ к информации. Государственное регулирование отношений в сфере защиты информации осуществляется путем установления требований о защите информации, а также ответственности за нарушение законодательства РФ об информации, информационных технологиях и о защите информации.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» .

В соответствии со ст. 1 Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:

• — разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации;
• — разработке, принятии, применении и исполнении на добровольной основе требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг; опенке соответствия.

Федеральный закон «О техническом регулировании» также определяет права и обязанности участников регулируемых настоящим законом отношений.

Требования к функционированию единой сети связи РФ и к продукции, связанные с обеспечением целостности, устойчивости функционирования указанной сети связи и ее безопасности, отношения, связанные с обеспечением целостности единой сети связи РФ и использованием радиочастотного спектра, соответственно устанавливаются и регулируются законодательством РФ в области связи.

Действие настоящего Федерального закона «О техническом регулировании» не распространяется на государственные образовательные стандарты, положения (стандарты) о бухгалтерском учете и правила (стандарты) аудиторской деятельности, стандарты эмиссии ценных бумаг и проспектов эмиссии ценных бумаг.

В гл. 3 «Стандартизация» определено, что стандартизация осуществляется в целях;

повышение уровня безопасности жизни и здоровья граждан, имущества физических и юридических лиц, государственного и муниципального имущества, объектов с учетом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, повышение уровня экологической безопасности, безопасности жизни и здоровья животных и растений;

• — обеспечение конкурентоспособности и качества продукции (работ, услуг), единства измерений, рационального использования ресурсов, взаимозаменяемости технических средств (машин и оборудования, их составных частей, комплектующих изделий и материалов), технической и информационной совместимости, сопоставимости результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных, проведения анализа характеристик продукции (работ, услуг), планирования и осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, добровольного подтверждения соответствия продукции (работ, услуг);
• — содействие соблюдению требований технических регламентов;
• — создание систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, систем каталогизации продукции (работ, услуг), систем обеспечения качества продукции (работ, услуг), систем поиска и передачи данных, содействие проведению работ по унификации.

В ст. 13 Федерального закона определены документы в области стандартизации, используемым на территории РФ:

• — национальные стандарты;
• — правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;
• — применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• — стандарты организаций;
• — своды правил;
• — международные стандарты, региональные стандарты, региональные своды правил, стандарты иностранных государств и своды правил иностранных государств, зарегистрированные в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов;
• — надлежащим образом заверенные переводы на русский язык международных стандартов, региональных стандартов, региональных сводов правил, стандартов иностранных государств и сводов правил иностранных государств, принятые на учет национальным органом Российской Федерации по стандартизации;
• — предварительные национальные стандарты. Согласно ст. 15 рассматриваемого Федерального закона «О техническом регулировании» национальные стандарты, предварительные национальные стандарты, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, правила их разработки и применения, правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации, своды правил образуют национальную систему стандартизации.

Национальные стандарты и предварительные национальные стандарты разрабатываются в порядке, установленном рассматриваемым Федеральным законом. Национальные стандарты утверждаются национальным органом по стандартизации в соответствии с правилами стандартизации, нормами и рекомендациями в этой области.

Национальный стандарт и предварительный национальный стандарт применяются на добровольной основе равным образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции, осуществления процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ и оказания услуг, видов или особенностей сделок и (или) лиц, являющихся изготовителями, исполнителями, продавцами, приобретателями, в том числе потребителями.

Применение национального стандарта подтверждается знаком соответствия национальному стандарту.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и др.) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией.

Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения и применения общероссийских классификаторов в социально-экономической области (в том числе в области прогнозирования, статистического учета, банковской деятельности, налогообложения, при межведомственном информационном обмене, создании информационных систем и информационных ресурсов) устанавливается Правительством РФ.

Закон РФ «О языках народов Российской Федерации» от 25 октября 1991 г. № 1807−1 регулирует вопросы использования государственного языка в документах.

В соответствии с этим Законом официальное делопроизводство может вестись на государственном русском языке, государственных языках республик и иных языках пародов России, определяемых законодательством республик.

Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, направленные в государственные органы РФ, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ па языке обращения — на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, документы об образовании, военные билеты на территории республик, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного, оформляются наряду с русским языком на государственном языке республики.

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России используется русский язык. Другие языки могут применяться только при наличии соответствующего международного или межреспубликанского договора. Закон устанавливает также нормы использования языка в судебной, внешнеполитической, внешнеэкономической и других сферах деятельности.

Согласно ст. 13 Федерального закона от 18 декабря 2006 г. № 231-ФЗ «О введении в действие части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации» произведенная ранее в бывшем СССР регистрация товарных знаков и знаков обслуживания продолжает действовать на территории РФ. Действие этой регистрации может быть прекращено па территории РФ в случае нарушения предусмотренных действовавшим на дату подачи заявки законодательством условий регистрации в порядке, установленном ст. 1513 ГК, а также в случаях и в порядке, которые установлены п. 1 ст. 1514 ГК.

Ряд законодательных актов РФ регулирует вопросы использования относимой к государственной тайне и иной конфиденциальной информации. В частности, Закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

К государственной тайне Закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей, распоряжения сведениями, составляющими государственную тайну, порядок защиты государственной тайны, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны и др.

Законом установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну («особой важности», «совершенно секретно», «секретно»), а также порядок проставления на документах грифа секретности. Положения Закона РФ «О государственной тайне» нашли развитие в ряде указов Президента РФ.

Законодательство РФ регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением, в частности, создание и использование современных автоматизированных и телекоммуникационных систем регулируются частью четвертой ГК, использование средств связи постановлениями Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» и др.