Редактирование текста документов

Среди множества программ для редактирования текста документов, используемых в организациях, наиболее популярен текстовый редактор Microsoft Word. Он позволяет:

• • выводить текст редактируемого документа на экран дисплея;
• • вносить в него изменения, дополнения, исправления;
• • переставлять местами фрагменты текста;
• • автоматически проверять орфографию;
• • использовать различные шрифты;
• • обогащать текст таблицами, рисунками, диаграммами и др.;
• • работать одновременно с несколькими документами;
• • переносить фрагменты одного документа в другой.

Новые версии офисных комплексов позволяют осуществлять коллективную работу с документами, взаимодействовать с Интернетом.

В федеральных органах исполнительной власти создаются и используются электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, а также электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба РФ.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью федерального органа исполнительной власти — автора документа в соответствии с Законом об электронной подписи.

При определении сроков хранения электронных документов, уничтожении и др. действуют правила, установленные для документов на бумажном носителе.

Главной проблемой электронных документов является придание им юридической силы. В соответствии с Законом об информации при хранении, обработке и передаче документов с помощью информационных и телекоммуникационных систем достоверность информации может подтверждаться электронной цифровой подписью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии управленческого аппарата.

Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи, сертифицированные в установленном порядке.

• Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

В соответствии с Законом об информации при хранении, обработке и передаче документов с помощью информационных и телекоммуникационных систем достоверность информации может подтверждаться электронной цифровой подписью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии управленческого аппарата. Закон об электронной подписи регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Оцифрование как способ создания электронных документов

В управленческой деятельности документы создаются и функционируют в двух формах: на бумажном носителе и в электронной форме. Для создания электронного документного массива используется метод оцифрования.

• Оцифрование (от англ. imaging, синоним терминов «имиджинг» и «цифровой электронный имиджинг») — процедура сканирования документа и перевода его из аналогового в цифровой формат электронного документа.

Постановлением об утверждении правил делопроизводства утвержден новый термин «электронный образ документа» .

• Электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

Юридическую силу оцифрованных документов, т. е. электронных копий отсканированных бумажных документов, обеспечивает заверение с помощью технологии электронной цифровой подписи. Оцифрование регламентируется организационным документом (положением, регламентом, инструкцией), устанавливающим порядок и правила перевода документов в электронную форму.