Оформление документов и дел к длительному и постоянному хранению

Для документов длительных и постоянных сроков хранения более целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.

Оформление дел, сдаваемых сотрудниками для хранения в текущей работе организации, действует без изменений много лет и подробно изложено в Основных правилах работы архивов организаций.

На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения:

• — название организации;
• — название структурного подразделения, где сформировалось дело;
• — индекс дела;
• — количество листов в деле;
• — даты первого и последнего документов;
• — срок хранения дела;
• — шифры каждого дела.

Часть элементов описания дела обозначается на обложке работником службы ДОУ (секретарем) при заведении дела. Количество листов, крайние даты, уточнение заголовка дела и наименования подразделения выносится на обложку после завершения дела в процессе его обработки. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел и первоначально является адресом хранения дела, а позднее одним из его поисковых признаков.

Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично. Так, они могут продолжать храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет хранения (по личному составу), а также дела, содержащие конфиденциальные документы, подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в учетных формах в соответствии с установленными требованиями.

При этом ставятся следующие основные задачи:

• — максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или нескольких листов из подшитого дела на время, например, для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другим листам дела;
• — обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;
• — создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

Документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную государственным стандартам обложку (ГОСТ 17 914−72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»). Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ. Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны — бумажных стандартного формата А5-А3 и крупноформатных, пленочных, магнитных и других носителях, для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.

При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т. д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (платный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.