Методы анализа и оценки информационных потоков

Важный этап в рационализации существующих систем управления — анализ потоков информации, который должен обеспечить выполнение целевых задач проектирования и уточнение особенностей существующей практики планирования.

Анализ существующих процессов управления может быть выполнен, прежде всего, на базе исследования информационной системы предприятия, которая характеризуется наличием существующей схемы документооборота, системы экономических показателей деятельности предприятия, структурным составом подразделений, участвующих в процессе управления, и интенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.

Обработанные материалы обследования позволяют провести анализ системы планирования и управления как в отдельных подразделениях управляющей системы, так и на предприятии в целом, а также создать предпосылки для построения стройной схемы обработки данных.

Деятельность любого подразделения, связанная с управлением, выражается в создании различных форм документов и показателей.

Анализ потоков информации позволяет выявить:

• 1) структуру и функции подразделений предприятия;
• 2) наименование различных подразделений и внешних организаций, с которыми взаимодействует данное подразделение;
• 3) перечень документов, поступающих в подразделения;
• 4) перечень документов, разрабатываемых в каждом подразделении;
• 5) перечень всех сообщений, поступающих в данное подразделение, с указанием, откуда поступило каждое из них;
• 6) перечень всех выходящих из данного подразделения документов (сообщений) с указанием их адреса;
• 7) перечень справочных данных и законодательных положений, используемых в работе подразделений;
• 8) четкое определение процессов формирования и маршрутов движения документов;
• 9) назначение форм документов;
• 10) количество разрабатываемых экземпляров форм документов;
• 11) периодичность составления документов;
• 12) основания и процессы принятия решений;
• 13) список показателей, содержащихся в каждом конкретном документе (сообщении), поступающем в подразделение;
• 14) список показателей, содержащихся в каждом конкретном документе, разрабатываемом в данном подразделении;
• 15) список показателей, содержащихся в каждом конкретном документе (сообщении), выходящем из данного подразделения;
• 16) повторение одинаковых или одноименных показателей в данном подразделении;
• 17) применяемость показателей;
• 18) оседаемость показателей в подразделении;
• 19) значность показателей.

Анализ потоков информации с точки зрения выше перечисленных задач позволяет получить материал для совершенствования существующей системы планирования и управления производством при разработке информационной системы предприятия (ИСП).

Для проектирования ИСП необходимо выяснить схему планирования и управления производством в существующих условиях; полный перечень показателей планирования, учета и управления производством на предприятии; типовые процедуры расчета показателей на предприятии; последовательность работ, связанных с планированием и управлением производством на промышленном предприятии.

Схема планирования и управления производством в существующих условиях, как представляется, выражается информационной моделью системы.

Очевидно, чтобы получить четкое представление о параметрах существующей системы планирования, в информационной модели необходимо устранить некоторые недостатки. Прежде всего, это относится к факторам, определяемым сложившейся системой документооборота. Другие факторы определяются существующей организационной структурой.

В процессе анализа информационных потоков выявляются все необходимые показатели, их роль в решении задач планирования и управления, а также необходимость их использования в условиях ИСП.

Выявленный перечень показателей подлежит анализу с точки зрения научного подхода к созданию экономического языка планирования и управления производством на промышленных предприятиях.

Как показывают предварительные исследования, все показатели планирования, учета и управления формируются на основе ограниченного числа типовых процедур, которые могут быть выявлены в процессе анализа. Определение этих процедур может обеспечить разработку стандартных программ для электронно-вычислительных машин.

Анализ информационных потоков — связующее звено между изучением существующей системы управления предприятием и ее совершенствованием.

Анализируя ИП, уточняют схему организации управления в исследуемой системе, что позволяет выявить эффективность существующей оргструктуры, узкие места в системе обработки данных и наметить пути к улучшению существующей организации управления предприятием. Можно сказать, что цель анализа ИП — выработка предложений по совершенствованию организации системы управления предприятием, которая проводится на основе исследования и обобщения всех материалов, полученных в ходе изучения системы и ее совершенствования.

Анализ ИП позволяет уточнить схему существующей структуры предприятия. Для этого необходимо рассмотреть все цепочки в системе обработки данных, начиная с получения исходных сведений; их постепенное преобразование и формирование конечных данных, которые направляются управляемой системе в качестве команд и внешним организациям в качестве отчетной и прочей информации. При этом определяется роль каждого подразделения в комплексе работ, выполняемых системой управления предприятием и зафиксированных в схеме обработки данных; строится схема информационных связей между подразделениями предприятия. В схеме могут содержаться сведения о конкретных формах информационных связей и указываться их количественные и временные характеристики, а также определяться каналы связи, необходимые для передачи, и выявляться первичные (исходные) для предприятия данные. Первичными данными будем считать такие, которые поступают в систему управления из внешнего мира (планы, справки, патенты и т. д.), возникают в управляемой системе (например, данные измерений) или хранятся в памяти системы управления предприятием. Все эти сведения объединяются тем свойством, что они используются в работе системы управления предприятием, поступая в нее в готовом виде. При этом может быть построена логическая схема, характеризующая последовательные этапы обработки данных, исследована целесообразность имеющихся повторений некоторых сведений в системе обработки данных, для чего необходимо подробное рассмотрение существующих процедур обработки данных с использованием схемы информационных связей, а также определены первичные (исходные) показатели, необходимые для формирования каждого производного показателя.

Эти материалы используются:

• • для организации системы памяти на предприятии;
• • определения круга показателей (первичных и производных), необходимых каждому подразделению предприятия (каждому работнику) с целью выполнения их функций, связанных с обработкой данных;
• • получения характеристик существующей системы обработки данных, таких как оседаемость показателей, степень их использования и др.

Получение необходимых материалов для анализа информационных потоков весьма трудоемкий процесс и требует для облегчения и ускорения этих работ использования вычислительных средств.

Система документооборота на предприятии является отображением его производственно-хозяйственной деятельности. По мере совершенствования производственного процесса происходило и изменение документооборота, которое выражалось в появлении новых (или ликвидации существующих) форм документов и изменении маршрутов их движения.

Таким образом, схема документооборота сложилась в результате длительного развития под влиянием объективных и субъективных причин.

Основные объективные причины, определяющие схему документооборота, заключаются в закономерности ведения производственного процесса и его совершенствования. Эти причины обусловливают основные принципы и общие черты систем управления, представляющих собой единый процесс обработки данных.

Такое положение характерно для систем управления любых типов предприятий с различными схемами обработки данных.

Конкретное отражение общего контура управления в настоящее время проявляется в системах документооборота, т. е. в маршрутах движения плановых и отчетных форм документов и использовании нормативно-справочных данных.

Субъективные причины накладывают определенный отпечаток на существующую схему документооборота, однако даже предварительное ознакомление может выявить в ней некоторую закономерность. Это, прежде всего, проявляется в наличии различной направленности движения плановых и отчетных форм документов, а следовательно, и процессов их образования и использования. При этом нормативные документы являются как бы «питающей» базой, т. е. используются для формирования обеих групп. Для проведения анализа системы обработки данных представляется целесообразным разделить все циркулирующие на промышленном предприятии документы на три основные группы: плановые, фактические (отчетные), нормативные.

Для построения комплексной схемы обработки данных анализ существующего документооборота должен проводиться согласно этой классификации. В данном случае анализ выполняется по отдельно построенным схемам плановых, фактических и нормативных документов, а также на примере общей совмещенной схемы документооборота станкостроительного предприятия.

Все это в итоге позволит выявить общие черты, присущие централизованной системе обработки данных, и выработать рекомендации по совершенствованию принципиальной схемы ИСП.

Анализ схемы движения плановых документов показывает, что отдельные задачи планирования на промышленном предприятии осуществляются самостоятельно подразделениями заводоуправления.

Хотя между подразделениями и существуют тесные взаимосвязи, которые усложняют (запутывают) процесс движения плановой документации при решении локальных плановых задач, все же основной поток данных поступает из подразделений в производство, будучи регулятором его деятельности. Наличие связей и так называемых обратных связей между подразделениями объясняется следующими факторами: существующей методологией планирования; обособленностью подразделений в решении планово-экономических задач; децентрализованным использованием нормативов дли решения задач различных уровней планирования.

Это приводит к тому, что в процессе функционирования каждому подразделению приходится решать плановые задачи разных уровней. Такое положение в анализируемой схеме отображается различными цепочками циркулирующих документов и наличием обратных связей. Несмотря на это, все же можно выделить начало процесса планирования и проиллюстрировать его последовательность, осуществляемую различными подразделениями. Причем процесс формирования и движения плановых документов может быть представлен в двух аспектах: с наложением существующей организационной структуры и без нее.

При совершенствовании системы экономических показателей и рационализации схемы документооборота целесообразно уменьшить коэффициенты избыточности реквизитов. Для этого необходимо совершенствовать структуру форм документов как основных носителей информации:

• • устранить из документооборота лишние формы, содержащие одну и ту же информацию;
• • рационализировать схему документооборота на базе комплексности их обработки;
• • сократить (по возможности) количество постоянных (нормативно-справочных) реквизитов в формах документов. Решение этих вопросов вызывает необходимость проведения классификации показателей и признаков, содержащихся в различных формах документов по группам.

По длительности изменения показатели могут быть разовые (переменные) и постоянные. Разовые показатели в неизменном виде существуют очень небольшой период времени (не более месяца) и меняются в документах одинаковой формы. Постоянные показатели устойчивы, и их числовое значение остается неизменным длительное время (цены, тарифы и т. д.), т. е. это всевозможные нормативно-расценочные и справочные показатели.

По способу образования все показатели можно подразделить на первичные и производные.

Показатели образуются тремя способами: путем учета и измерения; путем принятия заранее обусловленных норм, нормативов, расценок и тарифов; путем формирования новых показателей из уже известных.

Показатели, образованные двумя первыми способами, назовем первичными, показатели, формируемые из других, — производными.

По участию в обработке показатели можно подразделить на обрабатываемые и необрабатываемые. Обрабатываемые показатели, в свою очередь, делят на рабочие и вспомогательные.

По месту возникновения показатели можно подразделить на внутренние и внешние. Большой интерес представляет классификация показателей по функциям управления: плановые, учетноотчетные, конструкторско-технологические и т. д.

Признаки по участию в формировании показателя могут делиться на обязательные и необязательные. К обязательным относятся те, которые входят составной частью в показатель и образуют минимум части, образующей конкретный признак. Необязательные признаки не участвуют в формировании показателя, но они необходимы для последующих расчетов. По отношению к процессу обработки показателей признаки можно подразделить на группировочные, признаки-ограничители и справочные.

По отношению к технике регистрации и обработки информации можно выделить специальные, постоянные и переменные признаки.

Для проектирования форм документов и выбора носителей информации большое значение имеет деление признаков на постоянные и переменные.

Дальнейший анализ существующей системы сводится к выявлению перечня сводных показателей, на основе которых принимаются решения при выполнении тех или иных функций управления. Для каждого сводного показателя определяются процедуры их формирования и перечень первичных показателей, которые при этом используются.

После осуществления анализа информационных потоков наступает этап анализа системы обработки информации.

Обследование — эго изучение и диагностический анализ существующей системы обработки информации. Материалы, полученные в результате обследования, должны быть использованы для обоснования разработки и поэтапного внедрения систем; составления технического задания на разработку систем; разработки технического и рабочего проектов систем.

Обследование проводится разработчиками совместно с заказчиком после издания приказа заказчика о проведении работ по предпроектному обследованию.

Обследование начинается с изучения производственно-экономических характеристик объекта, основных функций, осуществляемых подразделениями и их руководителями. Далее изучаются:

• • задачи, обеспечивающие реализацию функций управления;
• • организационная структура;
• • штаты и содержание работ по управлению на предприятии;
• • характер подчиненности вышестоящим органам управления.

В процессе обследования должны быть выявлены: инструктивно-методические и директивные материалы, на основании которых определяются состав подсистемы и перечень задач; возможности применения новых методов решения задач. При изучении каждой функциональной задачи управления рассматриваются: наименование задачи; сроки и периодичность решения задачи; степень формализуемости задачи; источники информации, необходимые для решения задачи; показатели и их количественные характеристики; порядок корректировки информации; действующие алгоритмы расчета показателей и возможные методы контроля; действующие средства сбора, передачи и обработки информации; действующие средства связи; принятая точность решения задачи; трудоемкость решения задачи; действующие формы представления исходных данных и результатов их обработки в виде документов; потребители результатной информации по задаче. При обследовании документооборота следует составить схему маршрута движения документов, которая должна отразить: количество документов; место формирования показателей документа; взаимосвязь документов при их формировании; маршрут и длительность движения документа; место использования и хранения данного документа; внутренние и внешние информационные связи; объем документа в знаках.

По результатам обследования следует установить перечень задач управления, решение которых целесообразно автоматизировать, и очередность их разработки.

В отчете по обследованию, называемом технико-экономическим обоснованием (ТЭО), приводятся: характеристика материально-технической базы производства предприятия (объединения), численность работников по категориям, основные технико-экономические показатели производства и реализации продукции, краткое описание функций подразделений и должностных лиц, схемы информационных связей и объем информации по периодам, схемы маршрутов движения документов, данные об уровне автоматизации управленческого труда и методах управления.

В ТЭО обосновываются предложения по совершенствованию системы управления, выделяются функции, подлежащие автоматизации, указываются первоочередной комплекс задач и предварительный перечень средств системы, проводится ориентировочная оценка экономической эффективности создания ЭИС.

Техническое задание на систему разрабатывается заказчиком при непосредственном участии разработчика.

Техническое задание — это документ, утвержденный в установленном порядке, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки автоматизированной системы управления, и содержащий предварительную оценку экономической эффективности системы.

Утвержденное техническое задание является документом, которым разработчики должны руководствоваться на всех этапах создания системы и проектирования задач. Изменения, вносимые в техническое задание, должны оформляться протоколом, являющимся частью технического задания. Протокол должен утверждаться заказчиком.

При разработке технического задания следует установить общую цель создания ЭИС, определить состав подсистем и задач; разработать и обосновать требования, предъявляемые к информационным подсистемам; разработать и обосновать требования, предъявляемые к информационной базе, математическому и программному обеспечению, комплексу технических средств (включая средства связи и передачи данных); установить общие требования к проектируемой системе; определить перечень задач и исполнителей, а также этапы создания системы и сроки их выполнения; провести предварительный расчет затрат на создание системы и определить уровень экономической эффективности ее внедрения.

Техническое задание должно включать следующие разделы.

• 1. Основание для разработки системы.
• 2. Общие положения.
• 3. Функциональную часть системы.
• 4. Обеспечивающую часть системы.
• 5. Организацию работ и исполнителей.
• 6. Этапы разработки и внедрения системы.
• 7. Предварительный расчет затрат на создание системы и экономической эффективности от ее внедрения.

После утверждения технического задания разрабатываются координационный план создания системы, сетевой график работ и проводится расчет затрат на разработку системы.

Основанием для разработки технического проекта системы является техническое задание, утвержденное заказчиком.

Технический проект системы — это техническая документация, утвержденная в установленном порядке, содержащая общесистемные проектные решения, алгоритм решения задач, а также оценку экономической эффективности автоматизированной системы управления и перечень мероприятий по подготовке объекта к внедрению.

Технический проект разрабатывается в целях определения основных проектных решений по созданию системы. На этом этапе осуществляется комплекс научно-исследовательских и экспериментальных работ для выбора наилучших вариантов решений, проводятся экспериментальная проверка основных проектных решений и расчет экономической эффективности системы.

Фактически технический проект содержит комплекс экономико-математических и алгоритмических моделей.

Полный комплект технического проекта на систему включает десять документов.

• 1. Пояснительную записку.
• 2. Функциональную и организационную структуры системы.
• 3. Постановку задач и алгоритм решения.
• 4. Организацию информационной базы.
• 5. Альбом форм документов.
• 6. Систему математического обеспечения.
• 7. Принцип построения комплекса технических средств.
• 8. Расчет экономической эффективности системы.
• 9. Мероприятия по подготовке объекта к внедрению системы.
• 10. Ведомость документов.

Из приведенного перечня третий документ (Постановка задач и алгоритм решения) выполняется для каждой отдельной задачи, включаемой в ЭИС, остальные документы являются общими для всей системы. Кроме того, документы 1, 2, 5, 8, 9 могут разрабатываться для отдельных подсистем.

Все перечисленные документы можно сгруппировать и представить в виде четырех основных частей технического проекта: экономико-организационной, информационной, математической, технической.

Экономико-организационная часть технического проекта содержит пояснительную записку относительно оснований для разработки системы, перечень организаций-разработчиков, краткую характеристику объекта с указанием основных технико-экономических показателей его функционирования и связей с другими объектами, краткие сведения об основных проектных решениях по функциональной и обеспечивающим частям системы.

В разделе об организационной и функциональной структуре системы даются обоснование выделяемых подсистем, их перечень и назначение; перечень задач, решаемых в каждой подсистеме, с краткой характеристикой их содержания; схема информационных связей между подсистемами и между задачами в рамках каждой подсистемы.

Для каждой задачи, включенной в комплекс первоочередных задач, выполняются ее постановка и алгоритм решения. В этот раздел технического проекта включаются:

• • организационно-экономическая сущность задачи (наименование, цель решения, краткое содержание, метод, периодичность и время решения задачи, способы сбора и передачи данных, связь задачи с другими задачами, характер использования результатов решения, в которых они используются);
• • экономико-математическая модель задачи (структурная и развернутая форма представления);
• • входная оперативная информация (характеристика показателей, их значность и диапазон изменения, формы представления);
• • нормативно-справочная информация (НСИ) (содержание и формы представления);
• • информация, хранимая для связи с другими задачами;
• • информация, накапливаемая для последующих решений данной задачи;
• • информация по внесению изменений (система внесения изменений и перечень информации, подвергающейся изменениям);
• • алгоритм решения задачи (последовательность этапов расчета, схема, расчетные формулы);
• • контрольный пример (набор заполненных данными форм входных документов, условные документы с накапливаемой и хранимой информацией, формы выходных документов, заполненные по результатам решения экономико-технической задачи и в соответствии с разработанным алгоритмом расчета).

В документе «Расчет экономической эффективности системы» содержится сводная смета затрат, связанных с эксплуатацией систем, приводится расчет годовой экономической эффективности, источниками которой являются оптимизация производственной структуры хозяйства (объединения), снижение себестоимости продукции за счет рационального использования производственных ресурсов и уменьшения потерь, улучшения принимаемых управленческих решений.

В документе «Мероприятия по подготовке объекта к внедрению системы» приводятся перечень организационных мероприятий по совершенствованию сложившейся структуры управления, перечень работ по внедрению системы, которые необходимо выполнить на стадии рабочего проектирования, с указанием сроков и ответственных лиц.

Информационная часть технического проекта объединяет документы 4 и 5. В документе «Организация информационной базы» отражаются источники поступления информации и способы ее передачи для решения первоочередного комплекса функциональных задач; совокупность показателей, используемых в системе; состав документов, сроки и периодичность их поступления; основные проектные решения по организации фонда НСИ; состав НСИ, включая перечень реквизитов, их определение, значность, диапазон изменения и перечень документов НСИ; перечень массивов НСИ, их объем, порядок и частота корректировки информации; предложения по унификации документации, контрольный пример по внесению изменений в НСИ; структурная форма НСИ с описанием связи между его элементами; требования к технологии создания и ведения фонда; методы хранения, поиска, внесения изменений и контроля; определение объемов и потоков информации НСИ. «Альбом форм документов» содержит формы НСИ.

Математическая часть технического проекта содержит обоснование структуры математического обеспечения, а также выбора системы программирования, в том числе перечень стандартных программ.

Техническая часть технического проекта предполагает описание и обоснование схемы технического процесса обработки данных; требований к разработке нестандартного оборудования; обоснование и выбор структуры комплекса технических средств и его функциональных групп; комплекс мероприятий по обеспечению надежности функционирования технических средств.