Функциональное обеспечение управленческой деятельности

В данной главе рассматриваются основные классы компьютерных технологий, используемых в процессе управленческой деятельности. Данные классы охватывают широкий спектр видов управленческой деятельности, а также используются в смежных отраслях. Особое внимание уделено компьютерным технологиям электронного бизнеса.

Компьютерные технологии подготовки текстовых документов и обработки экономической информации на основе табличных процессоров.

Системы подготовки текстовых документов подразделяют на текстовые редакторы (текстовые процессоры) и настольные издательские системы, которые различаются числом и масштабом выполняемых функций. Все типы систем подготовки текстовых документов позволяют быстро вводить информацию, редактировать ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к распечатке, а также выполняют ряд других функций. Использование текстовых редакторов значительно повышает производительность труда сотрудников, участвующих в составлении различных видов документов. Примером такого программного средства может служить текстовый редактор Microsoft Word из пакета Microsoft Office.

Издательские системы применяются при создании печатной продукции: для оформления журналов и книг, красочных рекламных буклетов и при выполнении прочих задач, решение которых невозможно или трудновыполнимо при использовании обычных текстовых редакторов. Издательские системы позволяют готовить к печати и печатать на высококачественных лазерных принтерах, а также выводить на фотонаборные автоматы сложные документы, требующие высокого качества печати. В зависимости от вида подготавливаемого документа целесообразно использовать различные типы издательских систем.

Для создания материалов небольшого объема с иллюстрациями, диаграммами, графиками, с использованием в тексте различных красочных шрифтов удобны системы, обычно применяемые для подготовки небольших журналов и газет. Примером такой системы может быть Aldus PageMaker.

Другой тип издательских систем подходит для создания крупных, объемных документов, например книг. Одной из распространенных систем подобного типа является Ventura Publisher.

Издательские системы любого типа используются в основном для осуществления такой важной операции, как верстка. Это понятие означает разбивку текста по страницам определенного формата, вставку рисунков, оформление различных участков текста соответствующими шрифтами и т. п. Для осуществления верстки издательские системы подходят оптимально, однако при этом в удобстве набора и редактирования текста они уступают текстовым редакторам. Поэтому процесс подготовки к печати сложных документов обычно состоит из двух этапов: набор текста в текстовом редакторе и последующее оформление с помощью издательской системы.

Среди множества полезных функций, которыми обладают издательские системы, можно выделить следующие: использование огромного количества различных видов шрифтов, которые отображаются на экране так же, как и при печати; широкие возможности при редактировании изображений, наборе формул, вставке таблиц и up.

Следует отметить, что современные текстовые редакторы значительно приблизились по набору функций к издательским системам. Так, например, редактор Microsoft Word позволяет вставлять в документ таблицы, рисунки, формулы и обладает рядом других полезных функций, которые более подробно будут рассмотрены в дальнейшем. Рассмотрим его функциональные возможности более подробно.

Текстовый редактор Microsoft Office Word 2010 — достаточно наглядный и типичный пример рассмотрения инструментов для работы с документами. Его основные особенности: наглядность интерфейса, удобство и богатство функций, скорость обработки запросов, разнообразие возможностей. Сделаем акцент, в основном, на возможностях и составе элементов интерфейса основного окна Word 2010 (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Элементы интерфейса главного окна Word 2010.

Как показывает рис. 3.1, основными элементами интерфейса Word 2010 можно назвать:

• • заголовок окна;
• • вкладку «Файл» ;
• • элементы вкладки;
• • группу;
• • панель быстрого доступа;
• • текстовое поле;
• • ленту;
• • горизонтальные и вертикальные линейки;
• • строку состояния;
• • полосу прокрутки.

Остановимся на каждой составляющей окна более подробно.

Заголовок окна — это пространство окна, где показывается наименование документа, открытого в данный момент. Когда будет открыт следующий документ, его наименование будет отражено в заголовке окна. Для вновь создаваемого нового документа, как правило, генерируется наименование «Документ 1» («Документ 2», «Документ 3» и т. д.). Для сохранения нового документа нужно воспользоваться вкладкой «Файл», найти подпункт «Сохранить» (или использовать комбинацию клавиш Ctrl + S). Затем в появившемся диалоговом окне набрать требуемое наименование файла и воспользоваться кнопкой «Сохранить», в результате чего заголовок окна станет отображать наименование, указанное при сохранении документа.

Если Word 2010 отображается в оконном режиме, окошко документа можно перемещать. Чтобы осуществить это действие, необходимо подвести курсор к заголовку окна, потом нажать и удерживать левую кнопку мыши (ЛКМ). Когда окошко окажется в нужном месте рабочего стола, нужно отпустить кнопку мыши (КМ). Двойной клик по заголовку окна позволяет Word 2010 осуществить переход из оконного в полноэкранный режим и, соответственно, наоборот.

Отличие полноэкранного режима от оконного заключается в том, что в первом нельзя регулировать размер окна, а во втором это можно осуществить путем перетаскивания «уголков» окошка. Кроме того, можно раздвинуть его во весь экран, щелкнув на кнопке в правом верхнем углу (двойной квадратик предназначен для свертывания в оконный режим), а потом, можно свернуть окно на панель задач, щелкнув на кнопке . При этом документ сворачивается и отображается на рабочем столе в качестве кнопки на панели задач. Документ можно восстановить в полный размер, щелкнув по его кнопке, которая находится на панели задач, либо использовать комбинацию клавиш Alt + Tab. Кроме того, можно воспользоваться сочетанием клавиш Win + R и набрать путь к файлу, или сделать те же манипуляции в проводнике: набрать путь к файлу в адресной строке или найти его (т.е. файл) обычным образом и открыть.

Чтобы закрыть документ, можно воспользоваться следующими действиями:

• • использовать сочетание «горячих клавиш» Alt + F4;
• • выбрать вкладку «Файл» — «Выход» ;
• • нажать на кнопку с крестиком внутри .

На рис. 3.2 изображено диалоговое окно, на котором показано, как сохранить открытый документ.

Вкладка «Файл» состоит из перечня наиболее часто выполняемых задач и ряда необходимых функций. Отображается на пункте меню «Сведения» по умолчанию (рис. 3.3).

Лента — это область вверху экрана размером чуть больше 2,54 см (если разрешение монитора составляет 1360×768), где помещаются все наиболее типичные наборы команд, тематически сгруппированные на отдельных вкладках и группах.

" Лента" как составляющая интерфейса основного окна Word 2010 показана широкой красной отметкой на рис. 3.1.

Рис. 3.2. Диалоговое окно сохранения документа.

Рис. 3.3. Вкладка «Файл» с открытым пунктом «Сведения» .

Ленту невозможно удалить или заменить панелями инструментов из предыдущих версий, но ее можно свернуть. Для осуществления этого действия нужно нажать кнопку со стрелочкой , которая располагается в правом верхнем углу там же, где и кнопка справки, или просто использовать контекстное меню. Чтобы осуществить это действие, необходимо направить курсор на произвольный участок ленты (кроме области с набором стилей), нажать правой кнопкой мыши (ПКМ) и в контекстном меню, которое откроется к тому времени, найти опцию «Свернуть ленту» (рис. 3.4, 3.5).

Рис. 3.4. Контекстное меню ленты, находящейся в развернутом состоянии.

Рис. 3.5. Контекстное меню ленты, находящейся в свернутом состоянии.

Если необходимо придать ленте прежний вид, нужно использовать кнопку или воспользоваться контекстным меню, убрав отметку в опции «Свернуть ленту» .

Вкладка — это элемент ленты с командами, сгруппированными по задачам, выполняющимися обычно совместно. В момент запуска Word 2010 всегда отображает вкладку «Главная». По умолчанию в окне программы отражаются восемь вкладок ленты. Затем пользователь может осуществить добавление дополнительных вкладок, групп и команд.

Группа — это перечень команд, собранных по принципу максимальной совместимости. Такие команды обычно используют совместно. Так, например, есть необходимость совместить в одной группе команды " полужирный шрифт" и «подчеркивание» так как они относятся к форматированию текста. Пример — вкладка «Абзац» с типичным набором команд.

В группах находятся кнопки для исполнения определенных видов команд или запуска меню.

Навигация по лепте. Для движения по ленте можно воспользоваться двумя следующими способами:

• • в окошке текущего документа кликнуть по наименованию вкладки;
• • навести курсор к наименованию вкладки, и далее крутить колесико мышки вверх или вниз, в зависимости от того, в каком направлении находится требуемая вкладка. Обычно, прокручивая колесико мыши вверх, мы двигаемся на панели вкладок вправо, вниз — соответственно, влево.

Панель быстрого доступа — одна из самых интересных новинок в Word 2010. Этот инструмент весьма прост в использовании и очень удобен. При использовании широкоформатного монитора вполне можно воспользоваться его экранным простором для удачной раскладки набора «быстрых команд». После небольшого периода адаптации, используя этот инструментарий, вполне можно значительно повысить скорость и удобство функционирования Microsoft Word 2010 (MW 2010).

По умолчанию панель быстрого доступа помещается над лентой. Там находится весьма ограниченное количество команд — сохранения, отмены и повтора действия, однако легко увеличить предлагаемый список за счет дополнительных команд и поместить панель под ленту. Эти действия могут понадобиться, если есть необходимость в добавлении на панель быстрого доступа значительного количества новых кнопок команд.

Сдвигание панели быстрого доступа осуществляется так же, как и сдвигание ленты. Нужно открыть документ, подвести курсор к свободному месту на панели быстрого доступа, активировать контекстное меню, щелкнув ПКМ. Затем использовать один из двух предлагаемых вариантов — «Разместить панель быстрого доступа над лентой», или «под лентой» (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Настройка расположения панели быстрого доступа.

На панель быстрого доступа (наряду с лентой) вполне возможно поместить несколько дополнительных кнопок команд.

Текстовое поле — это рабочая область, в которой происходит набор текста, создание таблиц и объектов, добавление рисунков и т. д. Данное поле размещается в центре окна MW 2010. Текстовое поле MW 2010 практически не изменилось по сравнению с предыдущими версиями.

Для использования этого инструмента с размеченными границами и обрезными метками документа имеется возможность включить или выключить это поле таким способом: вкладка «Файл» — «Параметры» — «Дополнительно» — «Показывать содержимое документа». Далее отметить флажком опцию «Показывать границы текста» и «Показывать обрезные метки» (рис. 3.7). Таким образом, документ приобретает вид, представленный на рис. 3.8 и 3.9 соответственно.

Рис. 3.7. Включение границ и обрезных меток в текстовом поле.

Рис 3.8. Документ с включенным отображением границ и обрезных меток.

Рис. 3.9. Управление отображением полей.

Часто возникает необходимость проверить, удовлетворительно ли в стилистическом плане построен абзац текста, так как иногда человек, набирающий какой-либо текст, теряет смысл повествования, и в этом случае нужно проверять фактически каждое предложение или абзац, находящиеся до проверяемого абзаца. В таком случае необходимостью становится отключение верхнего и нижнего полей документа. Для осуществления данного действия необходимо навести курсор к разделительному полю в текущем окне документа и далее дважды кликнуть мышью. Для того чтобы все вернуть на место, необходимо проделать те же самые действия.

Полосы прокрутки располагаются в нижней и правой части окна. Горизонтальная — внизу, вертикальная — справа. Эти инструменты можно скрыть или отобразить. Для того чтобы осуществить эти действия, нужно на вкладке «Файл» использовать пункт «Параметры» и далее «Дополнительно», отыскать в предложенном списке вкладку «Экран» и установить или удалить флажки напротив пунктов: «Показывать горизонтальную полосу прокрутки», «Показывать вертикальную полосу прокрутки», «Показывать вертикальную линейку в режиме разметки» (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Управление отображением полос прокрутки.

Горизонтальная и вертикальная линейки. Эти инструменты находятся в верхней и левой частях экрана. Вертикальная визуализируется исключительно при включенном режиме «Разметка страницы» .

Включение/отключение линейки. Первый способ: активировать вкладку «Вид», выбрать вторую группу слева («Показать или скрыть») и установить (или удалить) флажок с формы «Линейка». Второй способ: клик по кнопке «Линейка» над вертикальной полосой прокрутки.

Изменение единиц измерения. «Файл» — «Параметры» — «Дополнительно» — «Экран» — «Единица измерения» (рис. 3.11).

Рис. 3.11. Изменение единиц измерения линейки.

Как и в предыдущих версиях редактора, строка состояния в MW 2010 находится в нижней части окна, однако ее состав и функциональность значительно усилены. Строка состояния настраивается таким образом: подвести курсор на свободное место на строке состояния, нажать ПКМ, в контекстном меню найти то, что необходимо добавить или убрать, убрать курсор от меню и кликнуть ЛКМ.

Клавиша «Alt» — это инструмент оптимизации рабочего времени. Использование клавиши запускает комбинации клавиш, которые выполняют какую-либо команду, активизируют меню и т. п. Порядок использования этой клавиши элементарен: например, чтобы изучить документ перед тем, как отправить его на печать, нужно воспользоваться клавишей " Alt" и далее нажать клавишу «5» откроется режим предварительного просмотра. Обычно над любой командой и меню располагаются подсказки, следуя которым можно выполнять последовательные операции. Работая так, после короткого адаптационного периода можно значительно упростить и ускорить использование редактора (рис. 3.12).

Рис. 3.12. Настройка строки состояния.

Учитывая все вышесказанное, можно сделать вывод, что главными компонентами интерфейса MW 2010 являются: " заголовок окна", «лепта», «вкладка», «группа», «панель быстрого доступа», «строка состояния» и т. д. Изучение этих основных элементов помогает значительно повысить эффективность работы с MW 2010. Изучение интерфейса — это тот фундамент, который позволит каждому пользователю улучшить работу с редактором, в том числе и процесс его изучения.

Рассмотрим табличные процессоры более подробно.

Электронная таблица (ЭТ) — это широко распространенная и мощная информационная технология, предназначенная для профессиональной работы с данными. Электронная таблица представляет собой компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.

Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ — табличный процессор.

Особенностью программ данного типа является то, что в них структурирование информации начинается непосредственно на этапе ввода данных, так как они привязываются к структурным элементам таблиц — ячейкам. Главное их достоинство — возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных с формульными зависимостями при изменении значения любого операнда. Электронные таблицы нашли широкое применение не только в экономических и бухгалтерских расчетах. Сфера применения их значительно шире.

Электронные таблицы используются:

• • для подготовки табличных документов, обработки сводок, составления реестров и прочих документов;
• • проведения анализа с использованием механизма поиска и сортирования данных;
• • выполнения однотипных расчетов над большими наборами данных;
• • создания баз данных;
• • автоматизации итоговых вычислений;
• • построения диаграмм и графиков по имеющимся данным и др.

На текущий момент чаще всего применяются следующие табличные процессоры:

• • Excel;
• • Multiplan;
• • Lotus 1−2-3;
• • QuattroPro;
• • SuperCalc;
• • VisiCalc.

В нашей стране наиболее распространен табличный процессор SuperCalc 4.0. Он прост в освоении и надежен в работе. Его возможностей, как правило, достаточно для работы с аналитическими таблицами, используемыми в правоохранительной сфере. Характерно, что он совместим с программным продуктом более высокого уровня — Excel, который работает в среде Windows.

Однако в настоящее время проявляют заметный интерес к табличным процессорам последнего поколения: Excel, Lotus 1−2-3 (версии 4.01), QuattroPro 5.0, SuperCalc 5.5. Все они имеют примерно одинаковые возможности. Главное их отличие от табличных процессоров типа SuperCalc 4.0 — переход от одного электронного листа, на котором расположена крупноформатная электронная таблица (КЭТ), к рабочей книге, состоящей из множества листов. Это существенно упрощает управление данными, расширяет возможности анализа и графического отображения. Кроме того, современные табличные процессоры гораздо более удобны для пользователя. В частности, использование " Мастер Подсказок" позволяет узнать наиболее простой и удобный способ выполнения работы, применение " Мастер Функций" существенно облегчает написание сложных и громоздких формул.

Первая программа электронной таблицы VisiCalc была разработана в 1979 г. Д. Бриклином. Впоследствии эта программа (и ей подобные) получила «кличку» Killer-Apps (убийцы приложений). Термин Killer-Apps обозначает программные продукты, появление которых на рынке благодаря наличию новых возможностей или совершенно новых и ясных идей по сравнению с уже известными программными продуктами приводит к вытеснению конкурентов с рынка. В основе электронной таблицы лежала электронная модель обычной таблицы. Причем каждая ячейка таблицы имела уникальный адрес (имя), благодаря чему можно было использовать данные из этой ячейки в других ячейках. Все программы такого рода предназначены для ввода формул, которые обрабатывают введенные данные. Концепция электронной таблицы была подхвачена рядом фирм, но только в 1982 г. была представлена прикладная программа Lotus 1−2-3 фирмы Lotus Development, которая превзошла VisiCalc по своей популярности. Табличный процессор (ТабП) Multiplan фирмы Microsoft превосходил Lotus 1−2-3 по своим возможностям и уровню сервиса, но работал приблизительно в 10 раз медленнее, поэтому оказался неконкурентоспособным на мировом рынке прикладных программных продуктов для ПК.

С табличным процессором Lotus 1−2-3 успешно конкурировал с TaбПSuperCalc, разработанный фирмой Computer Associates International. Они имели одинаковые функции, были сравнимы по своим возможностям и сервису. Но в нашей стране, начиная с 1985 г., отдавали предпочтение семейству SuperCalc. Это было связано с отсутствием как проблем по использованию алфавита «кириллица» при вводе текста в таблицы на русском языке и выводе ее на печать, так и защиты от копирования.

Был даже разработан ряд русифицированных адаптированных пакетов: АБАК (адаптация на русский язык версии SuperCalc 2 — для микроЭВМ «ЕС 1840, ЕС 1841»), ВАРИТАБ-86 (адаптация на русский язык версии SuperCalc 3 — для ПК «Роботрон 1715»), которые, однако, уступали по своим возможностям оригиналу.

Несмотря на неудачу с ТабПMultiplan, фирма Microsoft добилась успеха, создав ТабП Excel после разработки в 1985 г. операционной оболочки Windows, в среде которой можно было создавать ЭТ.

Дальнейшее совершенствование табличных процессоров осуществлялось в направлении увеличения объема или размера (количества строк и столбцов) ЭТ, создания более удобного для пользователя сервиса, интерпретации статистических результатов в виде графических построений, а также макрокоманд, средств организации баз данных с возможностью выборки данных по требуемым критериям поиска.

В настоящее время стандартный размер КЭТ составляет: для Lotus 1−2-3 (версия 3 и последующие) — 256 столбцов и 8192 строки, для QuattroPro 3.0 (и последующие версии фирмы Borland) — 256 столбцов и 8192 строки, для SuperCalc 4.0 (и последующие версии) — 255 столбцов и 9999 строк, для Excel 4.0 (и последующие версии) — 256 столбцов и 16 384 строки.

Часто табличные процессоры причисляют к интегрированным пакетам, так как они предоставляют четыре группы возможностей:

• 1) работу с электронными таблицами;
• 2) ведение баз данных, сформированных в табличной форме;
• 3) отображение данных в графической форме;
• 4) коммуникативные средства для работы в вычислительной сети.

При этом первая группа возможностей является главенствующей, а остальные полностью подчинены первой.

Табличные процессоры являются одним из основных компонентов интегрированных пакетов: Simphony, OpenAccess, Framework, Works и др. Так, например, в современный интегрированный пакет Microsoft Office (средство для автоматизации офисов), работающий в ОС Windows, включены текстовый процессор WinWord 6.0, табличный процессор Excel, демонстрационная графика PowerPoint, система управления базами данных Microsoft Access.

Основные функции табличных процессоров, как правило, заключаются в том, чтобы:

• • создавать таблицы на экране монитора ПК;
• • оперативно изменять структуру таблицы без потери ранее введенной информации;
• • редактировать введенные ранее данные в экранном режиме;
• • осуществлять немедленный пересчет большого объема заданных вычислений при изменении исходных данных;
• • записывать таблицы на диск, сохраняя их для последующей работы;
• • распечатывать таблицы;
• • изображать статистические данные в виде графиков и различного рода диаграмм, распечатывать эти графические отображения;
• • управлять данными, создавать и использовать небольшие по объему и структуре базы данных;
• • осуществлять поиск и сортировку данных, содержащихся в таблицах.

Кроме того, табличные процессоры дают возможность:

• • представлять числа в таблице в различных форматах;
• • реализовывать математические, логические, статистические, финансовые функции и функции для работы с датами, а также осуществлять генерацию случайных чисел;
• • защищать клетки таблицы от несанкционированных действий;
• • «прятать» столбцы с данными путем использования специальных команд;
• • создавать командные файлы, с помощью которых можно составлять программы на простом языке высокого уровня;
• • устанавливать связи с другими программными продуктами, в частности, переносить таблицы в текстовый процессор.

Рассмотрим табличный редактор на примере Microsoft Excel 2010.

Программный продукт Microsoft Excel (ME) создан для работы с электронными таблицами (Sheets), которые позволяют собирать, анализировать и представлять в удобном виде количественную и текстовую информацию. При помощи ME можно:

• • создавать всевозможные документы для сбора и анализа информации (например, текущие недельные отчеты);
• • создавать и пользоваться шаблонами, в которых содержатся текст, формулы, стили ячеек и стили оформления рабочего листа;
• • пользоваться некрупными базами данных, располагающимися непосредственно на рабочем листе, в виде списков ME;
• • показывать табличные данные как в форме диаграмм, так и в форме географических карт;
• • преобразовывать таблицы и диаграммы при помощи имеющихся средств и мастеров;
• • публиковать документы ME как на статичной Web-странице, так и генерировать интерактивные страницы для набора собственных данных;
• • импортировать и экспортировать информацию в различные приложения MS Office.

ME 2010 в качестве прикладного программного продукта Windows исполняется в отдельном окне приложения, которое обычно включает несколько окон рабочих книг (Workbook) документов ME 2010, вследствие чего есть возможность одновременно работать с несколькими рабочими книгами. Все рабочие книги состоят из определенного количества рабочих листов (Worksheets), это количество можно варьировать. Любой из рабочих листов, содержащихся в одной книге, может содержать отдельную информацию, не связанную с другими листами.

Графический интерфейс ME 2010 позволяет использовать некоторые элементы управления, собранные в единую группу с использованием нового объекта, который получил название «лента». Лента сконструирована для оптимизации доступа к командам и включает в себя набор вкладок, которые связаны с конкретными целями или объектами. Любая из этих вкладок, соответственно, включает несколько сгруппированных элементов управления. По сравнению с меню и панелями инструментов предшествующих версий ME лента содержит существенно больше компонентов — кнопок, коллекций, элементов диалоговых окон и т. д. В версии 2010 лента усовершенствована и внесена в состав всех приложений MS Office.

Пользовательский интерфейс «лента» . Абсолютно все команды сгруппированы, и составляющие элементы этих групп отображаются при использовании конкретной вкладки, включенной в ленту (рис. 3.13).

Вкладки предназначены для исполнения определенной задачи, группы на любой вкладке подразделяют задачи на ее составляющие. Кнопки команд в любой группе предназначены для быстрого выполнения команд.

Вкладку можно использовать, нажав по ней ЛКМ. Для текущей вкладки визуализируются группы с кнопками команд.

В группах справа от наименования групп находятся маленькие значки — кнопки вызова диалоговых окон. Если нажать такой значок, отобразится определенное диалоговое окно или область задач, которая содержит дополнительные параметры, относящиеся к выбранной группе.

Рис. 3.13. Структура ленты.

Окна диалога (ОД) предназначены для внесения дополнительных данных, которые необходимы для исполнения некоторых действий. Часть ОД включают в себя вкладки (Tabs) для оптимальной группировки изменяемых параметров. Для ОД существует возможность перемещения, но экрану. Это можно сделать при помощи строки заголовка. У ОД отсутствует возможность сворачивания. Когда настройки всех нужных параметров завершены, ОД нужно закрыть одним из допустимых способов: щелкнув по кнопке ОК или Отмена.

Кроме того, что на «ленте» при активизации ME 2010 имеются вкладки стандартного набора, существуют вкладки, которые называются контекстными инструментами. Они отображаются в интерфейсе в зависимости от текущей задачи.

Контекстные вкладки дают возможность преобразовывать элементы, которые выделены на странице (таблица, изображение, графический объект). Если навести курсор на данный объект и щелкнуть ЛКМ, на экране рядом со стандартными вкладками появится набор контекстных вкладок, выделенный цветом. Этот набор относится конкретно к выделенному элементу.

Например, на рис. 3.14 при добавлении сводной таблицы сразу отразились новые вкладки Конструктор и Параметры, которые позволяют работать со сводными таблицами.

Контекстные меню (Pop-up menu) включают команды, применяющиеся обычно к отмеченным элементам или объектам. Состав этих меню находится в зависимости от того, в каком контексте происходит обращение к ним.

Для активизации контекстного меню нужно навести указатель мыши (УМ) на требуемый элемент или объект и нажать ПКМ (рис. 3.15).

Рис. 3.14. Контекстные инструменты.

Вкладка (меню) «Файл» .Самым заметным усовершенствованием Office 2010 можно назвать представление Microsoft Office Backstage. Это своего рода «фундамент» для исполнения любых задач по управлению файлами, созданными в приложении Office 2010. Вместо круглой цветной кнопки Microsoft Office, которая существовала в Office 2007, в Office 2010 включена вкладка «Файл». Обычно она находится в ленте первой слева. По своему содержанию вкладка «Файл» является своеобразным меню (рис. 3.16).

Рис. 3.15. Контекстное меню.

Рис. 3.16. Меню Файл.

Меню «Файл» включает команды для работы с файлами (Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть, Последние, Создать) и для действий с текущим документом (Сведения, Печать, Доступ), а также для настройки ME (Справка, Параметры).

Команды Сохранить как и Открыть активируют определенные окна для использования файловой системы.

Команда Сведения отображает подменю вкладки, для того чтобы защитить документ от несанкционированных действий, проверить документ на совместимость с предшествующими версиями ME, манипулировать версиями документа, а также просмотреть и изменить набор текущих свойств документа.

Команда Последние отображает подменю вкладки, содержащее перечень последних файлов, с которыми работали в ME (в том числе тех, которые не были сохранены).

Панель быстрого доступа обычно находится вверху окна приложения ME 2010 и нужна для быстрого доступа к функциям, которые используются пользователем наиболее часто. Существует возможность настраивать панель быстрого доступа путем добавления в нее новых команд.

Смарт-теги (Smart tags) — это группа «интеллектуальных кнопок», появляющихся при необходимости и позволяющих выбирать наиболее оптимальный вариант исполнения задачи. В ME 2010 смарт-теги предназначены для управления функциями автозамены и автозаполнения, изменения форматирования копируемых данных перед их вставкой, устранения ошибок, которые возникают в формулах и функциях и т. д. Смарт-теги осуществляют доступ к параметрам, настраиваемым без нажатия кнопок на панели инструментов или использования нужных пунктов меню. Чтобы открыть меню смарт-тега, нужно осуществить следующее:

• 1) навести указатель мышки на текст с индикатором смарт-тега и подождать, пока появится кнопка действия смарт-тегов;
• 2) щелкнуть кнопку списка В, находящуюся возле кнопки смарт-тега;
• 3) выбрать нужное действие.

Внешний вид кнопок смарт-тега и перечень выполняемых действий находятся в зависимости от конкретных операций (рис. 3.17).

Строка заголовка (Title bar) включает данные о наименовании программы и имени текущей рабочей книги. Когда открывается новая рабочая книга, она получает временное наименование КнигаN (BookN).

Строка формул (Formula bar) показывает актуальное содержимое активной ячейки.

Рис. 3.17. Внешний вид кнопок смарт-тега.

Поле имени (Name box) находится в левой части строки формул и показывает наименование активной ячейки.

Полосы прокрутки (Scroll bars) (вертикальная и горизонтальная) нужны для того, чтобы просматривать рабочую книгу по горизонтали и вертикали при помощи мыши. Бегунок на полосе прокрутки указывает на расположение текущего фрагмента относительно всего содержимого рабочей книги, открытой в окне.

Ярлычки рабочих листов (Sheet tabs) показывают наименование рабочих листов и предназначены для выбора необходимого листа рабочей книги.

Строка состояния (Status bar) — это горизонтальная полоса внизу окна рабочей книги. В ней отражаются сведения об актуальном состоянии содержимого окна и другие данные в зависимости от контекста.

Маркер ввода двигается по мере ввода текста и показывает место в изменяемом документе, где появится вставляемый текст.

Окна диалога (Dialog windows) — предназначены для набора дополнительных данных, нужных для выполнения определенных действий. Часто окна диалога (ОД) включают Вкладки (tabs) для оптимальной группировки изменяемых параметров. Существует возможность перемещения ОД по экрану за строку заголовка. Возможность свернуть ОД отсутствует. Когда все нужные параметры настроены, ОД нужно закрыть, воспользовавшись определенными кнопками внизу ОД.

Изменение внешнего вида рабочей книги. С целью оптимизации работы с документами ME дает возможность варьировать размеры и форму текущего рабочего окна, скрывать и отображать интерфейсные элементы и т. д. Группа параметров отражения листов рабочей книги получила название «Представление» (Custom view).

Скрытие и отображение интерфейсных элементов. В программном продукте ME 2010 любой пользователь может изменить некоторые элементы интерфейса (отобразить или скрыть). Однако следует учитывать следующее:

• • скрытие или отображение заголовков строк и столбцов, линий разбивки на страницы и сетки возможно только относительно текущего рабочего листа или группы выделенных листов;
• • полосы прокрутки и ярлычки листов можно скрыть или отобразить только в пределах рабочей книги;
• • строка формул скрывается или отображается только для рабочего окна ME 2010 в целом;
• • строка состояния в ME 2010 отображается всегда при открытии программного продукта.

Изменение представления информации на рабочем листе.

Во время работы с документом может возникнуть необходимость просматривать данные, представленные на рабочем листе с учетом того, как информация будет выглядеть на печатных листах, или отразить данные рабочего листа на весь экран, скрыв при этом неактуальные на данный момент компоненты экранного интерфейса. Для этого в ME 2010 существуют следующие представления (виды): Обычный, Разметка страницы, Страничный и Во весь экран.

Вид Обычный (Normal). Это обычный режим для ввода или редактирования информации на рабочем листе. Для перехода в данный режим необходимо сделать следующее: выбрать на вкладке " Вид" в группе " Режимы просмотра книги" кнопку " Обычный" .

Вид Разметка страницы (Page Break Preview). При включении этого режима отображаются разделители страниц, которые формируются в зависимости от заданных параметров страницы, и колонтитулы. Для переключения в этот режим отображения информации нужно сделать следующее: выбрать на вкладке " Вид" в группе " Режимы просмотра книги" кнопку " Разметка страницы" .

Страничный режим предназначен для предварительного просмотра разрывов страниц перед печатью. Для перехода в данный режим необходимо сделать следующее: выбрать на вкладке " Вид" в группе " Режимы просмотра книги" кнопку " Страничный режим" .

Вид Во весь экран (Full Screen). Этот режим дает возможность скрыть ряд элементов интерфейса (панели инструментов, строку формул, строку состояния, заголовок окна) и отразить значительно больше информации в экранной области. Для перехода в этот режим нужно выбрать на вкладке " Вид" в группе " Режимы просмотра книги" кнопку " Во весь экран (Full Screen)" .

Изменение масштаба отображения. В данном режиме существует возможность увеличить или уменьшить экранную область рабочей книги, придав ей нужный масштаб. Для перехода в данный режим необходимо сделать следущее.

• 1. Переключиться в окно изменения масштаба.
• 2. На вкладке " Вид" в группе " Масштаб" нажать кнопку " Масштаб" .
• 3. В появившемся окне выбрать нужный масштаб — ОК.

Кроме того, для придания нужного масштаба можно использовать ползунок в правом нижнем углу рабочего окна.

Управление листами рабочей книги. При работе с ME 2010 вся информация находится в рабочих книгах. Рабочая книга ME 2010 — это файл, состоящий из одного или нескольких рабочих листов (обычно — 3 листа).

Рабочий лист (Worksheet) — это сами таблицы, диаграммы, слайды, макросы или модули VBA. Объединенные в рабочую книгу, рабочие листы группируют всю информацию, которая относится к определенной работе.

Наименования рабочих листов расположены на ярлычках, которые находятся внизу окна книги (рис. 3.18). Для того чтобы переключиться с одного листа на другой, нужно щелкнуть нужный ярлычок, кликнув по нему ЛКМ.

Рис. 3.18. Ярлычки листов.

Если необходимо, пользователь может управлять листами рабочей книги:

• • изменять наименования рабочих листов;
• • осуществлять добавление и удаление рабочих листов;
• • выполнять копирование и перемещение рабочих листов;
• • осуществлять объединение рабочих листов (в режиме «группового выделения»).

Выделение листов. Умение правильно выделять рабочие листы очень актуально для исполнения некоторых операций по управлению объектами рабочей книги.

Переименование листа. Когда создаются новые рабочие книги, листы обычно имеют наименования Лист1, Лист2 и т. п. Для оптимизации работы есть возможность менять изначальное наименование листа рабочей книги согласно его содержанию. Для осуществления этого нужно:

• 1) нажать ПКМ на ярлычке листа Переименовать (Rename), ME отметит наименование;
• 2) набрать с клавиатуры наименование, которое требуется присвоить листу;
• 3) нажать ENTER.

Изменение цвета ярлычка. Для более конкретной идентификации листов рабочей книги существует возможность изменить цвет ярлычков листов. Для осуществления этого нужно:

• 1) отметить листы, которым необходимо изменить цвет ярлычков;
• 2) нажать ПКМ на ярлычке листа Цвет ярлычка… (Tab Color…);
• 3) отметить необходимый цвет из палитры;
• 4) щелкнуть ОК.

Вставка нового листа. Иногда возникает ситуация, при которой в рабочей книге оказывается недостаточно рабочих листов. В этом случае есть возможность добавить любое количество листов нужного типа (рис. 3.19) в нужное место рабочей книги. Для осуществления этого нужно:

• 1) нажать ПКМ на ярлычке листа — Вставить… (Insert…);
• 2) отметить выбранный шаблон (например, Лист (Sheet)) — ОК.

Рис. 3.19. Вставка листа.

ME 2010 поместит вновь созданный рабочий лист слева от отмеченного, присвоив ему наименование ЛистN (SheetN), где N — порядковый номер листа в рабочей книге.

Для быстрой вставки листа необходимо кликнуть по ярлыку Вставить лист, который находится последним среди ярлыков листов, или использовать сочетание клавиш Shift + F11.

Удаление листа. Если листы рабочей книги потеряли актуальность (например, пустые листы или листы с устаревшей информацией), то их можно удалить. Для осуществления этого нужно:

• 1) нажать ПКМ на ярлычке листа Удалить (Delete);
• 2) щелкнуть кнопку Удалить;
• 3) ME 2010 уничтожит лист.

Отменить удаление листа нельзя.

Перемещение, копирование листов. При работе с книгой может возникнуть необходимость скопировать или переместить определенное количество листов в пределах одной книги или из одной рабочей книги в другую.

Перемещение или копирование листов в пределах одной рабочей книги. Для перемещения листов нужно выполнить следующие действия:

• 1) отметить перемещаемый лист;
• 2) удерживая нажатой ЛКМ, передвинуть лист в необходимое место. Место вставки листа отмечается черным треугольником .

Для копирования листа его следует передвигать, удерживая нажатой клавишу CTRL:

• 1) отметить перемещаемый лист;
• 2) одновременно удерживая нажатыми клавиши CTRL и ЛКМ, передвинуть лист в выбранную область.

Перемещение или копирование листов между разными книгами. Для осуществления этого нужно выполнить следующие действия:

• 1) открыть книгу, в которую необходимо переместить или скопировать листы;
• 2) перейти в книгу, которая содержит листы, требующие копирования или перемещения;
• 3) отметить данные листы;
• 4) нажать ПКМ на ярлычке листа Переместить/Скопировать… (Move or Сору…) (рис. 3.20);
• 5) в поле В книгу (То book) отметить наименование книги, в которую нужно переместить листы;
• 6) в поле Перед листом (Before sheet) отметить лист, перед которым необходимо вставить перемещаемые листы;
• 7) щелкнуть ОК.

Рис. 3.20. Перемещение/копирование листов между разными книгами.

Чтобы скопировать рабочий лист, необходимо поставить флажок в поле Создать копию (Create, а сору).

Объединение листов. ME 2010 позволяет наполнять информацией сразу несколько листов рабочей книги, т. е. функционировать в рамках режима группового выделения. При использовании группового режима вводимые в один из листов данные будут появляться на всех листах, составляющих группу. Для группировки листов нужно их выделить. Также существует возможность одновременного удаления всех объединенных листов. Чтобы разгруппировать листы, необходимо нажать ПКМ на любом ярлычке листа, входящего в группу, и щелкнуть Разгруппировать листы (Ungroup Sheets).

Изменение количества листов новой рабочей книги. Для изменения числа листов в новой рабочей книге нужно выполнить следующие действия:

• 1) выбрать Меню Файл — Параметры — Общие;
• 2) в группе При создании новых книг в поле Число листов установить требуемое количество листов (до 255);
• 3) щелкнуть ОК.

После осуществления этих действий все вновь создаваемые книги будут содержать установленное количество листов.

Создание рабочей книги. В момент запуска ME 2010 автоматически создает пустую рабочую книгу, включающую три рабочих листа. Для создания новой рабочей книги непосредственно пользователем есть возможность использовать существующие шаблоны.

Шаблон — это заранее сформированная «заготовка» документа, содержащая, как правило, элементы форматирования, текстовую информацию, рисунки и таблицы с формулами. Когда рабочая книга создана на основе шаблона и в нее внесена вся необходимая дополнительная информация, она сохраняется как обычная рабочая книга ME 2010, при этом шаблон, который использовался для ее создания, не претерпевает никаких изменений.

Для создания нового документа нужно осуществить следующее:

• 1) выбрать Файл — Создать (New) (рис. 3.21);
• 2) в ОД выбрать — Новая книга — Создать.

Для создания новых документов на основе какого-либо шаблона отметьте нужный шаблон и нажмите Создать.

Рис. 3.21. Создание рабочей книги.

Чтобы создать новую пустую книгу, необходимо щелкнуть кнопку Создать (New) на панели быстрого доступа (если кнопка уже добавлена на панель).

Сохранение рабочей книги. Если документ полностью закончен, его необходимо сохранить. Для сохранения рабочей книги необходимо выполнить следующее:

• 1) меню Файл — Сохранить. Отобразится ОД Сохранение документа (Save as) (рис. 3.22);
• 2) при помощи строки адреса и окна списка файлов необходимо выбрать папку для сохраняемой книги. Наименование данной папки отражается в конце адреса;
• 3) в поле Имя файла (File name) необходимо набрать с клавиатуры наименование документа. Есть возможность присвоить достаточно длинные, содержательные имена. В наименовании файла запрещается использовать следующие символы: косая черта (/), обратная косая черта (), знак больше (>), знак меньше (<), звездочка (*), знак вопроса (?), двойные кавычки («), вертикальная черта (|), двоеточие (:) и точка с запятой (;);
• 4) щелкнуть кнопку Сохранить (Save).

Рис. 3.22. Сохранение документа.

Кроме того, для сохранения книги можно воспользоваться кнопкой Сохранить (Save) на панели быстрого доступа.

Открытие документа. Рабочая книга ME 2010 является файлом в формате ME. Для работы с сохраненной ранее рабочей книгой нужно открыть файл, который ее содержит. Этот файл может помещаться в разных местах: в текущей папке, в любой другой папке, на другом диске или даже в сети.

Для открытия рабочей книги, которую ранее уже сохранили, нужно осуществить следующее:

• 1) меню Файл — Открыть. Отобразится ОД Открытие документа (Open) (рис. 3.23);
• 2) при помощи строки адреса и окна списка файлов отметить папку, содержащую требуемую книгу. Наименование нужной папки отражается в конце адреса. Папки необходимо открывать до тех пор, пока не откроется папка, в которой находится искомый документ;
• 3) из перечня файлов выбрать требуемый документ;
• 4) щелкнуть кнопку Открыть (Open).

Рис. 3.23. Открытие документа.

Кроме того, для запуска ОД Открытие документа (Open) следует щелкнуть кнопку Открыть (Open) на панели быстрого доступа. Чтобы открыть документ, который был использован недавно, необходимо выбрать его имя из перечня файлов в правой части меню кнопки Office (Последние документы).

Закрытие документа. Когда работа с рабочей книгой окончена, ее можно закрыть. Для этого нужно выполнить один из двух вариантов действий.

• • Выбрать меню Файл — Закрыть (Close).
• • Щелкнуть кнопку .

Выше приведен краткий обзор функций ME 2010. Для более подробного изучения данного табличного редактора необходимо обратиться к соответствующему руководству пользователя.