Учет и регистрация поступивших (входящих) конфиденциальных документов

После вскрытия пакета и проверки правильности атожений поступившей конфиденциальной документированной информации присваивается очередной регистрационный входящий номер, который также проставляется в графе 7 журнала учета поступивших пакетов.

Учет и регистрация поступивших конфиденциальных докумагтов осуществляются одновременно в единой форме (см. разд. 1, форма 1), как правило, в день поступления.

Как отмечалось ранее, допускается ведение регистрации в журналах или на карточках отдельно от регистрации другой открытой документации. При этом в регистрационно-контрольных формах, в том числе электронных, к входящему регистрационному номеру документа добавляется гриф офаничения допуска к документу в краткой форме, например: ДСП — «Для служебного пользования». Для документов, поступивших из других организаций, имеющих другое обозначение грифа ограничения доступа, во входящих регистрационно-контрольных формах к регистрационному входящему номеру добавляется обозначение отметки в краткой форме, например: КФД — конфиденциально или СКФД — строго конфиденциально. Более подробно особенности применения отметки конфиденциальности рассмотрены в разд. 2.2.

В момент регистрации заполняются графы 1−7. В графе 1 проставляется регистрационный номер, нрисвоенныйдокументу. и аббревиатурой отметки конфиденциальности документа. В графе 5 указываются номер, присвоенный документу в организации-отправителе, и дата подписания (утверждения) документа. Исли документ прислан без сопроводительного письма, то в графс 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк. Если документ имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 проставляется количество листов сопроводительного письма, а в графе 7 — количество листов приложений. При этом, если все приложения имеют гриф конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений; если часть приложений не имеет отметки конфиденциальности, то количество их листов проставляется через «+» к листам конфиденциальных приложений, например: 7+3 н/к (н/козначает «не конфиденциальные»).

При поступлении документа в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров. При этом на одном экземпляре проставляется входящий штамп, а на первых листах других экземпляров — отметка «К вх. №____».

При учете документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления, ке. всех документов, подлежащих возврату, отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного документа и каждого приложения.

Если в организацию возвращены отправленные ранее без сопроводительного письма все или часть экземпляров документа, то производится отметка об их возвращении без присвоения входящего номера. Эта отметка проставляется в графе 8 журнала учета поступивших пакетов напротив возвращенного номера вложенного в пакет документа, например: № 12 (при возврате документа), № 2 (при возврате документа выделенного хранения), вх. № 15 (при возврате документа, зарегистрированного по входящему номеру). Одновременно в графе 15 журнала учета созданных/изданных документов или в графе 11 журнала (карточки) учета документов инвентарного (выделенного) хранения (см. разд. 6) делается запись:

«Экз. № возвращены, п/ж № ___ за ___» с проставлением номеров экземпляров, порядковою номера и даты поступления пакета, в котором находились возвращенные экземпляры. И графе 14 журнала учета поступивших документов (под отметкой об отправлении) производится запись: «Возвращен, п/ж №__за ____» с проставлением порядковою номера и даты поступления пакета с возвращаемым документом (п/ж означает «журнал поступивших пакетов», см. форму 3 в разд. 2.1).

Если документ отправлялся и (или) возвращен с сопроводительным письмом, то он регистрируется за очередным входящим номером конфиденциальною документа, подлежащего выделенному хранению, переводится затем без сопроводительною письма на учет документов инвентарною (выделенного) хранения (см. разд. 6). Сопроводительное письмо подшивается в дело.

Учет и регистрация внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов Учет и регистрация внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов начинается на стадии подготовки их проектов. Учет проектов конфиденциальной документированной информации изложен в разд. 2.5 [209].

Для регистрации внутренних конфиденциальных документов исполнитель сдает сотруднику Службы делопроизводства:

все экземпляры подписанного руководителем документа;

приложения к документу'(при наличии);

черновики основного документа и приложений, редакции и варианты документа, рабочие записи.

О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник Службы делопроизводства делает отметку в учетной карточке документов, находящихся у исполнителя (см. разд. 4). Отметка заверяется подписями сотрудника Службы и исполнителя. Факт уничтожения черновика и других материалов подтверждается также отметкой на копии документа, остающейся в деле Службы делопроизводства, например: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника делопроизводства». Черновики и другие материалы уничтожаются путем измельчения, исключающего возможность восстановления текста. Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному документу должны рассматриваться руководством организации как грубое нарушение работы с конфиденциальными документами и трудовой дисциплины [209]. Внутренние (создаваемые/издаваемые в организации) конфиденциальные распорядительные документы — постановления, распоряжения. приказы, указания, решения, а также проюколы — имеют регистрационный номер, который состоит из ежегодной валовой нумерации в пределах каждого из этих видов документов, с добавлением отметки конфиденциальности.

Регистрация конфиденциальных распорядительных документов ведется отдельно от их учета. Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения их поиска журналы учета или карточки (электронные карточки в АИС) созданных конфиденциальных документов необходимо вести по каждому их виду отдельно. Журнал или карточка заполняются по форме 4.

В графе 3 проставляется учетный номер документа, присвоенный ему на стадии учета его проекта до основной регистрации по журналу учета созданных/изданных документов (см. разд. 2.5). Графы 1−4 обязательны, целесообразность включения граф 5−7 должна определяться главным образом объемом и характером справочной работы по конфиденциальным распорядительным документам.

Приложения к созданным (изданным) документам являются самостоятельными документами и имеют свои номера по соответствующим видам учета.

Форма 4.