Охарактеризуйте информационные системы для учёта движения товаров, для ведения бухгалтерского учёта, для осуществления делопроизводства в Вашей аптечной организации

Скорость и качество обслуживания покупателя, оптимизация учета и пополнения товарных запасов, возможность оперативно отслеживать и регулировать уровень розничных цен и многие другие аспекты, влияющие на конечный результат работы аптеки, актуальны всегда. Без учета этих факторов выжить нельзя. Что же тогда говорить о современной ситуации, когда проблема борьбы за покупателя давно уже стала самой насущной. Резко возросло стремление руководителей использовать любую возможность для повышения конкурентоспособности своего бизнеса. В частности, заметно усилился спрос на различные компьютерные и программные решения, позволяющие комплексно автоматизировать весь цикл деятельности аптеки.

Для аптеки как торгового учреждения характерна высокая степень отчетности. Учитывая значительный объем и темпы оборота товара, специфические требования к его хранению и реализации, здесь очень важно наладить быстрый и качественный сбор, обработку и анализ информации, относящийся к коммерческой деятельности аптеки. Сделать это возможно путем внедрения автоматизированных систем управления, позволяющих объединить весь процесс оборота товара — от заказа очередной партии у поставщика и до момента реализации и учета поступающих от нее средств.

Программные продукт представляет собой информационную систему, предназначенную для всеобъемлющего автоматизированного учета и анализа движения всех категорий товара в аптеках или аптечных сетях. Они охватывает все стороны деятельности аптеки и учитывает все особенности ее работы.

Вот какие достоинства системы отмечают работники аптек давно и успешно использующие программный продукт в повседневной практике. Во-первых, это полный учет товаров в реальном времени с ведением необходимой финансовой документации. Вы всегда точно знаете прибыль и остаток товара в любом отделе своей аптеки, можете контролировать закупки, отпуск, ассортимента и розничные цены товара. Естественно все это снижает трудозатраты, упрощает работу провизоров, а руководству аптеки позволяет оптимизировать ассортиментную политику предприятия, избавившись от «балластных» позиций и сведя к необходимому минимуму количество товарных запасов. Скажем, инвентаризацию, при необходимости, можно провести всего за несколько часов. Отчёты, формируемые системой, позволяют своевременно выявлять возможные ошибки, упрощать ведение бухгалтерского учёта и предоставлять аналитическую информацию для руководителя аптеки. Любой отчёт можно составить за несколько минут.

Благодаря автоматизированной системе ускорилась работа провизора-информатора. Информация о наличии ЛС и ценах поступает на городскую справку и в лечебно-профилактические учреждения. Система проста в использовании, это позволяет быстро обучить персонал без отрыва от работы. Кроме того, система предоставляет аптеке большие аналитические возможности для планирования своей деятельности. Например, можно осуществить полный расчет рейтингов всех препаратов за год менее чем за 5 минут. Такая высокая скорость функционирования достигается, в частности, за счет того, что при работе система не создает никаких временных, ненужных файлов, что характерно для многих компьютерных программ. Обычно эти файлы остаются на диске и замедляют работу программы. Сравнительный анализ ассортимента проводится с учетом «точки безубыточности» отдельных групп товаров, определяется структура объемов продаж, рентабельность товарных позиций. Таким образом, становится возможным планировать объемы продаж, товарно-денежные потоки, прибыли и затраты.

Наиболее предпочтительными и выгодными для аптеки является интегрированные программно — аппаратные комплексы, или автоматизированные системы управления. Такие системы позволяют всесторонне учитывать и контролировать финансово-хозяйственную деятельность аптеки или аптечной сети, т. е. формировать полную и достоверную информацию о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия. А это, в свою очередь, означает освобождение руководителей и бухгалтеров от утомительных расчетов, позволяя им полностью сосредоточиться на анализе и планировании бизнеса. На протяжении последних лет разработка информационных продуктов связана с использованием экономико-математических методов для осуществления маркетинговых функций по прогнозированию потребления товаров аптечного ассортимента, а также для тестирования рынка.

Автоматизированная система позволяет обеспечить точное знание прибыли и остатка товара в любом отделе в любой момент времени (это необходимо для того, чтобы свести к минимуму товарный запас на складе, сохраняя при этом неснижаемые запасы медикаментов, установленных специальными перечнями).

С недавних пор в аптеке применяется программный комплекс «Поставщики». Система предназначена для автоматизированного учёта и анализа движения товаров аптечного ассортимента. Она охватывает все стороны деятельности — от прихода товара на склад до его реализации в торговом зале. Эта программа учитывает особенности работы аптеки, позволяя вести предметно-количественный учёт товаров, финансовый контроль и оперативный мониторинг товарных остатков. С помощью программы поддерживаются контакты с поставщиками и проводится актуализация заказа. Быстрое определение реальных остатков — одно из главнейших достоинств. Кроме того, применение кассовых аппаратов с использованием штрихового кодирования в составе программного комплекса упрощает процесс отпуска лекарств и их учёта, значительно облегчает работу провизоров, повышая качество контроля и снижает затраты на ошибки персонала. Поступление товара в аптеку от поставщиков составляет несколько часов.

Аптеки, приобретающие программное обеспечение прекрасно знают, насколько важную роль в этом случае начинает играть сервисное обслуживание. В общем, система решает практически любые задачи современной аптеки. Но главное, как считают ее пользователи, она позволяет делать лекарственную помощь действительно «экстренной» .