Анализ опыта применения информационных технологий в управлении базой поставщиков

Внедрение информационных систем стало необходимым условием повышения гибкости и эффективности системы корпоративного управления. Компании все чаще прибегают к помощи современных информационных систем и технологий, чтобы следить за увеличивающимися внешними и внутренними потоками информации, использовать ее для анализа, прогнозирования, принятия управленческих решений. Предприятия, в которых лучше организован процесс сбора и распределения внешней информации, могут более обоснованно принимать управленческие решения.

Управление базой поставщиков — это комплексный процесс, в котором необходимо применение информационной системы. В данном разделе будут рассмотрены типовые бизнес-требования к процессу управления базой поставщиков и различные классы систем, которые сегодня применяются на современных предприятиях.

Процесс управления базой поставщиков включает в себя не только структуризацию информации о поставщиках, но также оценку работы с ними на основе данной информации и процесс управления ее изменением или, иными словами, согласования изменений в базе поставщиков между различными департаментами компании.

Эффективность выполнения данного процесса зависит от следующего факторов:

• · возможность хранения информации о типе и статусе поставщика (действующий, потенциальный или фактический);
• · возможность структурировать информацию о видах деятельности поставщиков;
• · возможность ведение партнерской и контактной информации;
• · возможность хранения реквизитов поставщика, используемых в официальной документации (договора, контракты) и в финансовых операциях (проводки, денежные переводы, бухгалтерский учет, управленческий учет);
• · учет дублирующихся записей;
• · эффективность процесса управлениями изменениями в базе поставщиков.

Все вышеописанные факторы должны всегда учитываться в ходе анализа и проектирования будущей информационной системы для автоматизации управления взаимоотношениями с поставщиками.

Что касается дополнительных требований к системам, обеспечивающих управление взаимоотношениями с поставщиками, то к ним относится возможность интеграции с ERP системой компании (система управления ресурсами предприятия), с системами корпоративной отчетности (OLAP) и с WMS (Warehouse Management System — система управления складом).

На сегодняшний день известны несколько примеров применения информационных технологий для управления базой поставщиков.

Одной из распространённых технологий, предназначенных для управления взаимоотношениями с поставщиками, является SRM (Supplier Relationship Management) — технология, скоординированная программа действий, разработанная совместно потребителем и поставщиком для улучшения общих показателей функционирования и снижения общих издержек цепи поставок.

Данные системы позволяют:

• · оптимизировать процесс сегментации поставщиков;
• · стандартизировать базу поставщиков;
• · проводить внутренний аудит поставщиков;
• · повысить эффективность закупочных процедур путем автоматизации процессов согласования условий закупок, контроля поступления товаров и документооборота;
• · ускорить процессы рассмотрения коммерческих предложений;
• · стандартизировать и регламентировать процесс закупок;
• · четко разделить полномочия между ответственными лицами.

Интеграция SRM с другими системами компании влияет на снижение трудозатрат, на осуществление закупочной деятельности, в результате значительно снижается количество закупочных операций, выполняемых вручную.

Что касается интеграции с ERP системой компании, то среди преимуществ здесь можно отметить синхронизацию данных по поставщикам и договорам с ними, что обеспечивает автоматизированный учет финансовых операций с поставщиками.

Но что касается использования SRM систем среди российских компаний малого и среднего бизнеса, то для такого рода предприятий внедрение SRM системы достаточно дорогостоящая процедура, и многие российские предприниматели отказываются от их использования.

Например, один из известных и качественных продуктов, который используется для автоматизации процесса взаимоотношениями с поставщиками — это SAP SRM.

Для покупки одной лишь лицензии без учета расходов на внедрение системы компания должна потратить порядка $ 150 000. Помимо цены, среди недостатков зарубежных систем по управлению взаимоотношениями с поставщиками можно также выделить отсутствие ориентации на российский рынок, а именно отсутствие учета специфики российского бизнеса и технической поддержки на русском языке.

Что касается российских аналогов SRM систем, то на отечественном рынке информационные системы такого класса отсутствуют. Часто используемые в российских компаниях системы «1С» и «Парус» не имеют специального модуля, полностью реализующего весь функционал SRMсистемы. В таком случае компании прибегают к использованию имеющихся CRM-модулей.

Сама по себе концепция CRM (Customer Relationship Management) часто трактуется как управление отношениями с клиентами. Сам процесс управления взаимодействия с клиентами часто ассоциируется с хранением информации о клиентах, с поддержкой каналов взаимодействия с клиентами, хранением истории взаимоотношениями с ними для оценки деятельности предприятия для принятия соответствующих организационных решений.

Однако, CRM концепцию можно использовать как концепцию управления не только отношениями с потребителями в условиях активной конкуренции, которая направлена как на максимизацию удовлетворения их потребностей, но и нацелить на максимальное освоение потенциала всех остальных партнеров в интересах предприятия, в том числе и поставщиков.

С точки зрения программного обеспечения (ПО), под понятием CRM-система понимается широкий класс программных средств, обеспечивающих решение задач по автоматизации обработки информации о различных направлениях деятельности предприятия, так или иначе связанных с взаимодействием с клиентами и поставщиками.

С помощью данного класса систем можно регистрировать информацию о поставщиках, а именно обеспечить стандартизацию и сегментацию данных о поставщиках, анализировать результаты работы с поставщиками с помощью встроенных отчетов, хранение контактной информации, обеспечить интеграцию с ERP-системой компании для актуализации информации о реквизитах поставщиков, использующихся при формировании заявок/контрактов на закупку, а также при проведении финансовых операций.

В итоге, проблема автоматизации управления базой поставщиков в российских компаниях может быть решена с помощью CRM — систем, т.к. на сегодняшний день внедрение специализированных систем по управлению взаимоотношениями с поставщиками имеет ряд недостатков, а именно отсутствие особенностей учета деятельности российских компаний и высокая стоимость лицензии.

В рамках данной дипломной работы будет проведен анализ проблемы управления базой поставщиков, а также будет рассмотрено решение данной проблемы с помощью применения CRM-системы на примере компании КРОК.