Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

Технология электронной обработки учетных задач — совокупность строго регламентированных человекомашинных операций, выполняемых в определенной последовательности — от момента создания первичного бухгалтерского документа и до составления сводной финансовой отчетности.

На современном этапе получила развитие компьютерная информационная технология, созданная на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач. К ее особенностям относятся:

• * применение персональных компьютеров; решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте;
• * формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);
• * существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой;
• * создание единой распределенной базы данных предприятия (организации) для различных подразделений;
• * возможность формирования ПК первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;
• * интеграция решения комплексов бухгалтерских задач;
• * возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера.

Все операции технологического процесса выполняются на ПК последовательно, на одном рабочем месте, в соответствии с блоками меню программ.

Основой обработки учетных задач являются внемашинные и внутримашинные информационные массивы.

Внемашинные информационные массивы связаны с процессами сбора и регистрации информации в первичных документах [3,с.315]. При использовании ПК появляется возможность автоматизации процесса создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ПК и первичных документов, заполненных ручным способом.

Внутримашинное информационное обеспечение — это файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти системы в виде баз данных [3, с. 315]. Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются при решении экономической задачи в определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).

Файлы условно-постоянной информации создаются однократно при внедрении проекта, используются многократно и систематически корректируются. К ним относятся массивы различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, личные карточки работающих и др.

Возможный перечень решаемых бухгалтерских задач определяется меню программы, которое выводится на экран после включения компьютера. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.

В технологическом процессе обработки учетных задач, выполняемом на ПК, можно выделить подготовительный, начальный и основной этапы.

Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различные справочники: подразделений, предприятия, материалов, контрагентов, сотрудников и т. д. При внедрении проекта один раз вручную в систему вводятся остатки по балансовым счетам; затем они вычисляются автоматически.

Начальный этап технологического процесса связан с операциями сбора, регистрацией первичных документов и вводом их в компьютер. Как уже отмечалось, возможно формирование документов вручную или автоматически. В результате в компьютере формируются различные первичные документы. Ввод данных первичных документов в машину происходит периодически в течение отчетного периода.

Одновременно с записью документов в ПК выполняются следующие функции:

• * составление журнала введенных документов с присвоением уникальных номеров, даты выписки и других признаков;
• * автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков (поставщики, цена и др.);
• * преобразование введенной цифровой информации в алфавитную (например, суммы, введенной в платежное поручение);
• * автоматическое выполнение проводок в журнале хозяйственных операций;
• * удаление неверных документов;
• * контроль и корректировка неверной информации;
• * печать первичного документа;
• * дублирование документов.

Начальный этап заканчивается размещением данных документов в базовые массивы.

Основной этап является завершающим этапом работы с программой и связан с получением различных отчетных форм, таких как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведомость», «Кассовая книга», «Баланс» и др. В ходе выполнения основного этапа компьютером обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например, номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных: В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать». Возможно также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители, формирование информации для передачи на другие АРМы, а также интеграция решения задач, когда каждый участок бухгалтерского учета, реализуемый на отдельном АРМ, формирует информацию, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения сводной бухгалтерской отчетности.