Описание взаимодействия компонентов системы

Из хранилища данных «личные данные о сотруднике», которая содержит всю информацию о сотрудниках, передается необходимая информация во все функциональные блоки. Это является следствием прямого или косвенного использования информации о сотрудниках всеми процессами.

Далее на всех схемах стрелка обозначает:

· «Расчет производительности» использует уже описанные ранее БД «личные данные о сотруднике» и «производительность», «стаж, профессиональный рост, ППР», включающий в себя такую информацию как кадровый рост сотрудника, полный рост и учет ППР, история СДО, тесты внутри системы и их результаты, результаты обучения в учебных центрах, индивидуальные достижения, отзывы об обучении.

Данный модуль реализует следующие задачи:

• — Определение параметров для расчета производительности — в привязке с учетом рабочего времени должна быть возможность учета индивидуальных параметров работы сотрудника. Иными словами, сотрудник должен иметь возможность фиксировать результаты своей работы: время, какой параметр, характеризующий деятельность сотрудника, выполнялся и в каком объеме.
• — Расчет производительности по заданным параметрам в разрезе должность (продавец или кассир или кладовщик или кто-то иной)/функциональной зоны/магазина должен производиться по дням/неделям/месяцам/произвольно заданному периоду времени.
• — Отправка результатов в отчеты — расчет производительности труда должен попадать в регулярную отчетность с частотой не реже 1 раза вдень (модуль расчета производительности должен совпадать как для офиса, так и для магазина; только в магазине on-line расчет, а в офисе с установленным периодом).

Рис. 13 Составные части процесса расчета производительности.

• · Модуль «Отражение компетентности и опыта» использует хранилища данных «личные данные сотрудника» и «стаж, профессиональный рост, ППР». На основе этих данных он реализует следующие функции:
• — Составление ППР, учет пройденных этапов внутри системы, автоматическая печать отчетов по пройденным этапам, «подкачка» оценок из СДО.
• — Электронное подтверждение готовности сотрудника к занятию вышестоящей должности (со статусом «Готов сейчас») непосредственным руководителем, Директором отделения и Директором по продажам округа с характеристикой сотрудника, описанием его положительных и отрицательных качеств внутри системы.
• — Возможность детального анализа по всей сети, по округам, по отделениям, по городам и по магазинам состояния кадрового резерва: количество сотрудников, имеющих и прошедших ППР, рекомендации по каждому из них, их перспективы, положительные стороны, недостатки.
• — Анализ данных экспертами — прохождение тестов на интеллект и прочих общепринятых тестов внутри системы (точнее, данные должны быть автоматически внутри системы), анализ этих данных авторизованным сотрудником службы персонала (экспертом в данном вопросе).
• — Вывод результатов в виде отчетов.

Рис. 14 Составные части процесса отражения компетентности и опыта.

· «Составление графиков работы» использует информацию, полученную в результате обработки предыдущих трех процессов, а так же информацию баз данных «личные данные сотрудника» и «стаж, профессиональный рост, ППР».

Процесс реализует следующие функции:

• — Планирование количества людей
• · Должно позволять рассчитывать потребное количество сотрудников для каждой функциональной зоны с заданной дискретностью в рамках рабочего периода (час, день, неделя, месяц, сезон), исходя из статистики прошлых аналогичных периодов и по произвольно заданным параметрам. Иначе говоря, надо интегрировать функционал макроса ValidAll (данные для работы модуля ValidAll можно брать из Oracle BI).
• · Планирование необходимо по нормированным сотрудникам (человеко-часы) для каждой должности.
• — Прогнозирование оборотов — планирование должно позволять строить (корректировать построенные на базе предыдущего аналогичного периода) разные модели, в т. ч. прогнозировать в реальном времени показатели работы магазина (например: оборот, клиентский трафик, стоимость средней штуки и т. п.) за период при имеющемся тренде или при его произвольных значениях (на выходные похолодало, в субботу стартовали пиковые продажи, сколько дополнительного персонала надо вызывать на вторую половину субботы и воскресение; то же самое с приходом товара). Или сразу планировать две модели графика и актуализировать в зависимости от фактического положения дел.
• — Расчет ключевых показателей
• · При построении графика работы персонала, необходимо дать возможность Директору магазина указывать плановые обороты магазина на ближайшие дни в зависимости от разных причин. Причем плановый оборот (ПЭО) может отличаться от планового (ДМ) в любую сторону.
• · Расчетные показатели для построения графика работы персонала могут устанавливаться (корректироваться) вручную Директором магазина: коэффициент выходного дня, стоимость средней штуки, комплексность чека, % обслуживания, количество посетителей.
• · Функция планирования должна быть шире и охватывать сезонный цикл. При заданных планах продаж, %ФОТ и качественных показателях надо спланировать потребный штат на весь сезон, качественные показатели его работы с выставлением целей по месяцам и функциональным зонам. Это позволит заблаговременно запрашивать дополнительные ресурсы, в том числе временного персонала на сезон вперед (с неким допуском), а также позволит более качественно и заблаговременно планировать отпуска персонала.
• — Возможность редактирования.
• · При построении графиков работы система должна уметь отличать персонал, задействованный в торговом процессе, на кассовом узле, от персонала, занятого регламентом, как на постоянной основе, так и динамически в течение дня/недели/месяца/произвольного периода.
• · Должна быть предусмотрена функция «работа над ошибками» т. е. наложение плановых показателей на фактические для анализа упущенных возможностей и изменения алгоритма планирования.

Рис. 15 Составные части процесса составления графиков работы.

• · Далее рассмотрим три блока, которые используются для расчета заработной платы сотрудников.
• 1) В процесс «Фактически выполненная работа» поступает, помимо консолидированной информации о сотрудниках, информация из БД «работа сотрудников», которая включает информацию об индивидуальных параметрах сотрудников, анализ работы сотрудников, отчеты по персоналу, данные мониторинга работы, учет работы на основном рабочем месте.

Этот блок собирает данные о фактически выполненной работе, проверяет соответствие договора и фактически выполненной работы, а так же позволяет создать, распечатать, соответствующие отчеты.

Рис. 16 Составные части процесса фактически выполненной работы.

2) Процесс «Материальные затраты» помимо консолидированной информации о сотрудниках, включает в себя информацию из баз данных «материальная информация и ресурсы» и «затраты на сотрудника». Первая включает в себя учет выданной формы, учет иных выданных материальных ценностей, график проведения инвентаризации, итоги расчета компенсаций и выплат, формулы расчета удержаний. Вторая включает в себя затраты на ППР сотрудников, спецификацию трудового договора.

Этот процесс отвечает за:

• — Автоматический расчет остаточной стоимости формы для компенсации при увольнении. Результат расчета должен быть внедрен в отчет при начислении средств при увольнении (смене подразделения).
• — Учет удержаний при пропаже или повреждении материальных ценностей (кроме денежных). Автоматический расчет не требуется — начисление удержания индивидуально. Отражение в форме расчета заработной платы и в отчете при увольнении (смене подразделения).
• — Автоматический расчет удержания по результатам проведенной инвентаризации и/или при увольнении по каждой должности.
• — Возможность индивидуального назначения компенсации недостачи каждому сотруднику Директором магазина в особых случаях (например, при индивидуальной материальной ответственности кассира при выявленной недостаче в кассе или в случае выявления поддельной купюры).
• — Расчет премиальных выплат Директорам магазинам по итогам успешных инвентаризаций в соответствии с действующими нормативными документами.

Рис. 17 Составные части процесса мониторинга материальных затрат.

3) Процесс «Мотивация» так же использует консолидированные данные обо всех сотрудниках, более того он использует данные БД «оценка производительности сотрудников», которая включает в себя настройки системы мотивации, формулы системы мотивации, результаты мониторинга, нормативы индивидуальных параметров сотрудника, отчеты производительности труда, дополнительные переменные формул систем мотивации.

Данный процесс выполняет следующие функции:

• — Автоматический расчет премий — расчет должен производиться автоматически без дополнительных ручных манипуляций в магазинах (расчет должен производиться в центральном офисе; в магазине видят только веб-интерфейс и согласовывают).
• — Индивидуальное премирование — должна быть предусмотрена возможность индивидуальных премий/удержаний для каждого сотрудника, не предусмотренных соответствующими системами расчета (действующей системы мотивации). Но такие начисления/удержания должны электронным образом согласовываться Директором отделения, Директором по продажам округа и утверждаться Заместителями Директора по продажам РД.
• — Электронное согласование итогов расчета заработной платы Директором магазина и Директором отделения. Особое согласование Директором отделения должно быть премий и удержаний. Специальная возможность отменить согласование Директора отделения Директором по продажам округа для доработки расчета заработной платы (например, ошибка в учете отработанных часов сотрудником или ошибочно назначенное удержание).
• — Расчет сезонных премий.
• — Учет переплат по отпускам и командировкам, возникающих в результате выплаты премий за сезон.

Рис. 18 Составные части процесса расчета премий.

• · Вся информация, которая используется, обрабатывается, преобразовывается в отчеты в процессах: Фактически выполненная работа, Материальные затраты, Мотивация — используется в модуле «Заработная плата». На основе всей полученной информации рассчитывается з/п сотрудников. При этом идет учет:
• — Заработной платы по договору.
• — Заработной платы по итогам продаж.
• — Дополнительных премий/удержаний.
• — Заработной платы по итогам выполненных регламентных работ.

После расчета з/п идет формирование отчета по магазину, округу, каждому сотруднику отдельно.

Рис. 19 Поступление данных, из других процессов, на основе которых рассчитывается заработная плата.

Рис. 20 Составные части процесса расчета заработной платы.

· Процесс «Биржа труда» является практически автономным, так как слабо связан с остальными процессами, однако является неотъемлемой частью информационной системы. Использует БД «личные данные сотрудника», а так же частично информацию процессов «Отражение компетентности и опыта» и «составление графиков работы».

Данный процесс реализует следующие функции:

• — Позволяет реализовать процесс поиска сотрудников для выполнения временных работ, а так же искать сотрудникам временную, дополнительную, работу.
• — Обработка заявления на кадровый рост, перевод в другое подразделение, другой регион. В этом контексте возможность делать запрос напрямую руководителю подразделения, куда хочет перевестись сотрудник;
• — Обработка заявления на участие в помощи по открытию новых магазинов на этапах «раскрутки»;
• — Обработка заявления сотрудников на участие в проектах развития. (Эта технология сейчас реализуется в ЗЦО, когда сотрудник по согласованию с ДПО назначается на вышестоящую должность и при условии выполнения повышенной должности на позиции ВРИО назначается на должность уже постоянно. Причем ВРИО-должность должна быть в другом регионе);
• — Обработка жалоб вышестоящему руководителю (перечень адресов ограничен) на специальный почтовый адрес для жалоб (внутри корпоративной системы LN).
• — Сводная информация о наличии актуальных вакансий внутри торговой сети;

Рис. 21 Составные части процесса организации информационных ресурсов для сотрудника.

· Процесс «Вывод отчетов и документов» необходим для создания отчетов и печати бланков, документов, анкет и т. д. В нем можно получить любой отчет, сформированный в предыдущих блоках. Такие отчеты можно получать в тех модулях где они были непосредственно сформированы, однако дополнительная возможность просматривать всех отчетов из одного места — поможет упростить мониторинг результатов системы.

Так же данный процесс использует данные БД «отчеты и готовые документы», включающий в себя печать графика работы, производственный календарь, паттерны бланков, заявлений и анкет, печать отчетов.

Помимо вывода всех отчетов данный процесс позволяет:

• — Реализовать функцию Мониторинга как на текущий день, так и за произвольно заданный период. Т. е. показатели должны быть доступны в режиме реального времени, без формирования каких либо запросов, возможно в формате «панели приборов» (Терминала). Отличие Мониторинга от Отчетности — показатели вычисляются в режиме реального времени и только те, что требуются для оперативного управления процессом продаж:
  • · Продажи в час на продавца
  • · Позиции в час на кассира
  • · Обработанные на складе позиции в час на кладовщика
  • · Комплексность и средний чек
  • · Процент обслуживания
  • · Доля «300-го менеджера»
  • · Процент комплексных чеков
  • · Доля выдачи КК
  • · Распределение персонала по функциональным зонам.
• — Терминалы Мониторинга должны отличаться для Директора магазина, Директора отделения, Директора округа по продажам, Терминала в ЦО. Т. е., Директор магазина видит весь магазин и каждого продавца в отдельности, Директор отделения — все отделение и, при необходимости, может войти в Терминал Директора конкретного магазина со всеми его возможностями и т. д. Это позволит исключить большое количество «ручных» отчетов, составляемых в магазинах по несколько раз в день. Это также позволит, при необходимости, оперативно перераспределять и дополнять/уменьшать ресурсы.
• — Мониторинг должен осуществляться также на АРМ Дежурного администратора и Директора магазина с целью контроля распределения ресурсов внутри функциональных зон. Т. е., каждый сотрудник, регистрируясь при смене функционально зоны, а также при уходе на обед и т. п., должен попадать в режиме реального времени на экран Терминала, изменяя количество задействованных ресурсов в той или иной функциональной зоне. Это позволит лучше контролировать ресурсы и адекватность их распределения, а также позволит улучшить контроль качества учета рабочего времени сотрудников.
• — Предусмотреть возможность графического отображения на Терминале Директора магазина и Дежурного администратора, сколько и где персонала, включая кассу, офис и столовую.
• — Распечатанный график работы (на формате А3 или более) должен указывать не просто смену для работы сотрудника, но конкретные часы и минуты ОТ и ДО. Кратность фактического рабочего времени указывается с точностью до 5 минут, планового (смен) — с точностью до 15 минут. Смены должны указываться в привязке к конкретному сотруднику с указанием функциональной зоны его работы. В течение 1 рабочего дня у одного сотрудника может быть запланирована работа в нескольких функциональных зонах.
• — Печать отчетов:
• · Детализированный отчет при увольнении (глубина детализации должна обсуждаться в привязке к юридическим рискам).
• · Отчетность по персоналу
• · Отчетность по производительности труда:
• · Индивидуальная отчетность:

Рис. 22 Составные части процесса вывод отчетов и документов.

Выводы: В ходе анализа ТЗ были выявлены основные процессы, удовлетворяющие ему. Было рассмотрено взаимодействие этих процессов, составляющие их подпроцессы, а так же данные, которые используются для создания эти процессов.

Данная схема поможет учесть все требования, входящие в ТЗ, а так же объединить похожие.