Анализ программных средств автоматизации деятельности фитнес-центров

1. Анализ программных средств автоматизации деятельности фитнес-центров

В настоящее время ни одна организация не обходится без электронно-вычислительных машин и информационных систем, автоматизирующих какой-либо важный процесс. Ведение учета довольно трудоемкая задача, поэтому можно наблюдать, что с развитием информационных систем осуществлялась разработка программных продуктов, автоматизирующих общие учетные задачи для большинства организаций. Это следующие процессы: ведение бухгалтерского и налогового учета, консолидация, работа с кадрами, учет платежей, документооборот и т. д.

Однако для удовлетворения потребностей современных организаций недостаточно автоматизации только ряда каких — либо учетных задач. Задачи учета, отражающие специфику деятельности, наиболее востребованы, так как автоматизация этих задач, позволяет с меньшими временными и трудовыми затратами производить анализ накопленных данных, что позволяет прогнозировать уровень спроса, затраты и своевременно реагировать на изменяющиеся внешние условия с минимизацией потенциального ущерба.

Фитнес — клубы и другие организации, осуществляющие физкультурнооздоровительную деятельность в последние пять-семь лет становятся все более популярными. В связи с этим сильно возрос спрос на информационные системы, позволяющие решать не только типовые, но и специфические учетные задачи. Проанализируем готовые программные продукты для выявления учетных задач, характерных для данной деятельности.

Для анализа были выбраны следующие информационные системы: «UNIVERSE — Фитнес» (UNIVERSE soft), «1С: Фитнес клуб» (1C), «Абонемент» (UCS), «КРАФТ ERP Фитнес-клуб» (ООО «Бином Софт»), «Фитнес — клуб» (ООО «Простой софт»).

Все пять программных продукта позиционируются как программное обеспечение для автоматизации деятельности фитнес — центров, тренажерных залов и т. п.

Основные компоненты системы автоматизируют процессы: работы с клиентами, управление персоналом, управление абонементами или манипуляции с клубной картой, учет товаров и услуг, формирование отчетов для маркетинговых исследований. Из указанного следует, что рассматриваемые программные приложения в основном автоматизируют функции специфического учета и сбора данных для маркетинга организации.

Программный продукт «UNIVERSE — Фитнес» отличается от остальных широким функционалом. Группы функций программы: ведение клиентских карт, работа с клубными картами, операции по клиентам, управление персоналом, складской учет, касса и финансы. Очень заметно, что для работы с клиентами было разработано целых три группы функций. Это говорит о том, что упор в данной системе сделан на взаимодействие с клиентами. Таким образом, достигается высокое качество обслуживания клиентов вне непосредственного оказания основной услуги. Наиболее интересные функции данной программы — это прикрепление клиента к определенному менеджеру организации, предварительная запись на групповые или индивидуальные занятия, ряд манипуляций с клубной картой и абонементом. Следует отметить, что совокупность отчетов по отдельным учетным задачам, позволяет сотрудникам отдела маркетинга, после обработки этой совокупности, выявлять направления для развития организации, на основании данных о спросе на конкретные услуги, о затратах на реализацию этих услуг, о трудовых ресурсах организации.

Отраслевое решение «1С: ФИТНЕС КЛУБ» является самостоятельным продуктом, предназначенным для автоматизации управленческого и оперативного учета в оздоровительных учреждениях, фитнес-клубах, йога студиях и бассейнах. Следует отметить, что данный программный продукт не предусматривает ведения бухгалтерского и налогового учета. Однако платформа «1С» позволяет интегрировать приложение с «1С: БУХГАЛТЕРИЯ 8», которому передаются все необходимые данные. Таким образом, при наличии двух приложений можно осуществлять как управленческий и оперативный учет, так и бухгалтерский и налоговый.

Данное решение имеет широкий функционал, разработчики выделяют пять основных групп функций. Первая группа — работа с клиентами. Система позволяет формировать клиентскую базу, и при этом хранить разнообразную информацию о клиенте: начиная с персональных данных и лицевых счетов клиента и заканчивая целями посещения, предпочтениями в напитках и принадлежности к определенному сегменту. На основании введенных данных о клиентах, данных об их посещениях и результатах проведенного анкетирования, система позволяет получить отчеты по следующим рубрикам: работа с абонементами, анализ клиентской базы, анкетирование, аренда, взаимоотношения, посещения клиентов, работа с корпоративными договорами.

Вторая группа — учет финансов. Основные функции, представленные в данном разделе, это манипуляции с денежными средствами. Данный раздел учитывает все манипуляции с денежными средствами, которые проводятся при работе с клиентами.

Третья группа — управление персоналом. Основные возможности: хранение данных о сотрудниках, формирование рабочего графика, учет фактически отработанного ими времени, расчет заработной платы, проведение взаиморасчетов с сотрудниками.

Четвертая группа — учет запасов на складе. Эта группа функций, представляет автоматизацию взаимодействия с поставщиками, контроль закупок и инвентаризацию. Отчеты, получаемые в результате работы с запасами, реализованы в нескольких разрезах: закупки, инвентарь, материалы, склад, комиссия. Специфическим отчетом важным для данной отрасли является «История выдачи инвентаря» .

Пятая группа — проведение маркетинговых мероприятий. Анализ отчетов сформированных по данным базы позволяют выявить основной источник привлечения клиентов, получить статистику по загрузке фитнес-клуба в различное время суток, а также статистику помещений.

Реализованные функции решают до 95% задач фитнес-клубов управления, организации и учета. Система многопользовательская, предусмотрено ролевое распределение прав и доступа, а также она имеет особый интерфейс для определенных заранее ролей: директор, менеджер по продажам, бармен, тренер-инструктор.

Рассмотренные программные продукты являются наиболее комплексными приложениями для автоматизации деятельности фитнес-клубов. В то же время они и дорогостоящие по сравнению с оставшимися тремя предложения. Также указанные системы имеют мощный аналитический блок, который формирует различные выборки данных в виде отчетов, для дальнейшей аналитики.

Информационные системы «Абонемент» и «КРАФТ Фитнес-клуб» значительно уступают двум предыдущим системам, однако с помощью этих систем можно автоматизировать учет, как клиентов, так и манипуляций с абонементами. Таким образом, проведение маркетинговых исследований по данным, полученных с помощью данных систем, является возможным. Наибольший недостаток системы «Абонемент» заключается в том, что распространение программного продукта осуществляется только через дилеров, что может привести к дополнительным затратам на внедрение этой системы. Еще один минус этих систем — это отсутствие ведения складского учета. Однако программный продукт «КРАФТ Фитнес-клуб» легко интегрируется с другими приложениями разработанными организацией «Бином Софт», что позволит после покупки дополнительного модуля осуществлять комплексный учет в организации.

Система «Фитнес — клуб», разработанная организацией ООО «Простой софт», позволяет осуществлять учет клиентов, абонементов и манипуляций с ними, но набор функций значительно меньше набора функций предыдущих систем. Данное программное обеспечение отлично подойдет небольшим организациям, которые еще только начинают свою деятельность или не имеют возможностей к расширению или покупке более дорогого программного обеспечения. Приобретение и внедрение данного программного приложения крайне просты, использование этого программного продукта не требует постоянного сопровождения, все технические проблемы решаются через запрос разработчику. Данный программный продукт следуют использовать в организациях с малой пропускной способностью или в организациях, для которых не критично приостановление на неопределенный срок функционирования системы.

Результатом анализа является перечень не типовых учетных задач физкультурно-оздоровительной деятельности: учет клиентов, учет абонементов, учет оказанных услуг, учет востребованности услуг/товаров, времени посещения.

Формирование отчетов для анализа по накопленным данным, полученным при осуществлении учета по указанным направлениям, является важным процессов в ходе деятельности организации. Помимо выгод, получаемых от эффективного управления ресурсами организациями, а так же сокращения трудозатрат на создание и обработку таких отчетов, анализ сформированных отчетов позволяет определять направления развития организации. программный автоматизация фитнес На основе проведенного анализа можно сделать вывод, что автоматизация специализированных процессов является перспективным направлением развития информационных технологий, что в свою очередь будет способствовать повышению качества предоставляемых услуг. Рассмотренные информационные системы являются отличным примером предложений по автоматизации деятельности фитнес — центров, поскольку можно продемонстрировать набор функций, который удовлетворит потребности организаций разных размеров. «UNIVERSE — Фитнес» следует внедрять в крупную организацию или активно развивающуюся организацию средних размеров. «1С: ФИТНЕС КЛУБ» больше подходит для организаций средних размеров, однако и малые и крупные организации внедряют это программное обеспечение. «КРАФТ Фитнес-клуб» и «Абонемент» представляют собой средний класс программ, который не целесообразно внедрять в крупные предприятия, поскольку сложно организовать эффективный комплексный учет. Программный продукт «Фитнес — клуб» в наибольшей степени подходит малым организациям, поскольку программа имеет небольшой набор функций, легко внедряется и ее стоимость не велика.

Библиографический список

• 1. 1С: отраслевые и специализированные решения URL: http://solutions.1c.ru/ (дата обращения: 15.05.2014);
• 2. Описание программного продукта 1С: ФИТНЕС КЛУБ URL: http://www.fitness1c.ru/descript82/ (дата обращения: 15.05.2014);
• 3. Сайт организации «UNIVERSE Soft» URL: http://www.universe-soft.ru/ (дата обращения: 15.05.2014);
• 4. Сайт организации ООО «Бином Софт» URL: http://www.crafterp.ru/ (дата обращения: 15. 05. 2014).
• 5. Сайт организации ООО «Простой софт» URL: http://www.simple-soft.ru/ (дата обращения: 15.05.2014);
• 6. Сайт программного продукта «Абонемент» URL: http://abonement.ucs.ru/ (дата обращения: 15.05.2014).