Отчет — это информация, которая оформлена в соответствии со спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую можно использовать и распространять.
Примерами отчетов могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж или списки телефонов. С помощью Microsoft Access можно спроектировать отчет, который представит информацию в том виде в котором необходимо.
Есть возможность использовать множество различных элементов проектирования, таких как текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания. От пользователя зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.
Отчеты также являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Можно создать проект отчета и сохранить его для дальнейшего использования. Проект отчета останется неизменным, но каждый раз пользователь будете получать распечатку текущих данных.
Перед тем как создать отчет, необходимо подумать о том, откуда отчет будет извлекать данные. Если все данные из одной таблицы, то он будет основываться на этой таблице. Если же необходимы данные более чем из одной таблицы, то отчет должен основываться на запросе.
Отчеты можно создавать, как при помощи, так и без помощи Конструктора Отчетов. Конструктор намного ускорит процесс создания отчета, так как он сделает основную работу.
Самый быстрый способ создания отчета — используя Конструктор Автоотчета. Отчет будет представлять собой единственную колонку, показывая все поля таблицы или запроса.
В прототип отчета в процессе проектирования можно встроить управляющие элементы. Управляющие элементы, встроенные в прототип отчета, могут использоваться для оформления заголовков, надписей и иллюстраций.
