Алгоритм создания базы данных

После запуска программы Microsoft Access выбираем во вкладке «Файл» пункт «создание новой базы данных». На экране появляется окно выбора объектов для создания. В появившемся окне открываем вкладку «Таблицы». Выбираем пункт «Создание таблицы с помощью мастера». Следуя указаниям Мастера составляем список строк и столбцов, необходимых в нашей таблице. В ходе создания мы можем сразу дать название таблице, колонкам, указать тип данных, которые будут заноситься в эти столбцы. Данные могут вводиться непосредственно в таблицу, а могут вводится через форму, создаваемую мастером.

После создания таблицы можно перейти в режим конструктора при помощи специальной кнопки «Вид» и откорректировать содержащуюся в таблице информацию.

Таким образом, схема данных будет выглядеть следующим образом:

Рисунок 2- Схема данных.

Формирование структуры базы данных

Для формирования структуры БД в начале необходимо создать таблицу сотрудники:

Таблица 2- Сотрудники.

Для создания базы данных запустите Microsoft Access и выберите в меню Файл команду Создать, затем в панели задач Создание файла выберите вариант Новая база данных. После этого в окне Файл новой базы данных откройте или создайте нужную папку, например Моя база данных, и задайте имя создаваемого файла базы данных «Отдел кадров. MDB». Пример создания таблиц представлен в Приложении 1.

Для создания таблицы выберите в списке вкладок в левой части окна базы данных вкладку Таблица. После этого в окне базы данных будут отображены ярлыки вариантов создания таблицы: в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Дважды щелкнув мышью по строке «Создание таблицы в режиме конструктора», откройте окно таблицы в режиме конструктора.

В режиме конструктора таблицы в столбце Имя поля введите имя Табельный_номер. В столбце Тип данных оставьте тип Числовой. Перейдите в бланк Свойства поля в нижней части окна и задайте значение Размер поля: целое. Действуя аналогично, задайте названия, укажите тип и свойства данных для остальных полей.

После ввода описания всех полей таблицы укажите ключевое поле, для чего, щелкнув область выделения строки с записью поля Табельный_номер, нажмите кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов или щелкните правой клавишей мыши область выделения строки с записью поля Табельный_номер и в контекстном меню выберите пункт «Ключевое поле». После этого в области выделения поля Табельный_номер появится знак ключевого поля — ключ.

Сохраните структуру таблицы командой Файл-Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение задайте имя таблицы Сотрудники, в поле Как выберите вариант Таблица и щелкните кнопку «ОК» для сохранения и закройте окно конструктора таблицы. После этого в окне базы данных Отдел кадров на вкладке Таблицы появится новый объект — таблица Сотрудники.

Выбрав объект Таблица, выделите таблицу Сотрудники, щелкните по кнопке «Открыть» и введите данные, как показано в таблице № 3 (для перехода к следующему полю нажимайте клавишу Tab, в конце каждой записи нажимайте Enter).

Таблица 3- Сотрудники.

Сохраните таблицу, щелкнув кнопку «Сохранить» на панели инструментов, и закройте ее.

Б. Создать таблицу штатное расписание Таблица 4 — Штатное расписание.

Ход выполнения:

Для создания таблицы выберите в списке вкладок в левой части окна базы данных «Отдел кадров. МDB» вкладку Таблица. После этого в окне базы данных будут отображены ярлыки вариантов создания таблицы: в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Дважды щелкнув мышью по строке «Создание таблицы в режиме конструктора», откройте окно таблицы в режиме конструктора.

В режиме конструктора таблицы в столбце Имя поля введите имя Код_должности. В столбце Тип данных оставьте тип Числовой. Перейдите в бланк Свойства поля в нижней части окна и задайте значение Размер поля: целое. Действуя аналогично, задайте названия, укажите тип и свойства данных для остальных полей.

После ввода описания всех полей таблицы укажите ключевое поле, для чего, щелкнув область выделения строки с записью поля Код_должности, нажмите кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов или щелкните правой клавишей мыши область выделения строки с записью поля Код_должности и в контекстном меню выберите пункт «Ключевое поле». После этого в области выделения поля Код_должности появится знак ключевого поля — ключ.

Сохраните структуру таблицы командой Файл-Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение задайте имя таблицы Штатное расписание, в поле Как выберите вариант Таблица и щелкните кнопку «ОК» для сохранения и закройте окно конструктора таблицы. После этого в окне базы данных «Отдел кадров» на вкладке Таблицы появится новый объект — таблица Штатное расписание.

Выбрав объект Таблица, выделите таблицу Штатное расписание, щелкните по кнопке «Открыть» и введите данные, как показано в таблице № 5 (для перехода к следующему полю нажимайте клавишу Tab, в конце каждой записи нажимайте Enter).

Таблица 5 — Штатное расписание.

Сохраните таблицу, щелкнув кнопку «Сохранить» на панели инструментов, и закройте ее.

В. Создать таблицу принятие на должность:

Таблица 6 — Принятие на должность.

Ход выполнения:

Для создания таблицы выберите в списке вкладок в левой части окна базы данных «Отдел кадров. МDB» вкладку Таблица. После этого в окне базы данных будут отображены ярлыки вариантов создания таблицы: в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Дважды щелкнув мышью по строке «Создание таблицы в режиме конструктора», откройте окно таблицы в режиме конструктора.

В режиме конструктора таблицы в столбце Имя поля введите имя Табельный_номер. В столбце Тип данных оставьте тип Числовой. Перейдите в бланк Свойства поля в нижней части окна и задайте значение Размер поля: целое. Действуя аналогично, задайте названия, укажите тип и свойства данных для остальных полей.

Сохраните структуру таблицы командой Файл-Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение задайте имя таблицы Принятие на должность, в поле Как выберите вариант Таблица и щелкните кнопку «ОК» для сохранения и закройте окно конструктора таблицы. После этого в окне базы данных «Отдел кадров» на вкладке Таблицы появится новый объект — таблица Принятие на должность.

Выбрав объект Таблица, выделите таблицу Принятие на должность, щелкните по кнопке «Открыть» и введите данные, как показано в таблице № 4 (для перехода к следующему полю нажимайте клавишу Tab, в конце каждой записи нажимайте Enter).

Сохраните таблицу, щелкнув кнопку «Сохранить» на панели инструментов, и закройте ее.

Г. Создать схему данных, связав таблицы по одинаковым полям Ход выполнения:

Для этого выберите команду Схема данных в меню Сервис. После этого раскроется пустое окно Схема данн…

2. Нажмите пиктограмму Поле со списком () на панели инструментов. Переместите указатель мыши в Область данных, прижав левую клавишу мыши нарисуйте прямоугольник. В открывшемся диалоговом окне Создание полей со списком, выберите пункт «Объект будет использовать значения из таблицы или запроса» и нажмите кнопку «Далее». Выберите таблицу Штатное_расписание и нажмите кнопку «Далее». Выберите поле Название должности и нажмите кнопку «Далее». Выберите порядок представления данных в списке и нажмите кнопку «Далее». Наследующем этапе можно изменить ширину столбца с выбором данных. Нажмите «Далее». Выберите «Сохранить в поле Код_должности» и нажмите кнопку «Далее». Задайте подпись «Должность». Нажмите «Готово». Откорректируйте размер, расположение полей и подписей на форме. Сохраните форму с именем «Принятие на должность», закройте форму.

Е. Создайте запрос, выводящий на экран информацию о сотруднике, его должности, окладе и дате приказа о назначении Ход выполнения:

• 1. Загрузите программу Access и откройте базу данных Отдел кадров. Выбрав вкладку Запросы, щелкните кнопку «Создание запроса» в режиме конструктора.
• 2. В окне Добавление таблицы, выделяя таблицы Сотрудники, затем Штатное расписание и Принятие на должность и щелкая кнопку «Добавить», добавьте все таблицы базы данных Отдел кадров. Щелкнув кнопку «Закрыть», закройте окно Добавление таблицы.
• 3. Перетаскивая поля из таблиц Сотрудники, Штатное расписание, Принятие на должность в бланк запроса, определите поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включите флаг отображения полей. В строке Условие отбора в столбце поля Фамилия, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки Условие отбора текст приглашения [Введите фамилию сотрудника]. Сохраните запрос, задав ему имя Запрос фамилии сотрудника.
• 4. Для проверки действия запроса выберите в меню Вид опцию Режим таблицы. В открывшемся окне с надписью «Введите значение параметра» введите значение искомой фамилии, например, Иванов. Для поиска фамилии других сотрудников закройте окно запроса и, выбрав Режим таблицы (дважды щелкнуть левой клавишей мышь по названию запроса), задайте новый параметр поиска.
• 5. Создайте запросы с параметром которые выводят информацию по сотрудникам, запрашивая: должность, фамилию, дату приказа или оклад.

Ход выполнения:

• 1. Загрузите программу Access и откройте базу данных Отдел кадров. Выбрав вкладку Запросы, щелкните кнопку «Создание запроса» в режиме конструктора.
• 2. В окне Добавление таблицы, выделяя таблицы Сотрудники, затем Штатное расписание и Принятие на должность и щелкая кнопку «Добавить», добавьте все таблицы базы данных Отдел кадров. Щелкнув кнопку «Закрыть», закройте окно Добавление таблицы.
• 3. Перетаскивая поля из таблиц Сотрудники, Штатное расписание, Принятие на должность в бланк запроса, определите поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включите флаг отображения полей. В строке Условие отбора в столбце поля Должность, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки Условие отбора текст приглашения [Введите должность сотрудника]. Сохраните запрос, задав ему имя Запрос по должности.
• 4. Для проверки действия запроса выберите в меню Вид опцию Режим таблицы. В открывшемся окне с надписью «Введите значение параметра» введите значение искомой должности, например, бригадир. Для поиска должности других сотрудников закройте окно запроса и, выбрав Режим таблицы (дважды щелкнуть левой клавишей мышь по названию запроса), задайте новый параметр поиска.

Аналогично создаются запросы по фамилии, дате приказа и окладу.

З*. Создайте запрос с вычисляемым полем «Стаж работы на должности». (Воспользуйтесь для этого функцией Date).

Ход выполнения:

• 1. Для запроса с вычисляемым полем, выбрав вкладку Запросы, щелкните кнопку «Создание запроса в режиме конструктора». В окне Добавление таблицы, выделяя таблицы Сотрудники, затем Штатное расписание и Принятие на должность и щелкая кнопку «Добавить», добавьте все таблицы базы данных Отдел кадров. Щелкнув кнопку «Закрыть», закройте окно Добавление таблицы. Щелкнув кнопку «Закрыть», закройте окно Добавление таблицы. Перетаскивая поля из таблицы Сотрудники в бланк запроса, определите поля для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включите флаг отображения полей. В строке Поле в пустом столбце, который предполагается использовать как вычисляемое поле, введите формулу для вычисления: стаж на должности:(Date ()]-[дата приказа])/365. (Для удобства ввода нажмите одновременно клавиши Shift+F2, при этом раскроется окно для редактирования формулы.)
• 2. Перейдем в режим таблицы и просмотрим записи с вычисленным полем. Закроем окно запроса, сохранив макет запроса под именем запрос стажа. Закройте окно таблицы-запроса и завершите работу программы MS Access.