Основные функции системы

Система позволяет выполнять следующие основные функции:

• · регистрации документов;
• · ввода текстов документов (файлов) и поддержки функций работы с файлами;
• · обмена документами и сообщениями, направления заданий на исполнение;
• · контроля исполнения документов и заданий;
• · работы в режиме замещения исполнителя;
• · отслеживания делопроизводственных связей между документами, формирования сложно-структурированных папок;
• · навигации и поиска документов;
• · архивирования документов, восстановления документов из архива;
• · отчетности по документообороту;
• · сканирования бумажных документов, работы с изображениями документов;
• · интеграции с офисными приложениями для работы с электронными документами;
• · интеграции с внешними Windows-приложениями;
• · рассылки заданий и извещений пользователям электронной почты;
• · применения электронной подписи;
• · выполнения и контроля делопроизводственных операций над документами;
• · работы через Интернет;
• · ведения справочников.

Документ в системе

СЭД — система, ориентированная на работу с документами. Документ в ней представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом — регистрационной карточки, файлов и их версий с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т. п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе, понимают специальный информационный объект — «Документ LanDocs».

Документ LanDocs — это совокупность трех основных составляющих:

• · регистрационной карточки;
• · текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке);
• · сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу).

При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект — документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный электронный документ.

Регистрационная карточка — заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документов. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.

Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т. д.) — прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множество версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяется администратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть отсканирован, и в дальнейшем изображение документа будет храниться в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.

Сведения об истории движения документа и работы с документом представляют собой совокупность информации, содержащейся в перечне сообщений по документу, и записей в протоколах работы системы относительно информационных объектов документа. При активированной системе безопасности в сведения включается информация о примененных электронных цифровых подписях.

«Представление» документа в системе как «документа LanDocs» позволяет придать документам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.

В качестве еще одного примера реальной системы электронного документооборота можно привести систему автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов, которые используются в Управлении делами Президента Республики Беларусь, министерствах финансов, сельского хозяйства и продовольствия и т. п.

Пакет прикладных программ «Канцлер» является системой электронного документооборота, которая способна комплексно решить все задачи по автоматизации делопроизводства, а также по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению и архивной обработке. Пакет прикладных программ «Канцлер» стал результатом тщательного исследования программных сред, детального изучения потребностей пользователя и нормативно-правовой базы. СЭД «Канцлер» работает по модульному принципу и может включать в себя различные приложения-модули, связанные между собой «Базовой системой»:

• · «Делопроизводство»
• · «Управление персоналом»
• · «Договоры»
• · «Архивное дело»
• · «Обращения граждан»
• · «Гербовые бланки»
• · «Потоковое сканирование»
• · «Электронная цифровая подпись»
• · «Система менеджмента качества»
• · «Задания»
• · «Нормативные акты»

Система электронного документооборота позволяет организовывать хранение, маршрутизацию и движение документов, коллективную и групповую работу сотрудников, автоматизировать деловые процессы предприятия. Электронный документооборот объединяет сотрудников, необходимую им информацию и деловые процессы в единую безопасную, надежную и динамичную рабочую среду, автоматизирует деловые процессы предприятия.

Эффективность ППП «Канцлер» достигается за счет ускорения обработки документов и решения срочных задач, укрепления исполнительской дисциплины, повышения эффективности и производительности труда.

Основной целью создания ЕИС КВП Республики Беларусь является повышение качества контроля за выполнением поручений Главы государства и совершенствование работы государственного аппарата управления в целом. Процесс контроля за выполнением поручений Президента Республики Беларусь в настоящее время реализуется в связанной структуре государственных органов.

Ведущая роль в указанной структуре госорганов принадлежит Администрации Президента Республики Беларусь как распорядительному органу, организующему оформление и доведение до исполнителей решений Президента Республики Беларусь в виде конкретных контролируемых поручений. Из Администрации Президента Республики Беларусь после регистрации и постановки на внутренний контроль поручения Главы государства направляются в другие государственные органы для исполнения и контроля исполнения. При этом предусматривается, что в госорганах должны быть обеспечены симметричные меры по организации контроля исполнения и полноты владения информацией, направляемой из Администрации Президента Республики Беларусь.

Основным исполнителем поручений Главы государства является Совет Министров Республики Беларусь, вместе с тем, поручения могут направляться Администрацией Президента Республики Беларусь непосредственно в министерства и ведомства, в территориальные госорганы, в иные государственные учреждения и организации. О направлении поручений в нижестоящие госорганы соответствующие вышестоящие органы должны уведомляться.

В настоящее время в системе ЕИС КВП ПРБ интегрировано и успешно эксплуатируются 4 системы документооборота:

• 1. Система документооборота на основе Lotus Domino / Notes (Администрация Президента Республики Беларусь)
• 2. Система документооборота на основе Oracle (Комитет государственного контроля Республики Беларусь)
• 3. Система документооборота «LanDocs» (Совет Министров Республики Беларусь)
• 4. Система документооборота «Канцлер» на основе Lotus Notes (Управление делами Президента Республики Беларусь)