Функциональная и информационная модели организации

Функциональная структура организации предусматривает группировку по принципу близости видов деятельности и использования ресурсов. Сотрудники и средства производства объединяются в единицы — отделы. Обобщенно такая структура представлена на рисунке 2.4.

Прежде чем попытаться выбрать существующие или создать собственную ИС, а затем ее внедрить ее, необходимо проанализировать, как работает предприятие (организация) в настоящее время. Для анализа необходимо знать не только как работает предприятие в целом и как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщикам, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте.

Отметим, что в современных ИС наблюдается сильная зависимость возможности приложения тех или иных методов управления предприятием от наличия адекватных средств их информационной поддержки.

Важно отметить, что в существующих ИС, поддерживающих управление организацией, в основном сосредоточена оперативная количественная информация о материальных, финансовых и человеческих ресурсах (учет кадров). Гораздо меньше внимания уделяется информации о самой организации, деятельности предприятия и знаниях, лежащих в ее основе (целях, стратегии, процессах, функциях, бизнес-правилах и т. п.).

Информационную модель организации можно представить в виде схемы, представленной на рисунке 2.5.

В самом верху диаграммы располагается объект «Миссия», описывающий такие вещи, как создание самого предприятия или выпуск нового типа продукции или модернизацию производственного цикла или еще что-то новое, привносимое в деятельность предприятия. Миссия порождает «Анализ» ситуации.

Анализ подразумевает проведение анализа рынка, спроса на товары и услуги, деятельности конкурентов и пр. Результатом анализа является постановка новых целей предприятия — объект «Цели». Для выполнения целей предприятия намечаются «Задачи», которые необходимо решить для достижения целей. Задачи, решаемые предприятием, определяют «Структуру организации». Новые же задачи могут привести к появлению на предприятии новых «Проектов» по разработке новых моделей изделий, новых типов услуг и т. д.

Структура организации предполагает создание подразделений и филиалов предприятия. В каждом подразделении принимаются на работу сотрудники — «Исполнители». Результатами выполнения проектов являются также «Стандарты» предприятия и «Технические условия» — описания «Процессов» производства новых изделий на предприятии.

Сами процессы состоят из последовательности «Операций». При выполнении каждой операции могут порождаться документы о результатах выполнения операций. Задачами на предприятии являются также «Планы» по выпуску продукции. Эти планы доводятся до исполнителей в виде «Заданий». На основании заданий исполнители выполняют производственные «Процессы».

Для обеспечения выполняемых производственных процессов необходимы материальные ресурсы — сырье, электроэнергия, комплектующие изделия и прочая «Продукция», получаемая от «Поставщиков». Но до ее использования в процессах нужно выполнить входной «Контроль качества» полученной при «Поставке» продукции, а для выполнения поставки необходимо заключить «Договор с поставщиком». Перед заключением договора следует посмотреть характеристики и цены предлагаемых к поставке комплектующих в «Каталогах поставщика».

Результатами производственных процессов будут готовая продукция и документы, описывающие процесс производства (например, документы на каждое изделие, табели учета рабочего времени, акты о списании комплектующих изделий и пр.). Этот поток документов, порождаемый процессами, необходимо учитывать и контролировать — контролировать ход выполнения заданий исполнителей и планов структурных подразделений.

По результатам контроля определяются достигнутые «Решения» в ходе выполнения поставленных перед предприятием задач. По этим решениям определяются «Результаты» достижения целей предприятия. На основе полученных результатов необходимо снова провести анализ деятельности предприятия, инициировав, возможно, при этом новые миссии. Далее вновь по кругу — намечаем новые цели.

Произведенная «Готовая продукция» должна пройти выходной «Контроль качества» и далее после хранения на «Складе готовой продукции», если это необходимо, должен быть «Сбыт» потребителям. Для сбыта продукции выпускаются «Каталоги продукции» (это такие же каталоги поставщика, которые предприятие запрашивало от своих поставщиков, но на этот раз само предприятие выступает в роли поставщика и предлагает свои каталоги для потенциальных клиентов), в которых указываются модели изделий и типы услуг, количество сбываемых изделий и их цены. Для каждого раздела каталога предполагаются стандартные «Договора сбыта», которые заключаются с «Клиентами» на основе «Шаблонов договоров». Шаблоны договоров являются частным случаем «Шаблоном документов», используемых в различных производственных операциях, а сами процессы приобретения комплектующих и сбыта готовой продукции — частными случаями производственных процессов.

Производственным процессом является также процесс разработки нового проекта, т. е. имеет смысл говорить об основной информационной петле на предприятии (Анализ — Цели — Задачи — Структура — Исполнители — Процессы — Документы — Учет и контроль — Решения — Результаты — Анализ) и о библиотеке процессов: закупка комплектующих, сбыт готовой продукции, разработка новых проектов и пр.

Помимо вышеназванных объектов, вне организации имеются также «Изготовители» комплектующих изделий и услуг, используемых при производстве, и «Потребители», которые потенциально могут стать клиентами предприятия.

Образно приведенную выше диаграмму можно рассматривать как кольцо, по которому непрерывно циркулирует информация. На стадии производственного процесса она потребляет сырье, комплектующие изделия, энергию, в результате чего появляются новые готовые изделия. Поставщики и клиенты являются «открытыми интерфейсами», связывающими предприятие с другими такими же предприятиями. Результатом таких связей является обмен продукцией (в общем случае под продукцией будем понимать — товар, услуги, документы). Это своего рода подсистемы, взаимодействующие между собой.