Модуль «Финансы и Учет» (FI)

SAP R/3 (SAP ERP) самый известный продукт компании — ERPсистема SAP R/3, ориентированная на крупные и средние предприятия, разрабатываемая и продаваемая компанией с начала 1990;х годов. R/3 создана в продолжение линеек RF (позднее идентифицированной как R/1) и R/2.

Начиная с выпусков середины 2000;х годов название R/3 не используется, ядро ERP-системы, созданной в продолжение линейки, производитель называет SAP ERP ECC (англ. enterprisecentralcomponent).БукваR из R/3 является начальной буквой слова «Realtime» и означает немедленную проводку и актуализацию данных, которые в рамках интеграции немедленно доступны всем заинтересованным отделам предприятия. Цифра 3 означает, что в системе реализована архитектура клиент/сервер приложений/система управления базами данных (трёхзвенная модель), в отличие от R/2, которая работала на мейнфреймах (больших ЭВМ).

1. Назначение SAP R/3

Система SAP R/3 состоит из набора прикладных модулей, которые поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между собой в масштабе реального времени.

Назначение: Система R/3 предназначена для учета и планирования материальных и финансовых ресурсов компании в режиме реального времени.

Система SAP R/3 ориентирована главным образом на крупные и средние предприятия.

2. Обзор модулей SAP R/3 и их взаимодействия

Система SAPвключает в себя несколько модулей:

Модуль ВС (Базовый модуль) Модуль ВС представляет собой набор компонентов системы SAP R/3, включая управляющую систему SAP R/3. Он выполняет следующие задачи:

· мониторинг системы с помощью центральной управляющей системы с использованием мониторов производительности и раннего предупреждения;

· системное обслуживание (например, контроль зарегистрированных пользователей и блокировок базы данных, обновление базы данных, поддержка журнального файла системы и таблиц базы данных);

· управление системой разграничения доступа;

· управление выводом информации на печать;

· управление системой переноса данных;

· управление клиентами;

· архивирование данных.

Модуль ВС включает также АВАР/4 DevelopmentWorkbench — интегрированную среду разработки, которая содержит все инструменты (ObjectBrowser, словарь АВАР/4, редактор АВАР/4, библиотека функций, дизайнеры экранов и меню), необходимые для создания программ. Кроме того, модуль включает в себя интерфейсы межпрограммного взаимодействия и генерации отчетов.

Инструментарий для бизнес-проектирования, входящий в состав модуля ВС, включает процедурную модель R/3, используемую при внедрении SAP R/3 на предприятиях, руководство по настройке, содержащее детальную информацию об установке системы, структуру клиентов и руководство по внедрению, ссылочную модель R/3 и поток бизнес-операций SAP. Кроме того, модуль ВС включает средства управления базами данных (ADABAS, Oracle, Informix и т. д.), позволяющие устанавливать СУБД и управлять ими, а также BasisServices, SAPscript для обработки текстов и создания печатных документов, SAP ArchiveLink и SAPoffice (электронная почта и система хранения офисной информации).

Модуль FI (Финансы и учет) Модуль FI является центральным модулем системы SAP R/3. Он отвечает за внешний учет и отчетность, работу со счетами главной бухгалтерской книги, в которой регистрируются операции, выполняемые в других модулях, перед тем как данные о них вводятся в балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках. Вот наиболее важные его особенности. Модуль состоит из следующих частей:

* главная книга — основные записи / диаграммы счетов, проводки документов, отображение проводок и баланса, информация о банках и т. д.;

* счета кредиторов — основные записи поставщиков, проводки документов, отображение проводок и баланса, выравнивание открытых позиций, программа расчетов и т. д.;

* счета дебиторов — основные записи клиентов, проводки документов, ото­бражение проводок и баланса, выравнивание открытых позиций, нисходящие платежи, управление кредитами и т. д.;

* учет основных средств (ранее назывался «модуль АМ» или управление основными средствами) — оценка и амортизация основных средств;

* операции по закрытию — закрытие дня/месяца/года во внешнем учете и отчетности, налоговые отчеты и т. д.;

* информационная система финансов — информационная система дебиторов/кредиторов и главной книги.

Кроме того, FI содержит процедуры автоматизации (автоматические проводки, клиринг), средства группирования и специальные регистры.

Модуль СО (Модуль контроллинга) Модуль SAP СО предназначен для ведения внутренней отчетности. Вот лишь некоторые его элементы:

— учет накладных расходов — учет составляющих стоимости чистых доходов, фактических, стандартных и предельных затрат, затрат по процессам, внутренних заказов, налогов, перерасходов, гибкого ценообразования на основе маржинальных издержек;

— калькуляция себестоимости продукта — включает учет прямых издержек, расчет стоимости продукта; - анализ прибыльности — включает расходы на реализацию.

Модуль IM (Модуль управления инвестициями)

Модуль SAP IM позволяет планировать инвестиции в развитие основных средств. Ввиду этого данный модуль тесно взаимосвязан с модулями FI, СО и PS (модуль проектов) Модуль TR (Модуль финансового менеджмента)

Модуль SAP TR обеспечивает выполнение функций управления финансами и финансовыми потоками, управления бюджетом, а также управления фондами. Ниже приведено описание элементов модуля:

* управление финансами — поддержка функций краткосрочного финансового планирования и прогнозирования, то есть контроль ликвидности и финансовых потоков. Для этого используются показатели состояния текущих счетов (ежедневное финансовое состояние) и лицевых счетов (прогноз ликвидности, контроль движения средств на счетах кредиторов и дебиторов);

* денежные потоки и управление бюджетом — обеспечивает среднеи дол­госрочный контроль ликвидности. При этом используется информация об операциях из модуля FI. Организационным элементом для управления денежными потоками является область финансового менеджмента, в которую входят одно или несколько предприятий;

* управление фондами — планы движения денежных средств анализируются по сферам деятельности компании и доступны в виде смет. Сравнивая их с реальными финансовыми показателями, можно выявить отклонения.

Модуль ЕС (Модуль контроллинга деятельности предприятия) Модуль SAP ЕС состоит из двух частей: информационной системы для менедж­мента и системы учета по местам возникновения прибыли. Информационная система для менеджмента предназначена для сбора и предоставления информации, необходимой для принятия решений. Система позволяет, используя параметры и контрольные значения, анализировать данные о предприятии в форме интерактивного поиска, а также создавать стандартные отчеты (представление данных в развернутой форме и графическое представление).

В то время как информационная система для менеджмента предоставляет доступ к обобщенным данным обо всей фирме, система учета по местам возникновения прибыли обеспечивает возможность работы с оперативной информацией (учет сбыта, контроль результатов). Каждое место возникновения прибыли связано с областью контроля определенной организационной единицы.

Модуль LO (Модуль общей логистики) Модуль SAP LO включает в себя информационную систему логистики, которая поддерживает процессы принятия решений на основе анализа соотношений между планируемыми и реальными данными.

Информационная система логистики считается частью системы «Открытая база данных», которая аналогична информационной системе персонала и информационной системе финансов. Система «Открытая база данных» обес­печивает взаимодействие оперативных систем (модули SD, ММ, РР и т. д.), являющихся источниками данных, и информационной системы для менеджмента. База данных логистики с ее информационными структурами является основой для анализа разнообразных параметров в реальном масштабе времени и сравнения их с контрольными значениями (OnlineAnalyticalProcessing или OLAP). Имеются следующие информационные системы:

* закупки;

* производство;

* управление материальными запасами;

* продажи;

* техобслуживание;

* управление качеством.

Кроме того, модуль LO включает основную запись материалов, которая связана практически со всеми модулями. В состав модуля LO также входят: служба изменений, управление партиями, конфигурация вариантов, проведение монтажа и ведение базы данных.

Модуль SD (Модуль сбыта) Модуль SAP SD обеспечивает выполнение функций поддержки сбыта, отгрузки и транспортировки товаров, а также фактурирования, то есть весь бизнес-процесс. Соответствующая статистическая информация (инфраструктуры) обновляется для каждой операции фактурирования. Модуль SD взаимодействует с модулем ММ для проверки наличия материальных запасов и отпуска товаров и с модулем FI в части кредитного менеджмента (лимиты кредитования) и учета доходов.

Модуль РР (Модуль регулирования и планирования производства) Модуль SAP РР обеспечивает управление дискретным производством, а также управление производством с непрерывным циклом (PP-PI) (например, химической, фармацевтической или пищевой промышленности). Типичными объектами в этой области промышленности являются рецептуры, данные для управления технологическими и координации производственных процессов, а также технологические заказы.

В целом модуль РР включает следующие элементы, взаимодействующие с большинством остальных модулей:

* укрупненное планирование сбыта и производства;

* долгосрочное планирование;

* составление производственной программы;

* планирование потребности в материалах;

* планирование производственных мощностей;

* заказы на производство;

* создание спецификаций;

* маршрутно-технологические карты;

* рабочие места;

* система KANBAN;

* производство в целях создания складского запаса;

* калькуляции затрат на изделие;

* автоматизированное планирование; проведение монтажа.

Модуль ММ (Модуль управления материальными потоками) Модуль SAP ММ отвечает за управление материальными потоками. Наиболее важными элементами этого модуля являются:

* закупки — приобретение основных материалов;

* обслуживание — предложения поставщиков (каталог услуг, работ), раз­мещение заказов, приемка предоставленных услуг;

* управление запасами и инвентаризация;

* контроль счетов и оценка материала;

* управление складами;

* управляемое расходами планирование потребностей в материалах;

* аттестация поставщика.

Модуль РМ (Модуль техобслуживания и ремонта оборудования) При помощи модуля РМ можно автоматизировать процессы технического обслуживания и ремонта оборудования (ТОРО) в компании. Объектами тех­обслуживания может быть как оборудование, принадлежащее компании, так и оборудование заказчиков, которым оказываются услуги по техобслуживанию. Для решения этих задач задаются технические рабочие места, единицы оборудования, спецификации ТОРО, технологические карты ТОРО и т. д. Более того, имеется возможность реализовать плановое предупредительное техобслуживание и ремонт оборудования. Можно также создавать сообщения ТОРО и заказы ТОРО автоматически по измерениям и показаниям счетчиков. Наконец, система позволяет хранить историю ТОРО для анализа мероприятий по техобслуживанию и сбора полной информации по расходу запасных частей.

Система сервисного обслуживания дает возможность в рамках комплексной системы SAP R/3 управлять мероприятиями сервиса, такими как гарантийный сервис, техническое обслуживание и восстановление со ссылками или без ссылок на продукты. В систему вводятся заявки на обслуживание, которые затем обрабатываются, то есть преобразуются в заказы на обслуживание (сервисные мероприятия) либо в заказы клиентов (материалы). После подтверждения заказа выполняется фактурирование с учетом издержек. В целях получения полной и всесторонней информации данный модуль взаимодействует с другими компонентами системы SAPR/3, например с модулями SD, FI и СО, MM, PS.

Модуль PS (Модуль проектов) Модуль PS отвечает в системе SAP R/3 за управление проектами. Для отображения хронологической последовательности действий могут создаваться структурные планы проекта, отображающие структуру проекта, а также индивидуальные задачи и пакеты работ, элементы структурного плана проекта и сетевые графики. Кроме того, имеется возможность планирования затрат, повестки дня и бюджетов, есть возможность подготовки отчетов, можно добавлять к плану уже выполненные операции. Информационная система проектов затем предоставляет возможность подготовки разнообразных отчетов для оценки и изучения результатов.

Модуль QM (Модуль управления качеством) Модуль QM поддерживает базовые операции по управлению качеством в со­ответствии со стандартом ISO 9000. Высокая степень интегрированное системы SAPR/3, в особенности в части логистики (модули ММ, РР и SD), является в этом случае важным преимуществом. На основе специфичных для модуля QM основных данных — методов тестирования, контрольных признаков, контрольных каталогов, процедур и правил динамизации, а также данных о контроле качества в основных записях материалов (данных о закупках и данных тестов) — возможно проведение полного контроля качества (планирование контроля, организация испытаний качества и анализ) процессов логистики. Кроме того, существует система сообщений контроля качества, предназначенная для постоянного повышения качества. В эту систему можно заносить различные сообщения результатов контроля качества. По умолчанию имеются три типа сообщений контроля качества:

* рекламация клиента — содержит ссылки на следующие объекты: заказчик (клиент), материал, партия, заказ, поставка, контрольная партия, сбытовая организация, канал сбыта, сектор;

* рекламация поставщику — содержит ссылки на следующие объекты: ма­териал, партия, контрольная партия, поставщик, поступление материала, заказ на поставку, закупочная организация;

* внутренняя ошибка — содержит ссылки на следующие объекты: материал, партия, контрольная партия, рабочее место, внутренний партнер, производственный заказ.

Имеется возможность создавать и другие типы сообщений.

Модуль PD (Модуль планирования персонала) Модуль SAP PD отвечает за стратегию подбора и расстановки персонала. Для решения этой задачи система позволяет смоделировать внутреннюю структуру компании, включающую подразделения и связи между ними. В рамках системы также имеется возможность моделировать дальнейшее развитие компании (например, рост или реорганизацию). Средства планирования затрат на содержание персонала, кадровое регулирование, управление мероприятиями по повышению квалификации также входят в состав модуля PD.

Модуль РА (Модуль администрирования персонала) Модуль SAP РА отвечает за выполнение следующих функций:

* упорядочение информации о сотрудниках (делопроизводство);

* набор персонала (управление данными о кандидатах и т. д.);

* учет рабочего времени (ввод и анализ данных о рабочем времени, например о работах по скользящему графику);

* сдельная заработная плата (время, сдельная и премиальная оплата);

* командировочные расходы;

* расчет оплаты труда.

Модуль СА (Компоненты, общие для всех приложений) Модуль СА отвечает за выполнение следующих функций, общих для нескольких приложений:

* систематизация классов для группирования независимых объектов (например, материалов);

* управление документами (графическими, текстовыми и т. д.);

* ведение календаря сроков;

* резервирование помещений;

* взаимодействие с внешними системами (например, системой архивирования, мобильного ввода данных или системой электронного обмена данными);

* интерфейс с системами автоматизированного проектирования;

* интерфейсы прикладного программирования (ApplicationProgrammingInterface или API) для передачи данных в систему или из системы SAP;

* управление выходными документами (печатью, факсимильными сооб­щениями, e-mail и т. д.);

* моделирование организационной структуры предприятия;

* интерфейс IDoc.

Кроме того, в состав модуля входят так называемые перекрестные разделы:

* особые условия для страны (налоги, платежные операции, расчет зарплаты и т. д.);

* концепция распределенных приложений (ApplicationLinkEnabling или ALE) (см. главу 10);

* сценарии потока бизнес-операций SAP;

* SAP ArchiveLink — система архивации данных на оптические носители;

* SAP@WEB — компоненты для разработки Internet-приложений SAP R/3;

* системы архивирования и удаления прикладных данных;

* интерфейсы прикладного бизнес-программирования (BisinessApplicationProgrammingInterface или BAPI) — стандартные интерфейсы для доступа к бизнес-объектам SAP.

3. Модуль «Финансы и Учет» (FI)

Используются следующие функциональности:

1. бухгалтерия главной книги;

2. бухгалтерия кредиторов;

3. бухгалтерия дебиторов;

4. банковский учет;

5. учет основных средств;

6. налоговый учет;

7. управление бюджетом (FI-FM).

база данные учет финансовый

3.1 Бухгалтерия главной книги Бухгалтерия Главной книги предоставляет информацию как для внешней отчетности (Баланс, Отчет о прибылях и убытках и др.) согласно законодательства Украины и учетной политики компании, так и для внутренней отчетности для эффективной работы экономических, финансовых, контрольных служб компании.

Запись всех первичных проводок в бухгалтерии Главной книги, которая интегрирована с другими модулями системы SAP R/3, обеспечивает полноту и точность бухгалтерских данных.

В режиме реального времени автоматически передается необходимая информация о процессах логистики в финансовую бухгалтерию. Этим обеспечивается соответствие логистических потоков (поступление материалов, отпуск со склада и т. д.) бухгалтерским документам.

Кроме интеграции логистики и учета и отчетности, выполняется связь вспомогательных книг с Главной. Каждое движение по лицевым счетам дебиторов и кредиторов, а также по счетам основных средств непосредственно отражается на соответствующих балансовых счетах Главной книги.

Таким образом, вспомогательные книги всегда согласованы с Главной.

Главная книга служит для полной записи всех бизнес-операций. Она представляет собой централизованный справочник по отчетности. Фактические отдельные операции можно всегда проверить путем просмотра исходных документов, отдельных позиций и данных оборотов.

Рисунок 1 — Просмотр баланса

3.2 Бухгалтерия кредиторов Бухгалтерия кредиторов записывает бухгалтерские данные всех кредиторов и управляет ими. Данная функциональность является неотъемлемой частью системы закупок: поставки и счета-фактуры управляются по кредиторам/поставщикам. Система автоматически инициирует проводки в ответ на произведенные операции.

Проводки по Бухгалтерии кредиторов одновременно записываются в Главную книгу, где основные счета обновляются по произведенной операции (например, по кредиторской задолженности и авансовым платежам).

В бухгалтерии кредиторов выполняется зачет задолженностей (выравнивание открытых позиций) для учета дебиторской задолженности по выданным авансам и кредиторской задолженности за товары и услуги.

Бухгалтерия кредиторов содержит отчеты, с помощью которых можно контролировать открытые позиции, оценивать обороты, просматривать историю взаимоотношений и др.

Рисунок 2 — Кредиторская задолженность за товары и услуги

3.3 Бухгалтерия дебиторов Бухгалтерия дебиторов записывает бухгалтерские данные всех дебиторов и управляет ими. Данная функциональность является неотъемлемой частью управления сбытом, отраслевого решения для издательства — модуля «Меди а».

Все проводки в Бухгалтерии дебиторов также напрямую вносятся в Главную книгу. Основные счета обновляются в зависимости от произведенной операции (например, дебиторской задолженности, авансовых платежей).

В бухгалтерии дебиторов выполняется зачет задолженностей (выравнивание открытых позиций) для учета дебиторской задолженности за товары и услуги и кредиторской задолженности по полученным авансам.

Бухгалтерия дебиторов содержит отчеты, с помощью которых можно контролировать открытые позиции, оценивать обороты, просматривать историю взаимоотношений и др.

Рисунок 3 — Акт сверки с одним из клиентов

3.4 Банковский учет В рамках функциональности «Банковский учет», с использованием стандартной функциональности и модулей расширения, реализованы следующие задачи:

1. загрузка банковских выписок, экспортируемых из систем электронных платежей («Клиент-Банк») в виде файлов различного формата путем конвертации в единый формат Multicash, а также ручной ввод выписки при необходимости;

2. просмотр банковской выписки и постобработка по определенным правилам внутренних операций проводки по Главной книге и бухгалтерии дебиторов/кредиторов;

3. созданы рабочие места для бухгалтеров отделов банковских операций заводов (подразделений) для ввода платежных поручений и формирования пакетов платежей со следующими основными функциями:

o обязательные полномочия на банковский счет или группу счетов;

o полная интеграция с системой заказов модуля ММ;

o автоматический поиск задолженности по предоплате и постоплате и формирование платежного поручения;

o обязательный контроль наличия бюджетных средств на соответствующих статьях расхода;

o предупреждение о возможном дублировании платежа;

o экспорт платежей в системы «Клиент-Банк» или печать банковского документа стандартного образца;

o импорт платежей на файловом уровне из внешних систем.

3.5 Учет основных средств Реализован в стандартной функциональности модуля в соответствии с законодательством Украины. Учет основных средств охватывает весь срок эксплуатации основного средства, начиная с заказа на поставку или начального поступления и до его выбытия. Большинство значений по амортизации и другим параметрам за этот промежуток времени система рассчитывает автоматически и с помощью информационной системы предоставляет эту информацию в разнообразной форме.

3.6 Налоговый учет В рамках функциональности «Налоговый учет» согласно налогового законодательства Украины были реализованы учет налога на добавленную стоимость и учет налога на прибыль. В системе автоматически формируются:

o исходящая налоговая накладная;

o книга продаж;

o книга покупок;

o валовые доходы;

o валовые расходы.

Разработано рабочее мест о по вводу налоговых наклад ных от поставщиков.

Данная функциональность интегрирована с функциональностями «Бухгалтерия дебиторов» и «Бухгалтерия кредиторов», что позволило реализовать контроль начисления налогового обязательства по НДС и контроль за неполученными налоговыми накладными от поставщиков.

Рисунок 3 — Книга продаж

3.7 Управление бюджетом (FI-FM)

ЗАО Холдинговая компания «Блиц-Информ» перешла на бюджетное управление деятельностью компании средствами системы SAP R/3 в 2004 году (Модуль «Финансы и Учет» (FI). Технологии бюджетирования осуществляются применительно к процессам:

— учета затрат и предполагаемых поступлений (Операционный бюджет);

— закупкам ТМЦ и услуг (Бюджет закупок);

— учета платежей доходов и расходов (Бюджет платежей).

Операционный бюджет.

Данные фактического исполнения операционного бюджета позволяют получить в системе значения таких параметров, как чистая прибыль и рентабельность самостоятельного структурного подразделения.

Бюджет закупок.

Все процессы закупки ТМЦ и услуг в компании управляются через параметры бюджета закупок подразделения (для закупочных процессов уровня самостоятельного структурного подразделения) или бюджета закупок Холдинга (для закупочных процессов уровня Холдинга). Для этого закупочные документы, такие как заявка/заказ на закупку ТМЦ или заказ на закупку услуг, ответственные закупочные службы создают в системе SAP R/3 с обязательной контировкой на одну из финансовых позиций (ФП) бюджета закупок. Далее закупочные документы подвергаются двойной процедуре утверждения соответствующими контролирующими подразделениями. Первое утверждение — бюджетное — осуществляет служба, ответственная за соблюдение бюджета. Главный критерий — закупочная операция должна осуществляться в пределах плановых значений по соответствующей ФП бюджета закупок. Второе утверждение — административное — осуществляет служба, контролирующая закупочные процессы. Это уровень вице-президента по закупкам. Таким образом, технологии бюджетирования системы обеспечили:

1. соответствие закупочных процессов параметрам утвержденного бюджета закупок;

2. системный контроль над закупочными процессами со стороны служб вице-президента по закупкам.

Активные закупочные операции, такие как приход материала на склад, проводка счета поставщика, оплата ТМЦ/услуг в системе:

1. выполняются с обязательнойконтировкой на заказ;

2. разрешены только по утвержденным заказам.

Бюджет платежей.

Бюджетные технологии управления платежами в системе SAP R/3 позволяют:

1. однозначно соотнести поступившие денежные средства с соответствующими ФП доходов бюджета платежей;

2. управлять исходящими платежами.

Исходящий платеж в банк выполняется в системе R/3 посредством создания требования авансового платежа (ТАП). ТАП является прообразом платежного поручения формата банка. ТАП создается в системе R/3 с обязательной контировкой на:

— соответствующую ФП бюджета платежей по финансовым операциям;

— соответствующий заказ на закупку ТМЦ/услуг по закупочным операциям.

При распечатке платежного поручения из системы R/3 одновременно выводится на печать отчет о текущем состоянии соответствующей ФП бюджета платежей. Визированию со стороны руководства подлежат только те платежные поручения, которые не вызывают перерасход по ФП бюджета платежей.

Рисунок 4 — Бюджет закупок и затрат

Кроме того, FI содержит процедуры автоматизации (автоматические проводки, клиринг), средства группирования и специальные регистры.

Заключение и выводы

Модуль FI является центральным модулем системы SAP R/3. Он отвечает за внешний учет и отчетность, работу со счетами главной бухгалтерской книги, в которой регистрируются операции, выполняемые в других модулях, перед тем как данные о них вводятся в балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках.

.ur