Средства разработки проектов

Основные программы для управления проектами

Прежде чем обосновать применение современных информационных технологий в области управления проектами необходимо определить и «разложить по полочкам» все составляющие этой деятельности. Все мы постоянно осуществляем проекты в своей повседневной жизни. Вот простые примеры: подготовка к юбилею, ремонт в квартире, проведение исследований, написание книги, в конце концов, написание данной выпускной квалификационной работы. Все эти виды деятельности имеют между собой целый ряд общих признаков, делающих их проектами:

• — направлены на достижение конкретных целей;
• — включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;
• — имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;
• — в определенной степени неповторимы и уникальны.

В общем случае, именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности.

Проектом называется совокупность распределенных во времени мероприятий или работ, направленных на достижение поставленной цели. Примерами проектов являются строительство зданий, комплексов, предприятий, освоение выпуска нового вида продукции, проведение модернизации производства, разработка программного продукта и т. д.

Результат проекта — это некоторая продукция или полезный эффект, создаваемые в ходе реализации проекта. В качестве результата, в зависимости от цели проекта, могут выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное средство, строительный объект, реализованная учебная программа, реструктурированная компания, сертифицированная система качества и т. д. Об успешности проекта судят потому, насколько его результат соответствует по своим затратным, доходным, инновационным, качественным, временным, социальным, экологическим и другим характеристикам запланированному уровню.

Для управления проектами необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые называются процессами управления проектами.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

• — процессы инициации — принятие решения о начале выполнения проекта;
• — процессы планирования — определение целей и критериев успеха проекта, и разработка рабочих схем их достижения;
• — процессы исполнения — координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
• — процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
• — процессы управления — определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
• — процессы завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Эффективное управление проектами — это интеграция информационных систем планирования с управленческими процедурами и организационной структурой. При этом покупка удачного программного обеспечения не равносильна успешной постановке управления проектами в организации.

Управление проектом можно представить в виде трех основных этапов реализации:

• 1. Формирование плана проекта;
• 2. Контроль за реализацией плана и оперативная его коррекция;
• 3. Завершение проекта.

На первом этапе осуществляется обоснование проекта, составляется перечень работ и имеющихся ресурсов, производится распределение ресурсов по работам и оптимизация плана по критериям времени завершения проекта, суммарной стоимости проекта, равномерного распределения ресурсов, минимизации рисков. Здесь же производится заключение всех необходимых договоров со сторонними исполнителями, подрядчиками и поставщиками. Второй этап предполагает контроль выполнения проекта с целью своевременного выявления и устранения наметившихся отклонений от первоначального плана. При значительных отклонениях первоначальный план перерабатывается и составляется новый. Завершение проекта означает выполнение определенных регламентированных действий, необходимых для завершения и прекращения работ по проекту. Например, подписание акта приемки / сдачи выполненных работ.

Основу системы управления проектами составляет:

— организационная структура, специально созданная для эффективного управления проектом;

Рис. 2.1. Организационная структура

Взаимоувязанный, формализованный набор процедур, обеспечивающих процессы управления проектом (см. рис. 2.1).

Рис. 2.2. Этапы выполнения проекта

— Нормативно — регламентная база, обеспечивающая статус системы управления проектом.

Рис. 2.3. Программы

— Инструментальные системы (программное обеспечение) поддержки процессов управления и реализации проектов.

На российском рынке в настоящее время наиболее популярными являются несколько систем управления проектами.

Year Planner — удачное решение для долгосрочного стратегического планирования, позволяющее выполнить две задачи. На начальном этапе планирования с помощью данного приложения можно быстро сформировать ориентировочную временную схему всех задач конкретного проекта и оценить всю картину (задачи и сроки) в целом. Представив, таким образом, задачи более четко, затем можно перейти к решению главной проблемы — попытаться распределить задачи по времени так, чтобы выполнялись все необходимые в проекте условия.

Пакет отличается небольшими размерами, недорог и имеет интуитивно понятный, приятный и легко настраиваемый интерфейс.

Year Planner является прекрасным выбором для широкого спектра организаций: компании могут планировать в нем сроки выполнения проектов и составлять графики отпусков; школы, колледжи и иные учебные структуры — создавать расписания; спортивные клубы — планировать соревнования и тренировки и т. п.

Поддержка настраиваемого пользователем списка категорий значительно упрощает процесс планирования. Во-первых, задачи, относящиеся к разным категориям, отображаются различными цветами и снабжаются отличительными значками — это помогает быстрее ориентироваться и оценивать ситуацию. Во-вторых, отдельные категории можно включать и отключать, что позволяет при планировании учитывать не только требования к проекту, но и другие факторы: корпоративные мероприятия, праздники (включая российские), дни рождения, личные события и встречи и т. п. Все это дает возможность составить картину предполагаемых работ в полном объеме и оценить реальность и разумность конкретного варианта планирования в разных ракурсах. Принципиальное отличие Year Planner от классических планировщиков заключается в том, что он позволяет составлять и анализировать планы на длительный период — от месяца до года.

Планы могут быть распечатаны на принтере, а для оформления стендов в большом масштабе на графопостроителе. Режим предварительного просмотра дает возможность увидеть документ перед печатью. Кроме того, календарные планы можно сохранить в виде проекта для дальнейшей корректировки или в PDF-файле, что позволяет размещать календари на webсайте организации.

Gantt Project (GPro) позволяет создавать проекты с учетом специфики вашего предприятия, производства, бизнеса или просто идеи которую вы хотите воплотить. GPro поддерживает русский язык.

Рабочую область нового проекта вы получаете автоматически с открытия программы. Программа осуществляет несколько видов экспорта проектов в нужные форматы, может публиковать проекты сразу на ваш корпоративный сайт. Вы можете настроить целые группы легенд свойственных разным ресурсам или работам. Например, для разных отделов, ведущих планирование можно составить отдельные цветовые легенды проекта.

Вы сами формируете информационные базы ваших ресурсов. Люди, машины, сырье. Распределяете роли, назначаете календарные сроки ведения одного вида работ, потребления ресурса или целого комплекса зависимых задач. Многозадачность позволяет формировать группы работ, разбивать их на отдельные глобальные этапы вашего проекта, важные вехи реализации всего проекта можно подчинять любым вам нужным зависимостям друг от друга, другого проекта или комплекса работ.

Microsoft Office Project 2003 — это комплексное решение корпорации Microsoft по управлению корпоративными проектами, которое позволяет управлять проектами любой сложности и включает в себя семейство следующих программных продуктов:

• 1. MS Office Project Standart — пакет начального уровня для управления простыми проектами;
• 2. MS Office Project Professional — пакет для профессионального управления проектами любой сложности на любом уровне управления;
• 3. MS Office Project Server — серверный продукт, который используется для взаимодействия менеджеров проекта при управлении распределенными проектами;
• 4. MS Office Project Web Access — веб-интерфейс MS Project, позволяющий участникам проектов получить доступ к проектной информации через Internet Explorer.

Система управления проектами создается для каждого проекта с учетом его особенностей. Однако быстрое и эффективное построение системы управления конкретным проектом возможно лишь в том случае, если основные элементы данной системы разработаны и утверждены в корпорации, имеется обученный персонал, информационная инфраструктура и культура применения методов управления проектами.

Для реализации нашего проекта используется Microsoft Project 2003. Этот продукт хорош тем, что позволяет сортировать, фильтровать и группировать данные, произвольно настраивать коды структуры работ и ресурсов. Позволяет динамически связывать несколько проектов в один мультипроект с целью планирования или анализа всего портфеля проектов, использования общих ресурсов. Программа Microsoft Project предназначена для управления проектами. Управление проектами заключается в составлении плана работ и отслеживании хода выполнения этапов этого плана. В этой программе все просто и не составит труда пользоваться этой программой не только профессионалам, но и студентам.