Технология автоматизации офиса

Информационная технология автоматизации офиса

Изначально автоматизация начала развиваться на производстве и затем распространилась на офис, ставя вначале целью только автоматизацию сложной и кропотливой секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда. Автоматизация офиса, по сути, не заменяет существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополняет ее. Обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наиболее качественно обеспечат управленцев информацией, если будут использоваться совместно.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает связь персонала внутри фирмы, но и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с окружающим миром. Дадим определение информационной технологии автоматизации офиса:

Информационная технология автоматизации офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и позволяют им гораздо легче справляться с возрастающим объемом работ. Однако это является второстепенным преимуществом по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса, как инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их улучшенной коммуникации даёт возможность экономическому росту фирмы.

В настоящее время известно огромное количество программ для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т. д. Также широко используются некомпьютерные средства: аудиои видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Существуют следующие виды информационных технологий:

• — информационная технология обработки данных;
• — информационная технология управления;
• — автоматизация офиса;
• — информационная технология поддержки принятия решений;
• — информационная технология экспертных систем.

И каждый из них имеет свой вид обеспечения.