Назначение программ, входящих в пакет Microsoft Office 2007

КУРСОВАЯ РАБОТА по предмету: Информатика на тему: «Назначение программ, входящих в пакет Microsoft Office 2007»

Содержание Введение Глава 1. Теоретическая часть

1.1 Программы для делопроизводства

1.2 Программы для обмена информацией

1.3 Программы для деловой графики и презентаций Глава 2. Практическая часть

2.1 Работа с текстовыми процессорами на примере программы Microsoft Office Word

2.2 Работа с табличными процессорами на примере программы Microsoft Office Excel

2.3 Работа с системами управления базами данных на примере программы Microsoft Office Access

Заключение

Список использованной литературы

Microsoft Office является офисный пакет покрытия и среди приложений для настольных компьютеров, серверов и сервисов для Microsoft операционной системы Windows, и Mac OS X. Microsoft Office был выпущен Microsoft в 1989 году для Apple Macintosh, 1, а затем более поздние версии Windows, в 1990,2 первая версия офиса, содержащихся Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint. Кроме того, в версии «Pro» (профессиональный) Управление включены Microsoft Access и Schedule Plus. Со временем, офисные приложения значительно возросли и ближе с общими функциями, такими как общая проверка орфографии, OLE интеграцию данных и язык сценариев от Microsoft, Visual Basic для приложений. Microsoft позиционирует бюро в развитие платформы для онлайн-бизнесе программного обеспечения под брендом Office Business Applications (Управление бизнес-приложений или ОБА его сокращение на английском языке).

В номере был использован в период с 1997 по 2003 год, группа, известная как 97−2003 или 98−2004. В 2007 и 2008 годах, с появлением Office 2007 и Office 2008, создал новую группу под названием Открытый формат XML (DOCX, XLSX, PPTX), которые хранятся в самых последних версиях пакета, Office 2010 и Office 2011 для Mac

По данным Forrester Research, июнь 2009 г. в различных версиях Microsoft Office, которые используются более чем в 80% компаний по всему миру. Анализ говорит о том, что версии Office 2008 2007/Office затем занимает 80% объектов. В настоящее время в пакет Microsoft Office стоит сильная конкуренция со стороны OpenOffice.org, LibreOffice, IBM Lotus Symphony, Google Docs и IWORK.

Актуальность данной курсовой работы состоит в изучении пакета программ входящих в microsoft office. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA.

Объект исследования — пакет программ Microsoft office 2007 .

Предмет исследования — характеристика программ, описание основных функций программ .

Целью работы является изучение всех возможностей данного пакета, удобство работы в новой версии .

Задачи курсовой работы:

Научится работать в Office 2007

Проанализировать плюсы и минусы программы .

Для достижения поставленных целей и задач необходимо:

Выполнить практические задания

Исследовать назначение всех функций MO.

Структура курсовой работы состоит из введения, заключения, практической части и двух глав.

Информационным методическим обеспечением для выполнения курсовой работы являются учебники, справочники, наставление по работе в Microsoft office

Тема курсовой работы достаточно обширна и в ее пределах будет раскрываться поэтапно, в зависимости от целей и поставленных задач.

программа процессор данный

Глава 1. Теоретическая часть

1.1 Программы для делопроизводства

Microsoft Англ. MICROcomputer («микрокомпьютер») и SOFTware («программное обеспечение») — буквально «программное обеспечение для микрокомпьютеров». Office Англ. «офис». Microsoft Office — пакет прикладных программ фирмы Microsoft («Майкрософт»). Access Англ. «доступ». 2007

Настольная система управления базами данных. Удобная среда для быстрого и простого отслеживания информации, подготовки отчетов и совместного использования данных через Интернет [4, с. 240].

Office Access 2007 позволяет быстро начать работу со встроенными базами данных, чтобы внести в них изменения и адаптировать эти базы к меняющимся деловым потребностям пользователя. Пользователь может собирать данные с помощью форм электронной почты или импортировать данные из внешних приложений. Реализована возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированные, отфильтрованные и сгруппированные данные, которые позволяют принимать более обоснованные решения. Совместный доступ к данным обеспечивается путем перемещения файлов Office Access 2007 на веб-узел Microsoft Windows Операционная система фирмы Microsoft с оконным (windows) графическим интерфейсом пользователя. SharePoint Англ. Share («общая», «доступная») и Point («точка», «узел») — буквально «общедоступный узел», компьютер, предназначенный для централизованного хранения и доступа к информации при помощи специального программного обеспечения. Services Англ. «службы», программное обеспечение, осуществляющее функции сервера (централизованную обработку и хранение информации)., где можно проверять журнал исправлений, восстанавливать удаленные данные, настраивать разрешения доступа к данным и периодически выполнять резервное копирование [4, с. 376].

Office Access 2007 содержит библиотеку встроенных баз данных, облегчающую начало работы [10, с. 217].

Microsoft Office Excel Англ. «превосходный». 2007

Программа для работы с электронными таблицами. Дает возможность анализировать, совместно использовать и обрабатывать данные [15, с. 176].

Электронные таблицы Microsoft Excel — чрезвычайно мощная программа, позволяющая достигать нужного результата различными способами даже, в самых, казалось бы, простых ситуациях. Excel предлагает богатые возможности для построения сложных формул. Вооружившись несколькими математическими операторами и правилами ввода значений в ячейки, можно превратить рабочий лист в мощный программируемый калькулятор [15, с. 136].

Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Функции — это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления, производить финансовый и статистический анализ [15, с. 299].

С помощью Excel можно создавать сложные диаграммы для данных рабочего листа. Использование макросов в рабочих листах Excel, позволяет вести работу с пользователем в интерактивном режиме и выполнять громоздкие и рутинные операции всего несколькими щелчками кнопки мыши [9, с. 384].

Microsoft Office Project Англ. «проект». Стандартный 2007

Персональный вариант продукта для планирования проектов в области управления работами и персоналом [1, с. 117].

Microsoft Office Project Стандартный 2007 предоставляет надежные средства управления проектом с прекрасным сочетанием практичности, мощности и гибкости, благодаря чему вы можете управлять проектами более рационально и эффективно. Вы будете получать информацию, управлять проектными работами, планами и финансами и сохранять согласованность работы коллектива, но в то же время повысите производительность благодаря интеграции с известными программами системы Microsoft Office, мощным функциям отчетности, а также управляемому планированию, мастерам и гибким средствам [9, с. 199].

Microsoft Office Project Профессиональный 2007 содержит все функции, реализованные в Office Project Стандартный 2007. Кроме того, Office Project Профессиональный 2007 при использовании его совместно с Microsoft Office Project Server Англ. «компьютер в сети, педназначенный для централизованного хранения и доступа к/обработки информации». 2007 обеспечивает выполнение функций управления крупными проектами [7, с. 260].

Microsoft Office Word Англ. «слово». 2007

Полный набор средств для работы с текстом. Позволяет создавать профессионально оформленные документы и повышает эффективность совместной работы [10, с. 343].

Office Word 2007 представляет собой мощное средство создания материалов, в котором можно создавать документы и обмениваться ими, пользуясь полным набором средств работы с тестом в удобном интерфейсе Microsoft Office Fluent Англ. «плавный», «гладкий».. С помощью Office Word 2007 пользователи, работающие с информацией, смогут создавать профессионально оформленное содержимое быстрее, чем когда-либо ранее. Набор новых средств позволяет оперативно собирать документы с использованием готовых частей и стилей, а также составлять и публиковать блоги непосредственно в среде Word. Расширенная интеграция с Microsoft Office SharePoint Server 2007 и новыми форматами на основе XML Англ. eXtensible Markup Language — буквально «расширяемый язык разметки (данных)». делают Office Word 2007 идеальным выбором при построении интегрированных решений управления документами [12, с. 197].

1.2 Программы для обмена информацией

Microsoft office Communicator Англ. «осуществляющий передачу сообщений». 2007

Унифицированный коммуникационный клиент для работы с Communications Server. Позволяет организовать взаимодействие сотрудников как внутри корпоративных систем, так и с публичными сетями (например, MSN MSN — Microsoft Network (англ. network — «вычислительная сеть»), специализированная компьютерная сеть фирмы Microsoft, являющаяся частью сети Интернет., AOL America On-Line — (англ. on-line — «оперативный», работающий в режиме реального времени [постоянной доступности]) — специализированная компьютерная сеть американской новостной корпорации CNN, являющаяся частью сети Интернет. или Yahoo! Специализированная поисковая система в сети Интернет.) в режиме персонального (one-to-one) или группового общения [9, с. 393].

Программа Office Communicator 2007 R2 R2 — англ. «Release 2» («вариант № 2»). представляет собой приложение объединенных коммуникаций, помогающее конечным пользователям повысить свою продуктивность. Программа позволяет пользователям общаться и совместно работать с другими людьми, находящимися в различных географических зонах или часовых поясах, с помощью различных режимов связи, включая обмен мгновенными сообщениями, общий доступ к рабочему столу, голосовую и видеосвязь. Интеграция с программами системы Microsoft Office 2007 (включая Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Groove и SharePoint Server) предоставляет конечным пользователям множество различных способов связи с другими пользователями напрямую из контекста их задачи [8, с. 204].

Возможности версии 2007 R2 программы Office Communicator включают все функции предыдущей версии, такие как предоставление сведений о присутствии, обмен мгновенными сообщениями, протокол VoIP, видеосвязь и доступ к общему рабочему столу. Также добавлены новые функции, в том числе возможности добавления большего количества людей в существующие сеансы аудиои видеоконференций, предоставления доступа к рабочему столу для совместной работы, обсуждения или изменения документов с одним коллегой или всей группой [14, с. 181].

Люди и рабочие группы все более отдаляются друг от друга, работая в разных часовых поясах и общаясь разными способами. Узнать, когда и как можно связаться с человеком, становится все труднее [4, с. 156].

Office Communicator 2007 R2 предлагает индикатор присутствия — ключевую функцию, повышающую эффективность общения благодаря подробным сведениям о доступности и состоянии человека. Состояние присутствие задается автоматически, на основе календаря Outlook 2007, состоянии в сети и других информационных источников, или вручную в окне Office Communicator [6, с. 100]. программа office процессор данные Можно также назначить отдельные уровни доступа для различных контактов, чтобы выборочно делиться с ними своими сведениями о присутствии. Сведения о присутствии доступны во всех приложениях Microsoft Office [12, с. 364].

Если пользователь звонит с помощью Microsoft Office Outlook или делится комментарием с автором делового документа в Microsoft Office Word, индикатор присутствия отразит эти изменения

Office Communicator 2007 R2 использует различные способы связи и предоставляет одно приложение, обеспечивающее разнообразные и гибкие возможности связи в любое время [7, с. 355].

Обмен мгновенными сообщениями, аудио или видео — все это доступно в одном приложении. Начните сеанс обмена мгновенными сообщениями с коллегой, пригласите в него других собеседников, включите звук и добавьте видео одним щелчком мыши [12, с. 237].

Можно переадресовать вызовы своей команде, задавать делегатов и получать доступ к голосовой почте, используя богатые возможности протокола VoIP Англ. Voice over IP — Интернет-телефония (IP-телефония). IP — Internet Protocol («протокол межсетевого взаимодействия»). [2, с. 229].

Также благодаря новой функции общего доступа к рабочему столу теперь легко можно совместно работать с коллегами и членами группы без высоких затрат на организацию рабочих собраний [6, с. 323].

Все возможности Office Communicator 2007 R2 доступны из любого места через простое подключение к Интернету. Нет необходимости в защищенном туннеле (VPN Англ. Virtual Private Network — «виртуальная частная сеть» (подключение к одной сети [обычно локальной сети фирмы или предприятия] посредством другой [сети общего пользования, например Интернет или телефонной] с использованием шифрования передаваемой информации).-подключении) к корпоративной сети. С защищенным протоколом VoIP, системой обмена мгновенными сообщениями и функцией общего доступа к рабочему столу пользователь доступен и на работе, и в отъезде, что позволяет более эффективно общаться и быть вполне конкурентоспособным в современной быстроразвивающейся деловой среде [5, с. 351].

Microsoft Office Groove Англ. «проторенный путь» 2007

Новый инструмент поддержки коллективной работы. Позволяет членам распределенной команды взаимодействовать через единое рабочее информационное пространство, решая разнообразные совместные задачи — от создания документов до интеграции приложений в рамках различных бизнес-процессов [13, с. 123].

С распространением интернета совершенно изменилось понятие рабочего коллектива. Люди, живущие в разных странах и работающие в разных организациях, вполне могут участвовать в совместной разработке одних и тех же проектов. Есть такие сотрудники, которые вовсе никогда не заглядывают в офис, а занимаются своей работой, не покидая дома. Другие постоянно путешествуют и принимают участие в общих проектах, находясь в пути [7, с. 339].

В виртуальном офисе каждый работает там, где ему удобно, однако, если проект совместный, то общий контроль за ходом его выполнения просто необходим. Главная проблема такой организации труда состоит в общих ресурсах. Для тех, кто работает удаленно, не существует обычной офисной инфраструктуры, которая включает серверы, на которых хранятся файлы, залы для проведения конференций и т. д. [4, с. 219].

Во многих случаях это усложняет работу. Если сотрудники офиса свободно могут передать друг другу файлы по локальной сети, поделиться своими мыслями, сесть рядом и вместе обсудить идеи относительно проекта, то для людей, которые находятся на разных континентах, такие способы взаимодействия недоступны [6, с. 265].

Приложение Microsoft Office Groove 2007 создано специально для упрощения совместной работы. Groove предоставляет пользователям пространство для проведения онлайновых встреч, обсуждения общих проектов, передачи файлов напрямую с одного компьютера на другой, хранения версий файлов и многого другого. Фактически, Groove дает возможность всем сотрудникам виртуального офиса почувствовать себя ближе друг к другу, так, будто бы они находятся в одном помещении [5, с. 283].

Работа с Groove начинается с создания новой учетной записи. Она необходима для того, чтобы иметь возможность получать доступ к своим данным с любого компьютера, например, с домашнего, рабочего, ноутбука и т. д. [4, с. 124].

Учетную запись можно включить в общий каталог Groove, чтобы другие пользователи программы могли ее обнаружить [14, с. 135].

Панель запуска Groove чем-то напоминает окно IM Англ. Instant Messaging — «мгновенный обмен сообщениями"-клиента. Тут отображается список контактов, и есть возможность отправить сообщение любому из них. Кроме этого, панель запуска Groove содержит еще одну вкладку «Рабочие области», на которой показывается список всех созданных рабочих областей. Области разделены по категориям: активные (те, которые открыты в данный момент), непрочтенные (те, в которых есть изменения, которые пользователь еще не просмотрел) и прочтенные (те, в которых не было изменений со времени последнего обращения к ним).

Рабочая область является основным элементом Groove, поэтому первое, что необходимо сделать после загрузки программы — создать ее. Правда, может оказаться, что она уже создана другими участниками совместного проекта. В этом случае вам достаточно будет присоединиться к ней [4, с. 399].

Рабочие области могут быть двух типов: стандартная, которая подразумевает наличие нескольких компонентов, и область, обеспечивающая совместный доступ к файлам [13, с. 238].

Стандартная рабочая область по умолчанию включает два средства для общей работы: чат для обсуждения проектов и компонент для обмена файлами [8, с. 342].

Открыв рабочую область, можно отправлять сообщения другим участникам проекта, добавлять файлы, имеющие отношение к совместной работе, приглашать новых пользователей, добавлять другие компьютеры, с которых вы планируете работать с Groove [13, с. 220].

Кроме этого, есть возможность распределения ролей. Каждый член рабочей группы может быть в роли руководителя, участника или же гостя. С каждой ролью связан определенный набор разрешений. Например, гость не может удалять, добавлять и изменять файлы и папки, участник имеет больше полномочий, а руководителю доступны все возможности, вплоть до изменения разрешений для каждой из групп [3, с. 202].

Groove тесно интегрирован с Outlook, MSN Messenger Программа для мгновенного обмена сообщениями в сети Microsoft Network., программами пакета MS Office, а также с популярными приложениями других производителей, в том числе Adobe Photoshop Программа для создания и обработки растровой графики фирмы Adobe., WinRar Программа для работы с архивными (сжатыми) файлами формата RAR в среде операционной системы (ОС) Microsoft Windows., WinZip Программа для работы с архивными (сжатыми) файлами формата ZIP в среде операционной системы (ОС) Microsoft Windows. Используя меню «Файл», можно непосредственно из Groove создать новый документ Word, таблицу Excel, архив и т. д. Преимущество такого способа работы с файлами в том, что вам не нужно тратить время на добавление файлов в рабочую область — они будут там находиться сразу же после создания. Естественно, все правки, которые вы вносите в файлы, тут же автоматически учитываются, и другие участники проекта могут видеть изменения [7, с. 148].

Каждый компонент рабочей области представлен в виде вкладки. При необходимости можно добавлять дополнительные компоненты [10, с. 131].

Например, «Блокнот» можно использовать для записи и хранения заметок, «Альбом» пригодится для создания разных графических элементов, скажем, схем. Компонент «Рисунки» будет полезен, если в проект необходимо добавить цифровые фотографии или другие изображения, а «Отслеживание вопросов» удобно использовать для обсуждения важных вопросов, на которые необходимо ответить в ходе работы. Стоит отметить и специальные компоненты для работы с файлами SharePoint и формами InfoPath [4, с. 318].

Одна рабочая область может содержать несколько компонентов одного типа, что может быть удобно в процессе работы над крупным проектом. Благодаря этой возможности можно создать свои вкладки для каждой небольшой задачи, которая решается в рамках проекта. Для удобства каждую вкладку, соответствующую компоненту, можно переименовать [8, с. 157].

Для проектов, в которых основной задачей является обмен файлами, предусмотрен особый тип рабочей области, которая называется «Совместный доступ к файлу». При создании такой рабочей области необходимо указать папку, в которой будут сохраняться все файлы, относящиеся к проекту. По умолчанию такая папка создается на рабочем столе, но вы можете выбрать для нее любое другое расположение [15, с. 248].

Удобство рабочей области такого типа заключается в том, что управлять файлами можно непосредственно из Проводника. Groove добавляет в него новую панель «Синхронизация папок», при помощи которой можно наблюдать за тем, какие пользователи используют рабочую область, приглашать новых пользователей, добавлять компьютеры, с которыми нужно выполнять синхронизацию, синхронизировать данные рабочей области с файлами на компьютере. По умолчанию новые версии файлов загружаются автоматически, но при желании можно установить ограничения на загрузку или же выбрать ручной режим, в котором загрузка будет выполняться только по запросу пользователя [1, с. 234].

Для каждого файла, который находится в синхронизируемой папке, можно настроить уровень оповещения, и тогда программа будет сообщать о появлении его новой версии [5, с. 337].

Для того чтобы добавить в рабочую область, обеспечивающую совместный доступ к файлам, новый файл, достаточно скопировать его в соответствующую папку. Оповещение о наличии нового файла появится у всех участников рабочей области [14, с. 358].

Groove работает по принципу пиринговой сети, то есть, обмен файлами выполняется непосредственно между пользователями, без необходимости использования FTP-сервера или другого «посредника» для хранения файлов [3, с. 134].

Создать рабочую область, обеспечивающую совместный доступ к файлам, можно не только из окна Groove, но и прямо из Проводника. Для этого достаточно войти в нужную папку и нажать кнопку «Синхронизация папки», которую Groove добавляет на панель инструментов файлового менеджера. Сделав это, вы увидите панель «Синхронизация папок», а новая рабочая область появится в общем списке в окне Groove [1, с. 147].

Microsoft Office InfoPath Англ. Information («информация») и Path («путь») — буквально «путь прохождения информации». 2007

Приложение для создания динамических форм, предназначенных для сбора и совместного использования данных. Помогает оптимизировать бизнес-процессы и улучшить сбор данных в масштабах организации [15, с. 374].

InfoPath позволяет выполнять следующие действия [9, с. 329].

Создание шаблонов форм. В режиме конструктора можно разрабатывать и публиковать удобные для пользователя интерактивные формы. Наряду с возможностями вставки в шаблон формы текстовых полей, списков и других стандартных элементов управления приложение InfoPath позволяет вставлять элементы управления, с помощью которых пользователь может добавлять, удалять, заменять и скрывать разделы формы. Можно создавать самые различные шаблоны формы — от простых шаблонов для сбора данных от непосредственной группы до сложных шаблонов, являющихся частью большого бизнес-процесса. Шаблоны формы InfoPath могут использоваться сами по себе, но можно также создавать формы для работы с существующими базами данных и веб-службами. Для публикации шаблонов форм и доступа к ним может использоваться, например, общая папка в корпоративной сети, веб-сервер или библиотека на веб-узле Microsoft Windows SharePoint Services. Кроме того, при наличии доступа к серверу со службой InfoPath Forms Англ. «формы». Services можно создать единый шаблон формы, который можно будет заполнять либо в InfoPath, либо в веб-обозревателе, либо на мобильных устройствах [3, с. 181].

Заполнение форм. Пользователи заполняют формы на основе шаблонов, созданных в режиме конструктора. При заполнении форм в приложении InfoPath доступны обычные средства, как в документах, например проверка правописания в форме или вставка форматированного текста и рисунков в определенные поля. В зависимости от структуры шаблона может также быть доступным объединение данных из нескольких форм в одной либо экспорт данных в другие приложения. Если шаблон формы можно заполнять в обозревателе, пользователи, на компьютерах которых не установлено приложение InfoPath, имеют возможность заполнять формы в веб-обозревателе или на мобильном устройстве [1, с. 360].

В основе InfoPath лежит язык XML. При разработке шаблона формы приложение InfoPath создает XSN-файл, который представляет собой сжатый файл (CAB), содержащий файлы, необходимые форме для работы, например файлы XML-схемы (XSD) и XSL-преобразования (XSLT). При заполнении формы в InfoPath сохранение или отправка данных, включенных в эту форму, выполняется в формате XML, являющемся отраслевым стандартом. Однако для разработки шаблона или заполнения формы InfoPath знание XML не требуется. Следует отметить, что XML-формат значительно упрощает процесс повторного использования данных из форм в организации. Например, один шаблон формы InfoPath отчета о командировке может использоваться для передачи XML-данных в систему управления взаимоотношениями с заказчиками, систему учета мелких сумм и систему планирования командировок [12, с. 349].

Приложение InfoPath можно использовать для сбора бизнес-данных от разных лиц, например коллег, партнеров, поставщиков и заказчиков. Например, можно создать шаблон формы для отчета о расходах для сотрудников организации [5, с. 242].

Шаблоны форм InfoPath могут представлять собой простые шаблоны, которые применяются несколькими пользователями в небольшой рабочей группе. Например, в группе сбыта из 10 человек форма может использоваться для внесения в нее неофициальной информации о продажах и совместного доступа к этой информации. Данные в таких формах можно объединять в сводный отчет, который будет ежемесячно направляться руководителю [9, с. 353].

Другим вариантом является разработка организациями более сложных шаблонов форм, которые связаны с существующими корпоративными базами данных или интегрированы с существующими бизнес-системами. Например, разработчики из отдела информационных технологий могут создать для организации шаблон формы для управления отчетами о расходах. Он может включать представления и средства бизнес-логики, позволяющие различным категориям пользователей отправлять отчеты о расходах, просматривать их и возмещать затраты отправителю [9, с. 164].

Ниже перечислены некоторые преимущества использования InfoPath [4, с. 214].

Более широкий доступ к формам. При использовании InfoPath и сервера со службами InfoPath Forms Services можно создавать шаблоны форм, совместимые с обозревателем, и делать их доступными на внутренних и внешних веб-узлах. Это дает возможность совместно работать с бизнес-формами многим пользователям, включая сотрудников, заказчиков, поставщиков и партнеров. Чтобы заполнять формы, вовсе необязательно иметь приложение InfoPath на компьютере, также не требуется загружать никакие дополнительные средства из Интернета. Все, что необходимо пользователю, — это доступ к обозревателю, например Windows Internet Всемирная информационно-вычислительная сеть Интернет. Explorer Англ. «исследователь», программа (браузер) фирмы Microsoft для просмотра гипертекстовых документов, в основном размещённых в сети Интернет., Apple Safari Англ. «сафари», программа (браузер) фирмы Apple для просмотра гипертекстовых документов, в основном размещённых в сети Интернет. или Mozilla Firefox Англ. fire («огонь», «огненная») и fox («лисица») — буквально «огненная лиса», программа (браузер) фирмы Mozilla для просмотра гипертекстовых документов, в основном размещённых в сети Интернет. При наличии установленного на компьютере приложения InfoPath просматривать и заполнять формы можно в нем, а не в обозревателе. Можно также создавать шаблоны форм, которые пользователи смогут открывать и заполнять на мобильных устройствах [9, с. 208].

Интеграция с системой Office. Приложение InfoPath работает с рядом других приложений и серверов в системе Microsoft Office, включая Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel и Microsoft Office Access. Например, можно создавать и заполнять формы в сообщениях электронной почты, экспортировать данные из формы в рабочие листы, отправлять данные в базу данных либо запрашивать данные из списка SharePoint. Кроме того, разработчики могут внедрять формы InfoPath — без меню, панелей инструментов и других элементов пользовательского интерфейса — в пользовательские приложения.

Повторное использование данных. Данные, которые вводятся пользователями в формы, не остаются там закрытыми навсегда. Они могут быть преобразованы либо использованы повторно различными способами. Эта гибкость позволяет разработчикам осуществлять интеграцию данных формы с существующими бизнес-процессами. Например, данные, собранные в формах отчетов о продажах, можно использовать для обновления систем компании, таких как планирование корпоративных ресурсов и управление связями с потребителями. Это позволяет сотрудникам компании получать доступ к данным где и когда это необходимо и принимать более обоснованные решения. Своевременные обновления сведений о продажах облегчают другим группам, например операционистам и финансистам, делать точные прогнозы производства и затрат [9, с. 115].

Единообразные, точные данные. Приложение InfoPath включает ряд средств, которые помогают избежать ошибок ввода данных и быстрее заполнять формы. Например, можно использовать формулы для автоматического вычисления математических значений, применять условное форматирование для заострения внимания на данных либо включать проверку правописания для выявления ошибок перед отправкой формы. Кроме того, когда пользователи заполняют форму, для вводимых данных можно выполнить проверку данных на наличие ошибок. Если шаблон формы связан с базой данных или веб-службой, пользователи не смогут отправить данные до тех пор, пока ошибки не будут исправлены. Такой подход гарантирует, что собираемые данные точны, не содержат ошибок и соответствуют установленным стандартам. На приведенном ниже рисунке показано, что видит пользователь на экране при выявлении ошибки в данных [9, с. 165].

Снижение накладных расходов. В отличие от бумажных форм, которые необходимо перепечатывать при каждом изменении, шаблоны форм InfoPath можно легко изменять и публиковать снова. Кроме того, InfoPath автоматически определяет, был ли шаблон обновлен, поэтому в распоряжении пользователей всегда будет последняя версия [15, с. 393].

Поддержка автономного режима. Чтобы заполнить форму InfoPath, не требуется подключение пользователя к сети. Пользователи могут сохранять формы на своем компьютере, работать с ними в автономном режиме, а затем отправлять их в корпоративную сеть при повторном подключении. Это особенно удобно для тех, кто имеет нерегулярный или ограниченный доступ к сетевым ресурсам, например для сотрудников, чья работа требует частых поездок [15, с. 364].

Меньшее количество форм. Вместо распространения и сохранения многочисленных бумажных форм для одного бизнес-процесса можно создать в InfoPath единственный шаблон формы, включающий несколько представлений. Например, в шаблоне формы отчета о расходах можно создать одно представление для сотрудников, вводящих значения расходов, второе — для управляющих, которые утверждают эти расходы, и третье — для сотрудников, занимающихся возмещением затрат. По умолчанию переключение между представлениями осуществляется с помощью команд в меню Просмотр. Можно также создать правила для автоматического переключения представлений при открытии формы пользователями, отправке формы или нажатии кнопки в форме [7, с. 353].

Гибкое использование элементов управления. В дополнение к стандартным элементам управления, таким как текстовые поля и списки, в InfoPath предусмотрен ряд новых элементов управления, например повторяющиеся таблицы, группы выбора и необязательные разделы. Элементы управления такого типа позволяют создавать шаблоны форм, отвечающие конкретным потребностям пользователей. Например, в шаблоне формы отчета о расходах может применяться повторяющаяся таблица, которая позволит пользователям ввести столько расходных статей, сколько требуется [15, с. 181].

Можно также создавать части шаблонов форм, которые можно сохранять и повторно использовать в нескольких шаблонах. Обычно часть шаблона состоит из элементов управления и источника данных и может также включать в себя такие средства как подключения данных, проверку данных и правила. Использование частей шаблонов позволит сэкономить время, а также создать единообразные по виду, структуре и поведению шаблоны форм для организации [3, с. 318].

Поддержка планшетных ПК. При работе с планшетным компьютером можно с помощью пера планшета вводить записи непосредственно в поля формы. InfoPath затем преобразует эти данные в текст. Можно также предоставить пользователям планшетного ПК специальное поле в форме, где они смогут писать или рисовать. Это может быть полезным, если необходимо набросать сложный эскиз или что-то специальное, например математическую формулу или схему определенного бизнес-процесса. В этом случае InfoPath сохраняет рукописные данные вместе с формой, не преобразуя их в текст [1, с. 206].

Microsoft Office OneNote Англ. One («одна») и Note («заметка») — буквально «одна заметка». 2007

Гибкое программное решение, предоставляющее единое место для сбора информации практически любого рода, средства быстрого поиска и коллективной работы. Особенно эффективно на Tablet Англ. «планшетный». PC Англ. «Personal Computer» — «персональный компьютер». с перьевым вводом информации [2, с. 191].

Некоторые хорошие программы незаслуженно оказываются в тени. Причем, это касается не только продуктов никому неизвестных компаний, но и приложений, созданных такими гигантами, как Microsoft. Например, все прекрасно знают о существовании Word, Excel и Outlook, а вот программа OneNote практически никому неизвестна. А между тем, этоприложение может стать отличным дополнением к популярному офисному пакету. Впрочем, даже если вы не используете программы MS Office, OneNote все равно может оказаться для вас хорошим помощником в повседневной работе за компьютером [6, с. 276].

У каждого, кто постоянно работает за компьютером, неизменно накапливается много информации, которую нужно где-то хранить. Интересные статьи из интернета, телефоны клиентов, рецепт Пражского торта и список литературы для диплома — разобраться во всем этом часто бывает непросто. К тому же, очень многие никак не могут избавиться от привычки записывать разную информацию на листочках, случайно попавших под руку. В итоге, на поиск нужных сведений в собственных архивах уходит много времени [5, с. 193].

OneNote — это программа, которая помогает хранить и упорядочивать информацию любого типа. В ней можно хранить текст, изображения, данные, представленные в виде таблиц, аудио и видеофрагенты, ссылки на файлы разных типов. Все это сопровождается очень удобной организацией, простым интерфейсом и отличными возможностями поиска [13, с. 197].

По внешнему виду OneNote больше всего близка к Outlook. Как и в почтовой программе, в OneNote 2007 не отказались от старого интерфейса, как это произошло в Word и Excel. Все основные команды вынесены на панели инструментов, к остальным можно получить доступ из главного меню [6, с. 226].

Если рабочим проектом в Word является документ, а в Excel — рабочая книга, то в OneNote мы имеем дело с записными книжками. Записная книжка — это главный элемент программы, в котором хранятся все сведения, которые заносит пользователь. Записные книжки имеют разделы, а разделы состоят из страниц. При желании (например, если страница содержит слишком много информации, а нужно показать, что новые данные относятся к этой странице) можно также создавать так называемые подстраницы [13, с. 229].

Поскольку в OneNote можно одновременно работать с несколькими записными книжками, в программе предусмотрена возможность удобного переключения между ними. Для этого используется специальная область «Записные книжки» в левой части окна программы [11, с. 307].

При желании эту область можно развернуть, тогда названия записных книжек будут отображаться не вертикально, а горизонтально, а, кроме этого появится возможность быстро переходить к нужному разделу [7, с. 399].

Впрочем, для перехода между разделами удобно использовать вкладки, которые размещены аккурат над рабочей областью [10, с. 262].

А для перемещения между страницами используется панель в правой части окна программы. По желанию пользователя ее ширина может быть уменьшена или увеличена [4, с. 283].

Стоит отметить и наличие полноэкранного режима, в котором пропадают все элементы интерфейса, кроме панелей инструментов, и все пространство отводится под рабочую область. Такой режим удобен, если вы долго работаете с одной страницей, и вам не нужно переключаться между разделами или записными книжками [12, с. 243].

Для того чтобы было проще сориентироваться в программе, предлагается ряд шаблонов для создания собственной записной книжки, среди которых такие как личная, рабочая, студенческая. Такие записные книжки по умолчанию включают несколько разделов, при переходе в каждый их которых дается пояснение относительно того, какую информацию в нем можно хранить. Впрочем, если вы достаточно организованны, вы можете создать пустую записную книжку и заполнить ее нужными разделами самостоятельно [14, с. 189].

Как уже было сказано выше, в OneNote можно хранить самые разные типы данных, причем, по желанию пользователя, они могут находиться на одной странице или на разных. Первое, что предлагается сделать при создании новой страницы — ввести ее заголовок. Очень удобно, что при этом не нужно делать никаких лишних действий — когда вы создаете страницу, курсор уже установлен в поле для ввода заголовка, а как только вы заканчиваете ввод и нажимаете Enter, заголовок появляется на панели перехода между страницами, а вы переходите к основному содержанию заметки [11, с. 380].

Текст можно вводить прямо в программе или же вставлять из других приложений. Страница OneNote совершенно не похожа на страницу текстового редактора — текст и другие данные тут размещаются в отдельных блоках [5, с. 215].

Такие блоки можно перетаскивать по рабочей области, изменять их размер, частично или полностью перекрывать ими другие блоки. Иными словами, пользователю предоставляется полная свобода в организации рабочей области [1, с. 192].

В одном блоке не обязательно должны находиться только данные одного типа — блок может содержать, например, текст и изображение. Для того чтобы сделать блок активным, достаточно просто навести курсор на текст, изображение или другие данные, которые в него входят [15, с. 339].

Ввод данных в OneNote продуман очень хорошо. По умолчанию работает проверка русской и английской орфографии, есть возможность быстрого создания таблиц. Для того чтобы выполнить ввод данных в виде таблицы, достаточно использовать клавишу Tab. Просто введите данные, которые должны располагаться в первой ячейке, после чего нажмите Tab. Первая и вторая ячейки будут созданы автоматически. При помощи этой же клавиши можно создавать нужное число ячеек и заполнять их [9, с. 290].

Еще одна особенность ввода данных в OneNote — арифметические вычисления по ходу ввода. Предположим, вы заносите в OneNote информацию о расходах на предстоящее путешествие. После того, как приблизительная смета будет составлена, вы можете набрать простое математическое выражение, например, 45+65+90=. Как только вы нажмете клавишу «Пробел» после знака «равно», OneNote автоматически выполнит расчет и добавит результат выражения. Однако нужно учитывать, что при изменении данных, нужно снова нажимать пробел после знака «равно», поскольку программа автоматически не обновляет результат [5, с. 260].

Если в OneNote заносятся данные, скопированные из других программ Microsoft, например, Word или Internet Explorer, то после текста или изображения помещается адрес источника — путь к файлу на жестком диске или адрес веб-страницы. Это здорово экономит время, поскольку, копируя, например, информацию для какой-нибудь работы, не нужно вручную вводить адрес сайта, с которого она взята. К сожалению, эта функция не работает при копировании информации из браузера Opera, зато с Firefox работает отлично [12, с. 370].

Каждый блок данных можно помечать, используя теги, например, «критически важно», «источник для статьи», «вопрос», «запомнить», «обсудить с руководителем» и т. д. Каждому тегу соответствует красочная иконка, которая помещается слева от помеченного блока. Один блок может быть помечен несколькими тегами [2, с. 270].

Разработчики позаботились не только о большом числе предустановленных тегов, но и о возможности их редактирования. Выбрав команду «Настройка личных тегов» в списке «Тег», можно добавить новые пометки, отредактировать уже имеющиеся или удалить ненужные [7, с. 123].

Помеченные заметки можно просмотреть на области задач «Сводка тегов». Тут они группируются по тегам, благодаря чему можно быстро окинуть взглядом, например, ту информацию, которая помечена как важная. Используя фильтры, можно ограничивать показ заметок с тегами только теми, которые относятся к текущему разделу или записной книжке. Есть и фильтры по дате, при помощи которых можно вывести заметки, добавленные в течение последней недели, месяца и т. д. [7, с. 320].

Если вам трудно сходу определить, в какой записной книжке должны быть размещены данные, ничего страшного. В OneNote предусмотрен специальный раздел «Неподшитые заметки». Тут можно создавать сколько угодно страниц с данными, которые не относятся ни к одной из записных книжек. Все заметки из этого раздела можно в любой момент перенести в одну из записных книжек. Для этого достаточно перетащить ярлык с названием страницы на область записных книжек в любой из разделов. Точно так же можно перетаскивать страницы из одной записной книжки в другую [8, с. 228].

Впрочем, даже если ваши заметки так и будут оставаться «неподшитыми», поскольку вы не будете находить время для переноса их в записные книжки, вряд ли вы в них потеряетесь. В OneNote есть мощные возможности поиска, поэтому неупорядоченные данные — это не проблема. Окно для поиска компактно расположено возле вкладок-разделов [15, с. 410].

Для того чтобы выполнить поиск, достаточно просто ввести ключевое слово. При желании можно задать область поиска — только текущий раздел, только эта записная книжка, все открытые записные книжки [9, с. 267].

После того, как поиск будет завершен, вместо окошка поиска появится специальная панель со ссылками. Используя ее, можно перемещаться между страницами, на которых обнаружено искомое слово [10, с. 128].

Кроме этого, есть возможность просмотреть весь список страниц, соответствующих запросу, в одном окне. Для этого достаточно открыть область задач, где выводятся фрагменты текста, в которых встречается искомое слово. Найденные фрагменты текста можно сортировать по разным критериям: по дате, по разделу, по заголовку [3, с. 189].

Если вы занимаетесь сбором информации в интернете, то переключаться между окнами браузера и OneNote, чтобы добавить заметку в программу, неудобно. В этом случае можно воспользоваться функцией заметок на полях. Стоит щелкнуть по значку OneNote в области системного трея, и на экране появится небольшое окошко, куда можно помещать заметки. Это окошко удобно тем, что его можно уменьшить до подходящего размера и поместить в любом месте экрана. Окно заметки на полях постоянно находится поверх всех окон, поэтому можно не беспокоиться о переключении между окнами программ [1, с. 148].

Все данные, которые вы копируете в такое окно, автоматически сохраняются. После того, как вы его закрыли, все содержимое заметки на полях можно найти в разделе «Неподшитые заметки».

Одна из интересных возможностей OneNote — создание снимка экрана. Конечно, вы не найдете тут мощных функций, которые есть в специализированных программах для создания скриншотов, но для быстрого копирования какой-нибудь графической информации с экрана монитора OneNote прекрасно подходит. Чтобы воспользоваться этой функцией, нужно перейти в окно программы, где нужно выполнить захват экрана, щелкнуть по значку OneNote правой кнопкой мыши и выбрать команду «Создать вырезку экрана». После этого экран будет закрашен полупрозрачным белым цветом. Чтобы сделать скриншот какой-то области, нужно просто выделить ее, очертив прямоугольник. Снимок экрана будет автоматически сохранен в OneNote в разделе «Неподшитые заметки».

Среди многочисленных функций OneNote стоит отметить и возможность распознавания текста в рисунках. На первый взгляд, может показаться, что эта функция не имеет никакого отношения к программе для ведения заметок, но это не так. Например, некоторые владельцы сайтов устанавливают защиту от копирования текста. Если же сделать снимок страницы, а затем распознать ее, вы получите текст, удобный для дальнейшей работы. Есть и другие ситуации, когда возможность распознавания текста может пригодиться — например, если на веб-странице телефоны, почтовые адреса или ящики электронной почты помещены в виде графических файлов (так часто делают, чтобы защититься от спама).

Для распознавания текста достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши по рисунку, помещенному в OneNote, и выбрать команду «Копировать текст из рисунка». Если она неактивна, то нужно сначала выбрать команду «Поиск текста в рисунках» и указать язык — английский или немецкий. К сожалению, русский язык не поддерживается [1, с. 198].

OneNote прекрасно подходит для хранения личных данных, но в случае необходимости ее можно использовать и в многопользовательском режиме. В программе предусмотрено достаточно много возможностей для совместной работы [10, с. 263].

Во-первых, можно создать общедоступную записную книжку, куда одновременно смогут вносить записи разные пользователи. Это удобно, если несколько человек работают над одним и тем же проектом, поскольку все сведения, которые вносит один из участников, автоматически будут отображаться в копиях записной книжки у других пользователей [9, с. 203].

Во-вторых, можно открыть сеанс совместного доступа к заметке и в режиме реального времени обменяться мыслями по поводу того или иного проекта. Для удобства визуального восприятия данные, которые добавляют разные участники, помечаются цветом. Кроме этого, во время сеанса совместной работы всегда можно видеть, список подключенных к нему пользователей [14, с. 342].

Еще одна удобная возможность, на которую стоит обратить внимание, — выделение некоторой области курсором. Если активировать эту функцию, то можно будет «рисовать по экрану», обращая внимание участников сеанса на те или иные данные. Нарисованные линии и другие фигуры автоматически пропадают через несколько секунд и поэтому не загромождают рабочее пространство [9, с. 235].

Microsoft Office Outlook Англ. «вид», «перспектива». 2007

Клиент обмена сообщениями. Универсальное средство для управления временными и другими данными с возможностью их организации, упорядочения и поиска [1, с. 176].

Microsoft Outlook — персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware Англ. Group («группа», «групповой») и Ware («продукт») — программное обеспечение для поддержки групповой (коллективной) работы. компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office [12, с. 399].

Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы [6, с. 315].

Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Англ. «обмен (сообщениями электронной почты)». Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке [12, с. 111].

Microsoft Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов Функции управления контактами малого предприятия, интегрированные с возможностями Outlook. Это позволяет управлять контактами и данными о клиентах и отслеживать в одном месте продажи и маркетинговые мероприятия [4, с. 289].

Microsoft Outlook 2007 с Диспетчером контактов — это мощный инструмент для управления клиентами и контактами, позволяющий повысить эффективность продаж, маркетинга и обслуживания клиентов [14, с. 397].

За счет нового интерфейса, новых инструментов управления проектами и маркетинга, а также расширенных возможностей настройки Диспетчер контактов для Outlook 2007 позволяет управлять всеми сведениями о клиентах организации в рамках приложения Outlook, которое обычно используется для обмена сообщениями электронной почты и работы с календарями [10, с. 104].

Microsoft Office SharePoint Designer Англ. «проектировщик». 2007

Инструмент на базе FrontPage Англ. «титульная страница»., предназначен для разработки и управления Web Англ. «паутина». WWW — World Wide Web (англ. «всемирная паутина»), совокупность гипертекстовой информации, размещённой на компьютерах-серверах под управлением специального программного обеспечения (веб-сервера), образующих веб-сайты, доступной посредством сети Интернет.-сайтами [10, с. 354].

Office SharePoint Designer 2007 предлагает набор средств, позволяющих автоматизировать бизнес-процессы, создавать эффективные приложения поверх платформы Microsoft SharePoint и адаптировать узел SharePoint для ваших потребностей — и все это в управляемой среде информационных технологий [7, с. 351].

1.3 Программы для деловой графики и презентаций

Microsoft Office PowerPoint Англ. «сильное преимущество». 2007

Новые графические возможности, средства форматирования и удобный интерфейс программы позволяют быстро создавать динамические профессионально оформленные презентации [1, с. 400].

Программа PowerPoint является лидером среди систем для создания презентаций. С ее помощью текстовая и числовая информация легко превращается в профессионально выполненные слайды и диаграммы, пригодные для демонстрации перед современной весьма требовательной аудиторией [2, с. 192].