Организация учета поступления и выбытия основных средств

Учет поступления основных средств в исследуемом учреждении ведется в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01 декабря 2010 года № 157н. Основные средства поступают в школу № 61 в результате:

• — использования бюджетных средств, направленных на приобретение основных средств за плату у других предприятий и лиц;
• — как выявленные в результате неучтенные объекты основных средств, ввод в эксплуатацию которых должен быть документально оформлен.

Приемка основных средств в эксплуатацию в школе № 61 осуществляется комиссией, которая назначается приказом директора. Председателем комиссии назначается один из заместителей директора исследуемого учреждения, в состав комиссии включаются заместитель директора, главный бухгалтер, два учителя.

Для выполнения задач по учету основных средств в исследуемом учреждении разработана рациональная система документооборота в соответствии с утвержденным в ней графиком, определены лица, ответственные за сохранность и перемещения объектов основных средств. Все хозяйственные операции, проводимые школой № 61, оформляются оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными данными, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Поступление основных средств оформляется следующими формами первичной учетной документации:

• — актом о приемке-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 306 001), кроме объектов основных средств стоимостью до 3000 руб. и библиотечного фонда;
• — актом о приемке-передаче здания (сооружения) (ф. 306 030), с приложением документов, подтверждающих государственную регистрацию объектов недвижимости в установленных законодательством случаях;
• — актом о приемке-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 306 031);
• — накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 306 032);
• — актом о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 306 002);
• — товарной накладной (ф. 330 212).

В школу № 61 поступили основные средства — шкаф широкий полуоткрытый и шкаф-тумба, оформленные товарной накладной от 15 мая 2015 года № 368 (приложение 14). В данной накладной указаны реквизиты организации-грузоотправителя ООО «Капиталплюс» и грузополучателя, также заносится основание — договор от 20 апреля 2015 года № 140. Необходимо указать наименование товара, его характеристику и сорт, количество (2 шкафа широких полуоткрытых и 1 шкаф-тумба), цену (7668 рублей и 2343 рубля стоят 2 шкафа широких полуоткрытых и 1 шкаф-тумба).

В исследуемом учреждении 09 апреля 2015 года комиссией по приему-передаче был подписан акт № 79 о приеме-передаче объекта основных средств — цифровой ТВ тюнер с медиаплеером (приложение 15). В данном документе были указаны следующие данные:

• — информация об организации-получателе;
• — дата принятия к бухгалтерскому учету — 09 апреля 2015 года;
• — номер амортизационной группы — 4;
• — первоначальная стоимость — 2980 рублей;
• — срок полезного использования — 7 лет;
• — приложение — техническая документация;
• — состав комиссии: председатель — заместитель директора по учебной работе О. В. Антипова, члены — учитель русского языка Т. А. Воробьева, заместитель директора по учебной работе Е. Н. Денисова, учитель начальных классов С. А. Кочанова, главный бухгалтер Е. Н. Крючкова;
• — материально ответственное лицо — заместитель директора по административно-хозяйственной части И. В. Воронкина, принявшая объект на ответственное хранение.

Акт № 82/1 о приеме-передаче объекта основных средств был составлен 27 апреля 2015 года (приложение 16). Объектом является двухместный ученический стол. В данном акте содержится следующая информация: данные организации-получателя; дата принятия к бухгалтерскому учету — 27 апреля 2015 года; номер амортизационной группы — 4; первоначальная стоимость — 20 785,80 рублей; срок полезного использования — 7 лет; приложение — техническая документация; состав комиссии; материально ответственное лицо — заместитель директора по административно-хозяйственной части И. В. Воронкина. В таблице 2.5 представлены бухгалтерские записи, которые оформляют поступление основных средств в школу № 61.

Таблица 2.5.

Бухгалтерские записи по поступлению основных средств в МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 61».

Руб.

В актах ф. 306 001, 306 030, 306 031 указывают наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения. Они составляются на каждый отдельный объект основных средств. Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования, если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце.

Акт (накладная) после оформления с приложенной технической документацией (паспорт, чертежи), относящейся к данному объекту, передается на утверждение директора школы № 61, а затем в бухгалтерию. На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств.

Внутреннее перемещение основных средств оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 306 032). Накладную выписывают в трех экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта в инвентарном списке основных средств, третий передается получателю.

Аналитический учет основных средств ведется в инвентарных карточках учета основных средств и группового учета основных средств. Инвентарные карточки в школе № 61 составляются в одном экземпляре. В приложениях 17−19 продемонстрированы инвентарные карточки от 29 мая 2015 года под №№ 956, 961, 967. Рассмотрим их оформление и заполнение.

В заголовочной части карточек указываются:

• — наименование учреждения — МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 61»;
• — наименование структурного подразделения — кабинеты № 14 и № 16;
• — полное наименование объекта учета — доска настенная 1-элементная магнитная и меловая, шкаф широкий со стеклом в рамке и шкаф для одежды с дополнительными полками;
• — местонахождение объекта совпадает со структурным подразделением;
• — фамилия, имя, отчество материально ответственного лица (Воронкина Ирина Викторовна);
• — инвентарный номер объекта — 410 136 000 029, 410 136 000 034 и 410 136 000 040;
• — номер амортизационной группы — 4;
• — срок полезного использования — 7 лет.

В содержательной части карточки отражаются:

• — дата и номер акта ввода в эксплуатацию — 10 февраля 2015 года во всех случаях, акты под №№ 35, 40, 46;
• — первоначальная (восстановительная) стоимость — 5246,20 рублей, 8510,20 рублей и 7112,80 рублей,
• — сведения по амортизации (норма амортизационных отчислений в процентах и сумма начисленной за месяц амортизации, последняя дата начисления амортизации) — во всех трех случаях амортизация была начислена 100% при вводе в эксплуатацию,
• — результаты оприходования — совпадают с датой и номером акта ввода в эксплуатацию,
• — результаты внутреннего перемещения — накладные от 17 марта 2015 года под № 39 и № 41.

В оформляющей части карточки указываются должность, подпись, расшифровка подписи лица, заполнившего карточку. Чаще всего это директор школы № 61, главный бухгалтер либо материально ответственное лицо.

В приложении 20 представлена инвентарная карточка № 63 от 14 марта 2013 года объекта основных средств — ПЭВМ «Искра» с инвентарным номером 10 400 049, 5 амортизационной группой, десятилетним сроком полезного использования. Это основное средство отличается от предыдущих трех тем, что амортизацию ему начисляли в течение всего времени полезного использования (10 лет) с 01 января 1998 года по 01 января 2008 года. А также еще этому компьютеру делали переоценку на состояние 01 января 2007 года с коэффициентом 1,19. Результаты переоценки привели к увеличению балансовой стоимости и амортизации на 726,37 рублей (с 3823 рублей до 4549,37 рублей). ПЭВМ «Искра» выбыла 14 марта 2013 года по причине списания на нужды учреждения.

Инвентарная карточка учета основных средств открывается на каждый объект основных средств. Записи в ней производятся на основании первичных учетных документов: актов о приемке-передаче основных средств, технических паспортов заводов-изготовителей и других документов. Инвентарная карточка группового учета основных средств открывается на группу объектов основных средств и предназначена для учета библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря. Для библиотечных фондов открывается одна карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой. Инвентарные карточки хранятся в картотеках бухгалтерии и располагаются по соответствующим субсчетам и группам с подразделением внутри их по материально ответственным лицам.

Инвентарный список основных средств применяется для учета основных средств (кроме библиотечных фондов) в местах их хранения (эксплуатации). Список ведется материально ответственным лицом. В него записывают каждый объект с указанием номера инвентарной карточки, заводского номера, инвентарного номера, наименования объекта.

Все числящиеся на балансе школы № 61 основные средства закрепляют за должностными лицами, которые несут ответственность за сохранность объектов. Лица, на ответственном хранении которых находятся основные средства, назначаются приказом директора исследуемого учреждения. С ними заключают договоры о полной материальной ответственности за сохранность основных средств, находящихся на ответственном хранении.

Для организации учета и обеспечения контроля над сохранностью каждому объекту основных средств (кроме объектов стоимостью до 3000 рублей включительно, а также библиотечного фонда независимо от стоимости, от того, находится ли он в эксплуатации, запасе или на консервации) присваивается в момент составления акта приема-передачи инвентарный номер.

Инвентарный номер объекта основных средств в школе № 61 состоит из двенадцати знаков: первый знак — код источника финансового поступления, второй-четвертый знаки — коды синтетического учета, пятый-шестой знаки — это коды аналитического учета, седьмой-двенадцатый знаки — порядковый номер объекта в группе (1 — 999 999) (приложение 1). Присвоенный объекту инвентарный номер в исследуемом учреждении обозначается материально ответственным лицом в присутствии директора исследуемого учреждения или его заместителя и главного бухгалтера путем нанесения несмываемой краски на объекты основных средств.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в школе № 61. Инвентарные номера списанных с бюджетного учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бюджетному учету объектам. В соответствии с инвентарными номерами основные средства отражаются во всех первичных документах, которыми оформляется их движение, а также в регистрах аналитического учета. В школе основному средству — шкафу для одежды дополнительными полками присвоили инвентарный номер 410 136 000 040, где знаки расшифровываются следующим образом:

«4» — код источника финансового поступления (субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания),.

«101» — код синтетического учета объекта учета (основные средства),.

«36» — код аналитического учета группы и вида (производственный и хозяйственный инвентарь — иное движимое имущество учреждения),.

«40» — порядковый номер объекта в группе (номер 40).

Синтетический учет наличия и движения основных средств в школе № 61 осуществляется в соответствии со следующей классификацией, установленной Общероссийским классификатором основных фондов:

• 1. Нежилые помещения — недвижимое имущество учреждения (здание школы).
• 2. Сооружения — недвижимое имущество учреждения (спортивная площадка).
• 3. Машины и оборудование — особо ценное движимое имущество учреждения (автоматизированное рабочее место заведующего пищеблоком, интерактивные доски, машина посудомоечная, полноцветный принтер).
• 4. Прочие основные средства — особо ценное движимое имущество учреждения (полномасштабный муляж школьника).
• 5. Машины и оборудование — иное движимое имущество учреждения (видеокамера, колонки акустические, микшер с усилителем, проектор с потолочным креплением, морозильный шкаф с глухой дверью и другие).
• 6. Прочие основные средства — иное движимое имущество учреждения (компьютеры и ноутбуки).

Выбытие основных средств в школе № 61 происходит в результате:

• — продажи;
• — списания в случаях морального или физического износа;
• — ликвидации при авариях, стихийных бедствиях;
• — выявления недостачи при их инвентаризации;
• — частичной ликвидации при выполнении работ по реконструкции.

В исследуемом учреждении создана и утверждена приказом директора по школе комиссия по списанию, передаче, реализации объектов основных средств (далее — комиссия).

При списании основных средств комиссия:

• — осуществляет проверку дефектных ведомостей, прилагаемых к актам на списание, и передачу объектов основных средств;
• — производит непосредственный осмотр объекта, подлежащего списанию, и определяет его непригодность к дальнейшей эксплуатации, невозможность восстановления или его нецелесообразность;
• — устанавливает причины, обусловливающие необходимость списания основных средств (износ, преждевременное выбытие вследствие нарушения нормальных условий эксплуатации или аварии и другие), а в необходимых случаях — виновных в этом лиц;
• — определяет возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта.

Выбытие основных средств оформляется следующими первичными документами:

• — актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 306 003);
• — актом о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 306 033);
• — актом о списании автотранспортных средств (ф. 306 004);
• — актом о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 504 143);
• — актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 504 144) с приложением списков исключенной литературы.

Акты о списании объектов основных средств составляет комиссия, назначаемая руководителем организации, в двух экземплярах (первый передается в бухгалтерию, второй остается у сотрудника, ответственного за сохранность объекта). В приложениях 21−22 представлены два акта: один от 14 марта 2013 года № 14, другой от 27 февраля 2015 года под № 1. В них указываются:

• — наименование организации (МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 61» в обоих случаях);
• — структурное подразделение (школа № 61 в обоих случаях);
• — материально ответственное лицо (Воронкина Ирина Викторовна в обоих случаях);
• — дата списания с бухгалтерского учета (совпадает в обоих случаях с датой составления акта);
• — причина списания объекта (списано на нужды учреждения в обоих случаях);
• — наименование объекта основных средств (видеокамера МВК-09СКм с кодером видеосигнала и комплект демонстрационных магнитов для школьной доски);
• — инвентарные номера (10 400 198 и 10 900 194);
• — дата принятия к бухгалтерскому учету (14 января 2009 года и 11 декабря 2010 года);
• — фактический срок эксплуатации (в обоих случаях 4 года и 2 месяца);
• — первоначальная стоимость (4616 рублей и 3393 рубля);
• — состав комиссии по списании объектов основных средств (коллектив школы № 61).

Акт о списании исключенной из библиотеки литературы составляется постоянно действующей комиссией, назначаемой директором учреждения. Акт оформляется в двух экземплярах и утверждается директором школы. Первый экземпляр акта с приложением списков с указанием причин на исключение литературы из библиотеки передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица. Списки устаревшей по содержанию литературы, пришедшей в ветхость (изношенность книг, утеря страниц, восстановление которых не представляется возможным), морально устаревшей составляются раздельно. Списание литературы с баланса производится и оформляется на основании утвержденного акта. В списках на исключение из библиотеки литературы, устаревшей по содержанию (пришедшей в ветхость), указываются инвентарный номер издания, автор книги, ее название, цена, количество списываемых книг и их стоимость.

В таблице 2.6 представлены бухгалтерские записи по списанию основных средств в школе № 61.

Таблица 2.6.

Бухгалтерские записи по выбытию основных средств в МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 61».

Руб.

Необходимо обратить внимание на то, что списывается только стоимость объектов основных средств, переданных в эксплуатацию. Сами объекты продолжают учитываться по нулевой остаточной стоимости (одновременно по первоначальной и списанной) в течение всего срока их полезного использования.

Учет операций по выбытию и перемещению объектов основных средств ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов. Для контроля над соответствием учетных данных по объектам основных средств у материально ответственных лиц и данных по соответствующим счетам аналитического учета счета 10 100 000 «Основные средства» составляется оборотная ведомость по нефинансовым активам.

В заключение следует отметить, что учет поступления основных средств в школе № 61 осуществляется в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01 декабря 2010 года № 157н. Данные средства поступают в исследуемое учреждение в результате использования бюджетных средств на приобретение основных средств и неучтенных основных средств. Поступление основных средств оформляется актами, накладными на внутренне перемещение и товарными накладными. Аналитический учет основных средств ведется в инвентарных карточках. Синтетический учет наличия и движения основных средств в школе № 61 осуществляется в соответствии с классификацией, установленной Общероссийским классификатором основных фондов. Выбытие основных средств в исследуемом учреждении происходит в результате продажи, списания в случаях морального или физического износа, выявления недостачи при их инвентаризации или частичной ликвидации при выполнении работ по реконструкции. Списание в школе № 61 оформляется актами о списании.