Программы управления проектами

СОДЕРЖАНИЕ Введение

1. Необходимая терминология

2. Корпоративное управление проектами

3. Системы управления проектами

3.1 Две группы программных продуктов

3.2 MS Project

3.3 Primavera

3.4 Spider Protect

3.5 Open Plan

Выводы Введение Тема контрольной работы «Программы управления проектами»

Хотя специалисты утверждают, что управление проектами (project management) насчитывает столько же лет, сколько и человечество, тем не менее активное их использование началось с появлением вычислительной техники. Так, в середине 50-х годов прошлого столетия М. Уолкер из компании Дюпон вместе с Д. Келли из компании Ремингтон Рэнд попытались использовать ЭВМ для составления планов-графиков крупных комплексов работ по модернизации заводов Дюпон. Это был первый в мире метод описания проекта с использованием вычислительных средств, сегодня известный как метод Уолкера-Келли или метода критического пути (СРМ — Critical Path Method) — МКП.

Почти в это время при создании ракетной системы Поларис был разработан метод анализа и оценки программ PERT (Program Evaluation and Review Technique), перекликающийся с выше упомянутым методом МКП. За 50 лет метод «критического пути» не только получил широкое применение в повседневной практике управления, но и обусловил появление специальной научно-прикладной дисциплиныуправление проектами.

Термин проект происходит от латинского слова projectus, что означает «брошенный вперед», т. е. объект управления, который можно представить в виде проекта, отличает возможность предусмотреть его состояние в будущем. Следует заметить, что деятельность как объект управления рассматривается в виде проекта тогда, когда:

— она объективно имеет комплексный характер и для ее эффективного управления важное значение имеет анализ внутренней структуры всего комплекса работ (операций, процедур, ресурсов, времени и т. д.);

— переходы от одной работы к другой определяют основное содержание всей деятельности;

— достижение целей деятельности связано с последовательно-параллельным выполнением всех элементов этой деятельности;

— ограничения по времени, финансовым, материальным и трудовым ресурсам имеют особое значение в процессе выполнения комплекса работ;

— продолжительность и стоимость деятельности явно зависит от организации всего комплекса работ.

Перечислим перечень основных задач, для решения которых используются системы управления проектами:

— разработку расписания исполнения проекта без учета (и с учетом) ограниченности ресурсов;

— определение критического пути и резервов времени исполнения операций проекта;

— определение потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании;

— определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов;

— анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков;

— учет исполнения проекта;

— анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.

1. Необходимая терминология Для того, чтобы быстро освоиться с материалом контрольной, в которой кратко представлены основные программные продукты для управления проектами, сразу же приведем основные термины:

Работа.

Основной элемент дискретной деятельности, на выполнение которого требуется время и который может задержать начало выполнения других работ. Момент окончания работы означает факт получения конечного результата. На практике для ссылки на детальный уровень работ часто используется термин задача (в терминах управления проектами это синонимы).

Веха.

Событие или дата в ходе осуществления проекта, которые используются для отображения состояния завершенности тех или иных работ (синоним — события).

Связи.

Логические зависимости между работами.

Сетевая диаграмма.

Графическое отображение работ проекта и их взаимосвязей. Сетевые диаграммы отображают сетевую модель в графическом виде как множество вершин, соответствующих работам, связанные линиями, представляющими взаимосвязи между работами. Существует другой тип сетевой диаграммы, называемый сеть типа вершина-событие. При данном подходе работа представляется в виде линии между двумя событиями (узлами графа), которые в свою очередь отображают начало и конец данной работы.

Критический путь.

Максимальный по продолжительности полный путь в сети. Работы, лежащие на этом пути, также называются критическими. Длительность критического пути определяет наименьшую общую продолжительность работ по проекту в целом.

Временной резерв (запас времени).

Разность между самым ранним возможным сроком завершения работы и самым поздним допустимым временем ее выполнения.

Анаграмма Ганга.

Горизонтальная линейная диаграмма, на которой задачи проекта представляются протяженными во времени отрезками, характеризующимися датами начала и окончания, задержками и другими временными параметрами.

Структура разбиения работ.

Иерархическая структура последовательной декомпозиции задач проекта на подзадачи.

Ресурсы.

Компоненты деятельности, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т. д.

Ресурсная гистограмма.

Гистограмма, отображающая потребности проекта в том или ином виде ресурсов в каждый момент времени.

Ресурсное календарное планирование.

Планирование сроков начала работ при ограниченных наличных ресурсах.

Анализ реализуемости проекта.

Понятие реализуемости имеет ряд своих разновидностей: логическая реализуемость, временной анализ, физическая (ресурсная) реализуемость, финансовая реализуемость.

Исходный план.

План выполнения работ проекта, содержащий исходные сведения об основных временных и стоимостных параметрах работ, который принят к исполнению.

2. Корпоративное управление проектами Рынок современного ПО для управления проектами представлен широким спектром продуктов, различающихся степенью удовлетворения требований к корпоративному управлению проектами. Корпоративное управление проектами — это методология организации, планирования, руководства, координации и контроля людских и материальных ресурсов всей совокупности проектов организации, направленная на эффективное достижение целей проектов через применение современных методов и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени и качеству.

ПО для корпоративного управления проектами должно обеспечивать:

— масштабируемость для управления всеми проектами организации разного размера;

— возможность интеграции с другими информационными системами организации;

— поддержку организационной структуры;

— управление рисками;

— поддержку различных методик планирования и контроля работ проекта;

— поддержку множества целей;

— анализ портфелей проектов;

— многопользовательскую работу;

— распределенную работу с информацией.

3. Системы управления проектами

3.1 Две группы программных продуктов Достаточно условно системы управления проектами делятся на две группы:

— системы начального уровня (иначе называются системами календарного планирования и контроля — СКПК) стоимостью до $ 800;

— профессиональные системы управления проектами, стоимость которых может превышать $ 5000.

Отличительными чертами программного обеспечения СКПК являются:

— поддержка расписания из неограниченного количества операций с учетом приоритетов операций, расчет критического пути, вычисление резервов времени; длительность в часах, днях, неделях или комбинированная;

— умение работать с пользовательскими календарями для операций и ресурсов;

— поддержка всех видов связей, типов работ, типов ресурсов (возобновляемые, невозобновляемые);

— способность работать с иерархической структурой работ (WBSWork Breakdown Structure);

— возможность выполнения выборки, сортировки, группировки, суммирования по кодам WBS и ID (идентификаторам) работ;

— поддержка основных видов визуального представления (диаграмма Ганта, PERT-диаграмма, таблица работ/ресурсов, таблица связей, гистограммы ресурсов).

Как правило, современные системы календарного планирования, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают в себя:

— средства проектирования структуры работ проекта;

— средства планирования по МКП;

— средства ресурсного планирования (описание, назначение и оптимизация загрузки ресурсов);

— некоторые возможности стоимостного анализа;

— средства контроля за ходом исполнения проекта;

— средства создания отчетов и графических диаграмм.

В отличие от СКПК, профессиональные системы управления проектами в своей функциональности заметно отличаются друг от друга. И это, как правило, уже не отдельные программы, а комплексы, в состав которых входят различные утилиты и модули, предназначенные для решения специфических задач.

В то же время следует отметить, что на сегодняшний день наиболее распространенные электронные системы управления проектами развились настолько, что становится все сложнее разделять программные продукты каждой из этих групп, поэтому далее рассмотрим наиболее распространенные системы без классификационных делений.

3.2 MS Project

Расширенное семейство продуктов Microsoft Project 2002 сочетает в себе средства управления проектами, доступа к информации и поддержки коллективной работы, а также является мощной платформой управления проектами (рис. 1). Новое семейство Microsoft Project 2002 состоит из следующих продуктов (ранее в версиях 98, 2000 был только один продукт):

— Microsoft Project Standard (для бизенес-менеджеров). Это обновленная версия основного продукта управления проектами от Microsoft для управления проектами, в том числе для планирования и формирования графиков выполнения проектов. В сочетании с сервером Microsoft Project Server позволяет организовать коллективную работу над проектом в масштабах рабочей группы на предприятии;

— Microsoft Project Professional (для профессиональных менеджеров). Новое приложение, которое с Microsoft Project Server 2002 обеспечивает поддержку коллективной работы над проектами и предоставляет средства анализа и управления ресурсами в масштабах крупного предприятия (включает всю функциональность Microsoft Project Standard);

— Microsoft Project Server 2002 (сервер групповой работы). Продукт семейства Microsoft .NET Server, который в сочетании с Micros-oft Project Professional и Microsoft Project Standard обеспечивает полноценную поддержку коллективной работы над проектами, а также содержит средства анализа и управления ресурсами в масштабах всего предприятия;

— Microsoft Project Web Access (Microsoft Project Server Client Access Licenses). Web-интерфейс, предоставляющий доступ к информации о проектах и средствах анализа для руководителей и членов групп, которым не нужен полный набор функций управления в Microsoft Project. Эти пользователи могут обращаться к информации о проектах через Web-браузер Internet Explorer (версия не ниже 5.0).

Применяемая система SmartTags является интерфейсным решением, облегчающим работу пользователя, отмечая элементы проекта, которые кажутся «подозрительными». Кроме того, в Microsoft Project Server имеется целый спектр оригинальных возможностей: напоминание по электронной почте, списки оперативных задач с отслеживанием, библиотека проектных документов, отслеживание версий проектов и документов, вопросы по задачам и их отслеживание, управляемые замечания по задачам, отслеживание связей задач, документов, вопросов, замечаний и др.

Microsoft Project Server позволяет легко построить групповой органайзер задач. Пользователи могут создавать списки дел (ToDo) и назначать, кто их может видеть. Используя поставляемую вместе с Microsoft Project Server систему SharePoint, можно организовать библиотеку документов, привязывая их к задачам не ссылкой на файл, а через библиотеку с «версионностью» и блокировками документов.

Замечания к задачам не позволяют организовать переписку класса «Запрос-Ответ», новая функция отслеживания запросов не только позволяет «прикрепить» переписку к задачам проекта, но отлеживать ее прохождение. Участники рабочих групп проекта могут получать от Microsoft Project Server уведомления о необходимости предпринять некоторые действия, например, ответить на запрос о состоянии дел по задачам. Важным является также то, что сервером рассылок уведомлений теперь является Microsoft Project Server и пользователи могут настроить свои персональные опции по работе уведомлений.

Сервер, который раньше назывался Microsoft Project Central, стал называться Microsoft Project Server, а под названием Project Central развертывается новый проектный Web-сервис. Этот Web-сервис (www.proiectcentral.com) сделан для небольших рабочих групп в компаниях разного масштаба.

Рис. 1. Управление проектами в Microsoft Project

Среди механизмов управление ресурсами в Microsoft Project 2002 можно отметить:

— блокировки пула ресурсов;

— связь пула ресурсов с MS Exchange и Active Directory;

— поиск ресурсов по признакам и занятости;

— корпоративный пул ресурсов;

— ролевые ресурсы;

— мастер оптимизации ресурсов;

— Web-центр управления ресурсами.

Microsoft Project 2002 Professional позволяет пользователям получить отчетность современного уровня на базе аналитического OLAP-сервиса MS SQL.

Впервые Microsoft оборудовала свой проектный инструментарий средствами моделирования корпоративного класса «что-если?». Используя Portfolio Modeler, можно проанализировать, как разные сценарии развития проектов скажутся на сроках, себестоимости, загрузке ресурсов и т. д.

3.3 Primavera

Для построения интегрированной системы управления проектами компания предлагает несколько своих программных продуктов. Так, программой начального уровня является SureTrak Project Manager. Профессиональный пакет управления проектами Primavera Project Planner (РЗ) (рис. 2) применяется для работы со сложными многоуровневыми иерархическими проектами. Кроме того, существует и система масштаба предприятия, работающая по технологии клиент/сервер Primavera Project Planner for the Enterprise (P3e).

В качестве системы управления контактами предлагается Expedition, а для доступа к информации проектов через Интернет используется Webster for Primavera.

Рис. 2. Главное окно Primavera Project Planner

Вместе с программой поставляется несколько десятков стандартных шаблонов (макетов) представления проектов, а также есть возможность создания и сохранения пользовательских макетов. Встроенный генератор отчетов Report Smith позволяет создавать любые табличные и графические отчетные формы, иерархическую организацию проекта по произвольной комбинации кодов.

Для моделирования проекта доступен набор инструментов, включающий в себя до 20 уровней WBS и 16 пользовательских полей данных. Реализованы 9 типов работ, все типы зависимостей между работами и 10 типов ограничений. Текущее расписание проекта может сравниваться с неограниченным числом базовых планов.

В пакете реализован анализ отклонений хода работ от запланированного методом освоенного объема (Cost/Schedule Control System Criteria — C/SCSC) и прогнозирование основных параметров проекта. В качестве средства анализа рисков предлагается продукт Monte Carlo, который позволяет оценить вероятность выполнения проекта в заданные сроки в пределах бюджета.

3.4.Spider Protect

Российская система управления проектом Spider Project 8.0 от компании «Технологии управления «Спайдер» поставляется в трех выпусках:

— Lite;

— Desktop;

— Professional.

Рабочее пространство главного окна программы разбито на 3 функциональные панели. На левой панели размещены ярлыки открытых проектов, на средней — 16 ярлыков шаблонов представления и данные проекта, а на правой — ярлыки открытых документов проекта. Документ проекта можно создать из текстовых файлов, html-файлов или файлов баз данных.

В Spider Project, наряду с продолжительностью, можно задавать физические объемы работ. Продолжительность определяется пакетом в процессе составления расписания работ в зависимости от производительности назначенных ресурсов. Наряду с положительными и отрицательными временными задержками, реализованными во всех пакетах, можно использовать и объемные задержки.

Кроме отдельных ресурсов, можно задавать мультиресурсы и пулы.

Мультиресурсы — это группы ресурсов, которые выполняют работы вместе (например, бригадой). Мультиресурсы можно назначить на исполнение операций целиком, что означает назначение всех ресурсов, которые в них входят.

Пулы — это группы взаимозаменяемых ресурсов.

Spider Project позволяет использовать неограниченное количество составляющих стоимости, причем в разных валютах.

Для анализа исполнения проекта, а также для анализа «что-если» важно иметь возможность сохранять прежние версии проекта и иметь возможности для сравнения и анализа отклонений текущей версии проекта от предыдущих. В Spider Project можно хранить неограниченное количество версий проекта и анализировать ход исполнения работ не только по сравнению с какой-то базовой версией, но и с любой другой.

Расчет расписания проекта методом МКП производится без учета ограничения по ресурсам и имеет точное математическое решение. В Spider Project вычисляется ресурсный критический путь и резервы сроков исполнения операций с учетом ограниченности ресурсов.

При моделировании рисков в качестве исходной информации используются не оценки продолжительности (оптимистические, пессимистические), а оценки производительности ресурсов.

В этой программе реализована оригинальная поддержка групповой работы над проектом. Ответственный за свою часть проекта (фазу) представляет менеджеру проекта свои файлы, за менеджером остается решение принять или отвергнуть изменения.

Система взаимодействия между участниками проекта с использованием Интернет реализуется по следующей схеме. Созданная главным менеджером полная версия проекта передается на сервер с указанием списка пользователей и уровня доступа тех, которым она предназначается. Пользователи системы, согласно включенным в список ограничениям по доступу к проектам, могут получить план проекта. В результате выполнения функции управления пользователь передает измененный план (фазы, подфазы) обратно на сервер, откуда он может быть получен руководителем проекта.

При обращении к серверу система проводит идентификацию пользователя, обеспечивая, таким образом, разграничение доступа к проектам. Взаимодействие между участниками проекта можно осуществлять через несколько серверов.

3.5 Open Plan

Программный продукт Open Plan от компании Welcom Software Technology позиционируется как профессиональная система управления проектами масштаба предприятия и выпускается в 3 версиях:

— Enterprise;

— Professional;

— Desktop.

Интерфейс Open Plan весьма оригинален: рабочее пространство представлено в виде нескольких рабочих столов, на которых помещаются ярлыки к стандартным объектам (файлам проектов, календарям, ресурсам, шаблонам). При открытии проекта открывается «записная книжка проекта» — набор рабочих столов с ярлыками файлов, непосредственно относящимся к проекту. Эффектно реализована функция Директор Управления Проектами (ДУП), представляющая собой инструментарий автоматизации повторяющихся процессов при управлении проектами. В поставку программы входит 35 стандартных шаблонов ДУП, разбитых, согласно рекомендациям PMI (www.pmi.org) на 8 категорий. Естественно, есть функция создания и сохранения пользовательских шаблонов представления и шаблонов ДУП.

В Open Plan реализовано два базовых метода расчета расписания:

— планирование при ограниченном времени.

Приоритетной является необходимость придерживаться общей даты завершения проекта при попытке минимизировать степень перегрузки ресурсов. В результате ресурсы могут быть перегружены;

— планирование при ограниченных ресурсах.

Приоритет отдается предотвращению перегрузки ресурсов, даже если это приведет к выходу проекта за рамки расписания. При этом замедляется завершение проекта на столько, на сколько это необходимо для полного избежания перезагрузки ресурсов. В этой программе реализован тип материальных ресурсов с ограниченным сроком хранения. При назначении исполнителей на операции можно указывать требуемую квалификацию или альтернативный ресурс и тогда, при ресурсном планировании, система предложит наиболее оптимальный, с точки зрения загрузки, ресурс.

Благодаря иерархической организации ресурсов можно создавать любые структуры статей затрат. Функция анализа рисков встроена в систему (рис. 3). Для длительности избранных или всех работ проекта вводятся оптимистическая и пессимистическая оценки, далее по методу Монте-Карло определяется вклад вероятностей в даты проекта.

В состав Open Plan входит модуль Web Publisher, с помощью которого выполняется публикация данных проекта на Web-сервере.

В качестве системы управления бюджетом проектов компания Welcom Software Technology предлагает продукт Cobra. Совместное использование Cobra с этой или другой системой управления проектами позволяет построить интегрированную систему управления календарным графиком и затратами проекта.

Рис. 3. Наглядная картина рисков в проекта

Выводы В процессе выполнения контрольной работы мы ознакомились с программами управления проектами, а именно:

— с решаемыми задачами;

— необходимой терминологией;

— корпоративным управлением проектами;

— системами управления проектами.

Произвели краткое ознакомление с системами:

— MS Project;

— Primavera;

— Spider Protect;

— Open Plan.