Проблемы деятельности подразделения «Склады» и пути их преодоления

В организации цепочек поставок — идет ли речь о снабжении из единого распределительного центра, об оптимизации поставок сырья и материалов на предприятие или о работе крупного дистрибьютора — четкая организация функционирования склада, а также организация документооборота, имеют огромное значение.

Именно здесь — например, при приеме товара или комплектации заказа, — зачастую нерационально тратится огромное количество времени. Как этого избежать? Как наладить работу сложного складского механизма?

Заведующий складом знает, что проблемы, возникающие периодически, весьма разнообразны:

• · злоупотребления персонала (или подозрения о том, что они имеют место);
• · постоянная неопределенность с реальными материальными остатками, приводящая к неполной ясности о том, какой товар и в каком количестве надо заказать поставщику;
• · наличие «потерянных» ТМЦ на большом складе (заставленных другими ТМЦ или задвинутых в малодоступные места);
• · регулярно возникающая пересортица (следствие «человеческого фактора» — спешки, невнимательности, недостаточной квалификации, а иногда — и злого умысла), касающаяся не только разных артикулов, но и одноименных товаров с разными сроками хранения (партии с бульшим сроком хранения отпускаются раньше, т.к. должны быть ближе расположены к месту отгрузки);
• · наконец, недостаточная оперативность при приеме и отпуске товара со склада, что приводит к низкой эффективности работы.

Кроме того, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее (организация документооборота), подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. К тому же, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. На ТОО «Казхимволокно» был изучен процесс документооборота после чего выделен ряд проблем, общих для всех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

• · большое количество дублирующей документации (личная карточка сотрудника, журнал выдачи ТМЦ, журнал принятия ТМЦ на склад, цеховой журнал регистрации ТМЦ и другие);
• · документы теряются;
• · накапливается множество документов, назначение и источник которых недостаточно ясны;
• · документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• · тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• · создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
• · на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Именно специальная информационная система (ИС) с элементами внутренней логистики, определяющая технологии размещения товаров, комплектации заказов и отгрузки поможет справиться с подобными проблемами или исключить их изначально. Благодаря этой технологии удастся свести к минимуму «человеческий фактор» и отладить процессы учета и движения товаров на складе.

Внедрение системы электронного документооборота, к тому же, позволит решить многие проблемы, такие как:

• · обеспечит слаженную работу всех подразделений;
• · упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
• · повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
• · повысит оперативность доступа к информации;
• · позволит разграничить права доступа сотрудников к информации;
• · способствует прохождению сертификации по системе качества ISO 9001:2000.

Прежде чем такая система сможет заработать, на складах рекомендовано было провести некоторые подготовительные работы:

• · разбить их на зоны (например, зона приемки товара, зона длительного хранения, зона комплектации заказов, зона отгрузки; и т. д.);
• · разметить места хранения (на стеллажах, полках и других поверхностях) — каждой такой ячейке был присвоен свой «адрес», который в виде специальной этикетки размещен рядом с данной ячейкой и занесен в систему (вместе с другими характеристиками ячейки — объемом, грузоподъемностью, температурой и пр.). «Адрес» содержит информацию и в виде штрих-кода (далее ШК) и в «человекочитаемой» форме.

Специальным образом была организована и маркировка прибывающего товара — кроме артикула и индивидуального штрих-кода, используется еще и кодирование упаковки разного объема: так, на коробку наносится один ШК (отличный от ШК товара), на паллету — другой. Эти коды несут в себе информацию о самом товаре, его количестве в данной упаковке, ее объеме (если надо — весе и пр.).

Далее процесс работы складов выглядит так: прибывающие ТМЦ сортируются (при необходимости перепаллетируется), соответствующим образом маркируются, после чего информация о них вводится в систему (вместе с данными из накладной), которая автоматически подбирает для них ячейки. Далее система автоматически формирует распоряжение (в виде списка с адресами), в котором четко обозначено, в какую ячейку и какое количество ТМЦ следует разместить.

Подбор товара на складе готовой продукции (комплектация заказа) представляет собой обратную задачу, которая также выполняется при помощи ИС. Заведующий складом по представленным в базе данных позициям имеющегося в наличии товара оформляет накладную, согласно которой оператор формирует задание грузчикам. В нем, как и при размещении товара, указаны: адрес ячейки, артикул (или ШК), стоимость с НДС и количество требуемой продукции.

Такая технология работы позволяет использовать маркировку ТМЦ и ячеек в удобной для человека форме, однако максимальный эффект достигается при применении сканирующих устройств (стационарных сканеров, мобильных терминалов сбора данных, в том числе и радиосканеров, приобретение которых в достаточном количестве рекомендовано руководству предприятия). В этом случае сотрудник, занимающийся комплектацией заказа, может быстрее найти ячейку и товар, проверить адрес размещения и правильность найденной позиции. Это особенно важно при наличии однородного товара с разным сроком годности, который маркируется штрих-кодом как разные партии. Таким образом, с помощью ИС достаточно несложно составить своеобразный отчет о сформированном заказе, который затем вводится в систему (для контроля ухода товара и качества работы персонала).