Заключение. 
Автоматизация документооброта

Проведенные нами исследования и работы по созданию автоматизированной системы управления нормативной и технической документацией (АСУ НТД), позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:

• 1)Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
• 2)Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:
  • — неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
  • — попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
  • — накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
  • — большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие — малая скорость обработки и информации, а значит — медленная реакция на новые воздействия;
  • — избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
  • — противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
  • — бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
  • — невозможность установления истории работы с документами;
  • — непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
  • — избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.
• 3)Изучение понятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».
• 4) Проведенный в работе аналитико-синтетический анализ платформ для создания автоматизированных систем управления документацией, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной платформы, которая бы решала большинство выше перечисленных проблем. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, возможность системы работать с большими объемами информации, критерий безопасности, удобства эксплуатации, наличае большого количества средств для конфигурирования и расширения функциональности системы. С помощью данных критериев была выделена платформа Documentum которая соответствует всем потребностям в области управления нормативной и технической документацией, удобства формирования единого делопроизводственного пространства и которая стала базой для внедрения электронного документооборота в разработанной нами системе.
• 5)Разработано техническое задание на создание АСУ НТД
• 6)Была создана автоматизированная система электронного документооборота нормативной и технической документации (АСУ НТД).

При создании АСУ НТД нами были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота.