Функциональная модель функции «Выбор поставщика»

Функция «Выбор поставщика» напрямую связана с двумя предшествующими ей функциями («Определение потребности в материале» и «Подготовка списка возможных поставщиков») и полностью зависит от них. На рисунке 2.1 представлена функциональная схема процесса выбора поставщика в закупочной логистике.

Рис. 2.1 Функциональная схема процесса выбора поставщика

Сценарии процессов определения потребности в материале подготовки списка возможных поставщиков и выбора поставщика

Более подробно рассмотрим эти функции с помощью сценария. На рисунке 2.2 представлен сценарий процесса определения потребности в материале и подготовки списка возможных поставщиков.

Определение потребности в материале включает следующие этапы:

• 1) Определение потребности в материале.
• 2) Оформление заявки на материал.
• 3) Согласование заявки на материал.

Определение потребности в материале На данном этапе происходит определение потребности в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале). Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации менеджеру по закупкам в виде заявки на материал.

Оформление заявки на материал В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки.

В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов.

Согласование заявки на материал На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал, согласует её содержание с менеджером по складированию и заместителем начальника ОЛ. Такое согласование может проводиться с помощью проставления реквизита «визы» в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал.

Подготовка списка возможных поставщиков На данном этапе, на основании полученной заявки на материал, менеджер по закупкам составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал Данная стадия состоит из следующих этапов:

• 1) Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.
• 2) Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой на материал.

Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:

• — Традиционная почта;
• — Средства факсимильной связи;
• — Электронная почта;
• — Личная доставка представителем Исполнителя (Заказчика)
• — Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал.

В соответствии с данной заявкой на материал менеджером по закупкам подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем заместителем начальника ОЛ, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

Отправка запроса на материал Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материал отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи.

На рисунке 2.3 изображен рассматриваемой в данной работе функции «Выбор поставщика», которая является составной частью процесса закупочной логистики.

Рис. 2.2 Сценарий процесса определения потребности в материале и подготовки списка возможных поставщиков

Выбор поставщиков Данная стадия состоит из следующих этапов:

• 1) Получение предложений от возможных поставщиков;
• 2) Согласование полученных предложений;
• 3) Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков;
• 4) Выбор наиболее подходящих поставщиков.
• 5) Оформление договора о поставке материала

Рис. 2.3 Сценарий процесса выбор поставщика

Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

Согласование полученных предложений При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации.

Регистрация получения предложений При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

Выбор наиболее подходящих поставщиков На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании — возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.

Оформление или продление договора с Поставщиком На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно.