Основные способы обработки данных (на примере пакета MS Office)

Иметь дело с обширными таблицами, содержащими как основные, так и производные данные, приходится во многих областях жизни. В частности, это относится ко всем видам финансовой и учетной деятельности. В докомпьютерную эпоху такие таблицы вели вручную: основные данные вписывали, производные данные вычисляли на арифмометрах, а сама таблица либо имела вид большого разграфленного листа бумаги (ведомости), либо хранилась в виде картотеки.

Автоматизация табличных расчетов во много раз повышает эффективность и качество работы. Компьютерные программы, предназначенные для хранения и обработки данных, представленных в табличном виде, называют электронными таблицами (соответствующий английский термин — spreadsheet).

Первые программы электронных таблиц появились вместе с первыми персональными компьютерами. В начале 80-х годов электронные таблицы SuperCalc буквально произвели переворот в сознании людей, занимавшихся экономическими и финансовыми расчетами.

Хотя для создания таблиц можно использовать различные программы Microsoft Office, для создания определенных типов таблиц некоторые программы подходят лучше других.

Для создания таблицы со сложным графическим форматированием, таки как маркированные списки, нестандартная табуляция, нумерация, выступы, индивидуальное форматирование ячеек и разбиение ячеек по диагонали, необходимо использовать Microsoft Word.

Для создания разметки веб-страницы следует использовать Microsoft FrontPage или Microsoft Word или необходимо создать страницы доступа к данным с помощью Microsoft Access.

Для создания таблицы, которая включает сложные вычисления, статистический анализ или диаграммы, следует использовать Microsoft Excel.

Для создания таблицы с мощными средствами сортировки и поиска используются Access или Excel.

Для создания таблицы с мощными средствами реляционной базы данных и создания отчетов используется Microsoft Access.

Для создания таблицы, которую можно легко включить в презентацию, следует использовать Microsoft PowerPoint.

Табличными данными можно обмениваться между различными компонентами Microsoft Office.

Рассмотрим как происходит обработка данных в различных программах Microsoft Office. В Microsoft Word существуют следующие способы работы с таблицами:

Быстрое изменение формата таблицы с помощью команды Автоформат таблицы.

Использование и модификация встроенных стилей таблиц, предлагаемых Microsoft Word, создание собственных стилей.

Перемещение и копирование таблицы, изменение размера таблицы.

Корректировка таблиц, занимающих несколько страниц, для обеспечения правильного отображения данных.

Изменение ширины столбцов (фиксированная ширина, подгонка ширины по содержимому).

Изменение направления текста.

Вставка интервала между ячейками таблицы, изменение полей ячейки.

Добавление вложенных таблиц и создание разметки страницы.

Сортировка содержимого таблицы.

Самый простой способ создать таблицу в программе Word состоит в использовании позиций табуляции. Но этот способ недостаточно гибок, потому что многие таблицы трудно представить в простой форме. Основной метод создания таблиц в программе Word не страдает от таких ограничений и предоставляет самые широкие возможности по отображению текста в рамках таблиц.

• 1. Небольшие таблицы создают с помощью кнопки «Добавить таблицу» на панели инструментов. Открывшаяся палитра позволяет быстро создать пустую таблицу.
• 2. Пустую таблицу с произвольным числом строк и столбцов создают с помощью команды «Таблица — Добавить таблицу.» Число строк и столбцов задают с помощью счетчиков диалогового окна Вставка таблицы.
• 3. Кнопка «Таблицы и границы», а также команда «Таблица — Нарисовать таблицу» позволяют нарисовать таблицу в документе вручную. При этом открывается панель инструментов «Таблицы и границы». Сначала рисуют внешний контур таблицы, а затем разбивают ее на отдельные ячейки.
• 4. Строки или столбцы таблицы могут содержать разное число ячеек. Для этого сначала создают таблицу с равным числом ячеек в строках и столбцах, а потом объединяют или разделяют отдельные ячейки. Выделив необходимые ячейки, дают команду «Таблица — Объединить ячейки» или «Таблица — Разбить ячейки».
• 5. Линии, разбивающие таблицу, можно рисовать или удалять вручную. На панели инструментов «Таблицы и границы» для этой цели служат кнопки «Нарисовать таблицу» и «Ластик».

Ввод в таблицу осуществляют по ячейкам, причем в любом порядке. Ячейка может содержать несколько абзацев текста. Клавиша ТАБ позволяет переходить от текущей ячейки к следующей. Каждую ячейку таблицы можно форматировать независимо от остальных. Более того, если щелкнуть на ячейке правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт Направление текста, то строки текста в ячейке таблицы можно расположить вертикально.

• 6. Если таблицу используют не как особый элемент оформления текста, а она действительно содержит «табличные данные», то ее можно отформатировать стандартным образом. Команда «Таблица — Автоформат» (или кнопка «Автоформат» на панели «Таблицы и Границы») позволяет применить один из готовых стандартных форматов, определяющих шрифты, границы и цвета ячеек таблицы.
• 7. Для изменения границ и цвета заливки ячеек таблицы вручную служат кнопки «Внешние границы» и «Цвет заливки» на панели инструментов «Таблицы и границы». Раскрывающиеся палитры, вызываемые этими кнопками, можно «оторвать» от соответствующих, кнопки использовать как независимые панели инструментов.

Большие возможности работы с табличными данными заложены в Microsoft Excel. Здесь каждый документ представляет собой набор таблиц — рабочую книгу, которая состоит из одного или многих рабочих листов. Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга может состоять из нескольких рабочих листов. На рабочем листе можно создать одну или несколько рабочих таблиц, хотя создавать более одной таблицы на рабочем листе не принято.

Рабочая таблица состоит из ячеек, которые образуются в местах пересечения строк и столбцов. Ячейка является элементарным контейнером для хранения данных.

В ячейке могут храниться данные трех типов: числовые, текстовые и формулы. Формула — это математическое выражение, начинающееся со знака «=>» и определяющее порядок вычисления значения в производной ячейке на основе значений из основных или других производных ячеек Каждая ячейка имеет адрес. Этот адрес состоит из номеров столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка.

Для автоматизации вычислительных операций в Excel можно работать с группой ячеек, как с единым целым. Такая группа ячеек называется диапазоном. В качестве диапазона может выступать фрагмент строки, столбца или прямоугольная область. Диапазон задается адресами первой и последней входящих в него ячеек.

Диапазоны, принадлежащие одному рабочему листу, являются двумерными. У них две координаты: строка и столбец. В Excel есть возможность создания трехмерных диапазонов. В качестве третьего измерения используется рабочий лист. Ячейки, расположенные на разных рабочих листах, образуют трехмерные диапазоны.

При вычислении значения в производной ячейке в качестве исходных данных могут использоваться значения, находящиеся в других ячейках. Ссылка на ячейки в формулах может быть абсолютной и относительной. При абсолютной адресации в качестве адресов исходных ячеек используются конкретные значения номеров строк и столбцов. При относительной адресации адреса исходных ячеек определяются относительно адреса производной ячейки.

Microsoft Access относится к СУБД — системам управления базами данных. Системы управления базами данных (СУБД) — это специальные программные средства, предназначенные для работы с файлами баз данных (файлами специального формата, содержащими информацию, структурированную заданным образом). Современные СУБД позволяют хранить в виде файлов данные любых типов: числовые, текстовые, графические, звуковые, видео и т. д.

Данные в базах хранятся в виде таблиц. Каждая таблица имеет структуру. Структура таблицы определяется составом ее полей и их свойствами. Важнейшими свойствами полей являются: тип поля и размер поля. Для хранения разных типов данных используют поля соответствующих типов.

Данные, хранящиеся в таблице, можно изменять, удалять, сортировать, фильтровать, размножать и выполнять с ними другие операции.

Для автоматизации операций по работе с данными, в частности для отбора нужных данных, применяют специальные объекты, которые называются запросами.

В СУБД Access 9х запросы создают с помощью специального бланка запроса по образцу. С помощью запросов на выборку производят выбор данных из базы, их обработку, выполнение итоговых вычислений и другие операции. По результатам работы запроса создается временная результирующая таблица.

На основе результирующей таблицы можно создавать новые таблицы или изменять существующие. Для этого служат запросы на изменение.

Для ввода данных в таблицы или для просмотра данных в наглядной форме служат специальные объекты, называемые формами. Формы — это экранные объекты.

Структура форм состоит из разделов и элементов управления.

Проектирование формы состоит в размещении элементов управления на бланке формы и в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Создание форм можно выполнять автоматически (автоформы), полуавтоматически (с помощью Мастера) или вручную (в режиме Конструктора).

Размещение элементов управления на бланке формы автоматизировано. В большинстве случаев при создании нового элемента запускается программа «Мастер», с помощью которой происходит настройка свойств элемента управления.

Для создания печатных документов, которые содержат информацию из базовых таблиц или из результирующих таблиц, полученных по результатам работы запросов, служат специальные объекты — отчеты.

Таблицы, запросы, формы и отчеты являются основными объектами базы данных. Их разрабатывает разработчик базы. Пользователь базы использует эти объекты без вмешательства в их структуру.

Разработчик базы данных имеет также два типа дополнительных объектов: макросы и модули. Эти объекты создают в тех случаях, когда стандартных средств управления базой данных оказывается недостаточно для выполнения операций, необходимых заказчику системы. С помощью макросов создают макрокоманды, упрощающие наиболее утомительные операции с базой, а с помощью модулей, написанных на языке программирования Visual Basic, создают программные процедуры для выполнения нестандартных операций.