Введение. 
Создание базы данных в MS Access

Таблицы только хранят данные, но необходимо иметь возможность выбрать заданные данные из нескольких таблиц. Именно для этого служат запросы на выборку.

В запросах на выборку данные могут: отбираться по многим критериям; сортироваться; с ними могут производиться вычислительные операции.

Запрос это временная таблица. Это значит, что данные в них не хранятся постоянно, а только временно вызываются из таблиц, по заранее заданному шаблону, в момент активизации запроса. Таким образом, в базе данных постоянно хранится только шаблоны вызова данных (временные таблицы удаляются после закрытия запроса), а сама информация не дублируется.

Во время создания, в запросе необходимо оставить ссылки на таблицы откуда будут вызываться данные (добавление таблиц в запрос). Если нужная таблица не добавлена, то перед открытием запроса, требуемые данные будут запрашиваться в диалоге.

Цель работы: освоение приемов работы в процессе создания базы данных в MS Access (анализ предметной области, анализ данных, построение модели данных, создание структуры и заполнение таблиц БД).

Основные понятия баз данных

Основой многих информационных систем (прежде всего, информационно-справочных систем) являются базы данных.

База данных — совокупность связанных данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования, независимая от прикладных программ, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ, постоянного обновления и использовании.

В большинстве случаев базу данных можно рассматривать как информационную модель некоторой реальной системы, например книжного фонда библиотеки, кадрового состава предприятия, учебного процесса в школе и так далее. Такую систему называют предметной областью базы данных и информационной системы, в которую она входит.

Классификация по способу хранения данных делит БД на централизованные и распределенные. Вся информация и централизованной БД хранится на одном компьютере. Это может быть автономный ПК или сервер сети, к которому имеют доступ пользователи-клиенты.

Распределенные БД используются в локальных и глобальных компьютерных сетях. В последнем случае разные части базы данных хранятся на разных компьютерах. Известны три разновидности структуры данных: иерархическая, сетевая и табличная.

Соответственно по признаку структуры базы данных делятся на иерархические БД, сетевые БД и реляционные (табличные) БД. Слово «реляционная» происходит от английского relation — отношение.

Отношение — математическое понятие, но в терминологии моделей данных отношения удобно изображать в виде таблицы. В последнее время наиболее распространенным типом баз данных стали реляционные БД. Известно, что любую структуру данных можно свести к табличной форме.

Структурированное представление данных называется моделью данных.

Основной информационной единицей реляционной БД является таблица. Реляционные БД используют табличную модель данных. База данных может состоять из одной таблицы — однотабличная БД, или из множества взаимосвязанных таблиц — многотабличная БД. Структурными составляющими таблицы являются записи и поля.

Каждая запись содержит информацию об отдельном объекте системы: одной книге в библиотеке, одном сотруднике предприятия и т. п. А каждое поле — это определенная характеристика (свойство, атрибут) объектов: название книги, автор книги, фамилия сотрудника, год рождения и т. п. Поля таблицы должны иметь несовпадающие имена.

При этом строки таблицы соответствуют кортежам отношения, а столбцы — атрибутам. Ключом называют любую функцию от атрибутов кортежа, которая может быть использована для идентификации кортежа. Такая функция может быть значением одного из атрибутов (простой ключ), задаваться алгебраическим выражением, включающим значения нескольких атрибутов (составной ключ). Это означает, что данные в строках каждого из столбцов составного ключа могут повторяться, но комбинация данных каждой строки этих столбцов является уникальной.

Для каждой таблицы реляционной БД должен быть определен главный ключ — имя поля или нескольких полей, совокупность значений которых однозначно определяют запись. Иначе говоря, значение главного ключа не должно повторяться в разных записях. Для строчного представления структуры таблицы применяется следующая форма: имя_таблицы (ИМЯ_ПОЛЯ₁, ИМЯ_П0ЛЯ₂, …). Подчеркиваются имена полей, составляющие главный ключ. Каждое поле таблицы имеет определенный тип. макрос вычислительный поисковый.

Тип — это множество значений, которые поле может принимать, и множество операций, которые можно выполнять над этими значениями. Существуют четыре основных типа для полей БД: символьный, числовой, логический и дата.

Программное обеспечение, предназначенное для работы с балами данных, называется системой управления базами данных — СУБД. Наибольшее распространение на персональных компьютерах получили реляционные БД, использующие табличное представление данных.

Основные действия, которые пользователь может выполнять с помощью СУБД:

создание структуры БД;

заполнение БД информацией;

изменение (редактирование) структуры и содержания БД;

*поиск информации в БД;

сортировка данных;

защита БД;

проверка целостности БД.

База данных — организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения, но внешней памяти ЭВМ, регулярного обновления и использования. База данных представляет собой информационную модель определенной предметной области. Классификация баз данных возможна по характеру информации: фактографические и документальные БД; по структуре данных: иерархические, сетевые, реляционные БД; по способу хранения данных: централизованные и распределенные БД. Реляционные БД (РБД) — наиболее распространенный тип БД, использующий табличное представление данных.

Реляционная база данных — база данных, основанная на реляционной модели. Основные понятия организации данных в РБД: таблица, запись, поле, тип поля, главный ключ таблицы. СУБД (система управления базами данных) — программное обеспечение для работы с базами данных.