Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами

Согласно статье 12 Закона «О бухгалтерском учете», для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка [1.25].

Инвентаризация — это прием бухгалтерского учета, при котором проверяется соответствие фактического наличия имущества и обязательств организации на определенную дату данным бухгалтерского учета.

Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия инвентаризации, являются Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. N 34н; Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. N 49; Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденное Приказом Министерства финансов РФ от 6 июля 1999 г. N 43н.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» инвентаризация является обязательной в следующих случаях:

• Ш при составлении годовой отчетности;
• Ш при смене материально ответственных лиц на день приемки _ передачи дел;
• Ш после пожара или стихийных бедствий немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;
• Ш при установлении фактов утраты имущества (вследствие краж, ограблений, хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества) немедленно по установлении этих фактов и т. д.

Целью инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, бюджетом, подотчетными лицами, работниками, депонентами, с банками и другими кредитными учреждениями, другими дебиторами и кредиторами является проверка обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Все плановые инвентаризации проводятся по заранее утвержденному графику. Кроме плановых инвентаризаций предприятие может при необходимости проводить и внеплановую выборочную инвентаризацию, например, если подозревается мошенничество.

Процесс инвентаризации можно подразделить на три основных этапа: подготовительный, основной и заключительный. На первом этапе проводятся следующие мероприятия.

Во-первых, оформляется приказ руководителя о проведении инвентаризации. Приказ составляется по унифицированным формам № ИНВ₂₂ и № ИНВ₂₃ и содержит информацию о содержании, объеме, порядке и сроках проведения инвентаризации, а также персональном составе инвентаризационной комиссии.

Во-вторых, формируется инвентаризационная комиссия, обычно включающая представителей администрации, бухгалтеров и др.

В-третьих, определяются сроки проведения и виды инвентаризуемого имущества и обязательств. Эти сведения фиксируются в приказе.

В-четвертых, материально ответственные лица дают расписки о том, что все необходимые документы сданы в бухгалтерию, движения по объектам инвентаризации в момент ее проведения нет.

На втором этапе происходит выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. На этом этапе выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

И, наконец, третий этап сводится к оформлению результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, виновные лица привлекаются к ответственности.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности затрагивает проверку обоснованности сумм, числящихся на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а также счетах 68, 69, 71, 73, 79.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

• а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также с обособленными подразделениями компании;
• б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
• в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы, по которым истекли сроки исковой давности.

Как активы, так и обязательства проверяются на правильность отнесения их к краткосрочным или долгосрочным. Помимо этого, в ходе инвентаризации расчетов уточняется их оценка.

Инвентаризационная комиссия проверяет документацию по дебиторской и кредиторской задолженности, устанавливает наличие договоров, момент перехода права собственности на товары по договорам купли-продажи, проверяет расчетные документы поставщика и документы, служащие основанием для оприходования последних.

Инвентаризационная комиссия заполняет акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17 (последовательно с дебиторами и кредиторами) и справку к акту (приложение к форме № ИНВ-17).

В едином акте по форме № ИНВ-17 должны быть указаны:

• Ш счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;
• Ш суммы задолженности, согласованные и несогласованные с дебиторами (кредиторами);
• Ш суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

В справке к акту указываются: наименование и контактная информация кредитора; основание возникновения задолженности; дата возникновения и сумма задолженности; ее вид (дебиторская, кредиторская); реквизиты документа, подтверждающего задолженность. Подписанная бухгалтером справка с указанием видов задолженности в разрезе счетов бухгалтерского учета является основанием для составления акта по форме № ИНВ-17 и должна быть приложена к нему.

Комиссия проводит инвентаризацию на основании договоров, платежных документов, актов сверки расчетов, налоговых деклараций, авансовых отчетов и т. д.

Списание дебиторской задолженности должно быть обосновано документами, подтверждающими истечение срока исковой давности, прекращение обязательства вследствие ликвидации контрагента или нереальность взыскания задолженности.

По результатам инвентаризации расчетов может быть принято решение об образовании резерва по сомнительным долгам. В балансе дебиторская задолженность показывается за вычетом резерва по сомнительным долгам.

Таким образом, инвентаризация расчетов по дебиторской и кредиторской задолженности проводится как минимум один раз в году уполномоченными комиссиями. По результатам инвентаризации могут быть внесены исправления в учетные записи, а также сформирован резерв по сомнительным долгам. Инвентаризация является одной из самых важных и эффективных контрольных процедур. Кроме самой организации инвентаризации могут проводиться аудиторами, правоохранительными органами (в рамках судебной экспертизы).