Обоснование автоматизации складского учета предприятия

В настоящее время предприятием приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности предприятия на всех уровнях. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельность практически на всех уровнях предприятия. Исходя из этого, становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

Проблемы автоматизации складского учета встают перед мелкими и крупными компаниями, и для их решения можно анализировать собственные успехи и неудачи, можно взять на вооружение опыт конкурентов, а можно и обратиться к профессионалам, которые занимаются разработкой и внедрением систем складского учета. Именно четкое понимание бизнес-процессов, очерчивание задач, стоящих перед складом и его персоналом, а также грамотное предпроектное исследование являются предпосылками удачного внедрения складской системы. Ведь двух одинаковых складов не бывает, как не бывает и двух одинаковых компаний.

Наиболее общими, «классическими» задачами, решаемыми при внедрении современной автоматизированной системы управления современными складскими комплексами, являются следующие:

• · оптимальное использование складских площадей и объемов;
• · минимизация затрат на складское хранение;
• · уменьшение времени, затрачиваемого на проведение всех складских операций;
• · уменьшение числа ошибочных складских операций;
• · повышение точности и оперативности учета товара;
• · устранение потерь, связанных с критичностью сроков реализации товаров;
• · оптимизация затрат на заработную плату складских работников.

Каждая из этих задач может быть уточнена количественными показателями, однако следует отметить, что достичь всего и сразу представляется маловероятным. В частности, задача максимизации объема мест хранения может вступить в конфликт с задачей наискорейшего отбора товара. Поэтому, как и в любом другом сложном деле, необходимо вычленять наиболее приоритетные, ключевые задачи в соответствии со спецификой деятельности предприятия, текущим моментом его развития, другими факторами и подчинять им все остальные устремления. Современную автоматизированную систему управления складским комплексом имеет смысл рассматривать как инструмент, который позволяет настраивать разумный баланс решаемых задач, находить золотую середину в соответствии с регулярными и периодическими потребностями предприятия.

Необходимость постановки и решения конкретных задач должна быть очевидна для предприятий, работающих в режиме обостряющейся на рынке конкуренции, когда недостаточные качество и скорость обслуживания клиентов зачастую оборачиваются их потерей. Однако, следует отметить, что руководство некоторых предприятий далеко не всегда может точно сформулировать, чего же оно на самом деле хочет от собственной складской системы. Как правило, по меньшей мере требуется навести элементарный порядок, предотвратить возможность воровства недобросовестными сотрудниками, обеспечить прозрачность операций, являющихся необходимым условием повышения капитализации предприятия. Прописная истина остается неизменной — склад предприятия должен работать как часы, иначе он постепенно превращается в бомбу замедленного действия.

Существуют ошибки и проблемы, возникающие при внедрении системы складского учета. Среди таких возможных ошибок — неверная формулировка задач автоматизации склада и расстановка их приоритетов, запредельное усложнение процедур согласования между разными службами предприятия, желание клиента «сэкономить на всем», т. е. ситуация, когда процесс внедрения системы с учетом достаточно жестких требований к ее функционалу представляется заказчику мгновенной установкой готового к эксплуатации программного обеспечения. Недооценка человеческого фактора также может привести к «детонации» персонала склада уже на этапе внедрения информационной системы — требуется ревизия привычек сотрудников склада и формирование нового подхода к работе, что далеко не всегда встречается в трудовом коллективе с восторгом.

Среди задач автоматизации отдельно следует выделить задачу автоматизации складского учета. Складской учет является неотъемлемой частью деятельности любого производственно-коммерческого предприятия, без автоматизации складского учета невозможно решение задачи комплексной автоматизации деятельности предприятия в целом. Любая операция, происходящая в реальной жизни предприятия, так или иначе, затрагивает подсистему складского учета. Целью данной работы является решение именно задачи автоматизации складского учета предприятия — центральной задачи комплекса задач автоматизации деятельности предприятия.

Разрабатываемая система должна решать задачу автоматизации складского учета и выполнять следующие функции:

• · ведение справочника изделий с указанием их основных и дополнительных характеристик. К основным характеристикам изделия относятся следующие: наименование, полное наименование, синонимы наименования, подробное описание, производитель, штрих-код и цена. К дополнительным характеристикам относятся любые задаваемые пользователем свойства;
• · для любого изделия из справочника изделий могут быть заданы дополнительные свойства. Состав видов свойств и их значений определяются исключительно пользователем программы, что позволяет создать набор свойств для изделий неограниченного объема и любого содержания;
• · для каждого элемента справочника изделий могут быть заданы аналоги, которыми являются элементы того же справочника изделий. Это позволяет задать для каждого изделия связь с другими изделиями;
• · ведение справочника типовых проектов с указанием основных характеристик проекта;
• · справочник типовых проектов должен быть связан со справочником свойств проектов. Должен быть предоставлен интерфейс отбора проекта по свойствам;
• · программа должна предоставлять возможность отбора (фильтрации) изделий по различным комбинациям параметров: по характеристикам изделий, его дополнительным свойствам, по проектам, в которых применяется, по производителям. Фильтр должен иметь гибкую настройку и возможность «интеллектуального» отбора записей;
• · справочник складов должен предоставлять возможность хранения информации о местах хранения изделий и остатков изделий на том или ином складе;
• · программа должна позволять выполнять операции по движению изделий: оприходывание и продажу изделий. Операция оприходывания должна позволять оформлять приход изделий на склад, а операция продажи должна осуществлять расход со склада и передачу товара конкретному клиенту. Должна выполнять печать приходных и расходных накладных;
• · программа должна вести журнал операций оприходывания и продажи товаров с предоставления возможности поиска нужной операции;
• · программа должна учитывать остатки изделий на складах, что позволяет организовать полноценный складской учет. Программа не должна позволять оформить продажу со склада, если на этом складе не числится нужного количества товара.

Почти все западные специалисты подчеркивают, что правильное использование программных продуктов в управлении складским хозяйством является самым актуальным моментом в организации складского хозяйства и приносит значительные выгоды.

Программный продукт должен быть ориентирован на работу в реальном времени. Все, кто пользуется программой, должны иметь возможность в любой момент получать информацию практически по всем направлением, связанным с учетной деятельностью склада.