Оценка существующего уровня автоматизации и состава решаемых задач. 
Выявление недостатков в существующей системе автоматизации. 
Выбор и обоснование состава задач подлежащих автоматизации

Важной составляющей учетного процесса является организация рационального документооборота, направленного на минимизацию количества создаваемых документов с сохранением достаточности и достоверности предоставляемой ими информации. Документооборот в организации — это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств. Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и т. п. и пересматриваться по мере изменения этих показателей.

Автоматизированная система управления — человеко — машинная система, которая обеспечивает автоматизированный сбор и переработку информации для автоматизации и управления. При организации современных технологических процессов выделяют три подсистемы преобразования: вещества, энергии и информации.

На сегодняшний день трудно себе представить какое — либо производство без использования средств автоматизации. Даже сравнительно небольшие предприятия вынуждены внедрять информационные системы, позволяющие автоматизировать ту или иную область своей деятельности.

Применение автоматизации позволяет повысить эффективность производства за счет устранения ручного труда, повышения качества выпускаемой продукции, рационального использования оборудования и материалов, сокращения численности обслуживающего персонала и облегчения условий труда.

Критерием эффективности внедрения ИС является экономия затрат, которая определяется при их сравнении. То есть сравниваются затраты, необходимые для производства одной и той же продукции на автоматизированном и неавтоматизированном производстве.

Внедрение ИС позволяет значительно повысить производительность труда, перейти на более высокий уровень интенсификации производства, ускорить принятие управленческих решений, улучшить условия труда на предприятии следовательно снизить уровень аварийности и производственного травматизма, снизить затраты на сырьё и энергоносители путём увеличения их экономии и т. д. На данный момент на предприятии хорошо организованна сетевая структура. Все рабочие станции подключены к локальной сети и имеют доступ в глобальную сеть. Для обеспечения безопасности и контроля работы в сети, используется авторизованный доступ. Для каждого существует учётная запись, подтверждаемая паролем. Для внутреннего общения и обмена данными используются программы ICQ и М-Агент.

В настоящее время учёт всех товаров хранящихся на складе и информация о проделанной работе составляются в Microsoft Office. Вследствие этого возникают недостатки из-за несовершенства уровня организации и управления потоками информации и оказывают существенное влияние на ухудшение показателей деятельности предприятия.

Возможная рациональная организация рабочих мест состоит во внедрении специального технологического процесса, соблюдении определенных требований и норм в разработке новой и формализации существующей документации, введении автоматизированной системы управления сбором, обработкой и представлением информации.

Документооборот — это:

• — координируемая память предприятия, которая применяется для воспроизведения истории любых документов с целью получения опыта, исследования разных аспектов функционирования, обнаружения причинно-следственных связей, воспроизведения знаний и многое другое;
• — проверка и учет достижений, извлеченных в итоге работы;
• — уведомительная технология, гарантирующая грамотную деятельность сотрудников;

Таким образом, в условиях единого координирования значимость документооборота имеет особую роль.

Эффективность труда сотрудников в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании документооборота технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т. е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры документооборота, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т. е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют:

• — выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
• — разработка внутренней организационной структуры документооборота;
• — определение должностного и численного состава документооборота;
• — регламентация задач и функций производства в целом, его структурных подразделений, а также сотрудников с целью определения их статуса и разграничения функций;
• — выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;
• — рациональная организация рабочих мест и условий труда;
• — повышение квалификации сотрудников службы.
• — Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами — самая распространённая. При этом часть операций (чаще всего приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по общему составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать приём и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

Таблица 1-Описание документооборота в организации.