Проектирование базы данных «Постоянные покупатели»

Введение

Практически любому специалисту, независимо от сферы его деятельности, приходится заниматься сбором, накоплением и обработкой данных.

Так для работников магазина «Погода в доме», который занимается оптово-розничной продажей предметов кухонной утвари необходимо структурировать большое количество о покупателях, товарах, заказах и проч.

Продавцу-консультанту требуется быстрый доступ к данным о предыдущих заказах постоянных покупателей для расчета скидки на последующие. Менеджеру по закупкам — информация о всех категориях товаров для составления листа закупок. Старшему менеджеру — контактные данные покупателей для рассылки сообщений об акциях, проводимых в магазине. Для менеджера маркетингового отдела необходимы сведения о часто или редко покупаемых категориях товара для грамотного проведения рекламных акций. Директору магазина требуется вся имеющаяся информация для видения общей картины продаж.

Необходимо учесть тот факт, что нужная информация должна иметь структурированный вид и быть визуально понятной. Доступ к данным должен быть быстрым и удобным.

Оптимальным решением ряда задач, изложенного выше, является создание базы данных.

Microsoft Access является популярной системой управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т. п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Существенное ограничение базы данных, созданной в Access, — количественное ограничение пользователей, работающих в ней одновременно (5−7). Однако, для небольшого оптово-розничного магазина, где количество пользователей всего пять, это ограничение не имеет ключевой роли. Заметнее преимущества такой базы данных — удобные формы ввода данных, выдача сложных отчетов.

Я работаю продавцом-консультантов в этом магазине и для моей профессиональной деятельности необходимы данные прежде всего о владельцах карт постоянных покупателей: их контакты и сведения о покупках.

Поэтому я предлагаю создать базу данных «Постоянные покупатели» для магазина «Погода в доме» с помощью Microsoft Access.

Проектирование базы данных " Постоянные покупатели"

Таблицы

Создадим пять таблиц: Клиенты, Контакты, Товары, Заказы, Содержание заказов — и организуем связи между ними.

Рис. 1 Схема данных Таблица «Клиенты»

Таблица «Контакты»

Таблица «Заказы»

Таблица «Товары»

Таблица «Содержание заказов»

Запросы

Запрос к базе данных рассматривается как некоторая команда на выбор, просмотр, изменение, создание или удаление данных.

Возможности запросов:

Собирать воедино информацию из нескольких таблиц с учетом существующих между ними связей;

Выбирать, какие поля и в какой последовательности будут включены в результатную таблицу;

Учитывать, какая часть результатной информации будет отображена;

Манипулировать данными (например, запросы на изменения);

Формировать различные отчеты.

В моделируемой базе данных можно создать несколько видов запросов: запрос на выборку, запрос с параметрами, перекрестный запрос, запрос на изменения. Создадим несколько запросов на выборку.

Запрос на выборку — это самый простой и потому наиболее часто используемый вид запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновить (с некоторыми ограничениями). Эти запросы можно использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений и других типов итоговых значений.

Создадим несколько запросов. Рассмотрим общий запрос, в котором будут отражены следующие данные фамилия, имя, отчество клиента, его контакты, номер заказа, дата заказа, название и стоимость приобретенных товаров. В режиме SQL такой запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT Клиенты. Фамилия, Клиенты. Имя, Клиенты. Отчество, заказы. номер заказа], заказы. дата заказа], товары. название товара], товары. стоимость товара], контакты. контакты

FROM товары INNER JOIN (((Клиенты INNER JOIN заказы ON Клиенты. ID клиента] = заказы. ID клента]) INNER JOIN контакты ON Клиенты. ID клиента] = контакты. ID клиента]) INNER JOIN [содержание заказа] ON заказы. ID заказа] = [содержание заказа]. ID заказа]) ON товары. ID товара] = [содержание заказа]. ID товара]

Чтобы проследить динамику продаж одного из предлагаемых товаров среди постоянных покупателей создадим запрос, в котором будут отражены следующие данные фамилия, имя, отчество клиента, номер заказа, название и стоимость приобретенных товаров. В режиме конструктора в поле «условие отбора по названию товара» введем наименование исследуемого товара, например, «набор столовых приборов, 32 шт.». В режиме SQL такой запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT Клиенты. Фамилия, Клиенты. Имя, Клиенты. Отчество, заказы. номер заказа], товары. название товара], товары. стоимость товара]

FROM товары INNER JOIN ((Клиенты INNER JOIN заказы ON Клиенты. ID клиента] = заказы. ID клента]) INNER JOIN [содержание заказа] ON заказы. ID заказа] = [содержание заказа]. ID заказа]) ON товары. ID товара] = [содержание заказа]. ID товара]

WHERE (((товары. название товара])="набор столовых приборов, 32 шт."));

Существует необходимость создавать запросы на выборку по двум параметрам, чтобы проследить динамику продаж товаров из одной группы, или в случае если за покупку первого товара предоставляется скидка на второй.

Запрос на выборку по двум параметрам в режиме SQL будет выглядеть следующим образом:

SELECT DISTINCT Клиенты. Фамилия, Клиенты. Имя, Клиенты. Отчество, заказы. номер заказа], [запрос по столприборам]. название товара], [запрос по столприборам]. стоимость товара], [запрос по фужерам]. название товара], [запрос по фужерам]. стоимость товара]

FROM [запрос по столприборам], [запрос по фужерам], Клиенты INNER JOIN заказы ON Клиенты. ID клиента] = заказы. ID клента];

Команда DISTINCT вводится вручную в режиме SQL для удаления повторяющихся строк.

Формы

Формы — специальные объекты, предназначенные для ввода и просмотра данных, а также создания экранных документов. Это созданные пользователями специальные электронные бланки для отображения на экране отдельных записей из одной или нескольких таблиц базы данных. С помощью форм можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, ограничить доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.

Наиболее удобным способом является создание форм с помощью мастера форм. Формы в таком режиме можно создавать по таблицам или запросам, или создавать формы с подчиненными формами, выделяя строки, которые необходимы для просмотра данных.

Например, если нужны следующие данные: Фамилия покупателя, номер заказа, дата заказа и содержание заказа, — то мастер форм создаст в форме строки номер заказа, дата заказа, фамилия, а для отражения содержания заказа создаст подчиненную форму по таблице товары.

Рис. 2 Форма в режиме таблицы

Заключение

база данные таблица запрос Создание базы данных с помощью Microsoft Access является универсальным решением ряда задач, возникающих в процессе работы в магазине «Погода в доме». Её внедрение даст возможность быстро получать любые формы отчетности, гибко менять выходные отчетные формы в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями самой организации, а также позволит значительно улучшить условия труда работников склада, плановых и расчетных подразделений.

Программа позволяет распечатать большое количество документов, необходимых при работе с данным видом продукции, тем самым, экономя рабочее время сотрудника. Данная программа имеет удобный пользовательский интерфейс, дешевую себестоимость, небольшие требования к аппаратному обеспечению.

Пользователи могут самостоятельно готовить различные отчеты, формировать списки на основании произвольно сформированного запроса.