Проектирование базы данных для ведения учета книжных остатков

В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных. Используя Microsoft Office Access, который входит в пакет офисных приложений Microsoft Office, можно самостоятельно создать базу данных.

Под базой данных принято понимать объективную форму представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.

В базе данных вся информация собрана в виде таблиц. Таблица для нас — это аналогия таблицы на бумаге и состоит из строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, не повторяющееся в этой таблице. Строки следуют в произвольном порядке, и не имеют номеров. Поиск строк производится не по номерам, а по идентификаторам (ключам). Для поиска и обработки информации служат запросы, а готовый результат выводится в виде отчетов.

В программе Access 2007 имеется ряд наиболее распространенных шаблонов баз данных. В новой терминологии такие шаблоны названы предустановленными базами данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое появляется при запуске программы Access 2007 и называется «Приступая к работе».

В данном курсовом проекте мы не будем использовать указанные шаблоны, а создадим собственную базу данных. Дружественный интерфейс Access 2007 позволяет делать это, не имея специального образования по программированию.

Цель курсового проекта — проектирование базы данных предприятия. Данный проект нужен для ведения учета книжных остатков. Объект — книжный магазин.

Глава 1. Теоретические основы работы с Microsoft Access 2007

1.1 Основные принципы проектирования баз данных

Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, их сложной организацией, а также высокими требованиями к скорости и эффективности обработки этих данных. Это становится возможным при использовании специальных программных средств — систем управления базами данных (СУБД).

База данных (БД) — это поименованная совокупность данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных — это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания, обработки баз данных и поддержания их в актуальном состоянии.

Почти все современные СУБД основаны на реляционной модели данных. Название «реляционная» связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся (related) только к одному объекту. Кроме того, с данными о двух объектах можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой данных. Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью. Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем.

Для успешного функционирования базы данных важна правильная организация данных в ней. При определении структуры данных в базе выделяют следующие основные понятия.

Класс объектов — совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Например, в базе данных о ВУЗе классами объектов являются студенты, преподаватели, предметы. Для каждого отдельного объекта из данного класса объектов в таблице создается отдельная запись.

Свойство (атрибут) — определенная часть информации о некотором объекте. Хранится в виде столбца (поля) таблицы.

Связь (отношение) — способ, которым связана информация о разных объектах.

Основным структурным компонентом базы данных, как правило, является таблица. При определении состава таблиц следует руководствоваться правилом: в каждой таблице должны храниться данные только об одном классе объектов. Например, в одной таблице нельзя хранить анкетные данные студента и фамилии преподавателей, которым он сдавал экзамены, т.к. это свойства разных классов объектов.

Если в базе данных должна содержаться информация о разных классах объектов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.

Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из трех типов: один-к-одному (1:1), один-ко-многим (1:М) и много-ко-многим (М:М).

1.2 Начало работы с Access 2007

Первая версия MS Access была создана в 1993 г. фирмой Microsoft. MS Access — это функционально полная реляционная СУБД, работающая в среде Windows. Access позволяет создавать сложные базы данных, определяя структуру таблиц, связи между ними. Access обладает совершенной системой создания запросов, отчетов и форм любой сложности. В Access, как любом приложении Windows, можно использовать все возможности обмена данными между приложениями (DDE и OLE), что позволяет включить в базу данных графическую и (или) звуковую информацию.

В Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными (таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, модули). Все объекты Access хранятся в одном файле с расширением .mdb. В таблицах хранятся данные, которые можно просматривать, редактировать, добавлять. Используя формы, можно выводить данные на экран в удобном виде, просматривать и изменять их. Запросы позволяют быстро выбирать необходимую информацию из таблиц. С помощью отчетов можно создавать различные виды документов для вывода на печать. макросы и модули позволяют автоматизировать работу с базой данных.

Прикладная программа Microsoft Access 2007 предназначена для удобного и надежного управления данными, которые хранятся в таблицах. В Access 2007 используются связанные таблицы. Управление данными значительно упрощают шаблоны, которые широко используются в Access 2007.

Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить данными таблицы новой базы данных.

Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в базе данных и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.

Базу данных в Access 2007 можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Шаблоны не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.

При запуске Прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница «Приступая к работе с Microsoft Access 2007», представленная на Рис. 1.

Рис. 1 — Начальная страница Microsoft Access 2007

При создании базы данных на основе шаблонов можно выбрать требуемый шаблон на странице «Приступая к работе с Microsoft Access 2007» в Категории шаблонов или шаблоны из Интернета.

Для создания новой пустой базы данных необходимо щелкнуть на пиктограмме Новая база данных в Разделе пустая база данных, справа в окне приложения появится текстовое поле с именем файла: База данных1. accdb и пиктограмма папки для сохранения файла в требуемый каталог. По умолчанию указано имя файла и имя каталога, в котором будет сохранен файл. Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить.

Далее надо щелкнуть на кнопке Создать, файл базы данных с выбранным именем будет сохранен в указанную папку, и откроется окно Microsoft Access 2007. В этом окне приложения отображается окно БД с назначенным именем на вкладке Режим таблицы и новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица, представленные на Рис. 2. Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных.

Рис. 2 — Режим таблицы Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его «Код». Этот код мы будем позже использовать при создании связей между таблицами. Если вы щелкните мышью на поле со значком «№», то станет активным поле «Тип данных» в котором отобразится слово «Счетчик». Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки нашей таблицы.

Рис. 3 — Нумерация строк таблицы В новой версии Access появилась возможность создавать таблицу, не задумываясь о формате данных, которые вы вводите в соответствующий столбец. Программа автоматически отследит вводимую информацию и предложит соответствующий тип данных и наиболее часто используемый формат представления информации. При создании таблицы это наглядно видно.

Рассмотрим окно приложения Microsoft Access 2007. В верхней части окна расположены: кнопка Office, панель быстрого доступа с пиктограммами (сохранить, отменить), Строка заголовка и кнопки изменения размеров окна.

Ниже расположена Лента, которая состоит из вкладок (Главная, Создание, Внешние данные, работа с базами данных и другие вкладки, которые появляются в зависимости от режима работы). В приложении Access 2007 применяются контекстные инструменты, которые появляются при работе с определенным объектом. Так, например, при работе с таблицей появляются контекстные инструменты для объекта Таблица под названием «Работа с таблицами», которые имеют две вкладки: Режим таблицы и Конструктор.

Лента заменяет используемые в Access 2003 меню и панели инструментов, кроме меню Office и панели быстрого доступа. На Ленте отображаются определенные наборы команды в зависимости от того, какая вкладка выбрана. Группы команд на выбранной вкладке сгруппированы по выполняемым действиям. Так на вкладке Режим таблиц отображаются группы команд Представление, Поля и столбцы, Форматирование и тип данных, Связи. Имена перечисленных групп команд отображаются внизу Ленты.

Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т. д.). В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект.

Для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В версии Access 2007 можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки расположены на ленте «Создание». Первая заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз.

Рис. 4 — Создание формы Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Продукты» выглядит следующим образом.

Рис. 5 — Пример созданной формы При большом количестве полей в таблице такая форма очень удобна для ввода данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо поля. Недостатком является необходимость просматривать исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. При переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.

Более предпочтительна форма, созданная с помощью следующей заготовки.

Рис. 6 — Создание разделенной формы Как видно из комментария к команде на создание такой формы, она позволяет видеть на экране данные уже введенные в таблицу и поля для ввода. Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Продукты» выглядит следующим образом. Обратите внимание на ошибку комментария: Таблица расположена снизу, а поля формы сверху окна формы.

Промежуточным вариантом по удобству работы среди вышеописанных форм можно считать форму, созданную из третьей заготовки (Рис. 7).

Рис. 7 — Форма, созданная из третьей заготовки Она позволяет видеть на экране сразу несколько записей в форме, но это не приемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, т.к. это снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля.

Для того чтобы иметь возможность распечатать данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты. На первом этапе освоения программы Access целесообразно воспользоваться командой «Мастер отчетов» расположенной на ленте «Создать».

Рис. 8 — Лента В процессе работы «Мастер отчетов» предложит выбрать из списка доступные поля, для чего можно воспользоваться стрелками влево и вправо, выделяя нужную строку из списка курсором.

Рис. 9 — Создание отчетов Мы переносим в правую часть все доступные поля.

Рис. 10 — Создание отчетов На следующем шаге мы можем выбрать способ сортировки информации в будущем отчете. Выбираем сортировка в алфавитном порядке (по возрастанию) для поля «Наименование продукта».

Рис. 11 — Создание отчетов Рис. 12 — Создание отчетов Далее выбираем «Табличный» макет и книжную ориентацию бумаги, т.к. число полей в таблице не большое и она легко разместиться на странице достаточно крупным шрифтом.

Рис. 13 — Создание отчетов

Следующий шаг «Мастера отчетов» предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчета) — выберете тот, который вам больше подходит.

Рис. 14 — Создание отчетов На завершающем этапе вы должны выбрать удобное для вас имя отчета и, либо просмотреть готовый отчет, либо перейти к редактированию, выбрав команду «Изменить макет отчета».

Далее, во второй главе мы рассмотрим приведенный теоретический пример, на конкретном предприятии, т. е. «Книжный магазин».

Глава 2. Создание базы данных Книжный магазин

2.1 Создание таблиц

1. Создаем таблицы базы данных Книжный_магазин через Конструктор В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем для ввода данных необходимо переключиться в режим таблицы или воспользоваться каким-либо другим способом, таким как вставка или добавление.

На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Конструктор таблиц.

Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.

Если столбцы Имя поля и Тип данных не отображаются, возможно, вместо режима конструктора выбран режим таблицы. Чтобы переключиться в режим конструктора, нажмите в строке состояния окна Microsoft Access кнопку Конструктор. Будет предложено ввести имя для новой таблицы, а затем произойдет переключение в режим конструктора.

При желании введите в столбце Описание описание для каждого поля. Это описание отображается в строке состояния, если курсор находится в данном поле, и используется в качестве текста строки состояния для любых элементов управления, создаваемых перетаскиванием поля из области Список полей на форму или отчет, а также для любых элементов управления, создаваемых для этого поля с помощью мастера форм или мастера отчетов.

Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу.

Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите команду Сохранить или нажмите сочетание клавиш CTRL+S.

Чтобы начать вводить данные в таблицу, переключитесь в режим таблицы, щелкните первую пустую ячейку и начните ввод. Кроме того, можно вставить данные из другого источника (описание см. в следующем разделе).

Если в процессе ввода данных потребуется добавить в таблицу одно или несколько полей, начните вводить данные в столбце Добавить поле в режиме таблицы или добавьте новые поля с помощью команд на вкладке Таблица в группе Поля и столбцы.

Итак, Создадим таблицу под именем «Авторы» с помощью конструктора таблиц.

Для этого нажимаем: Создание — конструктор таблиц.

Откроется окно следующего вида:

Рис. 15 — Конструктор таблиц.

Заполняем Имя поля следующими данными (заголовками столбцов):

КодАвтора, Имя, Отчество, Фамилия, Год рождения.

И соответственно Тип данных:

КодАвтора — СЧЕТЧИК, Фамилия, Имя, ОтчествоТЕКСТОВЫЙ, Год рождения — ЧИСЛОВОЙ.

Рис. 16 — Заполнение таблицы Таким же образом заполняем все остальные таблицы.

Рис. 17 — Заполнение таблицы Рис. 18 — Заполнение таблицы Рис. 19 — Заполнение таблицы Рис. 20 — Заполнение таблицы Рис. 21 — Схема данных (связь между таблицами) Далее создаем запросы.

2.2 Создание запросов

Запрос — объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.

Для создания нового запроса запускаем Конструктор, далее выбираем таблицы, поля, задаем сортировку и условия отбора в запросе на выборку данных. Можно указать другой тип запроса — удаление, создание таблицы, обновление и т. д. Если вы уже выполнили запрос, то можете еще поработать над его результатами: добавить фильтр, сортировку, включить поиск, проверку орфографии, изменить его оформление.

Рис. 22 — Создание запросов Рис. 23 — Создание запросов

2.3 Создание формы

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.

Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также новые типы форм и функциональные возможности, благодаря которым база данных становится более практичной.

Создание формы с помощью инструмента «Форма»

При помощи инструмента «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

При использовании инструмента «Форма» для создания новой формы нужно выполнить:

1. В области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.

2. На вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.

Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице «Сотрудники», и между таблицами «Сотрудники» и «Заказы» определено отношение «один-ко-многим», то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы «Заказы», относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных в форму.

Рис. 24 — Создание формы

2.4 Создание отчетов

Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов — это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

Рис. 25 — Мастер отчетов В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.

2. Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. Можно также увеличить масштаб для просмотра деталей. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчетов см. в разделе Просмотр, печать отчета и отправка его по электронной почте. ПРИМЕЧАНИЕ. Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые нужно добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

Рис. 26 — Мастер отчетов (авторы) Рис. 27 — Мастер отчетов (книги)

Выводы

microsoft access база данная

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Основные компоненты MS Access:

построитель таблиц;

построитель экранных форм;

построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);

построитель отчётов, выводимых на печать.

Они могут вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически «с нуля» или написать оболочку для внешней БД.

MS Access является файл-серверной СУБД и потому применима лишь к маленьким приложениям. Отсутствует ряд механизмов, необходимых в многопользовательских БД, таких, например, как триггеры.

Существенно расширяет возможности MS Access по написанию приложений механизм связи с различными внешними СУБД: «связанные таблицы» (связь с таблицей СУБД) и «запросы к серверу» (запрос на диалекте SQL, который «понимает» СУБД). Также MS Access позволяет строить полноценные клиентсерверные приложения на СУБД MS SQL Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для управления БД и средства разработки.

1. Балтер Э. Microsoft Office Access 2007: профессиональное программирование — М.: «Вильямс», 2008. — С. 1296.

2. Бекаревич Ю., Пушкина Н. MS Access 2007 за 30 занятий. — СПб: ВНV, 2007.

3. Бойко В. В., Савинков В. М. Проектирование баз данных информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2009. — 351 с.

4. Грох М., Стокман Д., Пауэлл Г. Microsoft Office Access 2007. Библия пользователя. — М.: «Диалектика», 2008. — С. 1200.

5. Дейт К. Дж.

Введение

в системы баз данных, 6-е изд.: Пер. с англ. — К., М., СПб.: Издательский дом «Вильямс», 2009. — 848 с.

6. Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2010. — М: Издательский дом «Вильямс», 2010.

7. Джон Кауфельд, Microsoft Office Access 2003 для «чайников»: Пер. с англ. — М.: 2006.

8. Информатика: Базовый курс. С. В. Симонович и др. СПб.: Питер. 2009.

9. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере. Учебное пособие / Под ред. Н. В. Макаровой. 3-е изд. М.: Финансы и статистика, 2009.

10. Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация. — СПб.: Питер, 2008. — 304 с.

11. Корнеев И. К., Машурцов В. А. Информационные технологии в управлении. — М.: ИНФРА-М, 2008. — 158 с.

12. Леонтьев В. П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2009. М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2009.

13. Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук Access 2010 для чайников = Access 2010 For Dummies. — М.: «Диалектика», 2010.

14. Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук, Джон Кауфельд, Microsoft Office Access 2007 для «чайников»: Пер. с англ. — М.: 2007.

15. Майкл Грох, Джозеф Стокман, Гэвин Пауэлл Microsoft Office Access 2007. — М.: «Диалектика», 2008.

16. Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем. — М.: Финансы и статистика, 2009. — 196 с.

17. Фуллер Л. У., Кук К. Access 2010 для чайников. — М.: «Диалектика», 2010. — С. 384.

18. Фуллер Л. У., Кук К., Кауфельд Д., Microsoft Office Access 2007 для «чайников»: Пер. с англ. — М.: 2007. — 384 стр. с ил., Издательство «Диалектика».

19. Хомоненко А. Д., Циганков В. М. Базы данных: Учебник для вузов / Под ред. А. Д. Хомоненко. — М.: Корона, 2008. — 421 с.

20. Элисон Балтер Microsoft Office Access 2007: профессиональное программированиеМ.: «Вильямс», 2008.